Bestehende Systeme anbinden
ERP, CRM, Shop oder interne Anwendung bleiben unverändert im Einsatz. RechneX ergänzt die E-Rechnungsfunktionen über vorhandene Exporte oder eine passende Schnittstelle.
RechneX Enterprise
E-Rechnungen automatisieren – ohne Ihr bestehendes Rechnungssystem zu ersetzen
RechneX Enterprise übernimmt Rechnungsdaten aus PDF, ERP, CRM, Shop oder API und erstellt daraus zuverlässig valide XRechnungen oder ZUGFeRD-Dateien. Individuelle Zuordnungsregeln, Stapelverarbeitung, Freigaben und verständliche Fehlerberichte sorgen für einen reibungslosen Ablauf bis zur Übergabe oder zum automatisierten Versand.
Direkt per E-Mail: enterprise@rechnex.deBeschreiben Sie uns Ihr Quellsystem, Ihre Belegarten und das monatliche Rechnungsvolumen. Zwei anonymisierte Beispielrechnungen helfen bei der ersten Prüfung.
Automatisierter Ablauf
Vom Quellsystem zur E-Rechnung
Geprüfte Ausgabe
PDF
ERP
API
01Daten und Regeln erfassenerfasst
02Prüfen und freigebengeprüft
03Zielformat validierenvalide
XRechnung
ZUGFeRD
ERPDownloadE-Mail
XRechnung 3.0ZUGFeRD 2.5Factur-X 1.09EN 16931UBL & CIIKoSIT-ValidierungMustang-ValidierungAVV verfügbar
Der entscheidende Unterschied
Sie brauchen eine E-Rechnung – aber kein neues ERP.
Viele Unternehmen haben funktionierende Abläufe für Angebot, Leistung, Rechnung und Buchhaltung. Das Problem liegt nicht in der Rechnungserstellung, sondern im fehlenden strukturierten Zielformat: Pflichtfelder müssen richtig zugeordnet, Empfängerregeln eingehalten und XRechnung oder ZUGFeRD technisch geprüft werden.
Ein ERP-Wechsel allein für die E-Rechnung bindet Zeit, Budget und Fachwissen. RechneX ergänzt Ihren bestehenden Prozess deshalb genau dort, wo strukturierte E-Rechnungen benötigt werden. Konvertierung, individuelle Zuordnungsregeln, Prüfung, Freigabe und Ausgabe kommen hinzu, während Ihre Systeme und vertrauten Arbeitsabläufe bestehen bleiben.
Ihr System
bleibt unverändert im Einsatz
RechneX
ergänzt Konvertierung und Prüfung
Ihre Empfänger
erhalten geprüfte Formate
Wie RechneX bei Standardfällen arbeitet, zeigt So funktioniert RechneX. Einen Überblick nach Einsatzgebiet finden Sie unter Branchenlösungen ansehen.
Automatisierung mit klaren Prüfschritten
Vom Eingang bis zur freigegebenen E-Rechnung
Klare Prüf- und Freigabeschritte stellen sicher, dass unvollständige Angaben erkannt werden und nur technisch valide Rechnungen ausgegeben werden.
- 01
Rechnungen übernehmen
PDFs, ERP-Exporte oder API-Daten werden über den passenden Übertragungsweg zuverlässig übernommen.
- 02
Daten und Belegart erkennen
Rechnungsfelder, Positionen, Steuerlogik und Belegart werden erfasst und den passenden Zuordnungsregeln zugewiesen.
- 03
Regeln anwenden
Pflichtfelder, Empfängerreferenzen und kundenspezifische Angaben werden anhand festgelegter Regeln ergänzt.
- 04
Prüfen und freigeben
Unsichere oder unvollständige Belege werden gezielt zur Prüfung vorgelegt. Jede Freigabe bleibt nachvollziehbar.
