XRechnung ohne Software erstellen: Browser-Workflow für 2026

XRechnung ohne Software erstellen: Der Praxis-Guide für Browser, PDF und Web-Generatoren

Viele Selbstständige, Handwerker, Freelancer, Agenturen und kleine Unternehmen stehen 2026 vor derselben Frage: Wie lässt sich eine XRechnung ohne neue Software, ohne ERP-Projekt und ohne lokale Installation erstellen?

Die gute Nachricht: Für viele Standardfälle brauchen Sie kein neues Buchhaltungsprogramm, kein komplexes ERP-System und keine technische XML-Erstellung von Hand. Eine E-Rechnung im Browser reicht oft aus, wenn Sie Rechnungsdaten sauber erfassen, das richtige Format wählen und die fertige Datei vor dem Versand validieren.

Mit RechneX können Sie je nach Ausgangslage direkt im Browser:

• eine XRechnung erstellen
• eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen
• eine bestehende PDF-Rechnung in XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln
• eine XML-Rechnung mit dem XRechnung Viewer lesbar anzeigen
• eine Datei mit dem XRechnung Validator prüfen
• bei Bedarf komplexe Sonderfälle über Enterprise automatisieren lassen

Wenn Sie direkt starten möchten, nutzen Sie den Einstieg über E-Rechnung selbst erstellen oder registrieren Sie sich kostenlos: Kostenlos registrieren und E-Rechnung erstellen.

Kurzantwort: Kann man eine XRechnung ohne Software erstellen?

Ja, wenn mit „ohne Software“ gemeint ist: ohne lokale Installation, ohne ERP-Wechsel und ohne eigenes XML-Programmieren. Technisch nutzen Sie natürlich weiterhin eine Anwendung, aber sie läuft im Browser. Sie öffnen ein Webformular, geben Rechnungsdaten ein oder laden eine vorhandene PDF-Rechnung hoch und erhalten daraus eine strukturierte E-Rechnung.

Für die E-Rechnungspflicht ist entscheidend, dass die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und elektronisch verarbeitet werden kann. Das Bundesfinanzministerium stellt klar, dass ein einfaches PDF seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung im steuerlichen Sinn gilt, sondern als sonstige Rechnung. Quelle: BMF-FAQ zur E-Rechnung.

Für die Praxis bedeutet das:

• Eine normale PDF-Rechnung ist bequem lesbar, aber nicht automatisch eine E-Rechnung.
• Eine XRechnung ist eine strukturierte XML-Rechnung.
• ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten strukturierten XML-Daten.
• Ein Browser-Tool kann die technische Erstellung, Formatierung und Validierung deutlich vereinfachen.

RechneX ist genau für diesen Übergang gebaut: bestehende Rechnungsprozesse weiter nutzen, aber daraus valide E-Rechnungen machen.

E-Rechnungspflicht 2026: Was ist wirklich wichtig?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen. Nach der BMF-FAQ können Rechnungsaussteller im Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 noch sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Übergangsfrist bis Ende 2027. Quelle: BMF-FAQ zur E-Rechnung.

Wichtig ist die saubere Einordnung:

• Seit 2025: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
• 2025 und 2026: Für viele Aussteller gelten Übergangsregeln.
• Ab 2027: Für Unternehmen über der Umsatzgrenze wird die Ausstellungspflicht praktisch relevant.
• Ab 2028: Die Ausstellungspflicht greift grundsätzlich breiter auch für kleinere Unternehmen.
• B2G-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber: Hier gelten bereits länger strenge Anforderungen, häufig mit XRechnung, Leitweg-ID und Rechnungseingangsplattform.

Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für Einzelfälle sollten Sie Steuerberatung, Rechtsberatung oder die offiziellen Informationen des BMF prüfen. Für die technische Umsetzung im Alltag helfen jedoch Browser-Workflows, Generatoren, Konverter und Validatoren.

Für wen lohnt sich XRechnung ohne neue Software?

Ein Browser-Workflow ist besonders sinnvoll, wenn Sie nicht Ihr komplettes Rechnungssystem austauschen möchten. Viele Betriebe haben bereits funktionierende Abläufe: Rechnung aus Word, Excel, DATEV-naher Software, alter Branchensoftware, Mac-Tools, PDF-Vorlagen oder einfachen Buchhaltungsprogrammen.

