E-Rechnung für bestehende ERP-Prozesse
Wenn Ihr ERP noch keine passende XRechnung oder ZUGFeRD-Ausgabe liefert, nutzt RechneX vorhandene PDFs, Exporte oder strukturierte Daten als Grundlage. Fehlende Pflichtangaben werden erkannt, die fertige Ausgabe wird vor der Übergabe geprüft.
kontakt@rechnex.deIhr ERP liefert die Grundlage
Verfügbare ERP-Ausgabe
PDF, CSV, XML oder vorhandene Schnittstelle auf Vollständigkeit prüfen.
Rechnungsfelder zusammenführen
Positionen, Steuern und Empfängerreferenzen aus belegten Daten zuordnen.
Bei Rückfragen: Fehlende Pflichtangaben werden sichtbar und müssen ergänzt werden.
Empfängerformat erstellen und technisch prüfen
Das Format wählen, das Ihr Empfänger verarbeitet, und die fertige Datei validieren.
XRechnung
Reine XML-Datei
ZUGFeRD
PDF/A-3 mit eingebetteter CII-XML
Prüffehler gehen vor der Übergabe in den Korrekturweg.
Empfänger oder bestehender Folgeprozess
Die geprüfte Datei über den vereinbarten Weg weitergeben.
1. ERP-Ausgaben bereitstellen
Sie zeigen typische Rechnungen und verfügbare Datenquellen.
2. Daten prüfen
Wir analysieren vorhandene Informationen, fehlende Angaben und widersprüchliche Werte.
3. Verarbeitung einrichten
Format, Feldzuordnung, Regeln und Prüfungen werden abgestimmt.
4. Prozess nutzen
Nach technischer Prüfung kann die Verarbeitung regelmäßig eingesetzt werden.
01
Viele Unternehmen arbeiten seit Jahren mit gewachsenen ERP- oder Warenwirtschaftssystemen. Ein Wechsel nur wegen E-Rechnung ist häufig nicht der sinnvollste Weg.
RechneX prüft, welche Daten Ihr bestehendes System bereits liefert, ordnet sie den relevanten Rechnungsfeldern zu und zeigt fehlende Angaben frühzeitig.
02
Ein Rechnungsbild enthält zwar viele Informationen, aber nicht jede relevante Angabe ist für eine strukturierte E-Rechnung eindeutig verfügbar.
Deshalb werden verfügbare Datenquellen wie Exporte, ERP-Felder oder zusätzliche Informationen zusammengeführt. Ein sichtbarer Hinweis ersetzt dabei kein strukturiertes Pflichtfeld.
03
Sie stellen typische Rechnungen und verfügbare Daten bereit. Daraus wird geprüft, welche Felder vorhanden sind, welche ergänzt werden müssen und welche Ausgabe zum Empfänger passt.
Je nach Prozess entstehen XRechnung oder ZUGFeRD; die fertige Datei wird vor Versand, Portal-Upload oder Weitergabe technisch validiert.
04
Liefert Ihr ERP strukturierte Exporte als CSV oder XML, ist das meist der zuverlässigste Weg. Die Felder werden einmal den Rechnungsangaben zugeordnet; danach entsteht jede E-Rechnung aus denselben Daten wie Ihre bisherige Rechnung.
Gibt das System nur einen stabilen PDF-Report aus, kann dieser Report der Einstieg sein. Bei ZUGFeRD bleibt das gewohnte Rechnungsbild erhalten, die strukturierten Daten kommen hinzu. Angaben, die im PDF fehlen, müssen aus einer verlässlichen Quelle kommen.
Bei höherem Volumen oder mehreren Empfängerprofilen lohnt sich eine Schnittstelle. Ihr System übergibt die Rechnungsdaten dann automatisch und erhält die geprüfte XRechnung oder ZUGFeRD-Datei zurück.
05
Klären Sie zuerst, welches Format Ihre Empfänger erwarten. Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung mit Käuferreferenz oder Leitweg-ID; bei Geschäftskunden stimmen Sie Format und Profil mit dem Empfänger ab.
Prüfen Sie außerdem, welche Belegarten Ihr ERP erzeugt. Gutschriften, Korrekturen sowie Abschlags- und Schlussrechnungen brauchen eigene Rechnungstypen und Bezüge und gehören von Anfang an in den Test.
Typische ERP-Hürden
Viele Systeme liefern PDFs, aber keine strukturierten Rechnungsdaten.
Referenzen, Steuerdaten oder Empfängerinformationen stammen oft aus PDF, ERP-Feld und Zusatzexport.
Ein zusätzlicher Prozess kann schneller umgesetzt werden als eine komplette Migration.
