Alte Software E-Rechnungs-fähig machen: ERP behalten, XRechnung und ZUGFeRD erstellen
Viele Unternehmen stehen vor derselben Frage: Muss die bestehende Rechnungssoftware, Warenwirtschaft oder das alte ERP-System ersetzt werden, nur weil die E-Rechnungspflicht kommt?
Die kurze Antwort: In vielen Fällen nein.
Wenn Ihre Software bereits ordentliche PDF-Rechnungen erzeugen kann, lässt sich der Prozess häufig ergänzen, statt komplett ersetzen. Der entscheidende Punkt ist nicht, ob Ihr altes System selbst XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt. Entscheidend ist, ob am Ende eine gültige E-Rechnung entsteht, die die erforderlichen strukturierten Rechnungsdaten enthält und maschinell verarbeitet werden kann.
Genau hier setzt RechneX an: Bestehende PDF-Rechnungen, manuell erfasste Rechnungsdaten oder XML-Dateien werden im Browser in nutzbare E-Rechnungsformate gebracht. Sie können XRechnung erstellen, ZUGFeRD erstellen, E-Rechnungen validieren und XML-Rechnungen lesbar anzeigen, ohne direkt ein neues ERP-Projekt starten zu müssen.
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Warum die E-Rechnungspflicht alte Software zum Problem macht
Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Regeln für elektronische Rechnungen im inländischen B2B-Bereich. Ein einfaches PDF per E-Mail ist seitdem keine E-Rechnung im neuen gesetzlichen Sinn mehr, sondern eine sonstige Rechnung. Eine echte E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
In der Praxis betrifft das besonders Unternehmen, die noch mit bewährten, aber technisch älteren Systemen arbeiten:
- ältere ERP-Systeme oder Warenwirtschaftssysteme
- ältere Versionen von Buchhaltungs- oder Faktura-Software
- individuell entwickelte Branchenlösungen
- Access-Datenbanken oder Eigenentwicklungen
- Rechnungen aus Word, Excel oder einfachen PDF-Vorlagen
- Systeme, die zwar PDFs erzeugen, aber keine XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben
Typische Sorgen sind:
- Muss ich mein altes ERP austauschen?
- Kann ich meine Warenwirtschaft weiter nutzen?
- Wie erstelle ich aus einer PDF-Rechnung eine XRechnung?
- Wie wandle ich eine PDF-Rechnung in ZUGFeRD um?
- Reicht ein PDF ab 2027 oder 2028 noch aus?
- Wie mache ich meine alte Rechnungssoftware E-Rechnungs-fähig?
- Was passiert bei Sonderfällen wie Gutschrift, Abschlag, Schlussrechnung oder Reverse Charge?
Die Lösung: Bestehende PDF-Rechnungen in XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln
Fast jedes alte System kann eine Rechnung drucken oder als PDF speichern. Genau diesen PDF-Output können Sie nutzen, um Ihre bestehende Rechnungssoftware weiter zu verwenden und trotzdem strukturierte E-Rechnungen zu erzeugen.
Der Ablauf ist einfach:
- Sie erstellen die Rechnung wie bisher in Ihrer bestehenden Software.
- Sie speichern die Rechnung als PDF.
- Sie laden die PDF-Rechnung in einen spezialisierten PDF zu XRechnung und ZUGFeRD Konverter.
- Die Rechnungsdaten werden erkannt, geprüft und im Editor kontrollierbar gemacht.
- Sie erzeugen eine XRechnung XML oder eine ZUGFeRD-Datei mit eingebettetem XML.
- Die E-Rechnung wird validiert und kann anschließend heruntergeladen werden.
Direkt testen: PDF-Rechnung in E-Rechnung umwandeln
Wenn Sie bereits eine PDF-Rechnung aus Ihrer alten Software haben, können Sie den Workflow sofort testen. Laden Sie die PDF hoch, prüfen Sie die erkannten Daten und erstellen Sie daraus eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung.
Zum PDF-Konverter →Was ist der Unterschied zwischen PDF, XRechnung und ZUGFeRD?
Für viele Unternehmen ist die größte Umstellung nicht die Rechnung selbst, sondern das Format.
