E-Rechnungspflicht 2028: PDF-Rechnungen rechtzeitig umstellen

Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz können die verlängerte Übergangsfrist noch bis Ende 2027 nutzen. Das ist hilfreich, aber kein Grund, die Umstellung bis zum letzten Monat aufzuschieben. Sobald Kunden strukturierte Rechnungen verlangen oder einfache PDFs nicht mehr akzeptieren, wird aus der Pflicht ein operatives Problem.

Typische Ausgangslagen sind Word- oder Excel-Rechnungen, ältere Branchenprogramme, Lexware- oder DATEV-nahe Abläufe, Vorlagen aus Pages oder anderen Mac-Programmen, Warenwirtschafts-PDFs oder manuell geprüfte Rechnungsordner. Diese Prozesse können weiter genutzt werden, wenn die strukturierte Ausgabe sauber ergänzt wird.

Ein PDF zeigt die Rechnung für Menschen, liefert aber ohne eingebettete strukturierte Daten keine maschinenlesbare E-Rechnung. Für Empfänger bedeutet das manuelle Erfassung, Rückfragen, Ablehnung oder Umwege über zusätzliche Tools.

ZUGFeRD kann diese Lücke schließen, wenn das sichtbare PDF erhalten bleiben soll. XRechnung ist sinnvoll, wenn Empfänger reines XML erwarten. In beiden Fällen müssen die Rechnungsdaten im strukturierten Teil korrekt sein.

Für einzelne Rechnungen oder den Einstieg laden Sie Ihre PDF-Rechnung in RechneX hoch und erzeugen daraus eine E-Rechnung. Danach prüfen Sie die Datei im Validator oder visualisieren XML-Rechnungen im Viewer.

Wenn Sie regelmäßig ähnliche PDFs erzeugen oder besondere Belege haben, richtet RechneX einen Enterprise-Prozess ein. Das lohnt sich, wenn dieselben Vorlagen regelmäßig Nacharbeit verursachen, ein verbindliches Rechnungsdesign nötig ist oder viele Rechnungen automatisch verarbeitet werden sollen.