Word-Rechnung in XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln
Behalten Sie Ihre bestehende Word-Vorlage und erstellen Sie daraus eine echte E-Rechnung. Einfach als PDF exportieren, bei RechneX hochladen, Daten prüfen und als XRechnung oder ZUGFeRD herunterladen.
Für bestehende Word-Workflows, PDFs und E-Rechnungs-Prozesse im Mittelstand.
Workflow
Word -> PDF -> E-Rechnung
Einstieg
Ab 3,99 € ohne Abo
Word bleibt Ihr Ausgangspunkt
Kein neues Rechnungssystem, keine neue Vorlage, kein Umgewöhnen im Tagesgeschäft.
XRechnung oder ZUGFeRD
Erstellen Sie das Format, das Ihr Kunde oder Auftraggeber benötigt.
KoSIT-validiert
Die erzeugte E-Rechnung wird technisch geprüft, bevor Sie sie weitergeben.
DSGVO-konform in Deutschland
Geeignet für sensible Rechnungsdaten und professionelle B2B-Prozesse.
Ohne Installation
Kein Word-Add-in, kein Makro, keine lokale Software.
Ideal für kleine Volumen
Perfekt für Selbstständige, Agenturen und Unternehmen, die nicht sofort ein komplettes ERP einführen möchten.
Ihre Rechnung liegt in Word? RechneX macht daraus eine E-Rechnung.
Viele Unternehmen arbeiten weiterhin mit bestehenden Vorlagen, Exporten oder eingespielten Rechnungsprozessen. RechneX ergänzt genau diesen Ablauf um den fehlenden E-Rechnungs-Schritt: strukturiert, prüfbar und normkonform.
Schmerzpunkt
Ihre Word-Vorlage funktioniert bereits
Logo, Anschrift, Positionen, Zahlungsziel und Hinweise sind sauber vorbereitet. Für wenige Rechnungen im Monat wäre ein kompletter Softwarewechsel oft unnötig aufwendig.
Schmerzpunkt
Eine PDF allein reicht nicht mehr immer aus
Viele Geschäftskunden und öffentliche Auftraggeber erwarten strukturierte Rechnungsdaten. Ein normaler Word-Export als PDF ist lesbar, aber keine vollständige E-Rechnung im geforderten Format.
Schmerzpunkt
Neue Vorlagen kosten Zeit und Nerven
Sie brauchen keinen Template-Neustart, kein Word-Plugin und keine komplizierte Rechnungssoftware. RechneX macht aus Ihrem bestehenden Word-PDF eine nutzbare E-Rechnung.
Von Word zur fertigen E-Rechnung in 3 Schritten
Daten übernehmen, Pflichtangaben prüfen, E-Rechnung herunterladen. So entsteht aus Ihrem bestehenden Prozess eine valide XRechnung oder ZUGFeRD-Datei.
Rechnung wie gewohnt in Word erstellen
Nutzen Sie Ihre vorhandene Vorlage weiter – mit Logo, Kundendaten, Positionen, Steuersätzen und Zahlungsinformationen.
Word-Rechnung als PDF speichern
Exportieren Sie die fertige Rechnung als PDF. So bleibt das gewohnte Layout erhalten und die Rechnungsdaten können strukturiert weiterverarbeitet werden.
Mit RechneX in XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln
PDF hochladen, erkannte Daten prüfen, E-Rechnung erstellen und die fertige Datei direkt herunterladen.
Formatwahl
Wann XRechnung, wann ZUGFeRD?
Beide Formate erfüllen den strukturierten E-Rechnungsansatz, aber sie passen zu unterschiedlichen Empfänger-Prozessen.
- XRechnung ist ideal für reine XML-Prozesse, Behörden und strikt automatisierte Eingänge.
- ZUGFeRD ist ideal, wenn Ihr Kunde ein PDF sehen und gleichzeitig strukturierte Daten verarbeiten will.
- RechneX unterstützt den pragmatischen Einstieg aus Word- und PDF-Workflows heraus.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF mit eingebettetem XML |
| Geeignet für | Behörden, Portale, strenge XML-Prozesse | B2B mit lesbarem PDF und Datenebene |
| Lesbarkeit | Maschinenfokus | Menschen + Maschinen |
| Einstieg aus Word | Wenn reines XML verlangt wird | Wenn das PDF sichtbar bleiben soll |
Word-Rechnung behalten. E-Rechnung trotzdem richtig versenden.
Viele Selbstständige, Agenturen und kleine Unternehmen schreiben ihre Rechnungen seit Jahren in Word. Die Vorlage ist fertig, das Layout passt, die Abläufe sitzen. Genau deshalb ist ein kompletter Wechsel auf eine neue Rechnungssoftware oft nicht der beste erste Schritt.
Mit RechneX behalten Sie Ihren Word-Prozess bei – und ergänzen nur den entscheidenden letzten Schritt: Aus Ihrem Word-PDF wird eine strukturierte E-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD.