Bestehendes ERP ergänzen
RechneX prüft PDF-, CSV-, XML- oder andere vorhandene Ausgaben und führt belastbare Angaben zusammen.
Pflichtfelder, Steuergruppen, Referenzen und Sonderfälle werden anhand Ihrer tatsächlichen Rechnungen zugeordnet.
Die fertige XRechnung oder ZUGFeRD-Datei wird vor Kunden- oder Portalübergabe validiert.
Ihre Rechnungsdaten werden datenschutzgerecht verarbeitet. Dienstleister und Löschfristen sind dokumentiert. Die fertige XRechnung oder ZUGFeRD-Datei wird vor der Übergabe technisch geprüft.
Datenquellen zusammenführen
RechneX übernimmt die benötigten Angaben aus Ihren Rechnungen und stellt sie passend für Empfänger oder Zielsystem als strukturierte E-Rechnung bereit.
Export
ERP / WaWi
PDF, CSV, XML oder ERP-Felder werden als belegte Ausgangsdaten zusammengeführt.
Daten
Pflichtfelder
Pflichtfelder, Steuerdaten, Referenzen und Sonderfälle werden den Rechnungsfeldern zugeordnet.
Ausgabe
XRechnung / ZUGFeRD
XRechnung oder ZUGFeRD wird passend zum Empfänger gewählt und technisch geprüft.
Prüfbar statt pauschal
Geeignet für ERP, Warenwirtschaft und ältere Systeme
PDF-, CSV- und XML-basierte Ausgangsdaten möglich
XRechnung und ZUGFeRD technisch prüfen
Sonderfälle wie Gutschriften und Schlussrechnungen berücksichtigen
Weiterlesen
Alte Software E-Rechnung-fähig machen
Bestehende Systeme weiter verwenden.
SAP Business One und E-Rechnung
Business-One-Version, Electronic Documents und Ergänzungswege prüfen.
SAP XRechnung Setup
ERP-Anforderungen und Pflichtfelder verstehen.
Sage ERP und E-Rechnung
Sage 100 und ältere Sage-Umgebungen sauber unterscheiden.
Microsoft Dynamics 365 und E-Rechnung
Business Central und Dynamics 365 Finance fachlich trennen.
Eigenes Rechnungsmodul nachrüsten
Eigene Datenbank- und Fakturalösungen kontrolliert ergänzen.
Sage 100 E-Rechnung
Sage-100-Ausgaben und verfügbare Datenquellen prüfen.
Microsoft Dynamics NAV / Navision
Bestehende NAV-Rechnungsprozesse ergänzen.
proALPHA E-Rechnung
proALPHA-Ausgaben kontrolliert weiterverarbeiten.
BAAN ERP E-Rechnung
Eine E-Rechnungsbrücke für bestehende BAAN-Prozesse aufbauen.
Infor LN E-Rechnung
Infor-LN-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD bereitstellen.
RECY E-Rechnung
RECY-PDFs über eine schlanke Übergangsstrecke verarbeiten.
ERP-PDF zu ZUGFeRD
PDF-Ausgaben als Grundlage verwenden.
E-Rechnung API
Automatisierte Verarbeitung anbinden.
ZUGFeRD PDF/A-3 Design
Design und strukturierte Daten verbinden.
Offizielle Grundlagen
Häufige Fragen
Nein. Wenn Ihr System geeignete Daten liefert, kann ein zusätzlicher E-Rechnungsprozess ohne vollständige Migration aufgebaut werden.
Nicht pauschal. Das hängt davon ab, ob der PDF-Export die benötigten Pflichtfelder, Positionen, Steuerdaten und Referenzen eindeutig enthält.
Ja. Ein geprüfter Prozess kann später um Batch-Verarbeitung oder Schnittstellen erweitert werden.
Entscheidend ist weniger der Systemname als die Ausgabe, die Ihr ERP liefert: PDF, CSV, XML oder eine Schnittstelle. Für Sage 100, Microsoft Dynamics NAV (Navision), proALPHA, Infor LN, BAAN und RECY gibt es eigene Seiten mit den typischen Wegen.
Ja. Mit dem Konverter oder dem Generator prüfen Sie zunächst einzelne Rechnungen. Danach entscheiden Sie, ob Batch-Verarbeitung oder eine Schnittstelle nötig ist.
ERP-Ausgabe prüfen lassen
Nennen Sie ERP, Version, Ausgabeformat, Belegvarianten und Rechnungsvolumen. Sie erhalten eine persönliche Einschätzung zu Datenquelle, Pilot und möglicher Automatisierung.
Sie möchten einzelne PDF-Rechnungen selbst umwandeln? Zum PDF-Konverter. Für regelmäßige Abläufe und die Anbindung Ihrer Systeme beraten wir Sie hier persönlich.
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