XRechnung für Architekten und Ingenieure: Leitweg-ID, HOAI, Anlagen und B2G richtig umsetzen

XRechnung für Architekten und Ingenieure: HOAI, Leitweg-ID, Anlagen und B2G

Architektur- und Ingenieurbüros stellen häufig Rechnungen an öffentliche Auftraggeber: Kommunen, Bauämter, Landesbetriebe, Hochschulen, Ministerien, Stadtwerke oder andere öffentliche Einrichtungen. Genau dort reicht eine normale PDF-Rechnung in vielen Fällen nicht aus. Für den B2G-Bereich wird eine strukturierte E-Rechnung benötigt, häufig als XRechnung.

Besonders anspruchsvoll wird es, wenn HOAI-Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen, Projektbezüge, Aufmaße, Stundennachweise, Leistungsverzeichnisse oder umfangreiche PDF-Anlagen dazukommen. Dann entscheidet nicht nur der sichtbare Rechnungstext, sondern auch die korrekte technische Abbildung im XML.

In diesem Leitfaden erfahren Architekturbüros, Ingenieurbüros, Planungsbüros und Bauprojekt-Dienstleister, wie sie XRechnungen für öffentliche Auftraggeber sicher vorbereiten: mit Leitweg-ID, Pflichtfeldern, HOAI-Bezug, Anlagen und Validierung.

Wenn Sie direkt eine Rechnung an eine Behörde vorbereiten möchten, finden Sie den kompakten Einstieg hier: Öffentliche Auftraggeber.

Direktantwort: Was brauchen Architekten und Ingenieure für eine XRechnung?

Für eine XRechnung an öffentliche Auftraggeber benötigen Planungsbüros vor allem vier Dinge:

1. Die richtige Leitweg-ID des Auftraggebers: Sie adressiert die E-Rechnung an die zuständige Behörde oder Organisationseinheit. Bei Rechnungen an die Bundesverwaltung ist die Leitweg-ID auf jeder elektronischen Rechnung anzugeben und wird im Feld Käuferreferenz, also BT-10, eingetragen. Quelle: E-Rechnung Bund zur Leitweg-ID.
2. Eine valide XRechnung im aktuellen Standard: XRechnung ist die deutsche Ausprägung der europäischen E-Rechnungsnorm EN 16931. Die aktuell relevanten Versionen und Bundles werden über XStandards Einkauf veröffentlicht. Quelle: XStandards Einkauf: Versionen und Bundles der XRechnung.
3. Saubere Rechnungslogik für Abschläge und Schlussrechnungen: Bereits gezahlte Beträge, offene Restbeträge, Leistungszeiträume und Projektbezüge müssen nicht nur optisch, sondern auch rechnerisch im XML stimmen.
4. Richtig eingebettete Anlagen: Rechnungsbegründende Unterlagen wie Aufmaß, Honorarberechnung, Stundennachweise oder Projektlisten dürfen nicht beliebig als lose E-Mail-Anhänge behandelt werden. Für eingebettete Dokumente gelten formale Vorgaben und zugelassene Dateitypen. Quelle: E-Rechnung Bund zu formalen Anforderungen und Anlagen.

Kurz gesagt: Eine XRechnung für Architekten und Ingenieure ist nicht einfach „PDF als XML“. Sie ist ein strukturierter Rechnungsdatensatz, der fachliche HOAI- und Projektlogik in maschinenlesbare Pflichtfelder übersetzt.

Warum XRechnung gerade für Architektur- und Ingenieurbüros anspruchsvoll ist

Viele Planungsbüros rechnen nicht mit einfachen Standardpositionen ab. Typische Rechnungen enthalten:

• HOAI-Leistungsphasen und Teilleistungen
• Abschlagsrechnungen nach Projektfortschritt
• Schlussrechnungen mit bereits geleisteten Zahlungen
• Nebenkosten, Auslagen oder Pauschalen
• Projekt-, Vergabe- oder Bestellnummern
• Leistungszeiträume über mehrere Monate
• Anlagen wie Honorarermittlung, Aufmaß, Pläne, Stundennachweise oder Nachtragslisten
• unterschiedliche Empfängerlogik je Bauamt, Kommune, Landesbetrieb oder öffentlichem Auftraggeber

