Systeme bleiben
Ihr Team arbeitet weiter im vertrauten ERP, Shop, CRM oder PDF-Prozess.
Für ERP-, PDF- und API-Prozesse
E-Rechnungen automatisieren – ohne ERP-Wechsel
RechneX ergänzt Ihre bestehenden Abläufe um technisch geprüfte XRechnung und ZUGFeRD. Wir richten Datenübernahme, Prüfregeln, Freigaben und Ausgabe so ein, dass Buchhaltung und IT zuverlässig damit arbeiten können.
- Kostenlos und unverbindlich
- Ersteinschätzung innerhalb eines Werktags
- Anonymisierte Belege genügen
Vom Quellsystem zur geprüften Ausgabe
Ihr ERP, PDF oder Ihre Anwendung
Rechnungsstellung und Stammdaten bleiben in Ihrem bestehenden System.
Daten zuordnen und fachlich freigeben
Pflichtfelder und Sonderfälle werden nach Ihrem vereinbarten Ablauf geprüft.
Bei Rückfragen: Unklare Angaben und Sonderfälle gehen zur fachlichen Klärung.
Empfängerformat erstellen und technisch prüfen
Das Format wählen, das Ihr Empfänger verarbeitet, und die fertige Datei validieren.
XRechnung
Reine XML-Datei
ZUGFeRD
PDF/A-3 mit eingebetteter CII-XML
Prüffehler gehen vor der Übergabe in den Korrekturweg.
Der vereinbarte Übergabeweg
Download, Rückgabe an Ihr System oder Direktversand an den Empfänger.
XRechnung 3.0ZUGFeRD 2.5Factur-X 1.09EN 16931KoSIT- und Mustang-PrüfungKontrollierte Freigabe
Bestehende Systeme weiter nutzen
Die E-Rechnung kommt hinzu, Ihr bisheriger Ablauf bleibt.
Ein Systemwechsel nur für die E-Rechnung kostet Zeit und bindet Fachwissen. RechneX ergänzt genau die Stelle, an der aus vorhandenen Rechnungsdaten ein strukturiertes, geprüftes Format werden muss.
Ausnahmen bleiben sichtbar
Fehlende Angaben und unsichere Fälle werden nicht stillschweigend übernommen.
Automatisierung wächst mit
Vom betreuten Pilot bis zu Batch und API wird nur eingerichtet, was Sie benötigen.
Passend zu Ihrem Ablauf
Was RechneX in Ihrem Rechnungsprozess übernimmt
Wir richten Erstellung, Prüfung, Versand und auf Wunsch die Archivierung passend zu Ihren Systemen, Belegarten und Freigaben ein. Den Umfang vereinbaren wir individuell.
Bestehende Systeme anbinden
ERP, CRM, Shop oder interne Anwendung bleiben im Einsatz. RechneX übernimmt vorhandene Exporte oder Daten über eine abgestimmte Schnittstelle.
PDF und Stapel verarbeiten
Vorhandene Rechnungs-PDFs und größere Belegmengen werden strukturiert übernommen. Korrekte Rechnungen laufen weiter, während Ausnahmen sichtbar bleiben.
Fachlich prüfen und freigeben
Fehlende Angaben, unsichere Zuordnungen und Sonderfälle werden gezielt zur Prüfung vorgelegt, bevor eine Rechnung ausgegeben wird.
Vom fertigen Beleg direkt zum Empfänger
Nach der Prüfung senden Sie XRechnung oder ZUGFeRD direkt aus RechneX. Empfänger wählen, Versand auslösen, fertig. Antworten kommen bei Ihrer festgelegten Adresse an; Ihr Steuerbüro kann auf Wunsch automatisch eine Blindkopie erhalten.
Archivierung passend zu Ihrem Unternehmen
Wenn Sie bereits ein geeignetes Archiv nutzen, empfehlen wir, es als zentrale Ablage weiterzuführen. So müssen Sie kein zweites System pflegen.
Fehlt ein passendes Archiv, kann RechneX Enterprise ein Archivsystem für die gesetzliche Aufbewahrung Ihrer Rechnungen bereitstellen. Umfang, Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechte und Datenexport vereinbaren wir individuell mit Ihnen.
Vom Musterbeleg zum Betrieb
Eine Einrichtung mit klaren fachlichen Freigaben
Den Regelbetrieb starten wir erst, wenn Daten, Belegarten, Regeln und Testausgaben zu Ihrem tatsächlichen Ablauf passen.
