E-Rechnung Eingang automatisieren: eingehende Rechnungen aus dem Postfach prüfen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Der Empfang allein sagt aber nichts darüber, ob eine Rechnung formal stimmt. Diese Seite beschreibt die automatische technische Prüfung eingehender Rechnungen; Buchung, Kontierung und Freigabe bleiben in Ihrem bestehenden Ablauf.

Eine E-Rechnung im Anhang sieht im Postfach aus wie jede andere Mail. Wer sie öffnet, auf Format und Regeln kontrolliert und das Ergebnis festhält, arbeitet pro Datei. Bei wachsendem Volumen wird daraus schnell Handarbeit. Die Grundlagen zum Empfang finden Sie unter E-Rechnung empfangen, die Fristen unter E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028.

Wer Eingangsrechnungen automatisch prüfen will, muss zuerst wissen, wo sie ankommen. Eingehende Rechnungen kommen von vielen Absendern, oft gemischt als XML und als PDF mit eingebettetem XML. Die Automatik setzt an dem Punkt an, an dem die Datei eintrifft: Jede Datei im eingerichteten Eingang wird geprüft, ohne dass jemand sie hochladen muss.

Ob Ihr eigenes Postfach angebunden wird, eine Empfangsadresse bei RechneX genutzt wird oder eine Weiterleitung aus Ihrer Mailumgebung eingerichtet wird, legen wir gemeinsam fest. Das hängt von Ihrem Mailsystem, von Ihrer Buchhaltung und davon ab, wer die Rechnungen heute weiterbearbeitet.

XRechnung wird mit dem KoSIT Validator und der offiziellen KoSIT-Konfiguration geprüft. Der Validator ermittelt nach der Gesamtprüfung eine Annahmeempfehlung: ACCEPTABLE oder REJECT, UNDEFINED, wenn die Prüfung nicht vollständig lief. Laut KoSIT-Dokumentation kann die Szenario-Konfiguration diese Empfehlung beeinflussen, Schemafehler lassen sich damit aber nicht übersteuern. Quelle: KoSIT Validator, Dokumentation zur Annahmeempfehlung.

ZUGFeRD-Dateien werden als fertiges PDF geprüft, einschließlich des eingebetteten XML und der PDF/A-3-Struktur, mit Mustang. Für ZUGFeRD sagen wir nur gültig oder ungültig.

Zu jeder Rechnung entsteht ein Prüfprotokoll mit Datei, Format, Prüfschritten, Ergebnis, Fehlern und Warnungen. Fehler kommen mit deutscher Erklärung, dazu der Originalbericht des Validators. So lässt sich später nachvollziehen, warum eine Rechnung als ungültig eingestuft wurde.

In welcher Form Sie die Ergebnisse je Zeitraum erhalten, legen wir im Projekt fest. Als Vorlage dient die Stapelprüfung im Dashboard: bis zu 10 Dateien je Prüflauf, XML und PDF gemischt, ein Ergebnis je Rechnung und ein ZIP mit pruefuebersicht.csv, pruefuebersicht.html und allen Originalberichten. Welche Dateien Ihr Projekt braucht, legen wir vorab fest.

Im Projekt vereinbaren wir, wen wir bei einer ungültigen Rechnung benachrichtigen: bei XRechnung, wenn der Validator REJECT empfiehlt, bei ZUGFeRD, wenn Mustang die Datei als ungültig einstuft. So fällt ein Fehler früher auf als bei der Buchung.

RechneX nimmt keine Rechnung im Namen Ihres Unternehmens an und weist keine zurück. Die Entscheidung trifft Ihr Prozess. Ein bestandenes Prüfergebnis bedeutet außerdem nicht, dass Beträge, Steuern oder Leistungsbeschreibung sachlich richtig sind, und es ersetzt keine Freigabe durch Ihre Buchhaltung.

Die Prüfung sieht Format, Pflichtfelder und Regeln. Ob die Leistung stimmt, ob die Bestellung passt oder ob eine Rechnung doppelt eingegangen ist, prüft sie nicht. Solche Abgleiche sind eigene Aufgaben, die wir bei Bedarf gesondert abstimmen.

Ein Empfang über Peppol gehört nicht zu dieser Einrichtung. Welche Eingangswege in Ihrem Projekt berücksichtigt werden, besprechen wir im Angebot.