Seit 2025
E-Rechnungen empfangen
Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht technisch bereits ein E-Mail-Postfach; Prüfung, Darstellung und Aufbewahrung sollten trotzdem geregelt sein.
Aktueller Fahrplan für inländische B2B-Umsätze
E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028
Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln bis Ende 2026 und für Rechnungsaussteller bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Ab 2028 endet diese umsatzabhängige Übergangsregel.
Zuletzt fachlich geprüft am 25.07.2026 · Grundlage: BMF-FAQ, § 14 UStG und § 27 UStG
Der Zeitplan auf einen Blick
Bis Ende 2026
Allgemeine Übergangsregel
Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 können alle Rechnungsaussteller noch sonstige Rechnungen verwenden. Ein einfaches elektronisches Format wie PDF setzt die Zustimmung des Empfängers voraus.
Im Jahr 2027
800.000-Euro-Grenze
Nur Rechnungsaussteller mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr können die umsatzabhängige Übergangsregel bis Ende 2027 nutzen.
Ab 2028
Übergangsregel beendet
Für betroffene inländische B2B-Umsätze ist die strukturierte E-Rechnung grundsätzlich erforderlich. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.
Was ist seit 2025 eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein Scan, eine Word-Datei oder ein einfaches PDF erfüllt diese Definition nicht.
In Deutschland sind vor allem XRechnung als reine XML-Datei und ZUGFeRD als PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML verbreitet. Laut BMF erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen; die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL sind davon ausgenommen.
Empfangspflicht seit 2025
Für den technischen Empfang reicht bereits ein E-Mail-Postfach. Ein belastbarer Prozess umfasst zusätzlich eine lesbare Darstellung, die Prüfung der Rechnungsangaben, eine geregelte Freigabe und die Aufbewahrung des strukturierten Originals.
- XML-Dateien sicher empfangen und unverändert ablegen
- Rechnungsinhalt mit einem Viewer lesbar machen
- Format- und Geschäftsregeln vor der Verarbeitung prüfen
Übergangsregeln 2026 und 2027
Bis Ende 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller noch sonstige Rechnungen verwenden. Für ein einfaches elektronisches Format wie PDF ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Im Jahr 2027 gilt diese Erleichterung nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 Euro betragen hat.
Bestimmte EDI-Verfahren, die noch keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn erzeugen, können ebenfalls bis Ende 2027 weiterverwendet werden.
Ausnahmen von der Ausstellungspflicht
Die E-Rechnungspflicht setzt voraus, dass überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Nach der aktuellen BMF-FAQ sind unter anderem folgende Fälle ausgenommen oder dürfen als sonstige Rechnung ausgestellt werden:
- B2C-Umsätze an private Endverbraucher
- viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten
- Leistungen von Kleinunternehmern
- Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind
Ausstellung und Empfang sind getrennt zu betrachten: Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, auch wenn ihre eigenen Leistungen von der Ausstellung als E-Rechnung ausgenommen sind.
Praktischer Umstellungsplan
- 1
Betroffene Umsätze bestimmen
Prüfen Sie inländische B2B-Umsätze, Ausnahmen, B2G-Sonderregeln und Empfängervorgaben getrennt.
- 2
Empfang und Zuständigkeiten regeln
Legen Sie Empfangsadresse, Vertretung, Viewer, Prüfung, Freigabe und Ablage fest.
- 3
Ausgabeformat festlegen
Klären Sie je Empfänger, ob XRechnung, ZUGFeRD oder ein vereinbartes interoperables Format erwartet wird.
- 4
Testrechnungen erzeugen und validieren
Prüfen Sie Standardfälle und Sonderfälle vor dem produktiven Versand mit anonymisierten Beispieldaten.
- 5
Übergangsfrist kontrolliert beenden
Dokumentieren Sie den Stichtag, ab dem keine einfachen PDF-Rechnungen mehr als Standardprozess versendet werden.
Häufige Fragen
Muss ich seit 2025 E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 den Empfang von E-Rechnungen sicherstellen. Das gilt auch für Kleinunternehmer, obwohl deren eigene Leistungen von der Ausstellungspflicht ausgenommen sein können.
Ist eine normale PDF-Datei eine E-Rechnung?
Nein. Seit 2025 ist ein einfaches PDF eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung benötigt ein strukturiertes elektronisches Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Wer kann die Übergangsregel im Jahr 2027 nutzen?
Rechnungsaussteller mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr können für 2027 unter den gesetzlichen Voraussetzungen weiterhin sonstige Rechnungen verwenden.
Welche Formate sind in Deutschland üblich?
XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen nach der BMF-FAQ grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Formatvoraussetzungen. Bei ZUGFeRD sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausgenommen.
Welche Ausnahmen bleiben bestehen?
Ausnahmen betreffen unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise, Leistungen von Kleinunternehmern, viele steuerfreie Umsätze und B2C-Umsätze. Der konkrete Einzelfall sollte fachlich geprüft werden.
Amtliche Quellen
Die rechtlichen Aussagen dieser Seite wurden am 25.07.2026 gegen die folgenden amtlichen Fassungen geprüft. Diese Übersicht ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.