- 05
Zielformat validieren
XRechnung oder ZUGFeRD wird vor der Ausgabe nach den jeweils geltenden technischen Regeln validiert.
- 06
Übergeben oder versenden
Die Datei wird zum Download bereitgestellt, an Ihr System zurückgegeben oder über den vereinbarten Kanal weitergeleitet.
Passend zu Ihrem Bedarf
Eine E-Rechnungslösung, die sich Ihrem Prozess anpasst
Vom PDF-Upload bis zur API-Anbindung erhalten Sie genau die Funktionen, die zu Ihren Systemen und Arbeitsabläufen passen.
PDF-Prozesse weiterführen
Ihr Team erzeugt Rechnungen weiterhin im vertrauten System. RechneX übernimmt die vorhandenen PDF-Dateien und erstellt daraus nach der Datenprüfung XRechnung oder ZUGFeRD.
Hohe Volumen im Batch verarbeiten
Auch große Rechnungsvolumen werden zuverlässig verarbeitet. Fehlerfreie Belege laufen weiter, während unvollständige Rechnungen mit einem klaren Hinweis zur Prüfung bereitstehen.
Daten prüfen und freigeben
Pflichtfelder, erkannte Werte und Abweichungen werden vor der Ausgabe sichtbar. Ein vereinbarter Freigabeschritt hält die fachliche Kontrolle dort, wo sie benötigt wird.
Fehler verständlich zurückmelden
Fehler und Warnungen werden verständlich aufbereitet. Im Dashboard oder angebundenen System sehen Sie Status, Regelreferenz und den betroffenen Datenbereich.
E-Rechnungen gezielt weiterleiten
XRechnung und ZUGFeRD können als Download oder Systemantwort bereitstehen. Automatisierte Übergabe und E-Mail-Prozesse werden passend zu Empfänger, Freigabe und Betrieb vereinbart.
ERP, CRM, Shop und API
RechneX ergänzt Ihre Systemlandschaft
Wir richten die Anbindung passend zu Ihrem tatsächlichen Datenfluss ein. Dabei klären wir, welche Informationen Ihr System liefert, welche Pflichtfelder ergänzt werden müssen und wie Sie die fertige E-Rechnung zurückerhalten.
Für die technische XRechnung-Prüfung steht die KoSIT Validator API als eigene Detailseite bereit. Wie sich DATEV-nahe Abläufe ergänzen lassen, zeigt E-Rechnungen für DATEV-nahe Prozesse. Wenn Ihre Software noch kein strukturiertes Format ausgibt, erfahren Sie unter bestehende Rechnungsprogramme weiter nutzen mehr.
REST-API
Definierte Requests und strukturierte Antworten
ERP-Export
PDF, XML, CSV oder abgestimmter Datenexport
CRM und Shop
Anbindung passend zu Ihren verfügbaren Daten
Datei-Upload
Einzelne Dateien oder ganze Stapel übergeben
PDF-Import
Vorhandene Rechnungs-PDFs weiterverwenden
E-Mail-Versand
Automatische Weiterleitung nach Freigabe
Bisheriger Ablauf
Rechnungs-PDF
Lesbar, aber nicht strukturiert
Mit RechneX
ZUGFeRD
Sichtbares PDF + CII-XML
XRechnung
Strukturiertes XML
PDF und Rechnungsdesign
Das vertraute Rechnungsbild kann Teil des Prozesses bleiben
Unternehmen können Rechnungen weiterhin im bisherigen System erzeugen. Aus einem geeigneten PDF lassen sich strukturierte Rechnungsdaten gewinnen, prüfen und für das benötigte Format aufbereiten.
Bei ZUGFeRD bleibt ein lesbares Rechnungsbild Bestandteil der hybriden PDF/A-3-Datei. Ob das Original technisch übernommen oder das Design passend neu aufgebaut wird, muss am konkreten PDF geprüft werden. XRechnung ist dagegen ein strukturiertes XML-Format und besitzt nicht dieselbe sichtbare PDF-Darstellung.