- 01
Ausgangslage klären
Wir erfassen Quellsystem, Belegarten, Monatsvolumen, Empfängeranforderungen und den gewünschten Ausgabeweg. Anonymisierte Musterbelege reichen für die erste Prüfung.
- 02
Pilot aufsetzen und validieren
Pflichtfelder, Steuerlogik und Sonderfälle werden passend zu Ihrem Ablauf abgebildet. Repräsentative Testausgaben werden fachlich und technisch geprüft.
- 03
Produktiven Prozess einrichten
Nach Ihrer Freigabe richten wir den passenden Betrieb als betreute Verarbeitung, Batch-Ablauf oder API-Anbindung ein. Fehler und Ausnahmen bleiben nachvollziehbar.
Transparenz im Betrieb
Sie sehen, was durchläuft – und was Aufmerksamkeit braucht
Status, Warnungen und konkrete Fehler bleiben nachvollziehbar. Die folgende Darstellung verwendet ausschließlich fiktive Beispieldaten.
Stapelverarbeitung · Beispiel
Vier Belege im aktuellen Lauf
2 bereit1 prüfen1 Fehler
Demo-2026-1048
validiert- Quelle
- ERP
- Format
- XRechnung
- Nächster Schritt
- Bereit zur Übergabe
Demo-2026-1049
Prüfung erforderlich- Quelle
- Format
- ZUGFeRD
- Nächster Schritt
- Fachlich prüfen
Demo-2026-1050
freigegeben- Quelle
- API
- Format
- XRechnung
- Nächster Schritt
- Bereit zur Übergabe
Demo-2026-1051
Fehler- Quelle
- Format
- ZUGFeRD
- Nächster Schritt
- Pflichtfeld korrigieren
| Rechnung | Quelle | Format | Status | Nächster Schritt |
|---|---|---|---|---|
| Demo-2026-1048 | ERP | XRechnung | validiert | Bereit zur Übergabe |
| Demo-2026-1049 | ZUGFeRD | Prüfung erforderlich | Fachlich prüfen | |
| Demo-2026-1050 | API | XRechnung | freigegeben | Bereit zur Übergabe |
| Demo-2026-1051 | ZUGFeRD | Fehler | Pflichtfeld korrigieren |
Demo-Prüfbericht
RX-DEMO-1051.xml
Pflichtangabe fehlt
Die Käuferreferenz (BT-10), z. B. die Leitweg-ID, fehlt.
Fachliche Prüfung
Die Bestellnummer für diesen Empfänger sollte geprüft werden.
XML-Struktur bestanden
Syntax und Grundstruktur sind technisch valide.
Ein Prozess für alle Beteiligten
Was Buchhaltung, IT und Geschäftsführung davon haben
Buchhaltung und Rechnungswesen
Für die Buchhaltung
- Weniger manuelle Übertragung
- Klare Status- und Fehlerhinweise
- Fachliche Freigabe vor der Ausgabe
ERP & Integration
Für IT
- Bestehende Systeme bleiben erhalten
- Definierte Schnittstellen und Rückmeldungen
- Zentral gepflegte Formatregeln
Geschäftsführung & CFO
Für Management
- Planbare Einführung statt Systemwechsel
- Vom Pilot zu höheren Volumen skalierbar
- Klare Zuständigkeiten im Betrieb
Sicherheit und Zusammenarbeit
AVV, Datenverarbeitung und Freigaben werden gemeinsam geklärt
Für die erste Einschätzung reichen anonymisierte Unterlagen. Vor dem produktiven Start stimmen wir Datenfluss, Rollen, Löschfristen, Unterauftragsverarbeiter und technische Anforderungen transparent mit Ihnen ab. Die Daten werden nach den je Prozess im Angebot und AVV vereinbarten Fristen gelöscht. Ohne abweichende Vereinbarung gelten die Fristen der eingesetzten Standardfunktion.
AVV verfügbar
Verarbeitung und Unterauftragsverarbeiter werden dokumentiert.
Kontrollierte Freigabe
Unsichere Belege werden nicht ungeprüft ausgegeben.
Verschlüsselte Übertragung
Verbindungen sind per TLS verschlüsselt.
Abgestimmtes Löschkonzept
Fristen werden passend zum vereinbarten Prozess festgelegt.
Kostenlose Ersteinschätzung
Erhalten Sie eine erste Einschätzung zu Ihrem Rechnungsprozess.
Beschreiben Sie kurz Ihr Ausgangssystem und Volumen. Sie erhalten innerhalb eines Werktags eine persönliche Einschätzung zu Integrationsweg, kritischen Belegarten und den nächsten Schritten.