Die HOAI regelt die Vergütung von Architekten- und Ingenieurleistungen. Quelle: Bundeswirtschaftsministerium zur HOAI. In der Praxis bedeutet das aber nicht automatisch, dass jede Bürosoftware daraus eine valide XRechnung erzeugt. Entscheidend ist, ob Summen, Steuerangaben, Abschläge, Zahlungsbedingungen, Käuferreferenz und Anlagen auch im XML korrekt abgebildet werden.

Genau an dieser Stelle entstehen häufig Validierungsfehler, Rückfragen des Auftraggebers oder Ablehnungen im E-Rechnungsportal.

B2G und B2B nicht verwechseln: Was gilt für öffentliche Auftraggeber?

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten andere praktische Anforderungen als für viele B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen.

Für die Bundesverwaltung gilt: Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten des Bundes bei Direktaufträgen ab 1.000 Euro netto Rechnungen elektronisch einreichen. Quelle: E-Rechnung Bund. Für die Übermittlung an die Bundesverwaltung steht die OZG-RE als Rechnungseingangsplattform zur Verfügung. Die frühere Dopplung von ZRE und OZG-RE wurde beim Bund konsolidiert; seit September 2025 empfängt die Bundesverwaltung elektronische Rechnungen über die zentrale Plattform OZG-RE. Quelle: E-Rechnung Bund: aktuelle Informationen.

Für den B2B-Bereich gilt zusätzlich: Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich eine E-Rechnung zu verwenden, allerdings mit Übergangsregelungen. Ein einfaches PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung im steuerlichen Sinne mehr, weil es kein strukturiertes elektronisches Format hat. Quelle: BMF: Fragen und Antworten zur verpflichtenden E-Rechnung.

Für Architekten und Ingenieure heißt das:

• Rechnung an Behörde oder öffentlichen Auftraggeber: Leitweg-ID, B2G-Vorgaben, Portal- oder Übertragungskanal und XRechnung-Konformität sind zentral.
• Rechnung an Unternehmen: E-Rechnungspflicht und Übergangsfristen beachten; XRechnung oder ZUGFeRD können geeignet sein.
• Rechnung an Privatkunden: Die B2B-E-Rechnungspflicht betrifft private Endverbraucher nicht direkt.

Die Leitweg-ID: Pflichtfeld für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber

Die Leitweg-ID ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren bei XRechnungen an Behörden. Sie dient der eindeutigen Adressierung des öffentlichen Rechnungsempfängers und sorgt dafür, dass die Rechnung intern an die richtige Stelle weitergeleitet werden kann.

Bei Rechnungen an die Bundesverwaltung muss die Leitweg-ID in der XRechnung im Feld Käuferreferenz / Buyer Reference / BT-10 angegeben werden. Die Leitweg-ID wird dem Rechnungssteller grundsätzlich vom Auftraggeber mitgeteilt oder kann dort erfragt werden. Quelle: E-Rechnung Bund für Rechnungssteller.

Wichtig für Planungsbüros:

• Verwenden Sie immer die Leitweg-ID aus Auftrag, Bestellung, Vergabeunterlagen oder direkter Rückmeldung des Auftraggebers.
• Verändern Sie die Leitweg-ID nicht durch Leerzeichen, zusätzliche Zeichen oder gekürzte Schreibweisen.
• Prüfen Sie bei mehreren Behördenstellen, ob es mehrere Leitweg-IDs gibt.
• Tragen Sie die Leitweg-ID nicht in ein Freitextfeld ein, sondern in das passende XRechnung-Feld BT-10.
• Fragen Sie bei Unklarheiten den öffentlichen Auftraggeber, nicht irgendein externes Verzeichnis.

