OZG-RE statt ZRE: XRechnung an den Bund hochladen und richtig einreichen

OZG-RE statt ZRE: XRechnung an den Bund hochladen und richtig einreichen

Wer eine Rechnung an eine Bundesbehörde stellt, braucht 2026 vor allem drei Dinge: eine valide XRechnung, die richtige Leitweg-ID und den passenden Einreichungsweg über die OZG-RE.

Wichtig: Das frühere Zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes, kurz ZRE, wurde zum 19.09.2025 abgeschaltet und mit der OZG-konformen Rechnungseingangsplattform OZG-RE konsolidiert. Wer heute nach „ZRE Portal“, „XRechnung Bund hochladen“ oder „XRechnung an Bundesbehörde senden“ sucht, landet fachlich beim neuen zentralen Ablauf über die OZG-RE.

Wenn Sie den kompletten Behörden-Workflow mit Leitweg-ID, XRechnung und Portal-Upload kompakt suchen, gehen Sie direkt zu Öffentliche Auftraggeber. Wenn Sie sofort eine XRechnung erstellen möchten, starten Sie direkt mit RechneX:

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Kurzfassung: So reichen Sie eine XRechnung an den Bund ein

Für Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Andere Formate sind nur dann geeignet, wenn sie die Anforderungen der EN 16931, der E-Rechnungsverordnung des Bundes und der Nutzungsbedingungen der Plattform erfüllen. In der Praxis ist XRechnung für B2G-Rechnungen an den Bund der sichere Standard.

Der Ablauf ist klar:

1. Leitweg-ID vom Auftraggeber übernehmen und prüfen.
2. XRechnung mit allen Pflichtangaben erstellen.
3. Leitweg-ID als Käuferreferenz im Feld BT-10 eintragen.
4. XML-Datei vor dem Upload validieren.
5. OZG-RE nutzen: Upload, Weberfassung, E-Mail oder Peppol.
6. Rechnung absenden und Status in der OZG-RE nachverfolgen.

Mit RechneX können Sie eine XRechnung für öffentliche Auftraggeber direkt im Browser vorbereiten, Pflichtfelder erfassen, XML lesbar prüfen und die Datei vor dem Upload validieren.

ZRE oder OZG-RE: Was gilt 2026?

Früher mussten Rechnungssender unterscheiden, ob eine Rechnung an das ZRE oder an die OZG-RE geht. Diese Unterscheidung ist für aktuelle Bundesrechnungen nicht mehr der operative Einstieg. Die Bundesplattformen wurden konsolidiert. Die Rechnungsverarbeitung erfolgt für die Bundesverwaltung über die OZG-RE.

Trotzdem bleibt der Suchbegriff „ZRE“ wichtig, weil viele alte Anleitungen, interne Einkaufsunterlagen und Google-Suchen weiterhin von „ZRE Portal“, „ZRE Upload“ oder „ZRE XRechnung“ sprechen. Inhaltlich sollten Sie heute aber nicht mehr versuchen, eine neue Rechnung über das alte ZRE einzureichen.

Offizielle Quelle des Bundes:
Information zur Abschaltung des ZRE
Information zur Konsolidierung von ZRE und OZG-RE

Welche Rolle spielt die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist die elektronische Adresse des öffentlichen Rechnungsempfängers. Sie sorgt dafür, dass die XRechnung in der Bundesverwaltung an die richtige Behörde, Organisationseinheit oder interne Bearbeitungsstelle weitergeleitet werden kann.

In der XRechnung gehört die Leitweg-ID in die Käuferreferenz, also in das Feld BT-10. Fehlt die Leitweg-ID oder steht sie an der falschen Stelle, kann die Rechnung trotz korrekter Beträge und Leistungsdaten abgelehnt oder nicht sauber zugeordnet werden.

Mehr zur Struktur finden Sie im RechneX-Ratgeber: Leitweg-ID finden und Aufbau erklärt.

991, 992 und 993: Was bedeuten die Nummern?

