Gesamtumsatz im Vorjahr
Der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers lag über 800.000 Euro.
Für Aussteller mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr
E-Rechnungspflicht 2027: Wer ab 1. Januar umstellen muss
Für Umsätze, die ab dem 1. Januar 2027 ausgeführt werden, müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL) ausstellen. Kleinere Aussteller dürfen für Umsätze bis Ende 2027 noch Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen verwenden. Ab 2028 gilt die Pflicht grundsätzlich für alle. E-Rechnungen empfangen müssen alle inländischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025.
Kostenlos und unverbindlichErsteinschätzung innerhalb eines WerktagsAnonymisierte Belege genügen
Ihr Prozessplan
Bestehender Ablauf, ergänzt um E-Rechnung
Was heute besteht
ERPWaWiPDFShopAPI
Prüfung und Freigabe mit RechneX
individuell einrichtbarDaten zuordnen, Sonderfälle erkennen, Pflichtfelder ergänzen, fachlich freigeben und technisch validieren.
Das Ergebnis
Valide XRechnungZUGFeRD / Factur-XBatch-AusgabeAPI-Rückgabe
XRechnung und ZUGFeRD
KoSIT- und Mustang-Prüfung
AVV verfügbar
Kontrollierte Freigabe
Fristen im Überblick
Wer ab 2027 E-Rechnungen ausstellen muss
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr. Der Umsatz des Kunden und der Betrag einer einzelnen Rechnung spielen dafür keine Rolle. Maßgeblich ist, wann der Umsatz ausgeführt wird, nicht das Rechnungsdatum.
| Gesamtumsatz im Vorjahr | Pflicht zur E-Rechnung für Umsätze ab | Bis dahin zulässig |
|---|---|---|
| mehr als 800.000 Euro | 1. Januar 2027 | Für Umsätze bis 31. Dezember 2026: Papierrechnung oder PDF mit Zustimmung des Empfängers |
| höchstens 800.000 Euro | 1. Januar 2028 | Für Umsätze bis 31. Dezember 2027: Papierrechnung oder PDF mit Zustimmung des Empfängers |
| Alle inländischen Unternehmer (Empfang) | seit 1. Januar 2025 | Keine Übergangsfrist |
Für Umsätze bis Ende 2027 gilt zusätzlich eine eigene Übergangsregel für Rechnungen, die per elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt werden. Sie gilt unabhängig von der 800.000-Euro-Grenze und setzt die Zustimmung des Empfängers voraus (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).
Diese Rechnungen sind ausgenommen
- Rechnungen an Privatpersonen und an Empfänger, die nicht im Inland ansässig sind
- Fahrausweise, die nach § 34 UStDV als Rechnung gelten
- Rechnungen über Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind
- Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG als Kleinunternehmer steuerfrei sind (§ 34a UStDV). Sie müssen E-Rechnungen trotzdem empfangen können. Wer auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet hat, fällt nicht darunter.
- Kleinbetragsrechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt (§ 33 UStDV)
Für Kleinbetrags-, Fahrausweis- und Kleinunternehmerrechnungen entfällt die Pflicht zur E-Rechnung. Sie dürfen als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Wird eine sonstige Rechnung elektronisch, etwa als PDF, übermittelt, braucht der Empfänger dem zuzustimmen (§ 14 Abs. 1 UStG).
Rechtsgrundlagen: § 14 UStG (elektronische Rechnung), § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregelung), Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG, bemessen nach vereinnahmten Entgelten, § 33 UStDV und § 34a UStDV sowie das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 mit dem Folgeschreiben vom 15. Oktober 2025.
Für die Frist kommt es auf den Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr an. Die Gegenüberstellung zeigt, welche Rolle die Grenze von 800.000 Euro spielt.
2027: Umsatzgrenze beim Aussteller prüfen
Für von der Pflicht erfasste inländische B2B-Umsätze. Gesetzliche Ausnahmen und zusätzliche B2G-Vorgaben bleiben zu beachten.
Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Kalenderjahr 2026
Höchstens 800.000 €
Die umsatzabhängige Übergangsregel kann bis Ende 2027 genutzt werden.
Mehr als 800.000 €
Die umsatzabhängige Übergangsregel greift nicht. Grundsätzlich strukturierte E-Rechnung ausstellen.
Für bestimmte EDI-Verfahren gibt es eine gesonderte Übergangsregel bis Ende 2027.
Empfang von E-Rechnungen: bereits seit 2025 sicherstellen.
Kurzer Pflicht-Check
Betrifft die Umstellung 2027 Ihr Unternehmen?
Für die 800.000-Euro-Grenze zählt der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr. Unabhängig davon sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro ausgenommen.