Eine klassische PDF-Rechnung ist für Menschen gut lesbar. Sie enthält aber keine vollständig strukturierten Rechnungsdaten in einem maschinell verarbeitbaren Format. Genau deshalb reicht ein normales PDF für die neue E-Rechnungspflicht nicht aus.
Eine XRechnung ist eine strukturierte XML-Rechnung. Sie ist vor allem für Maschinen gedacht und wird häufig im B2G-Bereich, also bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, verwendet. XRechnung basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und bildet die deutsche Ausgestaltung dieser Norm ab.
ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat. Es kombiniert ein sichtbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Der Mensch sieht weiterhin ein normales Rechnungs-PDF, während Buchhaltungssysteme die strukturierten XML-Daten auslesen können. Gerade für Unternehmen, die ihren bisherigen PDF-Prozess behalten möchten, ist ZUGFeRD oft besonders attraktiv.
Mehr zu den Unterschieden finden Sie in unserem Vergleich: XRechnung vs. ZUGFeRD.
Warum ein ERP-Wechsel nicht immer die beste Lösung ist
Natürlich kann ein modernes ERP-System sinnvoll sein. Wenn ohnehin ein neues Warenwirtschaftssystem geplant ist, kann die E-Rechnungspflicht ein guter Anlass sein, Prozesse zu modernisieren.
Aber ein ERP-Wechsel ist selten ein kleines Projekt. Häufig entstehen Kosten und Risiken durch:
- Lizenzen und Module
- Implementierung durch Dienstleister
- Datenmigration
- Schnittstellen zu Buchhaltung, Shop, CRM oder Produktion
- Schulung von Mitarbeitern
- Parallelbetrieb und Testphase
- Anpassung von Beleglayouts und Nummernkreisen
- Fehler im Go-live
Eine Konverter-Lösung wie RechneX kann dann die pragmatische Alternative sein: alte Software behalten, PDF-Rechnung exportieren, E-Rechnung erstellen, validieren und versenden.
Vergleich: Neues ERP oder E-Rechnungs-Konverter?
| Kriterium | Neues ERP-System oder großes Update | RechneX Konverter-Lösung |
|---|---|---|
| Startaufwand | Hoch: Auswahl, Projektplanung, Migration | Niedrig: PDF hochladen und testen |
| Kosten | Häufig hohe Lizenz-, Setup- und Beratungskosten | Kostenlos testen, Einzelkauf oder Pro-Tarif |
| Einarbeitung | Neue Prozesse für das Team | Bestehender Rechnungsprozess bleibt weitgehend erhalten |
| Datenmigration | Oft notwendig | Nicht notwendig für die PDF-Konvertierung |
| Risiko | Projektverzug, Fehler im Go-live, Akzeptanzprobleme | Kein Eingriff in Bestandsdaten |
| Geschwindigkeit | Wochen bis Monate | Sofort im Browser nutzbar |
| Geeignet für | Unternehmen mit geplantem Systemwechsel | Unternehmen, die bestehende Rechnungssoftware weiter nutzen möchten |
| Sonderfälle | Abhängig vom ERP und Modulumfang | Manuell im Generator oder individuell über Enterprise |
Für viele Unternehmen ist der beste Weg kein Entweder-oder. Sie können kurzfristig mit RechneX starten und parallel in Ruhe prüfen, ob ein größeres ERP-Projekt später sinnvoll ist.
Für welche alten Systeme eignet sich der PDF-zu-E-Rechnung-Workflow?
Der RechneX-Workflow eignet sich für alle Systeme, die eine möglichst saubere PDF-Rechnung ausgeben können. Dazu gehören zum Beispiel:
- ältere ERP-Systeme
- Warenwirtschaftssysteme
- Buchhaltungssoftware
- Faktura-Programme
- individuelle Branchenlösungen
- Access- oder Datenbanklösungen
- Office-Vorlagen aus Word oder Excel
- DATEV-nahe Prozesse mit PDF-Ausgabe
- Shop- oder CRM-Systeme mit Rechnungs-PDF
Wenn Sie aktuell mit Excel arbeiten, lesen Sie ergänzend: XRechnung in Excel erstellen: Ist das möglich?