Die ersten Ziffern der Leitweg-ID helfen bei der Einordnung des Empfängers:

Für Rechnungssteller heißt das: Nicht die alte Portalentscheidung „ZRE oder OZG-RE“ steht im Vordergrund, sondern die Frage, ob der Auftraggeber über die OZG-RE angebunden ist oder eine eigene Rechnungseingangslösung nutzt. Verwenden Sie immer die Leitweg-ID, die Ihnen der Auftraggeber bei der Bestellung oder im Vertrag mitgeteilt hat.

Offizielle Quelle des Bundes:
FAQ zur Leitweg-ID in der Bundesverwaltung

Welche Einreichungswege bietet die OZG-RE?

Die OZG-RE unterstützt mehrere Wege, um E-Rechnungen an die Bundesverwaltung zu übermitteln. Für Rechnungssender sind vor allem diese Varianten relevant:

Für die meisten kleineren Unternehmen, Selbstständigen, Handwerksbetriebe und Dienstleister ist der Upload einer vorher validierten XRechnung der beste Weg. Sie behalten die Kontrolle über die Rechnungsdaten, vermeiden Tippfehler in der Weberfassung und können die Datei vor dem Upload prüfen.

XRechnung erstellen, bevor Sie in die OZG-RE gehen

Der häufigste Fehler besteht darin, erst im Portal herauszufinden, dass die Rechnung nicht valide ist. Besser ist ein vorgelagerter Workflow:

1. Rechnungsdaten sauber erfassen.
2. Käufer, Verkäufer, Positionen, Steuern und Zahlungsdaten prüfen.
3. Leitweg-ID als BT-10 eintragen.
4. XRechnung als XML-Datei erzeugen.
5. Datei validieren.
6. Erst danach in der OZG-RE hochladen oder über den vereinbarten Kanal versenden.

Mit RechneX können Sie diesen Ablauf direkt im Browser durchführen. Wenn Sie noch keine XML-Datei haben, erstellen Sie Ihre XRechnung manuell im Generator. Wenn Sie bereits eine PDF-Rechnung haben, können Sie diese mit RechneX in ein strukturiertes E-Rechnungsformat überführen und vor dem Versand prüfen.

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Schritt-für-Schritt: XRechnung über die OZG-RE hochladen

Schritt 1: Zugang zur OZG-RE einrichten

Für die Nutzung der OZG-RE benötigen Rechnungssender ein Unternehmenskonto. Die Registrierung kann direkt über die OZG-RE oder über „Mein Unternehmenskonto“ auf Basis von ELSTER erfolgen.

Achten Sie darauf, dass im Unternehmen klar geregelt ist, wer den OZG-RE-Account verwaltet. Der registrierende Nutzer wird in der Regel als Administrator des Unternehmenskontos geführt. Das ist wichtig, wenn später weitere Nutzer angelegt, Stammdaten geändert oder Statusinformationen geprüft werden sollen.

Offizielle Quelle:
FAQ zur Registrierung in der OZG-RE

Schritt 2: XRechnung vorbereiten

Erstellen Sie eine valide XRechnung. Eine normale PDF-Rechnung reicht für den Upload nicht aus. Für den Bund ist entscheidend, dass die Rechnungsdaten strukturiert, maschinenlesbar und technisch korrekt sind.

Wichtige Angaben sind unter anderem:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Verkäuferdaten
• Käuferdaten
• Leitweg-ID als Käuferreferenz BT-10
• Leistungszeitraum, falls erforderlich
• Bestellnummer oder weitere Referenzen, wenn vom Auftraggeber vorgegeben
• Positionen mit Mengen, Preisen und Steuersätzen
• Steuerbeträge und Summen
• Zahlungsdaten
• Anlagen oder Verweise, falls nötig

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Datei korrekt ist, prüfen Sie die XML-Datei vorab mit einem Validator. RechneX unterstützt Sie dabei, typische Fehler vor dem Upload zu erkennen.

Schritt 3: Extern erstellte Rechnung einreichen

In der OZG-RE wählen Sie den passenden Bereich für extern erstellte Rechnungen beziehungsweise den Upload einer XRechnung. Laden Sie dort die vorbereitete XML-Datei hoch.

Wichtig: Kontrollieren Sie nach dem Upload die Rückmeldung der Plattform. Eine Datei hochzuladen ist nicht automatisch dasselbe wie eine Rechnung erfolgreich einzureichen. Prüfen Sie, ob die Rechnung validiert, übernommen und tatsächlich abgesendet wurde.