Typische Nutzergruppen sind:

• Handwerker und Dienstleister, die Rechnungen weiterhin aus bestehenden Vorlagen oder Branchensystemen erzeugen
• Freelancer und Berater, die einzelne B2B-Rechnungen schnell als XRechnung oder ZUGFeRD benötigen
• Agenturen und Kreativdienstleister, die ihr PDF-Layout beibehalten möchten
• Kleinunternehmer, die eine einfache E-Rechnung ohne großes Softwareprojekt erstellen wollen
• KMU und Mittelstand, die regelmäßig PDF-Rechnungen konvertieren oder prüfen müssen
• Lieferanten öffentlicher Auftraggeber, die XRechnung, Leitweg-ID und Validierung benötigen
• Unternehmen mit ERP-, CRM- oder Shop-Prozessen, die später automatisieren möchten

Für einzelne oder gelegentliche Vorgänge genügt oft ein Generator oder PDF-Konverter. Für regelmäßige Standardrechnungen lohnt sich meist ein Pro-Tarif. Für Sonderfälle, hohe Volumen, API, ERP-Anbindung, E-Mail-Weiterleitung, E-Rechnungsversand oder individuelle Freigabeprozesse ist Enterprise die passende Lösung: Preise und Pro-Tarif/Enterprise ansehen.

Drei Wege zur E-Rechnung im Browser

Je nachdem, wie Ihre Rechnung heute entsteht, gibt es drei sinnvolle Wege.

Weg 1: XRechnung direkt im Browser erstellen

Der direkte Weg ist ein XRechnung Generator. Sie erfassen die Rechnung vollständig in einem Formular und laden anschließend eine validierbare XML-Datei herunter.

Dieser Weg passt besonders gut, wenn:

• noch keine fertige PDF-Rechnung existiert
• Sie nur wenige Rechnungen im Monat schreiben
• Sie eine Rechnung an eine Behörde erstellen müssen
• Sie bewusst eine reine XML-XRechnung benötigen
• Sie einfache Sonderfälle manuell erfassen möchten

Mit dem XRechnung Generator können Sie Rechnungsdaten direkt im Browser eingeben. RechneX unterstützt dabei ausgewählte Sonderfälle wie Gutschrift, Korrekturrechnung, Reverse Charge, Kleinunternehmerrechnung, Teilrechnung, Bauabschlag und Selbstfakturierung im Generator.

Der Ablauf ist einfach:

1. Verkäuferdaten erfassen
2. Käuferdaten erfassen
3. Rechnungsnummer, Datum und Leistungszeitraum eintragen
4. Positionen, Mengen, Einheiten, Steuersätze und Beträge erfassen
5. Zahlungsdaten ergänzen
6. Bei B2G-Rechnungen die Leitweg-ID eintragen
7. XRechnung erzeugen
8. Datei validieren und herunterladen

Für öffentliche Auftraggeber ist die Leitweg-ID besonders wichtig. Die E-Rechnung-Bund-FAQ erklärt, dass die Leitweg-ID bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber der Bundesverwaltung im Feld Käuferreferenz, also BT-10, angegeben wird. Quelle: E-Rechnung Bund FAQ zur Leitweg-ID.

Interner Einstieg: E-Rechnung selbst erstellen
Beispiel ansehen: XRechnung Beispiel

Weg 2: PDF-Rechnung in XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln

Viele Unternehmen möchten ihre bestehende Rechnungsvorlage behalten. Genau hier ist ein PDF zu XRechnung Konverter oder PDF zu ZUGFeRD Konverter sinnvoll.

Dieser Weg passt besonders gut, wenn:

• Ihre Rechnung bereits als PDF vorliegt
• Sie mit Word, Excel, DATEV, Mac Pages, Numbers oder alter Rechnungssoftware arbeiten
• Ihr bestehendes Design erhalten bleiben soll
• Sie keine neue Rechnungssoftware einführen möchten
• Sie Standardrechnungen regelmäßig in E-Rechnungen umwandeln müssen

Mit dem PDF-Konverter laden Sie eine bestehende PDF-Rechnung hoch. RechneX erkennt die relevanten Rechnungsdaten, Sie prüfen und korrigieren die Angaben im Editor und wählen anschließend das Ausgabeformat:

• XRechnung XML für reine strukturierte Rechnungen
• ZUGFeRD PDF/A-3B mit eingebettetem XML für hybride Rechnungen

ZUGFeRD ist besonders praktisch, wenn Menschen weiterhin ein lesbares PDF sehen sollen, während Buchhaltungssysteme die eingebetteten XML-Daten verarbeiten können. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland stellt ZUGFeRD 2.4 zusammen mit Factur-X 1.08 als einheitliche Spezifikation bereit. Quelle: FeRD ZUGFeRD 2.4.

