E-Rechnung unter 250 Euro: Wann reicht eine Kleinbetragsrechnung?

Nein: Für eine Kleinbetragsrechnung bis einschließlich 250 Euro brutto brauchen Sie grundsätzlich keine E-Rechnung, auch im inländischen B2B-Geschäft nicht. Papier bleibt möglich, eine einfache PDF mit Zustimmung des Empfängers ebenfalls. Genau 250,00 Euro sind noch eingeschlossen; ab 250,01 Euro entfällt diese Betragsausnahme.

Die Rechtsgrundlage ist § 33 UStDV. Sie gilt auch nach den Übergangsfristen. Für bestimmte Umsätze, etwa Reverse Charge, sowie für öffentliche Aufträge gelten gesonderte Regeln.

250 Euro brutto oder netto?

Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung einschließlich Umsatzsteuer, also der Bruttobetrag. Der Nettowert und der Preis einer einzelnen Position zählen nicht. Auch mehrere günstige Artikel können zusammen die Grenze überschreiten.

Die Beispiele setzen normale steuerpflichtige Inlandsumsätze voraus. Steuerbeträge sind auf Cent gerundet. Die Bücherrechnung zeigt: Auch bei 7 % Umsatzsteuer sind 250 Euro netto zu viel.

An der Grenze zählt jeder Cent im Bruttogesamtbetrag. Die Übersicht zeigt zugleich, warum das Überschreiten der Grenze zunächst nur die Kleinbetragsausnahme entfallen lässt.

Bei mehreren Positionen zählt die Summe: Zwei Artikel zu je 130 Euro brutto ergeben eine Rechnung über 260 Euro. Dass jeder Artikel einzeln weniger als 250 Euro kostet, macht den Gesamtbeleg nicht zur Kleinbetragsrechnung.

Welche Pflichtangaben braucht eine Kleinbetragsrechnung?

Für den vereinfachten Beleg verlangt § 33 UStDV:

• Aussteller: vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens.
• Datum: der Tag, an dem die Rechnung ausgestellt wird.
• Leistung: gelieferte Waren mit Menge und Art oder eine Dienstleistung mit Art und Umfang.
• Betrag und Steuer: Bruttosumme sowie der geltende Steuersatz; bei einer steuerfreien Leistung stattdessen ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Nicht zu den Pflichtangaben nach § 33 gehören Empfängername und Empfängeranschrift, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Steuernummer oder USt-ID sowie ein gesondertes Leistungsdatum. Auch Nettoentgelt und Steuerbetrag müssen nicht getrennt ausgewiesen werden. Sie dürfen diese Angaben trotzdem aufnehmen. Vertragliche Anforderungen und besondere Nachweispflichten gelten zusätzlich.

Bei unterschiedlichen Steuersätzen müssen die jeweiligen Bruttosummen getrennt erkennbar sein. Ein pauschaler Hinweis „inklusive Mehrwertsteuer“ ohne Steuersatz genügt für einen steuerpflichtigen Beleg nicht. Siehe dazu Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.6.

Muster: Kleinbetragsrechnung über 119 Euro

Dieses frei erfundene Beispiel zeigt die Mindestangaben für einen normalen Verkauf mit 19 % Umsatzsteuer:

Eine Rechnungsnummer oder die Anschrift des Käufers wäre hier freiwillig. Ein reiner Kartenzahlungsbeleg ersetzt dagegen keine Rechnung, wenn darauf beispielsweise der Verkäufer, die Warenbeschreibung oder der Steuersatz fehlen.

Quittung bis 250 Euro: Reicht das?

Ja, sofern der Beleg die Pflichtangaben nach § 33 UStDV enthält. Entscheidend ist der Inhalt, nicht die Bezeichnung „Quittung“ oder „Kassenbon“. Fehlt eine Pflichtangabe, etwa der Name und die Anschrift des Verkäufers, die Art der Leistung oder der Steuersatz, ist der Beleg keine Kleinbetragsrechnung, und die Erleichterung greift nicht.

Prüfen Sie jeden Beleg auf Verkäufer, Leistung, Datum, Bruttobetrag und Steuersatz.