Weitere Hilfen:

• Leitweg-ID finden und Aufbau erklärt
• Leitweg-ID-Verzeichnis richtig nutzen
• Kostenloser Leitweg-ID Finder

Typische Pflichtangaben in der XRechnung für Planungsbüros

Eine valide XRechnung besteht aus klar definierten Geschäftsdaten. Für Architektur- und Ingenieurbüros sind insbesondere diese Angaben wichtig:

Bei RechneX können Sie Rechnungsdaten entweder aus einer PDF-Rechnung konvertieren, manuell im Generator erfassen oder über Enterprise-Prozesse individuell abbilden lassen.

HOAI-Abschlagsrechnung als XRechnung: der häufigste Fehlerbereich

Viele Planungsbüros schreiben HOAI-Abschlagsrechnungen nach Projektfortschritt. Für Menschen ist eine solche Rechnung oft gut lesbar: Leistungsphase, Prozentsatz, bisher abgerechnet, bereits gezahlt, offener Betrag. Für die XRechnung muss diese Logik jedoch in strukturierte Felder übersetzt werden.

Problematisch wird es, wenn bereits gezahlte Abschläge als negative Rechnungspositionen, unklare Freitextabzüge oder manuelle Korrekturzeilen eingetragen werden. Dann passen Positionssummen, Steuerbasis, Rechnungsbetrag und Zahlbetrag nicht mehr zusammen. In Validatoren äußert sich das häufig als Summen- oder Rechenfehler, zum Beispiel bei Regeln rund um Gesamtbeträge und Rundungslogik.

Mehr zu typischen Fehlern finden Sie hier: XRechnung Fehlercodes erklärt: Ursachen und Lösungen.

Für HOAI-Abschlagsrechnungen sollten Sie besonders prüfen:

• Ist klar, welche Leistung abgerechnet wird?
• Sind frühere Abschläge oder Zahlungen korrekt als bereits bezahlte Beträge abgebildet?
• Stimmen Nettosumme, Steuerbetrag, Bruttosumme und Zahlbetrag?
• Ist der Leistungszeitraum eindeutig?
• Ist der Bezug zum Projekt, Auftrag oder Vertrag vorhanden?
• Sind Anlagen beigefügt, wenn die Honorarberechnung sonst nicht nachvollziehbar ist?

Schlussrechnung in der XRechnung: bereits gezahlte Abschläge sauber abziehen

Die Schlussrechnung ist bei Architektur- und Ingenieurleistungen besonders sensibel. Sie enthält häufig:

• die gesamte Honorarsumme
• bereits abgerechnete Abschläge
• bereits geleistete Zahlungen
• offene Restbeträge
• Nachträge oder geänderte Leistungsstände
• Anlagen zur Honorarermittlung
• Projekt- und Vertragsbezüge

In einer normalen PDF-Rechnung kann diese Logik frei dargestellt werden. In der XRechnung muss sie rechnerisch eindeutig sein. Der offene Zahlbetrag darf nicht nur im Text stehen, sondern muss sich aus den strukturierten Beträgen ergeben.

Für Planungsbüros bedeutet das: Schlussrechnungen sollten nicht einfach als normale Rechnung mit negativen Positionen nachgebaut werden. Besser ist eine saubere Abbildung der bereits gezahlten Beträge, der finalen Gesamtsumme und des fälligen Restbetrags.

Wenn Sie regelmäßig HOAI-Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen schreiben, ist der Pro-Tarif für Standardfälle hilfreich. Bei automatischer Erkennung aus PDF, ERP-Export, AVA-System oder individueller Projektlogik ist Enterprise der passende Weg. Dort können Sonderfälle, Pflichtfelder, Empfängerregeln, E-Mail-Weiterleitung, E-Rechnungsversand, API und Freigabeprozesse individuell umgesetzt werden.

