E-Rechnung ab 2027: Readiness-Checkliste

E-Rechnung ab 2027: Ist Ihr Unternehmen bereit?

Ab 2027 verkürzt sich die Übergangsfrist für viele Rechnungsaussteller. Prüfen Sie zuerst den Gesamtumsatz des Vorjahres, anschließend Ausgangssystem, Rechnungsformate, Pflichtfelder, Empfangskanal, Validierung und Archivierung. Die folgende Checkliste führt diese Punkte in der Reihenfolge zusammen, in der sie für einen produktiven Start entschieden werden müssen.

Für 2027 ist insbesondere der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Kalenderjahr 2026 maßgeblich. Lag er über 800.000 Euro, kann das Unternehmen die umsatzabhängige Übergangsregel grundsätzlich nicht mehr nutzen. Lag er bei höchstens 800.000 Euro, dürfen unter den gesetzlichen Voraussetzungen noch bis Ende 2027 sonstige Rechnungen ausgestellt werden. Ab 2028 endet diese umsatzabhängige Übergangsregel.

Die Grenze entscheidet jedoch nicht allein. Die Pflicht betrifft grundsätzlich Rechnungen über Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, für die umsatzsteuerlich eine Rechnung auszustellen ist. Ausnahmen und Sonderregelungen müssen deshalb vor der technischen Umsetzung geklärt werden.

Kurzantwort: Wer muss ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?

Für einen im Jahr 2027 ausgeführten Umsatz ist regelmäßig eine E-Rechnung erforderlich, wenn alle folgenden Punkte erfüllt sind:

Rechnungsaussteller und Leistungsempfänger sind im Inland ansässige Unternehmer.
Für den Umsatz besteht eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Rechnungsausstellung.
Keine gesetzliche Ausnahme greift.
Der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers lag 2026 über 800.000 Euro.
Es wird kein bis Ende 2027 zugelassenes EDI-Verfahren im Rahmen der Übergangsregel genutzt.

Bei einem Vorjahresumsatz von genau 800.000 Euro kann die umsatzabhängige Übergangsregel noch greifen. Maßgeblich ist nach § 27 Absatz 38 UStG, ob der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat.

Unabhängig von der Ausgangspflicht müssen inländische Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums genügt für die Bereitstellung grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Für die anschließende Prüfung, Verarbeitung und Aufbewahrung braucht es jedoch einen geregelten internen Ablauf.

Schritt 1: Umsatzgrenze und Geltungsbereich klären

Bevor Software ausgewählt oder eine Schnittstelle beauftragt wird, muss der konkrete Geltungsbereich feststehen.

Welcher Umsatz ist maßgeblich?

Für Rechnungen über 2027 ausgeführte Umsätze ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Kalenderjahr 2026 entscheidend. Nicht maßgeblich sind:

der Wert der einzelnen Rechnung,
der Umsatz des Rechnungsempfängers,
nur der Umsatz einer Abteilung oder eines einzelnen Produkts,
der voraussichtliche Umsatz für 2027.

Bei Umwandlungen, Unternehmensgruppen, Organschaften, Rumpfwirtschaftsjahren oder einem Wechsel der Unternehmereigenschaft sollte die Einordnung mit der Steuerberatung geklärt und dokumentiert werden.

Welche Rechnungen sind ausgenommen?

Nach der aktuellen Regelung muss nicht jede Rechnung als E-Rechnung ausgestellt werden. Zu den wichtigen Fällen gehören:

Rechnungen an private Endverbraucher,
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto,
Fahrausweise, die als Rechnung gelten,
Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG,
bestimmte steuerfreie Umsätze,
Leistungen an juristische Personen, die nicht als Unternehmer handeln.

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber müssen gesondert betrachtet werden. Für B2G-Rechnungen können Bundes- oder Landesregelungen, Portale, Leitweg-ID und vorgegebene Übermittlungswege gelten, unabhängig von der B2B-Übergangsregel im Umsatzsteuerrecht.

Ergebnis des ersten Prüfschritts

Halten Sie schriftlich fest:

welche Gesellschaft oder Unternehmereinheit Rechnungsaussteller ist,
wie hoch ihr Gesamtumsatz 2026 war,
welche Ausgangsrechnungen in den gesetzlichen Anwendungsbereich fallen,
welche Ausnahmen regelmäßig vorkommen,
ab welchem Datum der produktive E-Rechnungsprozess verbindlich genutzt wird.

Schritt 2: Alle Rechnungsquellen erfassen

Eine Umstellung scheitert häufig daran, dass nur das zentrale Buchhaltungssystem betrachtet wird. Ausgangsrechnungen können zusätzlich aus ERP, CRM, Warenwirtschaft, Onlineshop, Projektsoftware, Zeiterfassung, Excel, Word oder branchenspezifischen Anwendungen entstehen.