Sie möchten einzelne PDF-Rechnungen selbst umwandeln? Zum PDF-Konverter. Für regelmäßige Abläufe und die Anbindung Ihrer Systeme beraten wir Sie hier persönlich.
- • Persönliche Rückmeldung statt automatischer Standardantwort
- • Einschätzung zu Integrationsweg und kritischen Belegarten
- • Klare nächste Schritte für Beispielbelege und technische Abstimmung
Häufige Fragen
Was Unternehmen vor der Ersteinschätzung wissen möchten
Für wen eignet sich RechneX Enterprise?
Enterprise eignet sich für Unternehmen, die Rechnungen automatisch verarbeiten oder wiederkehrende Nacharbeit verringern möchten. Wir stimmen die Erkennung auf Ihre Belege ab und vereinbaren passende Prüfregeln, Systemanbindungen, Freigaben und Versandwege.
Können wir unser bestehendes Rechnungssystem weiter nutzen?
Ja. RechneX Enterprise ergänzt Ihr ERP, CRM, Shop- oder Rechnungsprogramm um die strukturierte E-Rechnung. Welcher Integrationsweg am besten passt, klären wir anhand Ihres Exports, Ihrer Belegarten und anonymisierter Beispielrechnungen.
Können PDF-Rechnungen automatisiert umgewandelt werden?
Ja, wenn die benötigten Rechnungsdaten zuverlässig erkannt oder ergänzt werden können. Für wiederkehrende Abläufe richten wir geprüfte Regeln für Layoutvarianten, Pflichtfelder, Steuerlogik und Sonderfälle ein. Unsichere Belege werden nicht ungeprüft ausgegeben.
Welche Systeme und Übertragungswege können angebunden werden?
Möglich sind unter anderem REST-API, ERP- und CSV-Exporte, CRM- oder Shop-Daten, Datei-Uploads sowie bestehende PDF-Prozesse. Die konkrete Anbindung richtet sich nach den verfügbaren Daten, dem Volumen und dem gewünschten Rückgabeweg.
Unterstützt RechneX größere Rechnungsvolumen und Freigaben?
Ja. RechneX verarbeitet Rechnungen stapelweise, einschließlich komplexer Verrechnungen. Vollständige, geprüfte Belege können weiterverarbeitet werden. Fehlende Angaben oder widersprüchliche Werte werden zur vereinbarten Prüfung vorgelegt.
Welche Formate und Prüfungen werden unterstützt?
RechneX unterstützt aktuell XRechnung 3.0, ZUGFeRD 2.5 und Factur-X 1.09. XRechnungen werden mit dem KoSIT Validator geprüft; ZUGFeRD- und Factur-X-Dateien werden mit dem Mustang Validator einschließlich der relevanten PDF/A-3- und XML-Anforderungen validiert. Die technische Prüfung bestätigt die geprüften Regeln. Rechnungsinhalte und zusätzliche Empfängervorgaben müssen gesondert kontrolliert werden; eine Annahme beim Empfänger ist damit nicht garantiert.
Können wir Rechnungen direkt aus RechneX an unsere Kunden senden?
Ja. Der optionale Direktversand wird passend zu Ihrem Enterprise-Prozess eingerichtet. Ihr Team wählt den Hauptempfänger und versendet die fertige XRechnung oder ZUGFeRD-Datei direkt aus RechneX. Antworten landen an Ihrer festen Antwortadresse, das Steuerbüro kann automatisch eine Blindkopie erhalten und RechneX schützt vor versehentlichem Doppelversand.
Können wir E-Rechnungen mit RechneX archivieren?
Ja, Archivierung kann als zusätzliche Enterprise-Leistung individuell vereinbart werden. Wenn Sie bereits ein geeignetes Archiv nutzen, empfehlen wir, es als zentrale Ablage weiterzuführen. So müssen Sie kein zweites System pflegen. Fehlt ein passendes Archiv, kann RechneX ein Archivsystem für die gesetzliche Aufbewahrung Ihrer Rechnungen bereitstellen. Umfang, Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechte und Datenexport stimmen wir mit Ihnen ab.
Wie startet ein Enterprise-Projekt?
Sie beschreiben Ausgangssystem, Belegarten, Monatsvolumen und gewünschte Ausgabe. Danach klären wir, welche anonymisierten Musterbelege für eine belastbare Einschätzung benötigt werden. Erst nach erfolgreichem Pilot und Ihrer Freigabe wird der produktive Prozess eingerichtet.