Word- und Excel-Rechnungen 2026/2027: verboten oder noch erlaubt?

Word- und Excel-Rechnungen 2026/2027: verboten oder noch erlaubt?

Viele Selbstständige, Handwerksbetriebe, Agenturen und kleine Unternehmen schreiben ihre Rechnungen seit Jahren in Word oder Excel. Das Layout ist fertig, die Formeln funktionieren, die Kunden kennen das PDF. Seit der E-Rechnungspflicht kommt deshalb oft die gleiche Frage:

Sind Word-Rechnungen und Excel-Rechnungen jetzt verboten?

Die klare Antwort: Nein, Word und Excel sind nicht verboten. Auch Ihre Vorlage dürfen Sie weiter nutzen. Entscheidend ist aber nicht, womit Sie die Rechnung vorbereiten, sondern welche Datei Ihr Geschäftskunde am Ende erhält.

Eine normale PDF-Rechnung aus Word oder Excel ist seit 2025 keine E-Rechnung im neuen steuerlichen Sinn mehr. Sie kann während der Übergangsfristen noch erlaubt sein. Für verpflichtende B2B-Fälle muss die Rechnung künftig aber als strukturierte E-Rechnung vorliegen, zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD.

Wenn Sie direkt den praktischen Weg suchen: Mit RechneX können Sie eine bestehende Word- oder Excel-Rechnung als PDF exportieren und anschließend in eine gültige E-Rechnung umwandeln. Zum passenden Einstieg geht es hier: Word-Rechnung in XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln.

Kurzantwort: Was gilt für Word- und Excel-Rechnungen?

Word und Excel bleiben als Arbeitswerkzeuge erlaubt. Problematisch wird nur die reine Ausgabe als normale PDF-Datei, wenn für den konkreten Umsatz eine E-Rechnung Pflicht ist.

Wichtig ist also die Unterscheidung zwischen Rechnung erstellen und Rechnung versenden. Sie können die Rechnung weiterhin in Word oder Excel vorbereiten. Für den Versand an Geschäftskunden benötigen Sie in den Pflichtfällen aber ein Format, das maschinell verarbeitet werden kann.

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Mit RechneX können Sie Ihre PDF-Rechnung hochladen, die Rechnungsdaten prüfen und daraus eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei erstellen.

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Warum eine normale PDF-Rechnung nicht mehr reicht

Bis Ende 2024 wurde eine per E-Mail verschickte PDF-Rechnung häufig als elektronische Rechnung verstanden. Seit 2025 ist diese Definition enger.

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Sie muss außerdem elektronisch weiterverarbeitbar sein. Genau das fehlt einer normalen PDF-Datei aus Word oder Excel.

Eine Word- oder Excel-PDF ist für Menschen lesbar, aber für Buchhaltungssoftware oft nur ein Bild oder ein statisches Dokument. Die Rechnungsnummer, Steuersätze, Positionen, Beträge, IBAN oder Zahlungsbedingungen liegen nicht zuverlässig als strukturierte Daten vor.

Für die E-Rechnungspflicht zählt deshalb nicht, ob die Rechnung hübsch aussieht. Entscheidend ist, ob sie die Anforderungen der EN 16931 erfüllt und die relevanten Rechnungsdaten maschinenlesbar enthält.

Typische zulässige Formate sind:

• XRechnung: reine XML-Rechnung, besonders relevant für Behörden, öffentliche Auftraggeber und automatisierte Eingangsprozesse.
• ZUGFeRD: hybride Rechnung aus PDF/A-3 und eingebetteter XML-Datei, häufig praktisch für B2B-Kunden, die weiterhin ein lesbares PDF möchten.
• Factur-X: französisch-deutsche Bezeichnung im europäischen Kontext, technisch eng mit ZUGFeRD verbunden.
• UBL oder CII: technische XML-Syntaxen, die für E-Rechnungen genutzt werden können.

Mehr zur Formatwahl finden Sie im Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD.

Die Fristen: Wann wird die normale PDF-Rechnung im B2B kritisch?

Die E-Rechnungspflicht gilt nicht mit einem einzigen Stichtag für alles. Es gibt Empfangspflicht, Übergangsfristen und Ausnahmen.

