E-Rechnungen aus PDF, ERP oder per API – ohne Systemwechsel.

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XML. Anders als eine einfache PDF enthält sie Daten, die automatisch von Buchhaltungssoftware verarbeitet werden können. In Deutschland sind die beiden wichtigsten Formate XRechnung (reines XML, Standard bei Behörden) und ZUGFeRD (hybrides PDF mit eingebettetem XML). Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können.

XRechnung ist ein strukturierter E-Rechnungsstandard, der besonders im B2G-Bereich verbreitet ist. Für Rechnungen an die Bundesverwaltung ist XRechnung grundsätzlich vorgesehen; auch andere EN-16931-konforme Standards können zulässig sein. Bei Ländern, Kommunen und anderen öffentlichen Auftraggebern sind die jeweiligen Vorgaben zu Format, Leitweg-ID und Übertragungsweg maßgeblich. ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. Ob und in welchem Profil ZUGFeRD akzeptiert wird, ist mit dem Empfänger abzustimmen.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Der Versand von E-Rechnungen wird stufenweise zur Pflicht: Ab 2027 für Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr. Maßgeblich ist dabei Ihr eigener Vorjahresumsatz als Rechnungsaussteller, nicht der Umsatz Ihres Kunden. Ab 1. Januar 2028 endet die umsatzabhängige Übergangsregel für inländische B2B-Umsätze; gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, sie aber empfangen können. Freiberufler und kleine Betriebe ohne diese Ausnahme sollten ihre Rechnungsstellung rechtzeitig umstellen. Mit RechneX können Sie schon heute E-Rechnungen erstellen – ohne teure Software oder komplizierte Einrichtung.

Laden Sie Ihre PDF-Rechnung bei RechneX hoch. Die Erkennung übernimmt viele relevante Felder; Sie prüfen und ergänzen das Ergebnis vor dem Versand. Erkannt werden zum Beispiel Rechnungsnummer, Datum, Positionen und Beträge. Danach erhalten Sie eine fertige XRechnung oder ZUGFeRD-Datei zum Download. XRechnungen werden mit dem KoSIT Validator, ZUGFeRD-Dateien mit dem Mustang Validator auf EN-16931-Konformität geprüft. Die technische Prüfung ersetzt weder die Kontrolle der Rechnungsinhalte noch die Prüfung der Vorgaben Ihres Empfängers.

Den AVV schließen Sie online ab, Dienstleister und Löschfristen sind dokumentiert. Verarbeitung nur durch die in Datenschutzerklärung und AVV genannten Dienstleister. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Original-PDF und extrahierte Inhalte werden bei RechneX nicht planmäßig dauerhaft gespeichert. Der Zugriff auf Ergebnisdatei und Prüfbericht endet spätestens 24 Stunden nach der Erzeugung; die technische Bereinigung erfolgt anschließend in kurzen regelmäßigen Löschläufen.

Ja. Im neu erzeugten RechneX-Layout können Sie ein PNG- oder JPEG-Logo für die aktuelle ZUGFeRD-Rechnung einsetzen und die spätere PDF-Ausgabe vorab prüfen. Pro speichert Ihr Standardlogo. Bei Übernahme eines geeigneten Original-PDFs bleibt dessen Seiteninhalt unverändert und es wird kein zusätzliches Logo eingesetzt.