Erstellen Sie deshalb ein Verzeichnis aller Rechnungsquellen mit diesen Angaben:

Prüffeld	Zu klärende Frage
System	Wo wird die Rechnung heute erstellt?
Volumen	Wie viele Rechnungen entstehen pro Monat?
Fälle	Gibt es Abschläge, Gutschriften, Schlussrechnungen oder Reverse Charge?
Daten	Sind alle Pflichtangaben strukturiert verfügbar?
Ausgabe	Kann das System XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen?
Prüfung	Wird die erzeugte Datei vor dem Versand validiert?
Versand	Welcher Kanal ist mit dem Empfänger vereinbart?
Archiv	Wo bleibt das strukturierte Original erhalten?

Für ein kleines Volumen kann eine kontrollierte Konvertierung bestehender Rechnungen ausreichen. Bei wiederkehrenden oder hohen Volumen ist eine feste Exportstrecke mit Datenzuordnung, Validierung, Fehlerbehandlung und Protokollierung meist belastbarer.

Schritt 3: Stammdaten und Pflichtfelder bereinigen

Ein technisch korrektes Format kann fehlende oder widersprüchliche Rechnungsdaten nicht ausgleichen. Prüfen Sie mindestens:

vollständiger Firmenname und Anschrift von Verkäufer und Käufer,
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
eindeutige Rechnungsnummer,
Rechnungs- und Leistungsdatum beziehungsweise Leistungszeitraum,
Währung, Zahlungsziel und Zahlungsdaten,
Steuerkategorie, Steuersatz und Steuerbefreiungsgrund,
Artikelbezeichnungen, Mengen, Einheiten und Einzelpreise,
Zu- und Abschläge sowie Rundungslogik,
Bestellnummer, Vertragsreferenz oder Kostenstelle, wenn der Empfänger sie verlangt,
Leitweg-ID beziehungsweise Käuferreferenz bei Behördenrechnungen.

Ordnen Sie jedes Pflichtfeld einer Quelle und einer verantwortlichen Stelle zu. So wird sichtbar, ob beispielsweise die Buchhaltung eine Steuerkennung pflegt, der Vertrieb die Bestellreferenz erfasst oder das ERP die Zahlungsbedingungen in die XML-Ausgabe überträgt.

Schritt 4: Zielformat und Empfängeranforderungen festlegen

Eine E-Rechnung muss strukturiert sein und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ein einfaches PDF, ein Scan oder eine Word-Datei erfüllt diese Definition nicht.

In Deutschland sind vor allem zwei Wege verbreitet:

XRechnung: reine XML-Rechnung, häufig bei öffentlichen Auftraggebern und strukturierten B2B-Prozessen.
ZUGFeRD: PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML-Datensatz, wenn eine visuelle Darstellung und strukturierte Daten gemeinsam benötigt werden.

Das Format allein genügt nicht. Empfänger können zusätzlich ein bestimmtes Profil, eine Leitweg-ID, eine Bestellreferenz, Anlagen, Peppol oder ein eigenes Portal verlangen. Erfassen Sie diese Anforderungen im Kundenstamm und vermeiden Sie freie Notizen, die beim Export nicht ausgewertet werden.

Schritt 5: Empfang, Versand und Rückmeldungen organisieren

Ein vollständiger Prozess umfasst mehr als die Dateierzeugung.

Eingang

Ein zentrales Postfach oder ein anderer klarer Empfangskanal ist benannt.
XML-Dateien und ZUGFeRD-PDFs werden nicht durch Filter entfernt.
Mitarbeitende können strukturierte Rechnungen lesbar anzeigen.
Dubletten, unlesbare Dateien und fachliche Abweichungen werden erkannt.
Das strukturierte Original wird an Buchhaltung und Archiv übergeben.

Ausgang

Der passende Kanal ist je Empfänger hinterlegt.
Rechnungen werden erst nach fachlicher Freigabe erzeugt.
Die erzeugte Datei wird technisch validiert.
Versand und Empfangsbestätigung werden nachvollziehbar protokolliert.
Ablehnungen gelangen mit konkretem Fehlergrund an eine zuständige Person.

Legen Sie außerdem fest, wie eine fehlerhafte Rechnung berichtigt wird. Wenn eine E-Rechnung verpflichtend ist, muss grundsätzlich auch ihre Berichtigung als E-Rechnung erfolgen.

Schritt 6: Validierung als Freigabeschritt einbauen

Die Validierung prüft, ob XML-Struktur, Geschäftsregeln und rechnerische Abhängigkeiten zum verwendeten Profil passen. Sie ersetzt keine fachliche Prüfung, erkennt aber viele Fehler, bevor ein Kunde oder Portal die Rechnung ablehnt.