Einzelne und standardisierte Belege können Sie direkt als PDF in XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln. Verbindliche Layout-, Sonderfall- und Automatisierungsanforderungen gehören in eine individuell abgestimmte Enterprise-Lösung.
Batch, Status und Freigabe
Große Mengen brauchen Transparenz, nicht nur Geschwindigkeit
Eine übersichtliche Stapelverarbeitung zeigt sofort, welche Belege bereit sind und wo eine Prüfung erforderlich ist. Die folgende Ansicht verwendet fiktive Beispieldaten.
Stapelverarbeitung · Beispiel
Fünf Beispielbelege im aktuellen Lauf
2 bereit1 zu prüfen1 Fehler
| Rechnung | Quelle | Format | Status | Nächster Schritt |
|---|---|---|---|---|
| Demo-2026-1048 | ERP | XRechnung | validiert | Weitergeben |
| Demo-2026-1049 | ZUGFeRD | Prüfung erforderlich | Fachlich prüfen | |
| Demo-2026-1050 | API | XRechnung | freigegeben | Weitergeben |
| Demo-2026-1051 | ZUGFeRD | Fehler | Pflichtfeld korrigieren | |
| Demo-2026-1052 | Shop | XRechnung | übernommen | Daten erfassen |
Prüfung erforderlich
Unsichere Erkennung oder fehlende fachliche Angabe wird sichtbar.
Fehler
Der Beleg wird mit einem konkreten Fehlerhinweis angehalten.
Freigegeben
Geprüfte Ergebnisse werden an das gewünschte Ziel übergeben.
Sonderfälle
Wiederkehrende Besonderheiten werden zu festen Regeln
Einfache Einzelfälle können teilweise im Generator erstellt werden. Wiederkehrende oder komplexe Abläufe richten wir anhand anonymisierter Beispielbelege individuell ein. Mehr zu den unterstützten Fällen erfahren Sie unter E-Rechnung Sonderfälle automatisieren.
Gutschrift
Korrektur und Storno
Reverse Charge
Abschlags- und Teilrechnung
Schlussrechnung mit Verrechnung
Factoring und Abtretung
Abweichender Zahlungsempfänger
Anlagen und Leistungsnachweise
Individuelle Empfängerregeln
Zusätzliche Pflichtfeldlogik
Validierung und aktuelle Standards
Jede Rechnung wird vor der Freigabe technisch geprüft.
Die technische Prüfung findet vor Freigabe und vereinbarter Weitergabe statt. XRechnungen werden nach den aktuellen KoSIT-Regeln validiert. ZUGFeRD- und Factur-X-Dateien werden mit dem Mustang-Validator einschließlich der relevanten PDF/A-3- und XML-Anforderungen geprüft.
EN-16931-Regeln, XRechnung-Geschäftsregeln, UBL, CII, Fehler und Warnungen werden getrennt ausgewertet. Maschinenlesbare Ergebnisse können an Dashboard, ERP oder einen vereinbarten Fehlerprozess zurückgegeben werden. Neue Regelstände werden übernommen und anhand von Testbelegen auf bestehende Zuordnungen abgestimmt.
Technische Validität bedeutet nicht automatisch, dass jeder Empfänger den Beleg akzeptiert. Bestellnummern, Kostenstellen, Leitweg-ID, Vertragsreferenzen oder zusätzliche Empfängerregeln können weiterhin entscheidend sein.
Demo-Prüfbericht
RX-DEMO-1051.xml
BR-DE-15 · Fehler
Erwerberreferenz fehlt für den gewählten Empfängerprozess.
Feld: BT-10
Empfängerregel · Warnung
Bestellnummer für diesen Geschäftspartner fachlich prüfen.
Feld: BT-13
XML-Struktur · bestanden
Syntax und Grundstruktur sind technisch lesbar.