Schritt 4: Anhänge und rechnungsbegründende Unterlagen prüfen

Rechnungsbegründende Unterlagen dürfen nicht einfach als separate E-Mail-Anhänge an eine Behörde geschickt werden. Sie müssen korrekt in den Rechnungsdatensatz eingebettet oder als zulässiger Verweis übermittelt werden.

Für die OZG-RE gelten je nach Einreichungsweg unterschiedliche Regeln:

• Anlagen bis 15 MB können bei Upload oder E-Mail in der Regel Base64-codiert in die XML eingebettet werden.
• Größere Anlagen können in der OZG-RE als „Große Anlagen“ hochgeladen und als Verweis in der Rechnung referenziert werden.
• Für große Anlagen nennt der Bund eine Gesamtsumme bis 200 MB.
• Bei Peppol gilt aktuell eine Größenbegrenzung von 100 MB für die Übermittlung.
• Die maximale Anzahl eingebetteter rechnungsbegründender Dokumente ist beschränkt.

Prüfen Sie bei Bauabrechnungen, Aufmaßen, Leistungsnachweisen, Tabellen und Projektunterlagen besonders sorgfältig, ob die Anlagen korrekt eingebettet oder referenziert sind. Das betrifft vor allem Handwerk, Bau, Architektur, Ingenieurleistungen, Anlagenbau und öffentliche Projektabrechnung.

Offizielle Quelle:
FAQ zu Anlagen und rechnungsbegründenden Unterlagen

Schritt 5: Rechnung absenden und Status verfolgen

Nach der Einreichung sollten Sie den Bearbeitungsstatus in der OZG-RE prüfen. Die Plattform unterscheidet unter anderem Status wie „neu“, „bereitgestellt“, „abgeholt“ und „zurückgewiesen“.

Wichtig: Die OZG-RE weist darauf hin, dass aktuell keine automatischen E-Mail-Benachrichtigungen über Statuswechsel bereitgestellt werden. Prüfen Sie daher bei wichtigen Rechnungen aktiv den Status in der Plattform.

Wenn eine Rechnung zurückgewiesen wurde, kann die Ursache entweder bei der formalen Prüfung durch die OZG-RE oder beim Rechnungsempfänger liegen. In beiden Fällen sollten Sie die Datei korrigieren und erneut einreichen.

Häufige Fehler beim OZG-RE Upload

Viele Rückläufer entstehen nicht durch komplizierte Sonderfälle, sondern durch kleine formale Fehler. Die häufigsten Probleme sind:

Fehler 1: Alte ZRE-Anleitung verwendet

Viele ältere Guides sprechen noch davon, dass eine 991-Leitweg-ID ins ZRE gehört und eine 992-Leitweg-ID in die OZG-RE. Seit der Konsolidierung ist diese operative Trennung für den Bund überholt. Prüfen Sie aktuelle Bundesinformationen und richten Sie sich nach der OZG-RE beziehungsweise nach der konkreten Vorgabe Ihres Auftraggebers.

Fehler 2: PDF statt XRechnung hochgeladen

Eine normale PDF-Datei ist keine XRechnung. Eine echte XRechnung ist eine strukturierte XML-Datei. Wenn Sie eine PDF-Rechnung weiter nutzen möchten, müssen die Rechnungsdaten in ein zulässiges E-Rechnungsformat überführt werden.

Mit RechneX können Sie PDF-Rechnungen in XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln und vor dem Versand prüfen.

Fehler 3: Leitweg-ID fehlt oder steht falsch

Die Leitweg-ID gehört nicht in den Freitext, nicht nur in die PDF-Fußzeile und nicht nur in eine E-Mail. Sie muss in der strukturierten Rechnung an der richtigen Stelle stehen. In der XRechnung ist das die Käuferreferenz BT-10.

Fehler 4: Rechnung nicht validiert

Wer eine XML-Datei ohne Prüfung hochlädt, erfährt Fehler erst in der OZG-RE oder später beim Rechnungsempfänger. Das kostet Zeit und verzögert die Zahlung. Prüfen Sie die XRechnung vor dem Upload gegen die relevanten Regeln.