B2B im Inland
Sie stellen Rechnungen für betroffene Umsätze an inländische Unternehmen aus.
Produktive Ausgabe
PDF, ERP-Export oder Datenquelle müssen zuverlässig in ein strukturiertes Format überführt werden.
Details und Quellen: siehe Fristen im Überblick.
Ihr Ablauf bleibt bestehen
RechneX setzt dort an, wo Ihrem Prozess die strukturierte Rechnung fehlt
Sie müssen nicht zuerst Ihre gesamte Systemlandschaft ersetzen. Wir klären, welche Daten bereits vorhanden sind, welche Regeln ergänzt werden müssen und wie die fertige E-Rechnung zurück in Ihren Ablauf gelangt.
Ihre Quellen
ERP und WarenwirtschaftBestehende PDF-RechnungenCSV- und XML-ExporteCRM und ShopsystemeREST-API
Ihre Belegarten
StandardrechnungenGutschriften und StornosAbschlags- und SchlussrechnungenMehrere SteuersätzeKundenspezifische Referenzen
RechneX ergänzt
Datenzuordnung und PflichtfelderSteuer- und SummenlogikPrüf- und FreigabeschritteVerständliche FehlerberichteEmpfängerregeln
Ihre Ausgabe
XRechnungZUGFeRD und Factur-XBatch-VerarbeitungAPI-RückgabeDirekt an den Empfänger versenden
Optional direkt aus RechneX – ohne zusätzlichen Download- und E‑Mail‑Schritt.
Bestehende Systeme bleiben im Einsatz
Ihr Team erstellt Rechnungen weiter im vertrauten ERP, der Warenwirtschaft, im Shop oder als PDF. RechneX ergänzt die strukturierte E-Rechnungsebene.
Sonderfälle werden bewusst abgebildet
Abschläge, Schlussrechnungen, Gutschriften, Steuersätze und Kundenreferenzen werden nicht wie einfache Standardbelege behandelt.
Der Prozess wächst mit Ihrem Volumen
Vom betreuten Pilotlauf bis zu Batch und API wird nur die Automatisierung eingerichtet, die zu Ihrem tatsächlichen Ablauf passt.
Vom Musterbeleg zum Betrieb
Eine Einrichtung mit klaren fachlichen Freigaben
Die technische Umsetzung folgt Ihrem tatsächlichen Datenfluss. Erst wenn Belegarten, Regeln und Testausgaben stimmen, wird der produktive Weg festgelegt.
Eigenen Ablauf prüfen lassen- 01
Ausgangslage und Musterbelege
Bestehenden Rechnungsprozess erfassen
Wir klären Quellsystem, Belegarten, Monatsvolumen, Empfängeranforderungen und den gewünschten Ausgabeweg. Anonymisierte Musterbelege zeigen, welche Daten und Sonderfälle tatsächlich vorkommen.
- 02
Datenzuordnung und Pilot
Regeln festlegen und Testausgaben validieren
Pflichtfelder, Referenzen, Steuerlogik und Belegarten werden passend zu Ihrem Ablauf abgebildet. XRechnung oder ZUGFeRD wird anhand repräsentativer Testfälle fachlich und technisch geprüft.
- 03
Freigabe und Betrieb
Passenden Produktivweg einrichten
Nach der Freigabe wird der vereinbarte Prozess als betreute Konvertierung, Batch-Ablauf oder API-Anbindung eingerichtet. Fehler und Ausnahmen bleiben sichtbar und kontrollierbar.
Prüfung und Datenschutz
Technische Prüfung und menschliche Freigabe in einem Ablauf
RechneX verbindet technische Validierung mit nachvollziehbaren Freigabeschritten. Für die erste Einschätzung reichen anonymisierte Unterlagen; vertragliche und technische Anforderungen werden vor dem produktiven Start abgestimmt.
Technische Regeln
XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X und EN 16931 werden passend zum vereinbarten Zielformat geprüft.
Kontrollierte Ausnahmebehandlung
Fehlende Angaben und unsichere Zuordnungen werden sichtbar statt stillschweigend übernommen.
Vertragliche Grundlage
AVV, Unterauftragsverarbeiter und besondere Enterprise-Anforderungen können abgestimmt werden.
Persönliche Abstimmung
Belegarten, Empfängerregeln und Freigaben werden mit den verantwortlichen Teams festgelegt.
Kostenlose Ersteinschätzung
Erhalten Sie eine erste Einschätzung zu Ihrer Umstellung 2027.
Beschreiben Sie kurz Ihr Ausgangssystem und Volumen. Sie erhalten innerhalb eines Werktags eine persönliche Einschätzung zu Integrationsweg, kritischen Belegarten und den nächsten Schritten.