Preise und Pro-Tarif/Enterprise ansehen

Anlagen in der XRechnung: Aufmaß, Honorarberechnung und Nachweise richtig beifügen

Architekten und Ingenieure senden selten nur eine Rechnung ohne Nachweise. Typische Anlagen sind:

• HOAI-Honorarberechnung
• Aufmaß
• Stundennachweis
• Leistungsnachweis
• Nachtragsübersicht
• Projekt- oder Kostenaufstellung
• Prüfvermerk
• Abnahmeprotokoll
• Planlisten oder Dokumentationsauszüge

Bei E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist entscheidend, dass Anlagen formal zulässig eingebettet oder korrekt referenziert werden. Nach den Informationen der E-Rechnung Bund sind für eingebettete Dokumente unter anderem Dateitypen wie png, pdf, jpg, jpeg, xlsx, ods und csv zugelassen; aktive Inhalte wie Makros sind nicht erlaubt. Quelle: E-Rechnung Bund: formale Anforderungen.

Was Sie vermeiden sollten:

• DWG-, ZIP- oder RAR-Dateien ungeprüft mitsenden
• Anlagen nur separat per E-Mail verschicken, obwohl der Empfänger eingebettete Unterlagen erwartet
• Dateinamen mit Sonderzeichen, unnötigen Punkten oder sehr langen Bezeichnungen verwenden
• Makro-Dateien oder aktive Inhalte beifügen
• Anlagen ohne Bezug zur Rechnung einreichen
• die eigentliche Rechnungslogik nur in der Anlage erklären, aber nicht strukturiert in der XRechnung abbilden

Gute Praxis:

• Erstellen Sie aus mehreren Nachweisen eine klare PDF-Anlage.
• Benennen Sie Anlagen eindeutig, zum Beispiel honorarberechnung.pdf oder aufmass.pdf.
• Halten Sie Anlagen so schlank wie möglich.
• Prüfen Sie vor dem Versand, ob der öffentliche Auftraggeber besondere Portalregeln oder Größenlimits nennt.
• Validieren Sie die XRechnung vor dem Upload.

XRechnung oder ZUGFeRD für Architekten und Ingenieure?

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist XRechnung in Deutschland der wichtigste Standard. ZUGFeRD kann im B2B-Bereich und in bestimmten B2G-Konstellationen ebenfalls relevant sein, wenn der Empfänger das Format akzeptiert und das Profil den Anforderungen entspricht.

Der Unterschied in der Praxis:

Mehr dazu: XRechnung vs. ZUGFeRD: Vergleich für Unternehmen.

Für Architekturbüros gilt als Faustregel:

• Öffentlicher Auftraggeber nennt XRechnung oder OZG-RE: XRechnung erstellen und validieren.
• B2B-Kunde möchte lesbare PDF-Rechnung und strukturierte Daten: ZUGFeRD prüfen.
• Bestehende PDF-Rechnung soll weiter genutzt werden: PDF zu XRechnung oder ZUGFeRD konvertieren.
• Wiederkehrende Projektlogik aus AVA, ERP, CRM oder eigener Software: Enterprise-Anbindung prüfen.

Workflow: So erstellen Architekten und Ingenieure eine valide XRechnung

1. Auftraggeberdaten prüfen

Klären Sie vor der Rechnungserstellung:

• Wer ist der Rechnungsempfänger?
• Welche Leitweg-ID ist zu verwenden?
• Gibt es eine Bestellnummer, Vergabenummer oder Projektkennung?
• Über welches Portal oder welchen Kanal soll die Rechnung eingereicht werden?
• Gibt es Vorgaben zu Anlagen, Dateinamen oder Größe?
• Wird XRechnung zwingend verlangt oder ist ZUGFeRD akzeptiert?

2. Rechnungsart festlegen

Wählen Sie die richtige Rechnungslogik:

• Standardrechnung
• Abschlagsrechnung
• Schlussrechnung
• Korrekturrechnung
• Gutschrift
• Rechnung mit Anlagen
• Rechnung mit besonderer Empfängerlogik

Für manuelle Einzelfälle können Sie den XRechnung Generator nutzen. Dort lassen sich XRechnungen direkt im Browser erstellen und validieren.