Schritt-für-Schritt: Alte Software E-Rechnungs-fähig machen
1. Rechnung wie gewohnt erstellen
Erstellen Sie die Rechnung zunächst in Ihrem bestehenden System. Achten Sie darauf, dass alle Pflichtangaben enthalten sind: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Verkäufer, Käufer, Leistungsbeschreibung, Beträge, Steuerangaben, Zahlungsdaten und Zahlungsbedingungen.
Bei B2G-Rechnungen können zusätzlich Angaben wie Leitweg-ID, Bestellnummer, Vertragsnummer oder Projektreferenz erforderlich sein. Die Leitweg-ID können Sie bei Bedarf mit dem Leitweg-ID Finder prüfen.
2. PDF aus der alten Software exportieren
Speichern Sie die Rechnung als PDF. Nutzen Sie möglichst den direkten PDF-Export Ihrer Software. Alternativ kann ein PDF-Drucker verwendet werden.
Prüfen Sie anschließend, ob der Text im PDF markierbar ist. Wenn Sie Rechnungsnummer, Betrag oder Positionstext mit der Maus markieren können, ist die Datei meist besser geeignet als ein reiner Scan.
3. PDF in RechneX hochladen
Öffnen Sie den PDF zu XRechnung und ZUGFeRD Konverter und laden Sie die Datei hoch. RechneX erkennt die Rechnungsdaten, bringt sie in ein strukturiertes Format und macht sie im Editor prüfbar.
Für Standardrechnungen ist dieser Weg besonders schnell. Bei komplexeren Dokumenten sollten Sie die erkannten Daten bewusst kontrollieren.
4. Daten im Editor prüfen und ergänzen
Kontrollieren Sie alle relevanten Rechnungsfelder. Besonders wichtig sind:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Verkäuferdaten
- Käuferdaten
- USt-IdNr. oder Steuernummer, falls erforderlich
- IBAN und Zahlungsdaten
- Positionen und Mengen
- Einzelpreise und Gesamtbeträge
- Steuersätze und Steuerkategorien
- Rechnungsbetrag
- Skonto, Zahlungsziel oder Zahlungsbedingungen
- Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern
5. Ausgabeformat wählen: XRechnung oder ZUGFeRD
Wählen Sie anschließend das passende Format.
XRechnung eignet sich besonders, wenn der Empfänger eine reine XML-Rechnung verlangt oder wenn Sie an öffentliche Auftraggeber liefern.
ZUGFeRD eignet sich besonders, wenn Ihre Kunden weiterhin ein sichtbares PDF erhalten sollen, die Rechnung aber zusätzlich strukturierte XML-Daten enthalten muss. Für viele B2B-Prozesse ist ZUGFeRD deshalb ein praktischer Übergang von der klassischen PDF-Rechnung zur maschinell verarbeitbaren E-Rechnung.
6. E-Rechnung validieren
Vor dem Versand sollten Sie die Datei prüfen. Mit dem XRechnung Validator können Sie XML-Dateien gegen relevante technische Regeln validieren. Für hybride Rechnungen steht zusätzlich der ZUGFeRD Validator zur Verfügung.
Validierung ist besonders wichtig, weil eine fehlerhafte XML-Datei vom Empfänger, Portal oder Buchhaltungssystem abgelehnt werden kann. Typische Fehler sind fehlende Pflichtfelder, falsche Steuerkategorien, Rundungsdifferenzen, ungültige Käuferreferenzen oder unvollständige Zahlungsdaten.
7. E-Rechnung herunterladen und versenden
Nach der Prüfung laden Sie die fertige E-Rechnung herunter und senden sie über den passenden Kanal an den Empfänger. Je nach Empfänger kann das per E-Mail, über ein Portal, über ZRE/OZG-RE, über Peppol oder über einen individuellen Prozess erfolgen.
Für einfache Standardfälle reicht der manuelle Download oft aus. Für wiederkehrende Abläufe, hohe Volumen oder feste Empfängerlogiken kann Enterprise sinnvoll sein.
Wann reicht der Pro-Tarif?