Interne Einstiege:

• PDF zu XRechnung und ZUGFeRD konvertieren
• PDF in ZUGFeRD umwandeln
• Word- und Excel-Rechnungen weiter nutzen
• Alte Software E-Rechnung-fähig machen

Weg 3: XML-Rechnung anzeigen oder validieren

Nicht immer müssen Sie eine E-Rechnung neu erstellen. Manchmal erhalten Sie bereits eine XML-Datei und möchten wissen, was darin steht oder ob sie gültig ist.

Dafür gibt es zwei unterschiedliche Werkzeuge:

• den XRechnung Viewer, um XML-Rechnungen lesbar zu machen
• den XRechnung Validator, um XML-Rechnungen technisch und fachlich zu prüfen

Der Viewer hilft, wenn eine XML-Rechnung wie Code aussieht und Sie den Rechnungsinhalt schnell verstehen möchten. Er zeigt zum Beispiel Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer, Käufer, Positionen, Steuerbeträge, Zahlungsdaten und Gesamtbetrag übersichtlich an.

Der Validator hilft, wenn Sie vor dem Versand prüfen möchten, ob eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei den relevanten Regeln entspricht. Das ist besonders wichtig, weil viele Ablehnungen nicht am Rechnungsinhalt scheitern, sondern an fehlenden Pflichtfeldern, falschen Codes, ungültigen Leitweg-IDs oder formalen XML-Problemen.

Interne Einstiege:

• XRechnung Viewer öffnen
• XRechnung Validator nutzen
• KoSIT Validator Anleitung
• XRechnung abgelehnt: 12-Punkte-Checkliste

XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format ist besser?

Ob XRechnung oder ZUGFeRD besser passt, hängt vom Empfänger und vom Prozess ab.

Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Sie ist besonders relevant für Behörden, öffentliche Auftraggeber, Portale und strukturierte maschinelle Verarbeitung. Der Standard XRechnung ist laut XStandards Einkauf die deutsche Umsetzung zur E-Rechnungsstellung gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU und EN 16931. Quelle: XStandards Einkauf: XRechnung.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Es kombiniert ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteten XML-Daten. Für viele B2B-Prozesse ist das attraktiv, weil die Rechnung weiterhin wie ein normales PDF aussieht, aber zusätzlich strukturierte Daten enthält.

Als einfache Orientierung gilt:

Eine ausführlichere Einordnung finden Sie hier: XRechnung vs. ZUGFeRD.

Welche Pflichtfelder sind bei der Erstellung wichtig?

Browser-Tools nehmen Ihnen viel technische Arbeit ab. Trotzdem müssen die Inhalte stimmen. Eine valide E-Rechnung entsteht nicht nur durch ein korrektes XML-Format, sondern auch durch vollständige und plausible Rechnungsdaten.

Achten Sie besonders auf diese Angaben:

1. Verkäuferdaten

Dazu gehören Name, Anschrift, steuerliche Kennung, Bankdaten und Kontaktinformationen. Je nach Fall sind Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer relevant. Fehlende Verkäuferdaten führen häufig zu Rückfragen oder Validierungsfehlern.

2. Käuferdaten

Der Empfänger muss eindeutig angegeben werden. Bei Behörden ist zusätzlich die Leitweg-ID wichtig. Verwenden Sie bei öffentlichen Aufträgen immer die Leitweg-ID, die Ihnen der Auftraggeber in Bestellung, Vertrag oder Vergabeunterlagen genannt hat.

3. Rechnungsnummer und Rechnungsdatum

Die Rechnungsnummer muss eindeutig sein. Das Rechnungsdatum ist ein zentrales Pflichtfeld und sollte mit Ihrem bisherigen Rechnungsprozess übereinstimmen.

4. Leistungsdatum oder Leistungszeitraum

Viele Fehler entstehen, weil der Leistungszeitraum fehlt oder nicht eindeutig angegeben ist. Erfassen Sie deshalb sauber, wann die Leistung ausgeführt wurde oder für welchen Zeitraum abgerechnet wird.