Passend dazu: XRechnung und ZUGFeRD validieren

Fehler 5: Anlagen falsch behandelt

Anlagen müssen korrekt eingebettet oder referenziert werden. Separate Anhänge in einer frei formulierten E-Mail sind nicht der sichere Behördenweg. Besonders bei Aufmaß, Leistungsnachweisen, Bauplänen, Projektunterlagen oder Excel-Dateien sollten Sie die Plattformvorgaben beachten.

Fehler 6: Nach Upload nicht final eingereicht

Gerade bei Portalprozessen kann es passieren, dass eine Rechnung vorbereitet oder hochgeladen, aber nicht final abgesendet wird. Kontrollieren Sie nach dem Upload den Status und stellen Sie sicher, dass die Rechnung tatsächlich übermittelt wurde.

XRechnung oder ZUGFeRD für den Bund?

Für Rechnungen an die Bundesverwaltung ist XRechnung der sichere Standard. Der Bund verweist zwar darauf, dass auch andere Formate zulässig sein können, wenn sie EN 16931, E-RechV und Plattformbedingungen erfüllen. Für die Praxis gilt aber: Wenn Ihr Auftraggeber nichts anderes vorgibt, sollten Sie für B2G-Rechnungen an den Bund zuerst eine XRechnung erstellen.

ZUGFeRD ist vor allem im B2B-Bereich stark, weil es ein lesbares PDF mit eingebetteter XML kombiniert. Im Behördenumfeld sollten Sie ZUGFeRD nur verwenden, wenn der Empfänger oder die jeweilige Plattform dies ausdrücklich akzeptiert und die Anforderungen erfüllt sind.

Mehr dazu: XRechnung vs. ZUGFeRD

Wann lohnt sich Peppol?

Peppol ist besonders interessant, wenn Sie regelmäßig viele Rechnungen an öffentliche Auftraggeber senden oder den Prozess direkt aus ERP, Shop, CRM oder Buchhaltungssystem automatisieren möchten.

Peppol kann sinnvoll sein bei:

• hohem B2G-Rechnungsvolumen
• wiederkehrenden Behördenkunden
• ERP- oder API-Prozessen
• automatisierter Status- und Fehlerverarbeitung
• internationalem Rechnungsaustausch
• System-zu-System-Prozessen ohne manuellen Portal-Upload

Für einzelne Rechnungen ist der manuelle Upload über die OZG-RE meist ausreichend. Für Unternehmen mit regelmäßigem Volumen wird der manuelle Upload schnell zum Engpass. Dann sollten Sie einen automatisierten Prozess prüfen.

Mehr dazu: Peppol für deutsche Unternehmen

Wie RechneX beim B2G-Workflow hilft

RechneX ist für Unternehmen gedacht, die E-Rechnungen ohne komplizierten Softwarewechsel erstellen, konvertieren, prüfen und lesbar anzeigen möchten. Gerade bei Behördenrechnungen ist das hilfreich, weil der Fehler oft nicht in der Leistung liegt, sondern in Format, Pflichtfeld, Leitweg-ID oder XML-Struktur.

Mit RechneX können Sie:

• XRechnung direkt im Browser erstellen
• PDF-Rechnungen in XRechnung oder ZUGFeRD überführen
• XML-Dateien lesbar anzeigen
• XRechnung vor dem Upload prüfen
• Pflichtfelder und Rechnungsdaten kontrollieren
• Leitweg-ID und B2G-Referenzen erfassen
• unterstützte Sonderfälle manuell abbilden
• fertige E-Rechnung herunterladen und anschließend einreichen

Für einzelne Rechnungen reicht oft der kostenlose Einstieg oder ein Einzelkauf. Für regelmäßige Standardprozesse ist der Pro-Tarif sinnvoll. Für komplexe Abläufe, hohe Volumen, ERP-Anbindung, API, E-Mail-Weiterleitung, E-Rechnungsversand, Freigaben, Sonderfälle oder individuelle Prozesslogik ist Enterprise der richtige Rahmen.

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Wann reicht Pro und wann ist Enterprise besser?