Der Pro-Tarif ist passend, wenn Sie regelmäßig Standardrechnungen erstellen, konvertieren, ansehen oder validieren möchten, aber keine individuelle Systemintegration benötigen.
Pro passt besonders gut, wenn Sie:
- regelmäßig PDF-Rechnungen in XRechnung umwandeln möchten
- regelmäßig PDF-Rechnungen in ZUGFeRD umwandeln möchten
- E-Rechnungen direkt im Browser erstellen möchten
- XRechnungen lesbar anzeigen möchten
- XML-Dateien vor dem Versand prüfen möchten
- keine API- oder ERP-Anbindung benötigen
- Standardprozesse ohne individuelles Projekt abbilden möchten
- Batch-Upload für mehrere Standard-PDFs nutzen möchten
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Wann ist Enterprise die bessere Lösung?
Enterprise ist für Unternehmen gedacht, bei denen ein einfacher manueller PDF-Upload nicht ausreicht. Das betrifft vor allem Betriebe mit hohen Rechnungsvolumen, komplexen Belegarten, individuellen Empfängeranforderungen oder bestehenden Systemlandschaften.
Enterprise kann sinnvoll sein, wenn Sie:
- Rechnungen direkt aus ERP, CRM, Shop oder Warenwirtschaft erzeugen möchten
- eine API-Anbindung benötigen
- E-Rechnungen automatisch aus bestehenden Systemen erstellen möchten
- PDF-Rechnungen automatisch per E-Mail-Weiterleitung verarbeiten möchten
- E-Rechnungen automatisiert versenden möchten
- hohe Volumen oder regelmäßige Batch-Verarbeitung benötigen
- Freigabeprozesse, Fehlerlisten oder Monitoring benötigen
- individuelle Pflichtfelder je Kunde oder Empfänger abbilden müssen
- Sonderfälle automatisch erkennen und verarbeiten möchten
- bestehende Layouts, Nummernkreise oder Zahlungslogiken berücksichtigen müssen
- eine individuelle Prüfung und Einrichtung mit Beispielbelegen wünschen
- Abschlagsrechnung
- Schlussrechnung
- Gutschrift
- Storno
- Korrekturrechnung
- Reverse Charge
- Kleinunternehmerrechnung
- Bauabschlag
- Factoring und Forderungsabtretung
- abweichender Zahlungsempfänger
- kundenspezifische Bestellnummernlogik
- Empfängerregeln für Behörden oder Großkunden
- ERP-Mapping für Artikel, Projekte, Kostenstellen oder Belegarten
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Sonderfälle: Warum alte Software hier besonders schnell an Grenzen kommt
Viele alte Systeme können eine einfache Rechnung als PDF ausgeben. Schwieriger wird es bei Sonderfällen. In einer normalen PDF-Rechnung sieht ein Mensch oft noch, was gemeint ist. In einer E-Rechnung müssen diese Informationen aber korrekt strukturiert werden.
Beispiele:
Eine Gutschrift braucht die passende Belegart und häufig einen Bezug zur ursprünglichen Rechnung.
Eine Reverse-Charge-Rechnung benötigt die richtige Steuerlogik, passende Steuerkategorie und einen verständlichen Hinweistext.
Eine Abschlagsrechnung oder Schlussrechnung muss bereits berechnete Beträge, offene Beträge und Schlussbeträge sauber abbilden.
Bei Factoring oder Forderungsabtretung muss eindeutig erkennbar sein, an wen gezahlt werden soll und welche Zahlungsdaten gelten.
Solche Fälle sind technisch anspruchsvoller als eine normale Standardrechnung. Deshalb trennt RechneX klar zwischen schnellen Standardprozessen, manuellen Generator-Sonderfällen und individueller Enterprise-Automatisierung.
Einzelne Sonderfälle können Sie manuell im Generator erfassen. Automatische PDF- oder ERP-Sonderfälle sollten dagegen im Enterprise-Prozess mit Beispielbelegen geprüft und eingerichtet werden.