5. Positionen, Mengen und Einheiten

E-Rechnungen arbeiten mit strukturierten Positionsdaten. Jede Position sollte klar beschreiben, was berechnet wird. Mengen, Einzelpreise, Einheiten, Steuersätze und Gesamtbeträge müssen zusammenpassen.

6. Steuerlogik

Prüfen Sie, ob der richtige Steuersatz angewendet wird. Das betrifft zum Beispiel 19 Prozent, 7 Prozent, steuerfreie Leistungen, Kleinunternehmerregelung, Reverse Charge oder besondere Fälle wie Photovoltaik mit 0 Prozent Umsatzsteuer.

7. Zahlungsdaten

IBAN, Zahlungsempfänger, Zahlungsziel und Verwendungszweck sollten eindeutig sein. Bei Factoring oder Forderungsabtretung wird es komplexer, weil Zahlungsempfänger, Bankdaten und Hinweistexte korrekt zusammenpassen müssen. Solche Fälle gehören oft in einen Enterprise-Workflow.

8. Format und Empfängeranforderung

Nicht jeder Empfänger akzeptiert jedes Format. Klären Sie, ob XRechnung, ZUGFeRD, Peppol, Upload-Portal, E-Mail-Versand oder eine bestimmte Plattform gefordert ist.

Warum Validierung vor dem Versand entscheidend ist

Eine E-Rechnung sollte nicht blind versendet werden. Der Vorteil strukturierter Rechnungen ist, dass sie technisch geprüft werden können. Genau deshalb sollten Sie die Datei vor dem Versand validieren.

Mit einem XRechnung Validator prüfen Sie unter anderem:

• XML-Struktur
• EN-16931-Regeln
• XRechnung-Geschäftsregeln
• Pflichtfelder
• Summen und Steuerlogik
• Code-Listen und Einheiten
• formale Fehler, die zur Ablehnung führen können

Gerade bei Rechnungen an Behörden kann eine fehlerhafte Datei zurückgewiesen werden. Die E-Rechnung-Bund-FAQ beschreibt, dass die OZG-RE eingereichte E-Rechnungen technisch prüft und bei formalen Anforderungen eine Zurückweisung möglich ist. Quelle: E-Rechnung Bund FAQ.

Für die Praxis heißt das: Erst erstellen, dann prüfen, dann versenden.

Kostenlos starten: Wann reicht der Free-Einstieg?

Der kostenlose Einstieg eignet sich für Tests, einzelne Rechnungen und gelegentliche Prüfungen. RechneX bietet kostenlose Tools für Viewer, Validator und Generator mit Tageslimits. Laut aktueller Preisübersicht umfasst der kostenlose Einstieg unter anderem 50 KoSIT-Validierungen pro Tag mit Account, 3 XRechnung-Ansichten pro Tag und 1 E-Rechnung pro Tag erstellen. Details finden Sie auf der Preise-Seite.

Das ist sinnvoll, wenn Sie:

• die erste XRechnung erstellen möchten
• eine erhaltene XML-Rechnung lesbar machen wollen
• eine Datei vor dem Versand prüfen möchten
• die E-Rechnungspflicht praktisch testen möchten
• nur gelegentlich einzelne E-Rechnungen benötigen

Starten Sie hier: Kostenlos registrieren und E-Rechnung erstellen.

Wann lohnt sich Pro?

Der Pro-Tarif passt, wenn Sie regelmäßig Standardrechnungen erstellen, PDF-Rechnungen konvertieren oder Dateien vor dem Versand prüfen möchten.

Pro ist besonders sinnvoll, wenn Sie:

• regelmäßig PDF-Rechnungen in XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln
• unbegrenzt XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen im Browser erstellen möchten
• Viewer und Validator häufiger nutzen
• Standardprozesse ohne künstliche Limits brauchen
• Batch-Upload für mehrere PDFs verwenden möchten
• keine eigene API- oder ERP-Integration benötigen

Laut RechneX-Preisseite umfasst Pro unter anderem unbegrenzte Standard-PDF-Konvertierungen, unbegrenzten XRechnung- und ZUGFeRD-Generator, unbegrenzte XRechnung-Ansichten, unbegrenzte KoSIT-Validierungen, KI-Datenextraktion, Data Editor und Batch-Upload bis 10 PDFs pro Lauf. Die aktuellen Details finden Sie immer auf Preise und Pro-Tarif/Enterprise ansehen.

Wann ist Enterprise die bessere Lösung?