Ein belastbarer Prüfablauf umfasst:

formale Prüfung des Dateiformats,
Prüfung gegen EN 16931 und das verwendete Profil,
Kontrolle nationaler Regeln, etwa für XRechnung,
Abgleich von Summen, Steuerbeträgen und Zahlungsdaten,
fachliche Sichtprüfung durch eine verantwortliche Person,
dokumentierte Freigabe oder Rückgabe an das Quellsystem.

Testen Sie nicht nur eine einfache Standardrechnung. Der Testbestand sollte auch die im Unternehmen vorkommenden Gutschriften, Abschläge, Schlussrechnungen, Steuerbefreiungen, Reverse-Charge-Fälle, mehrere Steuersätze, Rabatte, Anlagen und Behördenrechnungen enthalten.

Mit dem E-Rechnung Validator können Sie XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien vor dem Versand technisch prüfen. Bestehende PDF-Rechnungen lassen sich im Konverter als Ausgangspunkt verwenden; die erkannten Daten müssen vor der Ausgabe fachlich kontrolliert werden.

Schritt 7: Aufbewahrung und Verfahrensdokumentation sichern

Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz aufzubewahren. Ein Ausdruck oder eine daraus erzeugte einfache PDF-Datei ersetzt das empfangene beziehungsweise versendete Original nicht.

Prüfen Sie für das Archiv:

Bleibt die ursprüngliche Datei unverändert erhalten?
Ist der strukturierte Teil weiterhin maschinell auswertbar?
Sind Eingang, Prüfung, Freigabe, Buchung und Korrektur nachvollziehbar?
Verhindern Rollen und Berechtigungen unkontrollierte Änderungen oder Löschungen?
Können Rechnungen innerhalb der Aufbewahrungsfrist gefunden und bereitgestellt werden?
Ist der Ablauf in der Verfahrensdokumentation beschrieben?

Die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt nach § 14b UStG grundsätzlich acht Jahre. Weitere handels- oder steuerrechtliche Pflichten können daneben relevant sein.

Schritt 8: Zuständigkeiten und Notfallweg festlegen

Benennen Sie für jede Phase eine verantwortliche Rolle:

Steuer und Recht: Geltungsbereich, Ausnahmen und Aufbewahrung
Buchhaltung: Pflichtangaben, fachliche Prüfung und Buchung
Vertrieb: Kundenreferenzen und Empfängeranforderungen
IT: Schnittstellen, Dateitransport, Berechtigungen und Monitoring
Fachbereich: Leistungsdaten, Positionen und Sonderfälle
Projektverantwortung: Zeitplan, Abnahme und dokumentierte Entscheidungen

Zusätzlich braucht es einen Notfallweg. Klären Sie vor dem Start, was bei Systemausfall, einer abgelehnten Datei, fehlenden Kundendaten oder einem kurzfristig geänderten Empfängerprofil geschieht. Eine manuelle Ersatzlösung darf die gesetzlichen Formatvorgaben nicht umgehen.

Go-live-Checkliste für 2027

Der Prozess ist bereit für den produktiven Einsatz, wenn Sie alle folgenden Punkte mit „Ja“ beantworten können:

[ ] Der Gesamtumsatz 2026 und die daraus folgende Frist sind dokumentiert.
[ ] Betroffene B2B-Umsätze und gesetzliche Ausnahmen sind abgegrenzt.
[ ] Alle Systeme und manuellen Wege für Ausgangsrechnungen sind erfasst.
[ ] Pflichtfelder haben eine eindeutige Datenquelle und Verantwortung.
[ ] XRechnung, ZUGFeRD oder ein anderes zulässiges Format wird korrekt erzeugt.
[ ] Empfängerspezifische Vorgaben werden aus gepflegten Stammdaten übernommen.
[ ] Standardfälle und alle relevanten Sonderfälle wurden mit echten Testdaten geprüft.
[ ] Jede ausgehende Datei durchläuft vor dem Versand eine technische Validierung.
[ ] Fachliche Freigabe und technischer Prüfbericht sind nachvollziehbar.
[ ] Empfangs- und Versandkanäle sind festgelegt und getestet.
[ ] Ablehnungen werden einer zuständigen Person mit Fehlergrund zugewiesen.
[ ] Berichtigungen können im erforderlichen strukturierten Format erstellt werden.
[ ] Das strukturierte Original wird unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt.
[ ] Verfahrensdokumentation, Rollen und Vertretungen sind freigegeben.
[ ] Ein Notfallweg für Systemausfälle und fehlerhafte Rechnungen ist getestet.

Offene Punkte sollten einen Verantwortlichen und einen verbindlichen Termin erhalten. Beginnen Sie den Pilotbetrieb nicht erst im Januar 2027: Empfängeranforderungen, Sonderfälle und Datenlücken werden meist erst mit realistischen Testrechnungen sichtbar.

