E-Rechnung API für XRechnung, ZUGFeRD und Validierung

Eine API ist sinnvoll, wenn Rechnungen regelmäßig aus Software entstehen und nicht manuell hochgeladen werden sollen.

RechneX übernimmt Daten aus ERP, SaaS-Anwendungen, Shops oder eigenen Systemen und überführt sie in passende E-Rechnungsformate.

Bei automatisierten Rechnungsprozessen müssen nicht nur Dateien erstellt werden. Auch Pflichtfelder, Sonderfälle, Validierung und Fehlerbehandlung spielen eine wichtige Rolle.

Die Schnittstelle braucht deshalb einen klaren Datenvertrag: Eingaben, Pflichtfelder, Rückgabeformat, Fehlermeldungen und Verhalten bei unvollständigen Daten.

Für die Aufbewahrung empfehlen wir, ein vorhandenes geeignetes Archiv als zentrale Ablage weiter zu nutzen. Fehlt ein Archiv, kann RechneX Enterprise eine passende Archivlösung für die gesetzliche Aufbewahrung bereitstellen. Übergabe, Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechte und Datenexport werden individuell vereinbart.

Sie stellen Beispielrechnungen, Datenexporte oder API-Daten bereit. Daraus wird geprüft, welche Informationen vorhanden sind und welche ergänzt werden müssen.

Anschließend werden Eingabe, Datenzuordnung, Ausgabe, Validierung und verständliche Fehlerantworten für den konkreten Datenfluss definiert.

Die API eignet sich besonders für Unternehmen mit regelmäßigem Rechnungsvolumen oder Softwareanbieter, die E-Rechnungsfunktionen integrieren möchten.

Typische Fälle sind XRechnung, ZUGFeRD, Validierung, Korrekturen und automatisierte Verarbeitung.

Als Eingang eignen sich strukturierte Rechnungsdaten aus ERP, Shop, CRM oder einer eigenen Anwendung, zum Beispiel als JSON, XML oder CSV-Export. Gibt Ihr System nur PDF-Rechnungen aus, kann auch dieser Weg der Einstieg sein. Dann legen wir fest, wie unsichere Erkennungen geprüft und freigegeben werden.

Zurück erhält Ihr System die E-Rechnung im vereinbarten Format: XRechnung als XML oder ZUGFeRD als PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Dazu gehört das Prüfergebnis. XRechnung prüft RechneX mit dem KoSIT Validator, ZUGFeRD mit dem Mustang Validator.

Mit der Meldung „XML konnte nicht erstellt werden“ kann ein ERP nichts anfangen. Bei der Einrichtung legen wir deshalb fest, wie Fehler zurückkommen: mit Regel-ID, betroffenem Feld und einem verständlichen Text, getrennt nach Fehlern und Warnungen.

Ebenso wichtig ist die Unterscheidung zwischen einer ungültigen Rechnung und einem technischen Ausfall. Eine ungültige Rechnung muss fachlich korrigiert werden. Ein Ausfall darf wiederholt werden, ohne dass dabei eine zweite Rechnung entsteht.