Seit 01.01.2025: E-Rechnungen empfangen können

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das betrifft auch viele kleine Unternehmen, Freiberufler und Kleinunternehmer.

Das bedeutet aber nicht, dass jeder sofort jede Rechnung als E-Rechnung versenden musste. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen.

Mehr dazu im Überblick: E-Rechnungspflicht 2025.

2025 und 2026: PDF-Rechnungen noch möglich

Vom 01.01.2025 bis 31.12.2026 können Rechnungsaussteller für inländische B2B-Umsätze grundsätzlich noch sonstige Rechnungen ausstellen. Dazu gehören Papierrechnungen und normale PDF-Rechnungen.

Bei einer PDF-Rechnung bleibt aber wichtig: Ein elektronisches Format, das keine E-Rechnung ist, darf wie bisher nur verwendet werden, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt.

Praktisch heißt das: Wenn Ihr Geschäftskunde in 2026 noch eine normale PDF akzeptiert, kann das in vielen Fällen weiterhin funktionieren. Zukunftssicher ist es aber nicht.

Ab 2027: Grenze von 800.000 Euro Vorjahresumsatz

Ab dem 01.01.2027 wird es für größere Rechnungsaussteller ernst. Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, kann die verlängerte Übergangsfrist grundsätzlich nicht mehr nutzen.

Für diese Unternehmen werden normale PDF-Rechnungen an inländische Geschäftskunden in den betroffenen Pflichtfällen zum Risiko. Dann braucht es eine echte E-Rechnung, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD.

Bis Ende 2027: Verlängerung für kleinere Unternehmen

Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro können die Übergangsfrist noch bis zum 31.12.2027 nutzen.

Das ist aber kein Grund, die Umstellung aufzuschieben. Viele größere Kunden, Buchhaltungen, Steuerkanzleien und öffentliche Stellen verlangen strukturierte Rechnungsdaten schon früher, weil sie ihre Eingangsprozesse automatisieren.

Ab 2028: E-Rechnung als Normalfall im inländischen B2B

Ab dem 01.01.2028 ist die E-Rechnung nach Ablauf der Übergangsfristen im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtend, sofern keine Ausnahme greift.

Dann reicht eine normale Word-PDF oder Excel-PDF für betroffene Geschäftskunden nicht mehr aus. Sie brauchen eine strukturierte E-Rechnung.

Gilt das auch für Kleinunternehmer, Freiberufler und Handwerker?

Ja, die E-Rechnungspflicht kann auch kleine Unternehmen betreffen. Entscheidend ist nicht, ob Sie Konzern, Handwerksbetrieb, Agentur, IT-Freelancer oder Einzelunternehmen sind. Entscheidend ist, ob ein betroffener inländischer B2B-Umsatz vorliegt und ob eine Ausnahme oder Übergangsregel greift.

Wichtig:

• Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können.
• Für Leistungen von Kleinunternehmern gibt es Sonderregeln bei der Ausstellung.
• Freiberufler und Selbstständige gelten umsatzsteuerlich ebenfalls als Unternehmer.
• Handwerksbetriebe mit B2B-Kunden oder öffentlichen Auftraggebern sollten sich frühzeitig vorbereiten.
• Rechnungen an Behörden haben oft zusätzlich eigene B2G-Vorgaben, zum Beispiel Leitweg-ID, ZRE oder OZG-RE.

Gerade Handwerksbetriebe, Dienstleister und kleine B2B-Unternehmen müssen deshalb nicht zwingend sofort ein komplettes ERP-System einführen. Für einzelne Rechnungen oder überschaubare Mengen kann ein Browser-Workflow reichen: PDF hochladen, Daten prüfen, XRechnung oder ZUGFeRD herunterladen.

Welche Ausnahmen gibt es?

Nicht jede Rechnung muss automatisch eine E-Rechnung sein. Typische Ausnahmen sind:

• Rechnungen an Privatkunden, also B2C-Umsätze.
• Viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Bruttobetrag.
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten.
• Leistungen von Kleinunternehmern nach den entsprechenden Sonderregeln.
• Bestimmte Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind.
• Bestimmte Grundstücksleistungen an Endverbraucher.

