E-Rechnung für Freiberufler & Kleinunternehmer: Ausnahmen

E-Rechnung für Freiberufler & § 19 UStG Kleinunternehmer

Die E-Rechnung betrifft vor allem Großkonzerne und den Mittelstand? Falsch. Gerade die Millionen von freiberuflichen Designern, Solo-Handwerkern und Kleingewerbetreibenden in Deutschland sind extrem verunsichert.

Die häufigste Annahme: "Ich bin Kleinunternehmer nach § 19 UStG, weise keine Umsatzsteuer aus – da brauche ich doch bestimmt keine XML-Rechnungen?"

Die Wahrheit im Wachstumschancengesetz ist etwas differenzierter. Es gibt harte Pflichten, aber es gibt für Freiberufler und die "ganz Kleinen" auch sehr starke Ausnahmen und lange Schonfristen.
Wenn Sie statt Paragrafen direkt einen pragmatischen Umsetzungsweg suchen, ist unsere Seite zu Kleinunternehmern und E-Rechnungen der schnellere Einstieg.

Direktantwort: Das müssen Sie wissen

1. Die Empfangspflicht gilt für alle (seit Jan 2025): Auch als Kleinunternehmer müssen Sie E-Rechnungen von Lieferanten (z.B. Softwarelizenzen, Großhandel) annehmen und revisionssicher archivieren können.
2. Kleinunternehmer (§ 19 UStG) sind vorerst vom Versand befreit! Der Gesetzgeber hat eine Verordnung für Kleinunternehmer erlassen. Diese müssen für reine Inlandsumsätze bis auf Weiteres keine E-Rechnungen ausstellen. Eine PDF oder normales Papier reicht.
3. Die Schonfrist für normale Freiberufler: Wenn Sie kein Kleinunternehmer sind, aber im Vorjahr weniger als 800.000 € Umsatz gemacht haben, haben Sie noch bis zum 31. Dezember 2027 Zeit. Ab dem 1. Januar 2028 müssen Sie im B2B zwingend XRechnung/ZUGFeRD versenden.
4. B2C Privatkunden: Wer Endverbraucher abrechnet (B2C), darf ohnehin weiterhin Papier oder Sicht-PDF verschicken.

Irrtum 1: "Ein Freiberufler fällt nicht ins B2B"

Wer als freier Gutachter, Architekt, Berater oder Texter tätig ist und an andere Firmen oder Behörden eine Rechnung stellt, macht astreines "Business-to-Business" (B2B) oder "Business-to-Government" (B2G).

Trifft das zu, und Sie unterliegen der Regelbesteuerung (mit Vorsteuerabzug), dann schlägt die E-Rechnungspflicht bei Ihnen zu. Ihr Glück ist lediglich die stufenweise Einführung. Liegt Ihr Vorjahresumsatz unter 800.000 €, schont Sie das Gesetz im B2B-Versand noch bis Ende 2027. Liegen Sie darüber, greift die Versandpflicht bereits ab dem 1. Januar 2027.
Rechnen Sie jedoch heute schon mit einer Behörde ab, ist die XRechnung mit Leitweg-ID bereits in aller Regel Pflicht.

Irrtum 2: "Aber ich schreibe doch nur Bagatellbeträge"

Das Gesetz sieht noch ein weiteres Schlupfloch vor: Die sogenannte Kleinbetragsrechnung unter 250 Euro (brutto).
Egal ob B2B, B2C oder Freiberufler: Wenn der Gesamtbeleg unter dieser Grenze bleibt, darf er unabhängig von der Gesetzeslage dauerhaft als Kassenbeleg, Papierquittung oder normales PDF ausgestellt werden (§ 33 UStDV).

Die "Freiwillige Pflicht" für kleine Businesses

Warum sollten Freiberufler, die eigentlich durch Sonderregelungen geschützt sind, 2026 trotzdem aufrüsten?

Die Vorreiter-Rolle: Die großen ERP-Systeme Ihrer Kunden (SAP, DATEV, Lexware) werden ab 2026 primär strukturierte Daten einlesen wollen. Wer als Freelancer nur eine platte Text-PDF liefert, bedeutet im System des Kunden manuellen Copy&Paste-Aufwand. Wer hingegen eine schicke ZUGFeRD-Rechnung (PDF/A-3) liefert, wird vom Buchhalter des Auftraggebers innig geliebt – denn die Rechnung bucht sich faktisch lautlos von selbst. Die Zahlung geht schneller raus.

Fazit: Wie Freelancer jetzt kostenbewusst umsteigen

Freiberufler müssen jetzt nicht hektisch 500 Euro Jahresgebühr in überladene Buchhaltungs-Suiten pumpen.

Der Work-Around für Selbstständige (die keine teure ERP bezahlen wollen):

1. Schreiben Sie Ihre Rechnung ganz normal als Vorlage in Word, Excel oder Pages.


2. Wenn Ihr Konzern-Kunde es vertraglich fordert, nutzen Sie den pragmatischen Ablauf auf unserer Seite Kleinunternehmer E-Rechnung und gehen Sie von dort in den passenden Generator- oder Konverter-Pfad.


3. Unsere KI und Template-Engine machen aus Ihrer schönen Rechnung völlig automatisch eine absolut gesetzteskonforme ZUGFeRD 2.4 Rechnung für das B2B-Geschäft. Ohne Fixkosten.

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