Darf ich eine Kleinbetragsrechnung als PDF verschicken?

Ja, mit Zustimmung des Empfängers. Ohne elektronische Übermittlung bleibt eine Papierrechnung möglich. Die Zustimmung des Empfängers verlangt § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG für die elektronische Übermittlung einer sonstigen Rechnung, soweit keine E-Rechnungspflicht besteht. Eine bestimmte Form der Zustimmung schreibt das Gesetz nicht vor.

Ein einfaches PDF bleibt eine sonstige Rechnung. Es wird nicht durch Versand per E-Mail zur strukturierten E-Rechnung. XRechnung enthält strukturierte XML-Daten; ZUGFeRD verbindet solche Daten mit einer lesbaren PDF-Darstellung.

Sie können auch einen Kleinbetrag freiwillig als E-Rechnung abrechnen. Stimmen Sie dafür die elektronische Übermittlung und das akzeptierte Format mit dem Empfänger ab. Die wenigen steuerlichen Mindestangaben eines Kassenbons reichen allerdings nicht automatisch aus, um alle Pflichtfelder eines XRechnung- oder ZUGFeRD-Formats zu befüllen.

Ist ab 250,01 Euro immer eine E-Rechnung Pflicht?

Nein. Oberhalb der Grenze entfällt zunächst nur die Kleinbetragsregelung. Ob eine E-Rechnung nötig ist, hängt zusätzlich vom Umsatz, den beteiligten Unternehmen, anderen Ausnahmen und den Übergangsfristen ab. Die Fristen im Überblick finden Sie auf der Seite E-Rechnungspflicht. Die Regeln für 2027 erklärt E-Rechnungspflicht 2027.

Für grundsätzlich betroffene inländische B2B-Umsätze regelt § 27 Absatz 38 UStG:

• Umsätze bis Ende 2026: Alle Rechnungsaussteller dürfen die allgemeine Übergangsregel nutzen und weiterhin Papier oder mit Zustimmung eine einfache PDF ausstellen.
• Umsätze 2027: Diese Möglichkeit besteht weiter, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Für bestimmte EDI-Verfahren gilt eine gesonderte Übergangsregel bis Ende 2027.
• Umsätze ab 2028: Die allgemeinen Übergangsfristen sind abgelaufen. Gesetzliche Ausnahmen wie Kleinbetrags- und Kleinunternehmerrechnungen bleiben bestehen.

Die 800.000-Euro-Grenze betrifft den Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers. Die 250-Euro-Grenze betrifft dagegen eine einzelne Rechnung.

Kleinbetragsrechnung oder Kleinunternehmer: Was ist der Unterschied?

Die Begriffe beschreiben zwei verschiedene Sachverhalte. Ein großer Betrieb kann eine Kleinbetragsrechnung ausstellen. Ein Kleinunternehmer kann eine Rechnung über mehrere Tausend Euro schreiben.

Beispiel über 600 Euro: Eine selbstständige Designerin rechnet eine nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfreie Leistung ab. Das ist keine Kleinbetragsrechnung. Sie darf aufgrund von § 34a UStDV dennoch eine sonstige Rechnung ausstellen. Erforderlich sind unter anderem auch die vollständigen Empfängerdaten und eine der dort genannten steuerlichen Identifikationsnummern des Ausstellers.

Beispiel über 150 Euro: Bei derselben steuerfreien Leistung unterhalb der Grenze kann sie die vereinfachten Angaben nach § 33 nutzen. Der Hinweis bleibt nötig, etwa: „Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“ Ein Ausweis von „19 % Umsatzsteuer“ wäre hier falsch.

Entscheidend ist die tatsächlich angewandte Steuerbefreiung. Wer nur umgangssprachlich ein „kleines Unternehmen“ führt oder auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet hat, kann sich darauf nicht berufen. Weitere Einordnung bietet der Beitrag zur E-Rechnung für Freiberufler und Kleinunternehmer.

Wann reicht der Blick auf die 250-Euro-Grenze nicht?