Enterprise ist die richtige Wahl, wenn es nicht mehr um einzelne Standardrechnungen geht, sondern um automatisierte E-Rechnungsprozesse.

Das betrifft zum Beispiel:

• ERP-Anbindung
• API-Anbindung
• CRM- oder Shopsystem-Anbindung
• automatische Verarbeitung hoher Volumen
• Batch-Prozesse mit Freigaben
• E-Mail-Weiterleitung eingehender oder ausgehender Belege
• automatisierter E-Rechnungsversand
• individuelle Mapping-Regeln
• eigene Pflichtfeldlogik je Kunde oder Empfänger
• Sonderfälle wie Abschlagsrechnung, Schlussrechnung, Gutschrift, Storno, Korrektur, Factoring oder Forderungsabtretung
• Freigabeprozesse im Dashboard
• Fehlerlisten und strukturierte Reports
• White-Label, SSO, SLA oder persönliches Onboarding

Enterprise ist vor allem dann sinnvoll, wenn Ihre Rechnungen nicht alle gleich aufgebaut sind. Bei komplexen Belegketten reicht ein Standard-Konverter oft nicht aus. Dann müssen Belegart, Referenzen, Zahlungslogik, Steuerlogik, Layout, Empfängerregeln und XML-Felder gezielt aufeinander abgestimmt werden.

Wenn Sie bestehende Systeme anbinden, Beispielbelege prüfen lassen oder Sonderfälle automatisieren möchten, starten Sie über Preise und Pro-Tarif/Enterprise ansehen oder nehmen Sie direkt Kontakt auf: kontakt@rechnex.de.

Beispiel: Handwerksbetrieb ohne neue Software

Ein Handwerksbetrieb schreibt Rechnungen seit Jahren aus einer Branchensoftware, die nur PDF erzeugt. Die Software funktioniert im Alltag gut, unterstützt aber keine XRechnung und kein ZUGFeRD.

Der sinnvolle Ablauf:

1. Rechnung wie gewohnt in der bestehenden Software erstellen
2. PDF exportieren
3. PDF in RechneX hochladen
4. erkannte Daten im Editor prüfen
5. XRechnung oder ZUGFeRD wählen
6. KoSIT-Validierung durchführen
7. Datei herunterladen und an den Kunden senden

So bleibt der bestehende Prozess erhalten, aber die Ausgabe wird E-Rechnungsfähig. Für regelmäßige Standardrechnungen ist Pro naheliegend. Für Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen, mehrere Steuersätze, Bauleistungen oder individuelle Kundenregeln kann Enterprise sinnvoll sein.

Mehr dazu: E-Rechnung Handwerk.

Beispiel: Freelancer oder Berater mit wenigen Rechnungen

Ein Freelancer schreibt wenige Rechnungen pro Monat. Eine vollständige ERP-Software wäre überdimensioniert. Hier reicht häufig der direkte Generator.

Der sinnvolle Ablauf:

1. Verkäuferprofil anlegen
2. Kundendaten eintragen
3. Leistung und Leistungszeitraum erfassen
4. Positionen und Steuern prüfen
5. XRechnung oder ZUGFeRD erstellen
6. Datei validieren
7. E-Rechnung versenden

Für einzelne Vorgänge reicht oft der kostenlose Einstieg oder ein Einzelkauf. Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, kann auf Pro wechseln.

Interne Einstiege:

• E-Rechnung selbst erstellen
• XRechnung Generator
• ZUGFeRD Generator

Beispiel: Unternehmen mit ERP oder Shop

Ein Unternehmen erzeugt monatlich viele Rechnungen aus ERP, CRM oder Shopsystem. Zusätzlich gibt es Gutschriften, Stornos, Anzahlungen, Schlussrechnungen oder unterschiedliche Kundenanforderungen.

In diesem Fall ist ein manueller Browser-Workflow nur bedingt sinnvoll. Besser ist eine Automatisierung über Enterprise:

• API-Anbindung an bestehende Systeme
• Verarbeitung von PDF-, XML- oder strukturierten Daten
• Mapping individueller Belegarten
• automatische Validierung
• Fehlerreports und Freigaben
• Versand oder Weiterleitung nach Prozessvorgabe
• Sonderlogik je Kunde, Projekt oder Empfänger

So wird RechneX nicht nur als Tool genutzt, sondern als E-Rechnungsprozess zwischen bestehendem System und Empfängeranforderung.