Für Kleinbetragsrechnungen haben wir einen eigenen Beitrag erstellt: E-Rechnung bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.

Wenn Sie unsicher sind, ob ein konkreter Fall unter eine Ausnahme fällt, sollten Sie das steuerlich prüfen lassen. RechneX ersetzt keine Steuerberatung, hilft aber bei der technischen Erstellung, Konvertierung, Prüfung und Anzeige von E-Rechnungen.

Word-Rechnung weiter nutzen: So funktioniert der sichere Workflow

Der pragmatische Weg ist nicht: Word löschen und alles neu bauen.

Der pragmatische Weg ist: Word als Vorlage behalten, aber die fertige Rechnung am Ende in eine strukturierte E-Rechnung umwandeln.

So sieht der Workflow aus:

1. Rechnung wie gewohnt in Word erstellen

Sie nutzen Ihre bestehende Vorlage mit Logo, Kundendaten, Positionen, Leistungsdatum, Zahlungsziel und Bankdaten.

1. Als PDF exportieren

Sie speichern die fertige Word-Rechnung als PDF. Das PDF dient als Ausgangsbasis für die Konvertierung.

1. PDF in RechneX hochladen

Im PDF in E-Rechnungs-Konverter laden Sie die Datei hoch. RechneX erkennt Rechnungsdaten und bereitet sie für die strukturierte Ausgabe auf.

1. Daten prüfen und korrigieren

Vor dem Download prüfen Sie Pflichtangaben, Positionen, Steuern, Summen, Bankdaten und Empfängerdaten.

1. Format wählen: XRechnung oder ZUGFeRD

Für reine XML-Prozesse und Behörden eignet sich häufig XRechnung. Für B2B-Kunden, die weiterhin ein sichtbares PDF möchten, ist ZUGFeRD oft die bessere Wahl.

1. Validierte E-Rechnung herunterladen

Am Ende erhalten Sie eine E-Rechnung, die maschinenlesbare Daten enthält und vor dem Versand geprüft werden kann.

Der Vorteil: Sie müssen Ihre Word-Vorlage nicht sofort ersetzen. Sie ergänzen Ihren bestehenden Prozess nur um den entscheidenden letzten Schritt.

Excel-Rechnung weiter nutzen: Was Sie beachten müssen

Excel ist besonders beliebt, weil Preise, Mengen, Rabatte und Steuern automatisch berechnet werden können. Genau hier entstehen aber auch viele Fehler.

Bei E-Rechnungen müssen die Beträge im strukturierten XML sauber zusammenpassen. Schon kleine Rundungsdifferenzen können dazu führen, dass eine Rechnung nicht validiert wird.

Typische Excel-Probleme:

• Excel rechnet intern mit mehr Nachkommastellen, zeigt aber nur zwei Dezimalstellen an.
• Positionssummen und Gesamtsummen passen rechnerisch nicht exakt zusammen.
• Netto, Steuerbetrag und Brutto weichen um wenige Cent ab.
• Rabatte, Skonto oder gemischte Steuersätze werden im PDF anders dargestellt als in der XML-Struktur.
• Pflichtfelder wie Leitweg-ID, Käuferreferenz oder Zahlungsdaten fehlen.

Wenn eine XRechnung wegen Rundung oder Pflichtfeldern abgelehnt wird, hilft unser Beitrag XRechnung abgelehnt: 12-Punkte-Checkliste zur Freigabe.

Für Excel gilt daher: Sie können Ihre Tabelle weiter nutzen, sollten die Daten vor dem E-Rechnungs-Download aber immer prüfen. Genau dafür ist der Editor im Konvertierungsprozess wichtig.

ZUGFeRD: Der beste Weg, wenn Kunden weiter ein PDF sehen möchten

Viele Unternehmen möchten keine reine XML-Datei verschicken, weil Kunden ein lesbares Rechnungsbild erwarten. Genau hier ist ZUGFeRD interessant.

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Teilen:

• einem sichtbaren PDF für Menschen,
• einer eingebetteten XML-Datei für Buchhaltungssysteme.