Ein realistischer Zeitplan bis zum Pflichtstart

Acht bis zwölf Wochen vorher

Geltungsbereich und Umsatzgrenze bestätigen
Rechnungsquellen, Formate und Volumen erfassen
Verantwortliche und Budget festlegen
Zielprozess und Archivanforderungen beschließen

Vier bis acht Wochen vorher

Stammdaten bereinigen und fehlende Felder ergänzen
Export, Konvertierung oder Schnittstelle einrichten
Empfängeranforderungen im Kundenstamm hinterlegen
Standard- und Sonderfälle als Testbestand vorbereiten

Zwei bis vier Wochen vorher

End-to-End-Tests von der Rechnungserstellung bis zum Archiv durchführen
Rechnungen mit den vorgesehenen Validatoren prüfen
Ablehnungs- und Berichtigungsprozess testen
Mitarbeitende einweisen und Vertretungen festlegen

Nach dem Go-live

Fehlerquoten und Ablehnungsgründe auswerten
wiederkehrende Datenfehler im Quellsystem korrigieren
Profile und Validierungsregeln aktuell halten
Prozessänderungen in der Verfahrensdokumentation nachführen

Häufige Fragen zur E-Rechnung ab 2027

Gilt die Grenze pro Rechnung oder pro Unternehmen?

Die Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr, nicht auf den Wert einer einzelnen Rechnung. Für 2027 ist damit grundsätzlich der Gesamtumsatz 2026 maßgeblich.

Was gilt bei genau 800.000 Euro Vorjahresumsatz?

Die verlängerte Übergangsregel gilt, wenn der Gesamtumsatz nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Bei genau 800.000 Euro kann sie daher grundsätzlich bis Ende 2027 genutzt werden, sofern auch die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind.

Müssen Unternehmen unterhalb der Grenze E-Rechnungen empfangen?

Ja. Die Fähigkeit zum Empfang besteht grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025. Die Umsatzgrenze betrifft die verlängerte Übergangsregel für die Ausstellung, nicht den Empfang.

Ist eine PDF-Rechnung 2027 noch zulässig?

Bei Rechnungsausstellern mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz kann eine sonstige Rechnung für 2027 unter den Voraussetzungen der Übergangsregel noch zulässig sein. Eine elektronische sonstige Rechnung wie ein einfaches PDF setzt dabei grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers voraus. Ein einfaches PDF ist selbst keine E-Rechnung.

Was gilt ab 2028?

Ab 2028 endet die umsatzabhängige Übergangsregel. Für betroffene Umsätze zwischen inländischen Unternehmern ist dann grundsätzlich eine E-Rechnung auszustellen. Gesetzliche Ausnahmen, etwa für bestimmte Kleinbetragsrechnungen oder Leistungen von Kleinunternehmern, bleiben gesondert zu prüfen.

Reicht eine erfolgreiche technische Validierung aus?

Nein. Ein Validator kann Format- und Regelverletzungen erkennen, aber nicht bestätigen, dass die Leistung tatsächlich erbracht wurde, die Empfängeranforderungen vollständig erfüllt sind oder alle fachlichen Angaben stimmen. Technische und fachliche Prüfung gehören deshalb zusammen.

Muss für die Umstellung das ERP ersetzt werden?

Nicht zwingend. Je nach Volumen und Datenqualität kommen ein nativer Export, eine Schnittstelle, eine Konvertierung oder ein vorgeschalteter E-Rechnungsdienst infrage. Entscheidend ist, dass strukturierte Daten korrekt erzeugt, geprüft, übertragen und aufbewahrt werden.

Fazit: Frist klären, Prozess vollständig testen

Für Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 wird 2027 zum entscheidenden Umstellungsjahr. Ein belastbarer Start umfasst nicht nur XRechnung oder ZUGFeRD, sondern auch vollständige Stammdaten, Empfängeranforderungen, Validierung, Fehlerbehandlung, Berichtigung und die Aufbewahrung des strukturierten Originals.

Klären Sie zuerst, welche Rechnungen betroffen sind. Testen Sie danach den gesamten Weg von der Datenquelle bis zum Archiv mit realistischen Standard- und Sonderfällen. So werden Datenlücken und Ablehnungsgründe sichtbar, bevor sie den Rechnungsversand verzögern.

E-Rechnungsprozess für 2027 vorbereiten

Erstellen, konvertieren und prüfen Sie einzelne E-Rechnungen mit RechneX. Für wiederkehrende Exporte, individuelle Pflichtfeldregeln oder eine Anbindung an ERP, Shop und Buchhaltung steht eine eingerichtete Enterprise-Lösung zur Verfügung.

Kostenlos registrieren und E-Rechnung erstellen Individuellen Prozess einrichten