Vorteile für Ihr Team
Finance, IT und Geschäftsführung arbeiten verlässlich zusammen
Klare Zuständigkeiten, nachvollziehbare Prüfungen und abgestimmte Schnittstellen erleichtern die tägliche Zusammenarbeit.
Buchhaltung & Operations
Für Finance
- Weniger manuelle Übertragung zwischen PDF und strukturiertem Format
- Sichtbare Pflichtfelder und klare Statuswerte
- Fachliche Freigabe vor Ausgabe oder Versand
- Nachvollziehbare Fehler statt pauschaler Ablehnung
ERP & Integration
Für IT
- Bestehende Systeme und Stammdaten bleiben erhalten
- Definierte Schnittstellen und vereinbarte Datenmodelle
- Strukturierte Rückmeldungen für angebundene Systeme
- Zentral gepflegte Format- und Validierungsregeln
Geschäftsführung & CFO
Für Management
- Planbare Einführung statt vollständigem Systemwechsel
- Bestehende Investitionen und Abläufe weiter nutzen
- Vom erfolgreichen Pilotprojekt zu höheren Volumen skalieren
- Persönliche Einführung und klar abgestimmte Betriebsanforderungen
Sicherheit und Betrieb
Transparente Datenverarbeitung und klare Vereinbarungen
RechneX veröffentlicht die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter, Datenregionen und technischen Maßnahmen transparent. Die veröffentlichte Datenschutzerklärung beschreibt unter anderem Cloudflare, die Validator-Dienste in Frankfurt, Supabase in Frankfurt und die KI-Verarbeitung in der EU. Nach der im Angebot und AVV je Prozess festgelegten Frist; ohne abweichende Vereinbarung gelten die Fristen der jeweils eingesetzten Standardfunktion.
Der AVV nennt SSL/TLS für externe Verbindungen und die technischen und organisatorischen Maßnahmen. Rollen, SSO, White-Label, SLA, besondere Löschfristen und einen persönlichen Ansprechpartner vereinbaren wir passend zu Ihren technischen und vertraglichen Anforderungen.
Transparente Datenverarbeitung
Datenflüsse und Rechtsgrundlagen sind veröffentlicht.
AVV verfügbar
Vertrag und Unterauftragsverarbeiter sind einsehbar.
Transportverschlüsselung
SSL/TLS ist in den veröffentlichten TOMs dokumentiert.
Löschkonzept
Verarbeitung und Löschung werden passend zu Ihrem Bedarf abgestimmt.
Ihr Start mit RechneX
Vom Beispielbeleg zum einsatzbereiten Ablauf
Nach der Sichtung Ihrer Systeme, Belege und Anforderungen erhalten Sie einen klaren Einführungsplan mit den erforderlichen fachlichen und technischen Schritten.
- 1
Prozess, Quellsystem und Zielkanäle verstehen
- 2
Zwei anonymisierte Beispielrechnungen prüfen
Personenbezogene Inhalte vorher anonymisieren; typische und schwierige Fälle einbeziehen.
- 3
Belegarten, Pflichtfelder und Empfängerregeln definieren
- 4
Individuelle Zuordnungsregeln und Testdateien erstellen
- 5
Ergebnisse gemeinsam testen und freigeben
- 6
Produktive Verarbeitung und Verantwortlichkeiten einrichten
- 7
Betrieb, Änderungen und Support abstimmen
Häufige Fragen
Was Unternehmen vor dem Start wissen möchten
Können wir unser bestehendes Rechnungssystem weiter nutzen?
Ja, genau darauf ist RechneX Enterprise ausgerichtet. Ihr ERP, CRM, Shop oder Rechnungsprogramm bleibt unverändert im Einsatz. RechneX ergänzt Konvertierung, Validierung und die gewünschte Ausgabe. Den passenden Integrationsweg bestimmen wir anhand Ihres Exports und einiger Beispielbelege.