Damit ist ZUGFeRD besonders attraktiv für Unternehmen, die ihr bestehendes Word- oder Excel-Layout möglichst lange behalten möchten. Der Kunde sieht weiterhin ein vertrautes Rechnungs-PDF. Gleichzeitig kann seine Buchhaltungssoftware strukturierte Daten auslesen.

Wichtig: Bei hybriden Rechnungen ist der strukturierte XML-Teil entscheidend. Wenn sichtbares PDF und XML voneinander abweichen, sind die strukturierten Daten maßgeblich. Deshalb müssen PDF-Inhalt und XML-Daten sauber zusammenpassen.

Eine praktische Anleitung finden Sie hier: PDF in ZUGFeRD umwandeln. Wenn Sie sehen möchten, wie eine solche Datei aussehen kann, laden Sie unsere ZUGFeRD Beispieldatei herunter.

XRechnung: Pflichtnah, streng und ideal für Behörden

Die XRechnung ist eine reine XML-Rechnung. Sie enthält kein klassisches PDF-Layout. Für Menschen wirkt sie auf den ersten Blick technisch, für Rechnungseingangssysteme ist sie aber klar strukturiert.

XRechnung ist besonders relevant für:

• Rechnungen an öffentliche Auftraggeber,
• B2G-Prozesse mit Leitweg-ID,
• Portale wie ZRE oder OZG-RE,
• Unternehmen mit automatisierter Rechnungsverarbeitung,
• Kunden, die ausdrücklich XRechnung verlangen.

Wenn Ihr Kunde eine XRechnung fordert, reicht ein ZUGFeRD-PDF möglicherweise nicht aus. Dann sollten Sie genau das Format liefern, das der Empfänger akzeptiert.

Für die Prüfung vor dem Versand können Sie den XRechnung Validator nutzen.

GoBD und Aufbewahrung: Nicht nur die Word-Datei speichern

Ein häufiger Fehler: Die Rechnung wird in Word erstellt, als PDF exportiert, in ZUGFeRD oder XRechnung umgewandelt – und anschließend wird nur die ursprüngliche Word-Datei archiviert.

Das reicht nicht.

Aufbewahrt werden muss die tatsächlich versendete Rechnung. Bei einer E-Rechnung ist besonders der strukturierte Teil wichtig. Speichern Sie deshalb die fertige XRechnung oder ZUGFeRD-Datei so, wie sie an den Kunden übermittelt wurde.

Praktisch bedeutet das:

• Speichern Sie nicht nur .docx oder .xlsx.
• Speichern Sie nicht nur das ursprüngliche PDF.
• Archivieren Sie die finale XRechnung-XML oder das finale ZUGFeRD-PDF.
• Achten Sie darauf, dass die Datei unverändert und nachvollziehbar aufbewahrt wird.
• Stimmen Sie Archivierungsfragen im Zweifel mit Steuerberatung oder Buchhaltung ab.

Mehr dazu im Beitrag E-Rechnung Aufbewahrungspflicht 2026: GoBD und Archivierung.

Wann reicht Konvertierung – und wann brauchen Sie echte Rechnungssoftware?

Für viele kleine Unternehmen ist ein Konverter der schnellste Weg in die E-Rechnung. Das gilt besonders, wenn Sie nur wenige Rechnungen pro Monat schreiben und Ihre bestehenden Vorlagen behalten möchten.

Ein Konverter ist sinnvoll, wenn:

• Sie einzelne Word- oder Excel-Rechnungen in XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln möchten.
• Sie keine komplette Rechnungssoftware einführen wollen.
• Sie gelegentlich E-Rechnungen für Geschäftskunden oder Behörden brauchen.
• Sie PDF-Rechnungen vor dem Versand prüfen und validieren möchten.
• Sie bestehende Layouts weiter nutzen möchten.

Ab einem bestimmten Volumen lohnt sich aber oft eine echte Rechnungssoftware oder ERP-Anbindung.

Das gilt besonders, wenn:

• Sie viele Rechnungen pro Monat schreiben.
• Sie Mahnwesen, Angebote, Artikelstammdaten und Zahlungen automatisieren möchten.
• Sie wiederkehrende Rechnungen, Abschläge oder Schlussrechnungen systematisch verwalten.
• mehrere Personen im Prozess arbeiten.
• Buchhaltung, DATEV, Shop, CRM oder ERP direkt angebunden werden sollen.

