E-Rechnung für Architekten: HOAI, Leitweg-ID und Anlagen sicher abbilden

Eine E-Rechnung für Architekten muss mehr können als Rechnungsnummer, Datum und Betrag übertragen. HOAI-Leistungsphasen, Projektbezug, Nebenkosten, Teilhonorare, Abschläge, Schlussrechnungen und Nachweise müssen so abgebildet werden, dass Auftraggeber die Rechnung fachlich und formal prüfen können.

Genau hier setzt RechneX an. Wir legen kein starres Standardformular über Ihr Büro, sondern prüfen Ihre vorhandenen Rechnungen und leiten daraus eine belastbare Feldlogik ab. Ihr bestehender Rechnungsprozess bleibt erhalten, während RechneX die technische E-Rechnung sauber erzeugt.

Architekturbüros rechnen häufig projektbezogen ab: Leistungsphasen, prozentuale Fortschritte, besondere Leistungen, Nebenkosten, Abschläge und Schlussbeträge müssen klar erkennbar bleiben. Bei öffentlichen Auftraggebern kommen zusätzlich Leitweg-ID, Vergabenummer, Aktenzeichen, Bestellbezug und Projektreferenz hinzu.

RechneX ordnet diese Informationen nicht wahllos in Freitextfelder ein. Wir prüfen, welche Angaben in strukturierte EN-16931-Felder gehören, welche Informationen ergänzend beschrieben werden müssen und welche Nachweise als Anlage sinnvoll sind. So entsteht eine E-Rechnung, die nicht nur technisch valide ist, sondern auch zur realen Architektenabrechnung passt.

Bei Rechnungen an Behörden, Kommunen, Landesbetriebe oder öffentliche Bauherren zählt jedes Pflichtfeld. Eine fehlende Leitweg-ID, ein unklarer Bestellbezug oder eine falsch zugeordnete Anlage kann dazu führen, dass die Rechnung nicht verarbeitet wird. Für Architekturbüros bedeutet das unnötige Rückfragen, verzögerte Freigaben und späteres Honorar.

Mit RechneX werden diese kritischen Angaben sichtbar geprüft. Leitweg-ID, Auftraggeberdaten, Projekt, Ansprechpartner, Rechnungsart, Aktenzeichen und Anlagen werden anhand Ihrer Beispielrechnungen bewertet. Wenn Aufmaß, Pläne, Stundennachweise oder Leistungsdokumentationen benötigt werden, wird die Anlagenlogik passend zu Ihrem Belegtyp festgelegt.