Können PDF-Rechnungen automatisch umgewandelt werden?
Standard-PDFs können bereits im Konverter verarbeitet werden. Für wiederkehrende automatische Abläufe richtet RechneX individuelle, geprüfte Zuordnungsregeln ein. Dabei berücksichtigen wir Layoutvarianten, Pflichtfelder, Belegarten und mögliche Unsicherheiten.
Unterstützt RechneX große Rechnungsvolumen?
Ja. RechneX verarbeitet Rechnungen auch stapelweise. Der passende Ablauf richtet sich nach Monatsvolumen, Dateigröße, Komplexität und gewünschter Fehlerbehandlung. Fehlerhafte Belege können getrennt werden, damit fachlich korrekte Rechnungen ohne unnötige Verzögerung weiterlaufen.
Gibt es einen Freigabeschritt vor dem Versand?
Im Dashboard können erkannte Daten vor der Konvertierung geprüft werden. Für Enterprise lässt sich zusätzlich eine fachliche Freigabe einrichten. Rollen, Freigabekriterien und der Umgang mit Warnungen stimmen wir mit Ihnen ab.
Kann RechneX Rechnungen automatisch per E-Mail versenden?
Ein automatisierter E-Mail-Versand ist nach technischer und fachlicher Prüfung möglich. Vorab stimmen wir Absender, Empfängerregeln, Freigabe und Fehlerbehandlung mit Ihnen ab. Eine Rechnung wird erst versendet, wenn alle vereinbarten Freigaben erfüllt sind.
Welche Systeme können angebunden werden?
Möglich sind REST-Schnittstellen, ERP-Exporte, CRM- oder Shop-Daten, interne Anwendungen, Datei-Uploads und bestehende PDF-Prozesse. Welche Anbindung am besten passt, klären wir anhand Ihres Datenformats, der verfügbaren Felder und der gewünschten Rückgabe.
Welche XRechnung- und ZUGFeRD-Versionen werden unterstützt?
RechneX unterstützt aktuell XRechnung 3.0, ZUGFeRD 2.5 und Factur-X 1.09. Profile und Zielversionen halten wir für Ihre Anbindung verbindlich fest. Bei neuen Regelständen prüfen wir, ob Zuordnungen, Tests oder Empfängeranforderungen angepasst werden müssen.
Können Abschlags- und Schlussrechnungen verarbeitet werden?
Einfache Abschlags- und Teilrechnungen können teilweise im Generator erstellt werden. Für wiederkehrende oder komplexe Schlussrechnungen mit Vorauszahlungen, Vorgängerbelegen, Verrechnung, Projektbezug oder besonderen Empfängerregeln richten wir eine individuelle Verarbeitung ein.
Gibt es einen AVV, SSO und ein SLA?
Ein AVV ist verfügbar. SSO, Rollen, White-Label-Anforderungen, SLA und ein persönlicher Ansprechpartner können passend zu Ihren technischen und vertraglichen Anforderungen vereinbart werden.
Wie startet ein Enterprise-Projekt?
Sie beschreiben Quellsystem, Belegarten, Monatsvolumen und gewünschte Ausgabe und senden zwei anonymisierte Beispielrechnungen. Anschließend legen wir gemeinsam Zuordnungsregeln, Sonderfälle, Prüfungen und Testdateien fest. Nach Ihrer technischen und fachlichen Freigabe richten wir die produktive Verarbeitung ein.
Machen Sie Ihren bestehenden Rechnungsprozess e-rechnungsfähig.
Senden Sie uns zwei anonymisierte Beispielrechnungen und beschreiben Sie Quellsystem, Belegarten und Monatsvolumen. Gemeinsam prüfen wir, wie RechneX Konvertierung, Validierung, Freigabe und Übergabe in Ihren bestehenden Ablauf einbindet.
enterprise@rechnex.deFür Standardfälle: Preise und Tarife vergleichen