E-Rechnung Pflicht 2025-28: Fristen, Ausnahmen, Fahrplan BMF

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde am 22. März 2024 die Weiche gestellt: Die inländische B2B E-Rechnung ist durch.
Die Einführung erfolgt allerdings in Abstufungen, die von vielen Unternehmen falsch interpretiert werden.

Die Devise vieler KMUs lautet fälschlicherweise: "Wir warten einfach bis Ende 2026." Warum das fatale Konsequenzen für den eigenen Vorsteuerabzug hat und welche Fristen das Bundesministerium der Finanzen (BMF) in seinem Schreiben vom Oktober 2024 wirklich diktiert, klären wir hier klipp und klar.
Wenn Sie als kleines Team, Freelancer oder Solo-Selbstständiger einen pragmatischen Einstieg suchen, finden Sie den auf unserer Seite Kleinunternehmer E-Rechnung.

Direktantwort: Das Fristenmodell auf einen Blick

Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (B2B Inland) gilt:

1. Seit dem 01.01.2025: Absolute Empfangspflicht für alle Unternehmer. Ohne Ausnahme.
2. Bis 31.12.2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versenden – aber nur noch mit Zustimmung des Empfängers.
3. Ab 01.01.2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen B2B-Rechnungen als strukturierte E-Rechnung versenden. Für KMUs unterhalb dieser Grenze sowie für bestehende EDI-Verfahren läuft die Übergangsfrist noch bis zum 31.12.2027.
4. Ab 01.01.2028: Die Vollpflicht. Der strukturierte E-Rechnungsversand nach Norm EN 16931 (ZUGFeRD, XRechnung) ist dann für alle inländischen B2B-Marktteilnehmer gesetzliche Pflicht.

Was ist rechtlich überhaupt eine E-Rechnung?

Der Begriff wird oft für das platte "Rechnung-per-Mail" missbraucht. Das BMF hat das sehr hart umrissen. Ein PDF-Dokument (die "Tiff"- oder Bilddatei) fällt künftig unter den Begriff "sonstige Rechnung". Es ist wertlos für das E-Rechnungsgesetz.

Die gesetzliche E-Rechnung ist ein maschinenlesbarer Datensatz, der der Syntax der Richtlinie 2014/55/EU (EN 16931) entspricht. Formate, die diese Bedingung erfüllen, sind die XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) als hybrides Dateiformat.
Einen tiefen Vergleich zwischen XRechnung und ZUGFeRD finden Sie hier.

Die Falle der "Übergangsfristen" beim Versand

Das Gesetz räumt Unternehmen, die Rechnungen ausstellen, zwar je nach Gesamtumsatz (Grenze liegt bei 800.000 € gem. § 19 Abs. 3 UStG) Schonfristen bis in die Jahre 2026 bzw. 2027 ein. Achtung, das Sternchen im Gesetz lautet: Die Nutzung "alter" Formate verlangt zwingend die (auch konkludente) Zustimmung des Empfängers!

Fall im Alltag: Ein Konzernkunde (bspw. aus der Automobilbranche) passt seine AGBs an und verlangt strikt EN 16931-Formate seit 2025 – dann nützt dem Handwerker seine gesetzliche Schonfrist (die er als < 800.000€ Betrieb eigentlich bis 2027 hat) überhaupt nichts. Der Kunde erteilt keine "Zustimmung" zur Papiervariante und wird die Bezahlung bei PDF-Einsendung blockieren.

Genau aus diesem Grund ist die sofortige Umstellung auf Formate wie ZUGFeRD so rasant im Gange.

Generelle Ausnahmen von der Erstellungspflicht

Nicht alle Vorgänge sind vom neuen Gesetz erfasst. Eine strukturelle E-Rechnung ist laut BMF nicht vorgeschrieben bei:

* Rechnungen an private Endverbraucher (B2C-Geschäft).
* Rechnungen für steuerfreie Lieferungen und Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG (z. B. medizinische Heilbehandlungen, Versicherungen).
* Sogenannten Kleinbetragsrechnungen (Kassenzettel oder Barverkäufe), die unter 250 Euro brutto rangieren.
* Fahrausweise.
* Internationale (grenzüberschreitende Rechnungen). Die aktuelle Gesetzeslage begrenzt sich vorerst auf Inlands-Umsätze B2B.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Versand befreit, aber für den Empfang gelten eigene drastische Regeln. Den praktischen Schnellstart für kleine Betriebe finden Sie auf unserer Seite Kleinunternehmer E-Rechnung.

Der Pragmatische BMF-Erledigungsplan für KMUs

Damit Sie in der Kanzlei (bzw. Buchhaltung) keine Bußgelder durch fehlerhaftes Vorgehen riskieren, sollten Sie diesen Ablauf intern aushängen:

1) Empfang sofort absichern

Da seit dem 01.01.2025 jede inländische B2B E-Rechnung (auch ohne Ihre Zustimmung) wirksam in Ihrem E-Mail Postfach eintreffen kann, müssen Sie in der Lage sein, die oft "versteckten" XML-Daten einzulesen, per Validator auf KoSIT-Fehler zu prüfen und GoBD konform im Original abzuspeichern.

2) Format-Zielbild definieren

Kommunizieren Sie viel mit Behörden? Dann zementieren Sie die XRechnung (inkl. Freifeld für Leitweg-ID). Beliefern Sie andere Mittelständler? Nutzen Sie das Hybrid-Format ZUGFeRD, weil die Sachbearbeiter dort immer noch gerne eine Visualisierung als "Mensch" auf dem Bildschirm haben.

3) Konvertierung statt Neubau

Bestehende alte Software (die "nur PDF" kann) in den Mülleimer zu werfen, ist extrem teuer. Richten Sie über unsere Tools eine Konvertierungs-Röhre ein, in der aus Ihren Rechnungs-PDFs eine rechtskräftige E-Rechnung generiert wird, ehe der Kunde diese zu Gesicht bekommt.

FAQ: Häufige Unklarheiten kurz beantwortet

Muss ich eine PDF verschicken, wenn ich XRechnung versende?

Nein. Die XRechnung (XML-Datei) genügt steuerrechtlich komplett. Zur Leserlichkeit schicken viele Programme ein PDF-Bilddokument "als Hilfsmittel zur Ansicht" mit. (Oder man nutzt exakt für diesen Spagat gleich ZUGFeRD).

Verlieren wir den Vorsteuerabzug, wenn wir 2026 PDFs annehmen?

Solange Sie und der Absender sich (im Zeitraum der Übergangsfristen) einig sind und es sich um Rechnungen handelt, die materiell richtig sind, kippt nicht sofort der Vorsteuerabzug. Nach Ende aller Fristen (2028 endgültig) ist das strukturierte Formal jedoch konstitutiv! Wer danach Papiere anlegt, verliert den Vorsteuerabzug in der Außenprüfung garantiert.

Fazit: Agieren vor Fristablauf

Die E-Rechnungspflicht durch die BMF-Übergangsfristen auf die lange Bank zu schieben, ist wirtschaftlich fahrlässig.
Jeder Betrieb wird von digital versierten Lieferanten nun schrittweise E-Rechnungen empfangen. Wer hier frühzeitig smarte Generator-Tools adaptiert, verhindert Medienbrüche, eliminiert Abtipp-Fehler und hat beim Rechnungsempfang signifikant Zeit gewonnen.