Sicherheit, Datenschutz und Validierung
E-Rechnungen enthalten sensible Unternehmens-, Kunden- und Zahlungsdaten. Deshalb sollten Sie bei einer E-Rechnungsplattform nicht nur auf Funktionsumfang achten, sondern auch auf Verarbeitung, Datenschutz und Prüfbarkeit.
RechneX ist auf Unternehmen in Deutschland ausgerichtet und setzt auf eine sichere Browser-Nutzung ohne lokale Installation. Hochgeladene Dateien werden temporär verarbeitet, die Plattform unterstützt Validierung und bietet im geschützten Bereich Zugriff auf Tools wie Konverter, Generator, Viewer, Validator, Einstellungen und AVV.
Wichtige Vertrauensfaktoren sind:
- DSGVO-orientierte Verarbeitung
- EU-/Deutschland-Fokus bei der Verarbeitung
- temporäre Verarbeitung statt unnötiger dauerhafter Speicherung
- KoSIT-Validierung und EN-16931-Bezug
- XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, UBL und CII als relevante Formate
- AVV für Auftragsverarbeitung
- transparente Tariflogik
- klare Trennung zwischen Standardfällen und Enterprise-Sonderfällen
Häufige Fragen zur alten Software und E-Rechnung
Muss ich mein altes ERP wegen der E-Rechnungspflicht austauschen?
Nicht zwingend. Wenn Ihr ERP oder Ihre Warenwirtschaft weiterhin gute PDF-Rechnungen erzeugt, können Sie diese häufig mit einem Konverter in XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln. Ein ERP-Wechsel ist nur dann notwendig, wenn Ihre Prozesse grundsätzlich modernisiert werden sollen oder die technische Integration direkt im System erforderlich ist.
Kann ich weiterhin PDF-Rechnungen versenden?
Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung im neuen Sinn. Für Übergangszeiträume können sonstige Rechnungen unter bestimmten Voraussetzungen noch zulässig sein. Langfristig benötigen Unternehmen für betroffene B2B-Umsätze strukturierte E-Rechnungen. ZUGFeRD kann hier eine gute Lösung sein, weil es ein sichtbares PDF mit eingebettetem XML kombiniert.
Kann ich aus einer alten PDF-Rechnung eine XRechnung erstellen?
Ja, wenn die notwendigen Rechnungsdaten erkannt und korrekt strukturiert werden können. Mit RechneX können Sie eine PDF-Rechnung hochladen, die Daten prüfen und daraus eine XRechnung erstellen.
Kann ich aus einer PDF-Rechnung ZUGFeRD erstellen?
Ja. ZUGFeRD ist besonders geeignet, wenn der Empfänger weiterhin ein lesbares PDF erhalten soll, die Rechnung aber zusätzlich maschinenlesbare XML-Daten enthalten muss. Mit RechneX können Sie PDF-Rechnungen in ZUGFeRD umwandeln.
Was ist besser: XRechnung oder ZUGFeRD?
Das hängt vom Empfänger ab. XRechnung ist vor allem bei öffentlichen Auftraggebern und rein strukturierten Prozessen relevant. ZUGFeRD ist für viele B2B-Prozesse attraktiv, weil es ein PDF mit strukturiertem XML verbindet. Mehr dazu finden Sie im Beitrag XRechnung vs. ZUGFeRD.
Was mache ich bei Rechnungen an Behörden?
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist häufig XRechnung erforderlich. Zusätzlich können Angaben wie Leitweg-ID, Bestellnummer oder Käuferreferenz wichtig sein. Nutzen Sie dafür den Leitweg-ID Finder und prüfen Sie Ihre Datei vor dem Versand mit dem XRechnung Validator.
Was mache ich bei Gutschrift, Abschlag oder Schlussrechnung?
Einfache Sonderfälle können je nach Fall manuell im Generator erstellt werden. Wenn solche Sonderfälle automatisch aus PDFs, ERP-Daten oder bestehenden Systemen erzeugt werden sollen, ist Enterprise die passendere Lösung.
Kann RechneX an bestehende Systeme angebunden werden?