Der Pro-Tarif ist sinnvoll, wenn Sie regelmäßig Standardrechnungen erstellen, konvertieren oder prüfen möchten. Typische Fälle sind normale Ausgangsrechnungen, wiederkehrende XRechnungen, ZUGFeRD-Dateien, Validierung und Viewer-Nutzung.

Enterprise ist besser, wenn der Prozess nicht mehr nur aus einer einzelnen Rechnung besteht. Dazu zählen zum Beispiel:

• ERP-Anbindung
• API-Erstellung von XRechnung oder ZUGFeRD
• CRM- oder Shopsystem-Anbindung
• Batch-Verarbeitung hoher Volumen
• automatische Empfängerlogik
• E-Mail-Weiterleitung oder E-Rechnungsversand
• individuelle Feldzuordnung
• Bestellnummern-, Kostenstellen- oder Leitweg-ID-Regeln
• Abschlagsrechnung und Schlussrechnung mit Belegketten
• Gutschrift, Korrektur, Storno oder Retourenprozesse
• Factoring oder Forderungsabtretung
• Freigabeprozesse vor Versand
• Fehlerlisten und strukturierte Validierungsreports
• persönliche Einrichtung und laufende Betreuung

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Fall noch Standard oder bereits Enterprise ist, ist die Faustregel einfach: Einzelne, klar erfassbare Rechnungen passen häufig in Generator oder Pro. Automatische Konvertierung aus bestehenden PDFs, ERP-Daten, Belegketten oder Sonderprozessen gehört in Enterprise.

Praxisbeispiel: Handwerksbetrieb stellt Rechnung an eine Bundesbehörde

Ein Handwerksbetrieb hat einen Auftrag für eine öffentliche Einrichtung ausgeführt. Die Rechnung enthält mehrere Positionen, einen Leistungszeitraum, eine Bestellnummer und rechnungsbegründende Unterlagen wie Aufmaß oder Leistungsnachweis.

Der sichere Ablauf wäre:

1. Leitweg-ID aus Bestellung oder Auftrag übernehmen.
2. Rechnung in RechneX als XRechnung vorbereiten.
3. Positionen, Steuer, Leistungszeitraum und Zahlungsdaten prüfen.
4. Anlagen korrekt einbetten oder bei großen Dateien als Verweis behandeln.
5. XRechnung validieren.
6. XML-Datei herunterladen.
7. In der OZG-RE hochladen und final absenden.
8. Status der Rechnung prüfen.

So wird aus einer klassischen PDF- oder Word-Rechnung ein strukturierter B2G-Prozess, der deutlich weniger Rückfragen verursacht.

Passend dazu: XRechnung für Handwerker

Checkliste vor dem Upload in die OZG-RE

Prüfen Sie vor dem Absenden:

• Ist der Rechnungsempfänger korrekt?
• Ist die Leitweg-ID exakt aus dem Auftrag übernommen?
• Steht die Leitweg-ID in BT-10?
• Ist die Rechnungsnummer eindeutig?
• Stimmen Nettobeträge, Steuerbeträge und Bruttosumme?
• Sind alle Pflichtfelder vorhanden?
• Sind Zahlungsdaten korrekt?
• Sind Bestellnummer, Projektnummer oder Kostenstelle eingetragen, falls gefordert?
• Sind Anlagen korrekt eingebettet oder referenziert?
• Wurde die XML-Datei validiert?
• Ist der Upload nicht nur gespeichert, sondern final eingereicht?
• Wurde der Status in der OZG-RE geprüft?

FAQ: XRechnung an den Bund und OZG-RE

Gibt es das ZRE Portal noch?

Nein. Das frühere Zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes wurde zum 19.09.2025 abgeschaltet und mit der OZG-RE konsolidiert. Für aktuelle Bundesrechnungen ist die OZG-RE der maßgebliche Einstieg, sofern der Empfänger über diese Plattform angebunden ist.

Muss ich bei einer 991-Leitweg-ID noch ins ZRE?

Nein. 991 kennzeichnet weiterhin Empfänger der unmittelbaren Bundesverwaltung oder Verfassungsorgane, aber die Einreichung erfolgt über die OZG-RE. Verwenden Sie immer die aktuelle Vorgabe Ihres Auftraggebers.

Was bedeutet 992 bei der Leitweg-ID?