Mehr Informationen: Preise und Pro-Tarif/Enterprise ansehen.

Häufige Fehler bei XRechnung ohne Software

Gerade bei der ersten E-Rechnung passieren typische Fehler. Viele davon lassen sich mit einem guten Browser-Workflow und Validierung vermeiden.

Fehler 1: Normales PDF als E-Rechnung betrachten

Ein PDF ist für Menschen gut lesbar, aber ohne strukturierte XML-Daten keine E-Rechnung im steuerlichen Sinn. Verwenden Sie deshalb XRechnung oder ZUGFeRD.

Fehler 2: Leitweg-ID vergessen

Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die Leitweg-ID häufig Pflicht. Ohne korrekte Leitweg-ID kann die Rechnung nicht richtig zugeordnet werden.

Fehler 3: Leistungszeitraum fehlt

Fehlende oder unklare Leistungszeiträume führen häufig zu Rückfragen. Tragen Sie Leistungsdatum oder Leistungszeitraum sauber ein.

Fehler 4: Steuerlogik passt nicht

Reverse Charge, Kleinunternehmerregelung, steuerfreie Leistungen oder gemischte Steuersätze müssen korrekt abgebildet werden. Prüfen Sie Steuersatz, Steuerkategorie und Hinweistext.

Fehler 5: Summen stimmen nicht

Zwischensummen, Steuerbeträge, Bruttobeträge und Rundungen müssen konsistent sein. Gute Tools helfen, aber die fachliche Prüfung bleibt wichtig.

Fehler 6: Falsches Format für den Empfänger

Manche Empfänger wollen XRechnung, andere akzeptieren ZUGFeRD. Prüfen Sie vor dem Versand die Vorgaben Ihres Kunden oder Auftraggebers.

Fehler 7: Sonderfälle im Standardprozess erzwingen

Gutschriften, Korrekturen, Abschläge, Schlussrechnungen, Factoring oder Forderungsabtretung sind anspruchsvoller als normale Rechnungen. Wenn solche Fälle regelmäßig automatisiert auftreten, ist Enterprise meist sicherer als ein manueller Workaround.

Checkliste: So erstellen Sie Ihre XRechnung ohne lokale Software

Nutzen Sie diese Checkliste für den schnellen Start:

1. Klären Sie, ob der Empfänger XRechnung, ZUGFeRD oder ein anderes Format verlangt.
2. Prüfen Sie, ob eine Leitweg-ID erforderlich ist.
3. Entscheiden Sie, ob Sie die Rechnung neu erfassen oder eine PDF-Rechnung konvertieren.
4. Verwenden Sie den passenden Einstieg:

- XRechnung Generator - ZUGFeRD Generator - PDF-Konverter

1. Erfassen oder prüfen Sie Verkäufer, Käufer, Positionen, Steuern und Zahlungsdaten.
2. Ergänzen Sie Leistungsdatum oder Leistungszeitraum.
3. Erstellen Sie die E-Rechnung.
4. Prüfen Sie die Datei mit dem XRechnung Validator.
5. Öffnen Sie XML-Dateien bei Bedarf im XRechnung Viewer.
6. Speichern und versenden Sie die validierte Datei gemäß Empfängervorgabe.

Fazit: XRechnung ohne Software ist für viele Fälle realistisch

Sie müssen nicht sofort Ihr komplettes Rechnungssystem austauschen, nur weil E-Rechnungen wichtiger werden. Für viele Selbstständige, Handwerker, Freelancer und KMU reicht ein Browser-Workflow aus: Daten eingeben oder PDF hochladen, XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen, validieren und versenden.

RechneX verbindet dafür die wichtigsten Werkzeuge an einem Ort: Generator, PDF-Konverter, Viewer, Validator, Beispiele, Sonderfall-Einstiege und Enterprise-Automatisierung.

Für den schnellen Start nutzen Sie die kostenlose Registrierung: Kostenlos registrieren und E-Rechnung erstellen.

Wenn Sie regelmäßig Rechnungen erstellen, Standard-PDFs konvertieren oder unbegrenzt validieren möchten, prüfen Sie Pro. Wenn Sie ERP, API, Shop, CRM, E-Mail-Weiterleitung, E-Rechnungsversand, hohe Volumen oder komplexe Sonderfälle benötigen, ist Enterprise der richtige nächste Schritt: Preise und Pro-Tarif/Enterprise ansehen.