Sie möchten einzelne PDF-Rechnungen selbst umwandeln? Zum PDF-Konverter. Für regelmäßige Abläufe und die Anbindung Ihrer Systeme beraten wir Sie hier persönlich.
- • Persönliche Rückmeldung statt automatischer Standardantwort
- • Einschätzung zu Integrationsweg und kritischen Belegarten
- • Klare nächste Schritte für Beispielbelege und technische Abstimmung
Technische Vertiefung
Details für Ihren Integrationsweg
Vertiefen Sie je nach Ausgangssystem die Themen API, ERP-Export, Validierung oder PDF-Konvertierung.
E-Rechnungspflicht 2025–2028
Empfang, Übergangsregeln, Ausnahmen und Formate im Gesamtüberblick.
E-Rechnung erstellen
Generator, Konverter und Prüfwerkzeuge im Überblick.
PDF-Konverter
Bestehende PDF-Rechnung in XRechnung oder ZUGFeRD überführen.
XRechnung Generator
Rechnungsdaten direkt im Browser erfassen.
ERP zu E-Rechnung
Bestehende ERP-Ausgaben in strukturierte Rechnungen überführen.
E-Rechnung API
Automatisierte Ausgabe aus ERP, Shop oder Fachverfahren.
KoSIT Validator API
Technische XRechnung-Prüfung in bestehende Prozesse integrieren.
E-Rechnung Sonderfälle
Gutschriften, Abschläge, Steuern und weitere Belegarten einordnen.
Häufige Fragen
Was Unternehmen vor der Umstellung wissen möchten
Was ändert sich 2027 bei der E-Rechnung?
Für Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr endet die allgemeine Übergangsregelung für betroffene B2B-Umsätze im Inland grundsätzlich mit Ablauf des Jahres 2026. Rechnungsaussteller mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr dürfen bis Ende 2027 weiter sonstige Rechnungen verwenden. Für EDI-Verfahren gilt bis Ende 2027 eine gesonderte Übergangsregelung.
Muss ich bis 2027 mein ERP wechseln?
Nein. Wenn Ihr ERP, Ihre Warenwirtschaft oder Ihr Shop stabile PDFs oder Datenexporte erzeugt, kann RechneX die strukturierte E-Rechnungsebene ergänzen. Ob eine PDF-Datenzuordnung, ein CSV- oder XML-Export, Batch oder API am besten passt, wird anhand Ihres vorhandenen Ablaufs geprüft.
Wie kann ich 2027 eine E-Rechnung erstellen?
Sie können Rechnungsdaten direkt im Generator erfassen oder eine bestehende PDF-Rechnung als Ausgangspunkt verwenden und in XRechnung oder ZUGFeRD überführen. Vor dem Versand sollten Sie die erzeugte Datei fachlich kontrollieren und technisch validieren.
Muss ich XML selbst schreiben?
Nein. Generator, Konverter oder ein eingerichteter Workflow erzeugen die technische Struktur aus den fachlichen Rechnungsdaten. Sie bleiben für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben verantwortlich.
Welche Belege sollte ich für den Pilotlauf auswählen?
Wählen Sie repräsentative und fehleranfällige Belege: Standardrechnungen, wichtige Großkunden, Gutschriften, Abschläge, Schlussrechnungen, gemischte Steuersätze und kundenspezifische Bestell- oder Vertragsreferenzen. Für die erste Einschätzung reichen anonymisierte Dokumente.
Kann RechneX Batch, API und individuelle Freigaben abbilden?
Ja. Je nach Datenquelle und Volumen kann der Prozess als betreute Konvertierung, Datei- oder Batch-Verarbeitung oder API-Anbindung eingerichtet werden. Fachliche Freigaben, Fehlerberichte und die gewünschte Rückgabe oder Weiterleitung werden passend zum tatsächlichen Ablauf festgelegt.
Wie werden unsere Rechnungsdaten geschützt?
Für die erste Prüfung reichen anonymisierte Beispielbelege. Ein AVV ist verfügbar. Datenfluss, Unterauftragsverarbeiter, Löschfristen und besondere Enterprise-Anforderungen werden transparent dokumentiert und vor dem produktiven Start abgestimmt.
Ist die Validierung automatisch Teil des Prozesses?
Die technische Validierung wird passend zum Zielformat eingeplant: XRechnung mit dem offiziellen KoSIT-Prüfstand, ZUGFeRD und Factur-X mit dem passenden Prüfprozess. Zusätzlich bleiben fachliche Prüfung und Freigabe wichtig, weil eine technisch valide Datei trotzdem unvollständige oder unpassende Geschäftsdaten enthalten kann.
Grundlage der Fristen und Begriffe: BMF-FAQ zur obligatorischen E-Rechnung, Stand März 2026.