3. HOAI- und Projektangaben strukturiert erfassen

Achten Sie auf klare Leistungsbeschreibungen. Beispiel:

• „Architektenleistung Leistungsphase 1 bis 4, Projekt Neubau Verwaltungsgebäude“
• „Ingenieurleistung Tragwerksplanung, Abschlagsrechnung gemäß Projektstand“
• „Schlussrechnung für Planungsleistungen gemäß Vertrag vom …“

Die XRechnung sollte nicht nur technisch valide sein, sondern für den Rechnungsempfänger auch fachlich nachvollziehbar bleiben.

4. Anlagen vorbereiten

Fassen Sie rechnungsbegründende Unterlagen möglichst sauber zusammen:

• Honorarberechnung als PDF
• Aufmaß als PDF oder zulässige Tabellenanlage
• Stundennachweis als PDF
• Projektliste oder Nachtragsübersicht als PDF

Prüfen Sie, ob der Empfänger Anlagen eingebettet erwartet oder ob bestimmte Links beziehungsweise Portalprozesse vorgesehen sind.

5. XRechnung validieren

Vor dem Upload an die OZG-RE oder ein Landesportal sollte jede XRechnung geprüft werden. Ein Validator erkennt typische Probleme wie:

• fehlende Leitweg-ID
• ungültige Pflichtfelder
• falsche Steuerlogik
• Summenfehler
• unzulässige Anlagen
• falsche Syntax
• unvollständige Käufer- oder Verkäuferdaten

Mit RechneX können Sie XML-Rechnungen prüfen und lesbar anzeigen:

• XRechnung Validator
• ZUGFeRD Validator
• XRechnung Viewer

RechneX für Planungsbüros: Generator, Konverter, Pro und Enterprise

RechneX unterstützt verschiedene Wege zur E-Rechnung:

Für einzelne XRechnungen

Wenn Sie nur gelegentlich eine XRechnung für ein Bauamt, eine Kommune oder einen öffentlichen Auftraggeber erstellen müssen, nutzen Sie den Generator.

Kostenlos registrieren und E-Rechnung erstellen

Geeignet für:

• einzelne Rechnungen
• manuelle Dateneingabe
• einfache B2G-Rechnungen
• unterstützte Sonderfälle
• schnelle Prüfung vor dem Versand

Für bestehende PDF-Rechnungen

Wenn Ihre Bürosoftware bereits eine PDF-Rechnung erzeugt, können Sie diese in RechneX hochladen, Daten prüfen und als XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben.

Geeignet für:

• PDF-Rechnungen aus Office, AVA, ERP oder Branchen-Software
• Standardrechnungen
• wiederkehrende B2B- oder B2G-Prozesse
• Unternehmen, die keine vollständige neue Rechnungssoftware einführen möchten

Mehr dazu: PDF zu XRechnung und ZUGFeRD konvertieren.

Für regelmäßige Standardfälle

Der Pro-Tarif eignet sich für Planungsbüros, die regelmäßig Standardrechnungen erstellen, konvertieren, prüfen und anzeigen möchten. RechneX bietet im Pro-Tarif unter anderem unbegrenzte Standard-PDF-Konvertierungen, unbegrenzten Generator, unbegrenzte Viewer- und Validator-Nutzung, KoSIT-Validierung vor dem Download und Batch-Upload für mehrere PDFs pro Lauf.

Preise und Pro-Tarif/Enterprise ansehen

Für komplexe HOAI-, ERP-, API- und Sonderfallprozesse

Enterprise ist sinnvoll, wenn Rechnungen nicht nur manuell erstellt, sondern automatisch aus bestehenden Systemen verarbeitet werden sollen.

Typische Enterprise-Szenarien für Architektur- und Ingenieurbüros:

• Anbindung an AVA-, ERP-, CRM- oder Projektmanagement-Systeme
• API zur automatischen XRechnung-Erstellung
• automatische E-Mail-Weiterleitung von Rechnungen
• E-Rechnungsversand an definierte Empfänger oder Prozesse
• individuelle Pflichtfeldregeln je öffentlichem Auftraggeber
• Mapping von Projekt-, Vertrags-, Bestell- und Kostenstellenlogik
• automatische Erkennung von Abschlagsrechnung, Schlussrechnung, Gutschrift oder Korrektur
• Freigabeprozess im Dashboard
• Fehlerlisten und manuelle Prüfung
• Batch-Verarbeitung hoher Volumen
• Sonderfälle mit individueller fachlicher Logik
• White-Label, SSO oder persönliche Einrichtung

Wenn Sie regelmäßig HOAI-Abschläge, Schlussrechnungen, Nachträge oder komplexe Anlagenstrukturen abrechnen, ist Enterprise meist der sauberere Weg als ein rein manueller Prozess.

Häufige Fehler bei XRechnungen im Architektur- und Ingenieurbüro

Checkliste: XRechnung für öffentliche Auftraggeber im Bau- und Planungsbereich

Vor dem Versand sollten Sie prüfen:

• [ ] Ist der Rechnungsempfänger korrekt erfasst?
• [ ] Liegt die richtige Leitweg-ID vor?
• [ ] Steht die Leitweg-ID im Feld BT-10?
• [ ] Sind Bestellnummer, Vertragsnummer oder Projektkennung vorhanden?
• [ ] Sind Verkäuferdaten, Bankverbindung und E-Mail-Adresse vollständig?
• [ ] Ist der Leistungszeitraum eindeutig?
• [ ] Sind Positionen und Leistungsbeschreibung verständlich?
• [ ] Stimmen Nettosumme, Steuerbetrag, Bruttosumme und Zahlbetrag?
• [ ] Sind Abschläge oder bereits gezahlte Beträge korrekt berücksichtigt?
• [ ] Sind Anlagen zulässig und sinnvoll benannt?
• [ ] Wurde die XRechnung validiert?
• [ ] Ist klar, ob der Versand über OZG-RE, Landesportal, Peppol, E-Mail oder einen anderen Kanal erfolgen soll?

Praxisbeispiel: HOAI-Abschlagsrechnung an ein Bauamt

Ein Architekturbüro stellt eine Abschlagsrechnung für die Leistungsphasen 1 bis 4 eines kommunalen Bauprojekts. Der Auftraggeber ist ein Bauamt. Im Auftrag steht eine Leitweg-ID, außerdem eine Vergabe- und Projektnummer.

Ein sinnvoller Ablauf:

1. Leitweg-ID und Projektdaten aus dem Auftrag übernehmen.
2. Rechnungspositionen fachlich verständlich erfassen.
3. Leistungszeitraum angeben.
4. Abschlagslogik und Zahlbetrag rechnerisch prüfen.
5. Honorarberechnung als PDF-Anlage vorbereiten.
6. XRechnung im Generator erstellen oder PDF-Rechnung konvertieren.
7. XML mit dem Validator prüfen.
8. Rechnung über den vorgesehenen Kanal einreichen.

Wenn derselbe Prozess regelmäßig vorkommt, kann RechneX Enterprise die Daten aus bestehenden Systemen übernehmen, Pflichtfelder je Auftraggeber setzen, Sonderfälle abbilden, die Rechnung validieren und den Freigabe- oder Versandprozess integrieren.

FAQ: XRechnung für Architekten und Ingenieure

Brauchen Architekten für öffentliche Auftraggeber immer eine XRechnung?

In vielen B2G-Fällen ja. Besonders bei Rechnungen an die Bundesverwaltung und viele öffentliche Auftraggeber wird eine strukturierte E-Rechnung erwartet. Der konkrete Kanal und das akzeptierte Format hängen vom Auftraggeber ab. Prüfen Sie daher immer Auftrag, Vergabeunterlagen und Portalvorgaben.

Wo steht die Leitweg-ID in der XRechnung?

Die Leitweg-ID gehört in das Feld Käuferreferenz, also BT-10. Bei Rechnungen an die Bundesverwaltung ist sie auf jeder elektronischen Rechnung anzugeben. Quelle: E-Rechnung Bund zur Leitweg-ID.

Kann ich meine HOAI-Rechnung einfach als PDF anhängen?

Die PDF kann als rechnungsbegründende Anlage hilfreich sein. Die eigentliche Rechnung muss aber als strukturierte E-Rechnung vorliegen. Die Zahlungs- und Summenlogik darf nicht nur in der Anlage stehen, sondern muss im XML korrekt abgebildet sein.

Welche Anlagen sind bei XRechnungen zulässig?

Nach den Informationen der E-Rechnung Bund sind für eingebettete Dokumente unter anderem png, pdf, jpg, jpeg, xlsx, ods und csv zugelassen; aktive Inhalte wie Makros sind nicht erlaubt. Prüfen Sie zusätzlich die Vorgaben des jeweiligen Portals oder Auftraggebers. Quelle: E-Rechnung Bund: formale Anforderungen.

Ist ZUGFeRD für Architekturbüros eine Alternative?

Ja, vor allem im B2B-Bereich oder wenn der Empfänger ein hybrides PDF/A-3-Format mit eingebettetem XML akzeptiert. Für viele öffentliche Auftraggeber bleibt XRechnung jedoch der wichtigste Standard. Mehr dazu: XRechnung vs. ZUGFeRD.

Was mache ich, wenn meine Bürosoftware keine valide XRechnung erzeugt?

Sie können die PDF-Rechnung in RechneX konvertieren, eine XRechnung manuell im Generator erstellen oder bei komplexen wiederkehrenden Fällen ein Enterprise-Mapping nutzen. Das ist besonders sinnvoll, wenn Abschläge, Schlussrechnungen, Projektlogik, Anlagen oder Empfängerregeln regelmäßig gleich aufgebaut sind.

Können Architekten und Ingenieure XRechnungen auf dem Mac erstellen?

Ja. RechneX läuft im Browser und benötigt keine lokale Installation. Damit können auch Büros, die mit Mac, Apple Numbers, Pages, PDF-Workflows oder webbasierten Tools arbeiten, XRechnungen erstellen oder prüfen. Mehr dazu: XRechnung auf dem Mac erstellen.

Gibt es eine API für Architektur- und Ingenieurbüros?

Ja, bei Enterprise-Prozessen kann eine API- oder Systemanbindung sinnvoll sein. Damit lassen sich Rechnungsdaten aus AVA-, ERP-, CRM-, Shop- oder Projektmanagement-Systemen übernehmen und als XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben. Mehr dazu: XRechnung API: Architektur, Felder und Validierung.

Fazit: XRechnung für Planungsbüros braucht fachliche und technische Sorgfalt

Architektur- und Ingenieurbüros müssen bei E-Rechnungen mehr beachten als nur das richtige Dateiformat. Entscheidend sind Leitweg-ID, Pflichtfelder, Projektbezug, HOAI-Logik, Abschläge, Schlussrechnungen, Anlagen und eine saubere Validierung.

Für einzelne Rechnungen reicht oft ein browserbasierter Generator oder Konverter. Für regelmäßige Standardprozesse ist Pro eine praktische Lösung. Für komplexe HOAI-, ERP-, API-, E-Mail- und Versandprozesse ist Enterprise die richtige Stufe, weil dort individuelle Regeln, Sonderfälle, Freigaben, Systemanbindungen und hohe Volumen abgebildet werden können.

Starten Sie mit einer einfachen Prüfung oder erstellen Sie direkt Ihre erste XRechnung:

Kostenlos registrieren und E-Rechnung erstellen

Wenn Sie regelmäßig Rechnungen erstellen, PDFs konvertieren oder Enterprise-Prozesse anbinden möchten:

Preise und Pro-Tarif/Enterprise ansehen

Quellen und weiterführende Informationen

• BMF: Fragen und Antworten zur verpflichtenden E-Rechnung ab 2025
• E-Rechnung Bund: Informationen für Rechnungssteller
• E-Rechnung Bund: FAQ zur Leitweg-ID und formalen Anforderungen
• E-Rechnung Bund: formale Anforderungen und zugelassene Anlagen
• XStandards Einkauf: Versionen und Bundles der XRechnung
• Bundeswirtschaftsministerium: Honorarordnung für Architekten und Ingenieure, HOAI