Aus Word wird nicht einfach automatisch eine E-Rechnung
Eine Word-Datei oder ein normales PDF sieht zwar aus wie eine Rechnung. Für viele Empfänger reicht das aber nicht mehr aus, wenn strukturierte Rechnungsdaten verlangt werden.
Der praktische Weg ist deshalb klar:
- Rechnung wie gewohnt in Word erstellen
- Als PDF exportieren
- PDF bei RechneX hochladen
- Daten prüfen
- XRechnung oder ZUGFeRD herunterladen
So vermeiden Sie teure Umstellungen und liefern trotzdem ein Format, das technisch weiterverarbeitet werden kann.
Der einfache Workflow für Word-Rechnungen
Sie müssen Ihre Rechnung nicht neu bauen. Sie müssen auch keine spezielle Word-Vorlage installieren. RechneX setzt dort an, wo Ihr heutiger Ablauf endet: beim fertigen PDF.
Sie laden Ihre Word-Rechnung als PDF hoch, prüfen die erkannten Rechnungsdaten und erstellen daraus die passende E-Rechnung. Das ist besonders sinnvoll, wenn Sie nur wenige Rechnungen pro Monat schreiben oder Ihre bestehende Vorlage bewusst behalten möchten.
ZUGFeRD aus Word erstellen
Für viele Word-Nutzer ist ZUGFeRD der angenehmste Einstieg. Der Kunde erhält weiterhin ein lesbares PDF, gleichzeitig sind die strukturierten XML-Daten eingebettet.
Das passt besonders gut, wenn Ihr Empfänger ein professionelles Rechnungsdokument sehen möchte, aber intern bereits E-Rechnungsdaten verarbeitet.
XRechnung aus Word erstellen
XRechnung ist die richtige Wahl, wenn Ihr Empfänger ausdrücklich ein XML-Format verlangt. Das ist häufig bei öffentlichen Auftraggebern oder stärker automatisierten Rechnungsprozessen der Fall.
Mit RechneX können Sie aus Ihrer Word-Rechnung eine XRechnung erstellen, ohne direkt auf ein neues Rechnungssystem umzusteigen.
Für wen dieser Workflow besonders sinnvoll ist
RechneX passt besonders gut, wenn Sie:
- Rechnungen bisher in Word erstellen
- Ihre bestehende Vorlage behalten möchten
- keine neue Software einführen wollen
- nur gelegentlich E-Rechnungen benötigen
- XRechnung oder ZUGFeRD sauber erzeugen müssen
- ohne Plugin, Makro oder Installation arbeiten möchten
Gerade bei kleinen Rechnungsvolumen ist dieser Weg oft deutlich pragmatischer als ein kompletter Systemwechsel.
Keine neue Vorlage. Kein Plugin. Kein Softwareprojekt.
Der größte Vorteil liegt in der geringen Umstellung. Ihr Team arbeitet weiter wie bisher. Nur aus dem letzten Schritt „PDF verschicken“ wird ein sauberer E-Rechnungsprozess.
Word bleibt Ihr Werkzeug. RechneX übernimmt die Umwandlung in das passende E-Rechnungsformat.
Word-PDF jetzt in eine E-Rechnung umwandeln
Laden Sie Ihre Word-Rechnung als PDF hoch und erstellen Sie daraus eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei. Ohne Installation, ohne neue Vorlage und ohne komplizierte Einführung.
Starten Sie direkt mit Ihrem bestehenden Rechnungsprozess – nur deutlich sicherer für die E-Rechnungspflicht.
Passende Tools
Verwandte Guides
Fragen zu Word, XRechnung und ZUGFeRD
Hier finden Sie die wichtigsten Antworten zu E-Rechnungspflicht, Validierung, Dateiformaten und typischen Fehlern.
Kann ich meine bestehende Word-Rechnungsvorlage weiter nutzen?
Ja. Sie erstellen Ihre Rechnung wie bisher in Word, speichern sie als PDF und wandeln sie anschließend mit RechneX in XRechnung oder ZUGFeRD um.
Ist eine Word-Rechnung automatisch eine E-Rechnung?
Nein. Eine Word-Datei oder ein normales PDF enthält keine vollständigen strukturierten Rechnungsdaten. Mit RechneX erstellen Sie daraus eine E-Rechnung im passenden Format.
Brauche ich ein Word-Plugin oder eine spezielle Vorlage?
Nein. Der Workflow funktioniert ohne Plugin, ohne Makros und ohne neue Spezialvorlage.
Sollte ich aus Word lieber ZUGFeRD oder XRechnung erstellen?
ZUGFeRD ist oft ideal, wenn Ihr Kunde weiterhin ein sichtbares PDF möchte. XRechnung ist sinnvoll, wenn der Empfänger ein reines XML-Format verlangt, etwa bei öffentlichen Auftraggebern.
Für wen eignet sich der Word-Workflow besonders?
Für Selbstständige, Freelancer, kleine Agenturen, Beratungen und Unternehmen, die ihre Rechnungen bisher in Word erstellen und ohne großen Softwarewechsel E-Rechnungen versenden möchten.