Für typische Rechnungssoftware-Workflows haben wir zum Beispiel diesen Beitrag erstellt: sevDesk XRechnung: Erstellung, Export und Validierung.

Häufige Fehler bei Word-, Excel- und PDF-Rechnungen

Bei der Umstellung auf E-Rechnung scheitern viele Rechnungen nicht am Formatnamen, sondern an Details.

Typische Fehler sind:

• Rechnungsnummer fehlt oder ist im falschen Feld.
• Käuferdaten und Verkäuferdaten sind unvollständig.
• USt-ID, Steuernummer oder Leitweg-ID fehlen, obwohl sie benötigt werden.
• Leistungsdatum oder Lieferdatum ist nicht sauber angegeben.
• Zahlungsbedingungen stehen nur im PDF-Text, aber nicht strukturiert.
• IBAN oder Kontoinhaber fehlen.
• Steuersätze sind nicht korrekt auf Positionsebene abgebildet.
• Netto-, Steuer- und Bruttobeträge passen nicht exakt zusammen.
• Reverse Charge, Kleinunternehmerregelung oder Steuerbefreiung sind falsch codiert.
• Gutschrift, Storno oder Korrekturrechnung werden als normale Rechnung ausgegeben.
• PDF und XML enthalten unterschiedliche Rechnungsdaten.

Deshalb ist Validierung so wichtig. Eine Datei sollte nicht nur „irgendwie XML“ enthalten, sondern auch gegen die relevanten Regeln geprüft werden. Mit dem Validator erkennen Sie Fehler, bevor der Kunde oder ein Portal die Rechnung ablehnt.

Was bedeutet das konkret für 2026 und 2027?

Für 2026 gilt: Wenn Ihr Kunde eine normale PDF noch akzeptiert und die Übergangsregel passt, können Word- und Excel-PDFs in vielen Fällen weiterhin funktionieren. Trotzdem sollten Sie den Umstieg jetzt vorbereiten.

Für 2027 gilt: Die 800.000-Euro-Grenze macht die Situation deutlich ernster. Größere Rechnungsaussteller müssen sich auf verpflichtende E-Rechnungen einstellen. Kleinere Unternehmen haben zwar in vielen Fällen noch bis Ende 2027 Zeit, aber Kundenanforderungen können früher greifen.

Für 2028 gilt: Die E-Rechnung wird im inländischen B2B-Bereich zum Normalfall. Wer dann noch ausschließlich normale Word- oder Excel-PDFs verschickt, riskiert Rückfragen, Ablehnungen und manuelle Nacharbeit.

Die beste Strategie ist deshalb nicht Panik, sondern ein sauberer Übergang:

1. Prüfen Sie, welche Kunden E-Rechnungen erwarten.
2. Entscheiden Sie je Kunde zwischen XRechnung und ZUGFeRD.
3. Behalten Sie Word oder Excel dort, wo es wirtschaftlich sinnvoll ist.
4. Ergänzen Sie Ihren Prozess um Konvertierung und Validierung.
5. Archivieren Sie die finale E-Rechnung, nicht nur die Arbeitsdatei.

Fazit: Word und Excel bleiben erlaubt – die normale PDF allein nicht dauerhaft

Word-Rechnungen und Excel-Rechnungen sind nicht verboten. Verboten wird nicht das Werkzeug, sondern in den betroffenen Pflichtfällen die rein unstrukturierte Rechnung als endgültiges Versandformat.

Wenn Sie Ihre Rechnung in Word oder Excel erstellen und nur als normale PDF verschicken, ist das langfristig nicht mehr ausreichend. Wenn Sie daraus aber eine valide XRechnung oder ZUGFeRD-Datei erstellen, können Sie Ihren bestehenden Workflow deutlich länger nutzen.

Für kleine Unternehmen, Handwerker, Freiberufler und Agenturen ist das oft der einfachste Einstieg: Vorlage behalten, PDF exportieren, Daten prüfen, E-Rechnung herunterladen.

👉 Word- oder Excel-PDF jetzt in XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln