DATEV-Rechnung in XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln
Sie möchten DATEV, Kanzlei-Workflow oder bestehende PDF-Prozesse beibehalten, brauchen aber eine valide E-Rechnung? RechneX ergänzt genau den fehlenden Schritt: PDF hochladen, XRechnung oder ZUGFeRD erstellen, validieren und sicher weitergeben.
Für alle, die ihre DATEV-Vorlage behalten und trotzdem E-Rechnungen ausstellen möchten.
Von der PDF-Rechnung im DATEV-Ablauf zur E-Rechnung
Rechnung wie gewohnt erstellen
Den fertigen PDF-Beleg aus dem Rechnungsprogramm oder Kanzleiablauf verwenden.
Sie prüfen die übernommenen Daten
PDF hochladen, Rechnungsangaben kontrollieren und fehlende Pflichtfelder ergänzen.
Bei Rückfragen: Unklare Angaben mit dem Originalbeleg oder der zuständigen Person klären.
Empfängerformat erstellen und technisch prüfen
Das Format wählen, das Ihr Empfänger verarbeitet, und die fertige Datei validieren.
XRechnung
Reine XML-Datei
ZUGFeRD
PDF/A-3 mit eingebetteter CII-XML
Prüffehler gehen vor der Übergabe in den Korrekturweg.
Sie geben die geprüfte Datei weiter
Für Kunde, Portal oder Kanzlei herunterladen und im bestehenden Ablauf nutzen.
3,99 € je Rechnung, ohne Abo
DATEV bleibt im Prozess
RechneX ersetzt keine Buchhaltung, sondern ergänzt den fehlenden E-Rechnungs-Schritt zwischen PDF, Kanzlei, Empfänger und Portal.
XRechnung und ZUGFeRD
Erstellen Sie das Format, das Ihr Empfänger wirklich braucht: reines XML oder eine lesbare PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten Daten.
Validierung vor der Weitergabe
Prüfen Sie Ihre Datei, bevor sie beim Empfänger, im Portal oder im Kanzlei-Workflow Rückfragen auslöst.
AVV und dokumentierte Dienstleister
AVV online abschließbar, dokumentierte Dienstleister und definierte Löschfristen.
Kostenlos starten
Ideal für erste Tests, einzelne Rechnungen und den Einstieg in einen sauberen E-Rechnungsprozess.
Pro für regelmäßige Nutzung
Für Unternehmen und Kanzleien, die eigene Rechnungen einschließlich Gutschriften und Korrekturen regelmäßig erstellen, konvertieren, validieren oder visualisieren möchten.
Enterprise für automatisierte Abläufe
Für hohe Volumen, API-Anbindung, ERP-Prozesse, automatisierte Belegarten oder individuelle Rechnungslogik.
Kunde erhält die Rechnung, Kanzlei bleibt informiert
Mit Enterprise senden Sie die fertige E‑Rechnung direkt aus RechneX. Auf Wunsch erhält Ihr Steuerbüro automatisch eine Blindkopie – ohne zusätzlichen Weiterleitungs-Schritt.
Ihre Rechnung liegt in DATEV? RechneX macht daraus eine E-Rechnung.
Viele Unternehmen arbeiten weiterhin mit bestehenden Vorlagen, Exporten oder eingespielten Rechnungsprozessen. RechneX ergänzt den fehlenden Schritt: Aus Ihrer fertigen Rechnung wird eine geprüfte XRechnung oder ZUGFeRD-Datei.
Typische Hürde
DATEV läuft, aber der Empfänger verlangt E-Rechnung
Viele Unternehmen und Kanzleien arbeiten bereits sauber mit DATEV-nahen Abläufen. Das Problem entsteht erst am Ende: Kunde, Portal oder Behörde erwartet XRechnung oder ZUGFeRD statt einer normalen PDF-Rechnung.
Typische Hürde
PDF-Rechnungen bleiben in der Praxis Realität
Mandanten, Altsoftware, Office-Vorlagen und bestehende Rechnungsprogramme liefern häufig weiterhin PDFs. RechneX macht daraus eine strukturierte E-Rechnung, ohne den gesamten Prozess auszutauschen.
Typische Hürde
Ungültige Dateien führen sofort zu Rückfragen
Fehlende Pflichtfelder, falsche Steuerangaben oder technische XML-Fehler sorgen für Portal-Ablehnungen, Nacharbeit und unnötige Schleifen zwischen Mandant, Kanzlei und Empfänger.
Formatwahl
Wann XRechnung, wann ZUGFeRD?
Beide Formate erfüllen den strukturierten E-Rechnungsansatz, aber sie passen zu unterschiedlichen Empfänger-Prozessen.
- XRechnung ist ideal für reine XML-Prozesse, Behörden und strikt automatisierte Eingänge.
- ZUGFeRD ist ideal, wenn Ihr Kunde ein PDF sehen und gleichzeitig strukturierte Daten verarbeiten will.
- RechneX unterstützt den pragmatischen Einstieg aus DATEV- und PDF-Workflows heraus.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF mit eingebettetem XML |
| Geeignet für | Behörden, Portale, strenge XML-Prozesse | B2B mit lesbarem PDF und Datenebene |
| Lesbarkeit | Nur maschinell verarbeitbar | Für Menschen lesbar, maschinell verarbeitbar |
| Einstieg aus DATEV | Wenn reines XML verlangt wird | Wenn das PDF sichtbar bleiben soll |
DATEV und E-Rechnung: Bestehende Prozesse behalten, Pflicht sauber erfüllen
Viele Unternehmen und Kanzleien arbeiten bereits eingespielt mit DATEV-nahen Abläufen. Rechnungen werden erstellt, geprüft, abgelegt und an den Steuerberater übergeben. Doch sobald ein Kunde, ein Portal oder ein öffentlicher Auftraggeber eine echte E-Rechnung verlangt, reicht eine normale PDF-Rechnung nicht mehr aus.
Genau hier setzt RechneX an.
Mit RechneX wandeln Sie vorhandene PDF-Rechnungen oder Rechnungsdaten in XRechnung oder ZUGFeRD um. So bleibt Ihr bestehender Prozess erhalten, während der entscheidende Schritt zur strukturierten, validierten E-Rechnung ergänzt wird.
Der typische DATEV-nahe E-Rechnungsprozess
In der Praxis sieht es häufig so aus: Die Rechnung entsteht weiterhin in einem bestehenden Rechnungsprogramm, in einer Kanzlei-Umgebung, aus einer Vorlage oder als PDF. Der Empfänger erwartet aber eine strukturierte Datei, die maschinell verarbeitet werden kann.
Mit RechneX wird daraus ein klarer Ablauf:
- Rechnung wie gewohnt als PDF erzeugen
- PDF in RechneX hochladen
- Rechnungsdaten prüfen und bei Bedarf ergänzen
- XRechnung oder ZUGFeRD erstellen
- Datei validieren und weitergeben
So entsteht aus einem unsicheren Medienbruch ein sauberer, nachvollziehbarer Prozessschritt.
XRechnung oder ZUGFeRD: Das passende Format für den Empfänger
Nicht jeder Empfänger braucht dasselbe Format. Für Behörden, Portale und viele öffentliche Auftraggeber ist XRechnung häufig der richtige Weg, weil hier eine reine XML-Datei verlangt wird.
Für viele B2B-Prozesse ist ZUGFeRD oft praktischer: Die Rechnung bleibt als PDF lesbar, enthält aber zusätzlich strukturierte XML-Daten für die maschinelle Verarbeitung.
RechneX unterstützt beide Wege. Sie wählen nicht nach Bauchgefühl, sondern nach dem, was Ihr Empfänger tatsächlich akzeptiert.
Weniger Rückfragen zwischen Unternehmen, Kanzlei und Empfänger
Abgelehnt werden E-Rechnungen meist wegen Details: fehlende Pflichtfelder, falsche Steuerlogik, unklare Empfängerangaben, Rundungsprobleme oder technische XML-Fehler.
Das kostet Zeit auf allen Seiten. Der Empfänger lehnt die Rechnung ab. Die Kanzlei fragt nach. Der Mandant muss nacharbeiten. Und die Zahlung verzögert sich.