992 steht für Empfänger der mittelbaren Bundesverwaltung, die über die OZG-RE empfangen. Auch hier ist die OZG-RE relevant.

Was bedeutet 993?

993 weist darauf hin, dass der Empfänger eine eigene Lösung verwendet und nicht über die OZG-RE empfängt. In diesem Fall müssen Sie die Einreichungsvorgaben des Rechnungsempfängers prüfen.

Brauche ich als Unternehmen eine eigene Leitweg-ID?

Nein. Rechnungssteller benötigen grundsätzlich keine eigene Leitweg-ID. Sie brauchen die Leitweg-ID des öffentlichen Auftraggebers, an den die Rechnung gerichtet ist. Im B2B-Bereich zwischen Unternehmen ist eine Leitweg-ID grundsätzlich nicht erforderlich.

Kann ich eine normale PDF-Rechnung an den Bund schicken?

Für B2G-Rechnungen an die Bundesverwaltung reicht eine normale PDF-Rechnung in der Regel nicht aus. Entscheidend ist eine strukturierte E-Rechnung, in der die Rechnungsdaten maschinenlesbar enthalten sind. Der sichere Weg ist die XRechnung.

Kann ich ZUGFeRD beim Bund nutzen?

Grundsätzlich kann ein anderes Format zulässig sein, wenn es die Anforderungen der EN 16931, der E-RechV und der Nutzungsbedingungen erfüllt. In der Praxis ist XRechnung für Bundesrechnungen der sicherste Standard. Verwenden Sie ZUGFeRD im B2G-Kontext nur, wenn der Auftraggeber oder die Plattform dies akzeptiert.

Sollte ich vor dem Upload validieren?

Ja. Eine Validierung vor dem Upload reduziert Rückläufer, Verzögerungen und manuelle Nacharbeit. Mit RechneX können Sie Ihre XRechnung prüfen, bevor Sie sie an die OZG-RE oder einen anderen B2G-Eingang übermitteln.

Welche Anhänge sind erlaubt?

Rechnungsbegründende Unterlagen müssen korrekt eingebettet oder als zulässiger Verweis übermittelt werden. Zulässige Dateitypen und Größen hängen vom Übertragungskanal ab. Der Bund nennt unter anderem PDF, PNG, JPEG, JPG, XLSX, ODS, CSV und XML bei Verwendung der Extension. Prüfen Sie die aktuellen Nutzungsbedingungen der OZG-RE.

Wann brauche ich Enterprise?

Enterprise lohnt sich, wenn Sie nicht nur einzelne Rechnungen erstellen, sondern einen automatisierten Prozess brauchen: API, ERP-Anbindung, Shopsystem, E-Mail-Weiterleitung, E-Rechnungsversand, Batch-Verarbeitung, Sonderfälle, Freigaben, Fehlerlisten oder individuelle Empfängerlogik.

Fazit: Nicht gegen das Portal kämpfen, sondern die XRechnung vorher sauber machen

Die OZG-RE ist nicht das eigentliche Problem. Die meisten Ablehnungen entstehen vorher: falsches Format, fehlende Leitweg-ID, unvollständige Pflichtfelder, fehlerhafte Summen, falsch behandelte Anlagen oder ungeprüfte XML-Dateien.

Der beste Workflow ist deshalb einfach: Rechnung strukturiert erstellen, Leitweg-ID korrekt setzen, XRechnung validieren und erst dann einreichen.

Mit RechneX erstellen, konvertieren, prüfen und visualisieren Sie E-Rechnungen direkt im Browser. Für einzelne Rechnungen starten Sie kostenlos. Für regelmäßige Standardprozesse lohnt sich Pro. Für API, ERP, hohe Volumen, Sonderfälle, E-Mail-Weiterleitung und automatisierten E-Rechnungsversand ist Enterprise der passende Weg.

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Offizielle Quellen

• ZRE-Abschaltung und Konsolidierung mit der OZG-RE
• Konsolidierung der Rechnungseingangsplattformen des Bundes
• FAQ E-Rechnung in der Bundesverwaltung
• Tutorials zur Nutzung der OZG-RE
• Übersicht der an die OZG-RE angebundenen Rechnungsempfänger