Gutschrift, Storno und Rechnungskorrektur richtig verarbeiten

Eine Gutschrift oder Rechnungskorrektur ist nicht einfach eine Rechnung mit negativem Betrag. Entscheidend ist, welcher Geschäftsvorgang tatsächlich vorliegt und welcher Beleg damit korrigiert oder gutgeschrieben wird.

Im Generator und Konverter sind kaufmännische Gutschriften (381), Korrekturrechnungen (384) und Korrekturen von Selbstabrechnungen (261) enthalten. Sie prüfen Originalbezug und Vorzeichen; die Ausgabe wird als XRechnung oder ZUGFeRD validiert.

Bei Korrekturbelegen erwarten Empfänger und Buchhaltung eine nachvollziehbare Verbindung zwischen neuem Beleg und ursprünglicher Rechnung.

Deshalb werden Rechnungstyp, BG-3 mit BT-25, Steuerdaten und Beträge gemeinsam betrachtet und nicht isoliert aus einzelnen PDF-Feldern übernommen.

Sie stellen typische Gutschriften, Stornos oder Korrekturrechnungen bereit. Daraus wird geprüft, welcher Belegtyp, welche Referenz und welche Betragslogik zu Ihrem tatsächlichen Fall gehören.

Die erzeugte XRechnung oder ZUGFeRD-Datei wird technisch geprüft und kann anschließend für einzelne oder wiederkehrende Fälle genutzt werden.

Bei einer Rückgabe, einem Storno nach Lieferung, einer nachträglichen Preisminderung oder einer Erstattung ist die kaufmännische Gutschrift mit Typ 381 der passende Beleg. Die Beträge werden positiv erfasst, die Belegart zeigt die Minderung an. In der UBL-Syntax erzeugt RechneX dafür ein eigenes CreditNote-Dokument.

Typ 384 berichtigt oder ersetzt eine frühere Rechnung, etwa wenn Pflichtangaben fehlten oder falsch waren. Für eine gewöhnliche Rückgabe ist die Korrekturrechnung nicht gedacht.

Stellt der Leistungsempfänger die Rechnung selbst aus, liegt ein Gutschriftverfahren vor (Selbstfakturierung, Typ 389). Das setzt eine ausdrückliche Vereinbarung voraus. Korrigiert er eine solche Abrechnung später, verwendet er Typ 261; Verkäufer und Käufer behalten dabei ihre Rollen.

Wenn eine E-Rechnung verpflichtend ist, muss grundsätzlich auch ihre Berichtigung als E-Rechnung erfolgen. Planen Sie Gutschriften und Korrekturrechnungen deshalb im selben Format und über denselben Übertragungsweg wie die ursprünglichen Rechnungen.

Damit Empfänger und Buchhaltung den Beleg zuordnen können, gehören Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung in den Bezug (BG-3 mit BT-25 und BT-26). Bei einer Teilgutschrift sollte zusätzlich aus den Positionen hervorgehen, welche Leistung gemindert wird.