Mit RechneX prüfen Sie die E-Rechnung vor der Weitergabe. Das reduziert Rückläufer und schafft mehr Sicherheit, bevor die Datei beim Kunden, im Portal oder im Folgeprozess landet.
Für Kanzleien, Steuerberater und mittelständische Unternehmen
RechneX ist besonders sinnvoll, wenn Sie bereits einen funktionierenden Rechnungsprozess haben, aber noch keine durchgängige E-Rechnungsstrecke.
Typische Einsatzfälle sind:
- Mandanten liefern weiterhin PDF-Rechnungen
- Altsoftware kann keine saubere XRechnung erzeugen
- Kunden verlangen ZUGFeRD statt klassischer PDF
- Behörden fordern XRechnung mit korrekten Pflichtangaben
- Kanzleien möchten Belege vor der Weitergabe sauber prüfen
- Unternehmen brauchen eine schnelle Lösung ohne ERP-Projekt
Damit eignet sich RechneX als pragmatische Brücke zwischen bestehender Buchhaltung und moderner E-Rechnung.
Kein neues ERP-Projekt für jeden Einzelfall
Nicht jeder E-Rechnungsbedarf rechtfertigt sofort ein großes Softwareprojekt. Gerade bei einzelnen Rechnungen, Übergangsprozessen, Sonderfällen oder gemischten Mandantenlandschaften ist ein schlanker Weg oft wirtschaftlicher.
RechneX hilft genau dort, wo ein vollständiger Systemwechsel zu groß wäre: PDF hochladen, Rechnungsdaten sauber strukturieren, Format wählen, validieren, weitergeben.
Für regelmäßige unterstützte Rechnungen und Sonderfälle ist der Pro-Tarif geeignet. Für hohe Volumen, ERP-Anbindung, API-Prozesse oder individuell abgestimmte Erkennung und automatisierte Abläufe steht Enterprise zur Verfügung.
RechneX ergänzt DATEV dort, wo E-Rechnung gebraucht wird
DATEV bleibt in vielen Unternehmen und Kanzleien das Zentrum der Buchhaltung. RechneX ergänzt diesen Ablauf um den praktischen E-Rechnungs-Schritt: aus vorhandenen Rechnungen werden valide XRechnungen oder ZUGFeRD-Dateien, die sich sauber an Empfänger, Portale oder weitere Prozesse übergeben lassen.
So erfüllen Sie die Anforderungen an strukturierte E-Rechnungen, ohne Ihre bewährten Abläufe unnötig umzubauen.
Für ein konkretes Praxisbeispiel lesen Sie auch unseren Guide zu DATEV und XRechnung ohne Medienbruch.
Passende Tools
Weitere Ratgeber
Fragen zu DATEV, XRechnung und ZUGFeRD
Hier finden Sie die wichtigsten Antworten zu E-Rechnungspflicht, Validierung, Dateiformaten und typischen Fehlern.
Ist RechneX eine DATEV-Alternative?
Nein. RechneX ist keine vollständige Buchhaltungssoftware und ersetzt DATEV nicht. RechneX ergänzt bestehende Prozesse dort, wo aus PDF-Rechnungen oder Rechnungsdaten eine valide XRechnung oder ZUGFeRD-Datei entstehen soll.
Kann ich DATEV weiter nutzen?
Ja. DATEV, Kanzlei-Kommunikation und bestehende Belegprozesse bleiben erhalten. RechneX ergänzt nur die E-Rechnungsstufe.
Wann ist XRechnung für DATEV-nahe Prozesse sinnvoll?
XRechnung ist sinnvoll, wenn der Empfänger ein reines XML-Format verlangt, zum Beispiel bei Behörden, Portalen oder klar definierten B2G-Prozessen.
Wann ist ZUGFeRD die bessere Wahl?
ZUGFeRD ist oft praktischer, wenn weiterhin ein lesbares PDF gebraucht wird, die Rechnung aber zusätzlich strukturierte Daten für die maschinelle Verarbeitung enthalten soll.
Hilft RechneX auch Steuerberatern und Kanzleien?
Ja. Besonders dann, wenn Mandanten noch PDF-Rechnungen liefern, Empfänger aber E-Rechnungen verlangen. RechneX reduziert Rückfragen und macht die Weitergabe sauberer.