Reverse Charge und bestimmte grenzüberschreitende Umsätze

Die Vereinfachungen des § 33 gelten ausdrücklich nicht für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG. Dazu gehören insbesondere bestimmte Fernverkäufe, innergemeinschaftliche Lieferungen und Reverse-Charge-Umsätze.

Eine Bauleistung mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers wird deshalb nicht allein wegen eines Betrags von 200 Euro zum vereinfachten Kleinbetragsfall. Prüfen Sie die dafür geltenden Rechnungsangaben und Formatregeln gesondert. Grundlage: § 33 UStDV.

Rechnungen an Behörden

Bei öffentlichen Aufträgen gelten neben dem Umsatzsteuerrecht eigene E-Rechnungsvorgaben. Die 250-Euro-Ausnahme ist deshalb keine pauschale Befreiung für alle Behördenrechnungen. Prüfen Sie die Vorgaben des konkreten Auftraggebers, das geforderte Format und den Einreichungsweg. Das erläutert das BMF in Frage 4a seiner FAQ. Hinweise zur Empfängerkennung finden Sie unter Leitweg-ID.

Ihr Geschäftskunde verlangt eine E-Rechnung

Eine vereinbarte Formatvorgabe ist von der steuerlichen Ausstellungspflicht zu unterscheiden. Fragt ein Kunde bei einer 119-Euro-Rechnung nach XRechnung oder ZUGFeRD, klären Sie das akzeptierte Format und erforderliche Bestell- oder Käuferreferenzen. Aus dem Kundenwunsch entsteht keine allgemeine gesetzliche Pflicht für alle Kleinbetragsrechnungen.

Wenn noch keine PDF vorliegt, können Sie eine XRechnung direkt erstellen. Eine fertige Datei lässt sich vor dem Versand mit dem XRechnung-Validator beziehungsweise dem ZUGFeRD-Validator technisch prüfen. Diese Prüfung ersetzt nicht die Kontrolle, ob Leistung und steuerliche Behandlung stimmen.

Häufige Fragen zu E-Rechnungen unter 250 Euro

Gilt die Ausnahme auch bei genau 250 Euro?

Ja. Entscheidend ist „bis einschließlich 250 Euro brutto“. Erst 250,01 Euro überschreiten die Grenze.

Brauche ich für einen Kassenbon eine E-Rechnung?

Bei einem gewöhnlichen Inlandseinkauf bis 250 Euro brutto nicht, sofern der Bon die erforderlichen Angaben enthält. Barzahlung allein ist jedoch keine Ausnahme: Bei höheren Beträgen müssen Sie die allgemeinen Rechnungsregeln und Übergangsfristen prüfen.

Ist der Vorsteuerabzug ohne meinen Firmennamen möglich?

Bei einer ordnungsgemäßen Kleinbetragsrechnung kann das grundsätzlich möglich sein. Der Empfängername gehört nicht zu den Pflichtangaben nach § 33. Die übrigen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs müssen erfüllt sein. Aus dem Bruttobetrag wird die enthaltene Steuer herausgerechnet. Bei 119 Euro inklusive 19 % sind das 19 Euro, nicht 22,61 Euro. Rechtsgrundlage: § 35 UStDV. Aus einer steuerfreien Kleinunternehmerrechnung gibt es keine ausgewiesene Umsatzsteuer zum Abziehen.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja, die Ausnahme für eigene Rechnungen befreit nicht vom Empfang. Für inländische Unternehmen genügt dafür grundsätzlich ein E-Mail-Postfach; siehe BMF-FAQ, Fragen 8 und 12. Empfangene XML-Dateien können Sie im kostenlosen XRechnung-Viewer öffnen.

Muss ich meine kleinen PDF-Rechnungen vorsorglich konvertieren?

Die Kleinbetragsausnahme allein verlangt das nicht. Eine Umwandlung bietet sich an, wenn Sie mit dem Kunden ein strukturiertes Format vereinbart haben oder einen einheitlichen Rechnungsablauf nutzen möchten. Prüfen Sie zuerst den Gesamtbetrag, den Steuerfall und die Empfängervorgaben.