Ja, für individuelle Anforderungen ist Enterprise vorgesehen. Dazu gehören unter anderem API-Anbindung, ERP-Anbindung, CRM- oder Shop-Anbindung, Batch-Prozesse, individuelle Mappings, E-Mail-Weiterleitung, E-Rechnungsversand, Freigabeprozesse und kundenspezifische Regeln. Der konkrete Umfang wird anhand Ihrer Beispielbelege und Prozesse geprüft.
Praxisbeispiel: Alte Warenwirtschaft weiter nutzen
Ein Unternehmen schreibt seine Rechnungen seit Jahren in einer älteren Warenwirtschaft. Die Software ist intern bekannt, enthält alle Kunden- und Artikeldaten und erzeugt saubere PDF-Rechnungen. Ein Update für XRechnung und ZUGFeRD ist teuer oder gar nicht verfügbar.
Statt sofort ein neues ERP einzuführen, kann das Unternehmen so vorgehen:
- Rechnung wie gewohnt in der Warenwirtschaft erstellen.
- PDF exportieren.
- PDF in RechneX hochladen.
- erkannte Daten prüfen.
- XRechnung oder ZUGFeRD auswählen.
- Datei validieren.
- fertige E-Rechnung herunterladen und versenden.
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Checkliste: Ist Ihre alte Software bereit für den RechneX-Workflow?
Prüfen Sie vor dem Start diese Punkte:
- Kann Ihre Software Rechnungen als PDF exportieren?
- Ist der Text im PDF markierbar?
- Sind Rechnungsnummer, Datum und Beträge klar erkennbar?
- Sind Käufer- und Verkäuferdaten vollständig?
- Sind Steuerangaben korrekt ausgewiesen?
- Sind Zahlungsdaten wie IBAN und Zahlungsziel enthalten?
- Gibt es Sonderfälle wie Gutschrift, Abschlag, Schlussrechnung oder Reverse Charge?
- Müssen Behördenangaben wie Leitweg-ID ergänzt werden?
- Soll der Prozess manuell, per Batch oder automatisiert laufen?
- Brauchen Sie perspektivisch eine API-, ERP- oder Shop-Anbindung?
Fazit: Alte Software behalten, E-Rechnungspflicht pragmatisch lösen
Die E-Rechnungspflicht bedeutet nicht automatisch, dass jedes Unternehmen sofort sein ERP-System austauschen muss. Viele Betriebe können ihre bestehende Rechnungssoftware weiter nutzen, wenn sie am Rechnungsausgang eine saubere E-Rechnungs-Lösung ergänzen.
Mit RechneX erstellen, konvertieren, prüfen und visualisieren Sie E-Rechnungen direkt im Browser. Für Standardfälle laden Sie eine PDF-Rechnung hoch und erzeugen daraus XRechnung oder ZUGFeRD. Für regelmäßige Abläufe bietet Pro unbegrenzte Standardprozesse. Für komplexe Anforderungen steht Enterprise bereit: mit API, ERP-Anbindung, individuellen Regeln, Sonderfällen, E-Mail-Weiterleitung, E-Rechnungsversand, Freigaben und hoher Automatisierung.
So wird aus alter Software kein Risiko, sondern ein stabiler Ausgangspunkt für den Umstieg auf strukturierte E-Rechnungen.
Machen Sie Ihre alte Software E-Rechnungs-fähig
Starten Sie ohne ERP-Wechsel: PDF-Rechnung hochladen, Rechnungsdaten prüfen und als XRechnung oder ZUGFeRD herunterladen. Für wiederkehrende Standardfälle nutzen Sie Pro, für API, ERP-Anbindung und komplexe Sonderfälle Enterprise.
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Handwerker
E-Rechnung für Handwerker mit bestehender Handwerkersoftware, Word, Excel, Abschlagsrechnung, Aufmaß, Leitweg-ID und ZUGFeRD/XRechnung.
Branche
IT-Freelancer
E-Rechnung für IT-Freelancer: LaTeX, Markdown, PDF-Templates, Reverse Charge, internationale Kunden und schlanker Workflow ohne ERP-Wechsel.
Branche
Berater
E-Rechnung für Berater: Tagessätze, Reisekosten, Bestellbezug, Kostenstellen und hochwertige PDF-Rechnungen sicher als ZUGFeRD oder XRechnung bereitstellen.



