XRechnung für Berater: Tagessätze und Spesen

XRechnung für Berater: Tagessätze, Spesen und Bestellnummern richtig abbilden

Unternehmensberater, Consultants, Coaches und IT-Freelancer rechnen ihre Leistungen häufig über Tagessätze, Stundenkontingente, Projektpauschalen oder laufende Retainer ab. Hinzu kommen Reisekosten, Auslagen, Bestellnummern und kundenspezifische Projektreferenzen.

Auf einer PDF-Rechnung lassen sich diese Angaben problemlos darstellen. Für eine E-Rechnung müssen sie jedoch zusätzlich in einer strukturierten Form vorliegen, die das System des Rechnungsempfängers verarbeiten kann.

Dabei stellen sich vor allem drei Fragen:

Benötigt der Kunde eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung?
Wie werden Tagessätze, Stunden, Pauschalen und Reisekosten korrekt als Positionen erfasst?
Welche Referenzen erwartet die Buchhaltung des Kunden?

Dieser Leitfaden zeigt, worauf Sie bei Beratungsrechnungen achten sollten und wie Sie vorhandene PDF-Rechnungen in eine E-Rechnung umwandeln können.

PDF-Rechnung in XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln
E-Rechnung direkt im Browser erstellen

ZUGFeRD oder XRechnung: Welches Format benötigt Ihr Kunde?

Welches Format sinnvoll ist, hängt nicht allein von der eigenen Arbeitsweise ab. Entscheidend ist, welches Format der Rechnungsempfänger annehmen und verarbeiten kann.

Rechnungsempfänger oder Ablauf	Häufig geeignet
Unternehmen, das weiterhin eine gut lesbare PDF-Rechnung erhalten möchte	ZUGFeRD
Behörde oder öffentlicher Auftraggeber mit XML-Vorgabe	XRechnung
Kunde mit festgelegtem Rechnungsportal	Das dort ausdrücklich verlangte Format
Unternehmen mit automatisierter Rechnungsverarbeitung	XRechnung oder ZUGFeRD, abhängig vom System
Kunde ohne eigene Formatvorgabe	Vor dem Versand nachfragen

ZUGFeRD für Beratungsrechnungen mit sichtbarem PDF

ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Rechnungsdaten. Der Kunde kann die Rechnung wie gewohnt öffnen und lesen. Gleichzeitig kann seine Buchhaltungssoftware die enthaltenen Rechnungsdaten automatisiert übernehmen.

Das ist besonders hilfreich, wenn Sie:

Ihr bisheriges Rechnungsdesign weiterverwenden möchten,
ausführliche Leistungsbeschreibungen benötigen,
Rechnungen an Unternehmen oder Konzernkunden senden,
eine sichtbare PDF für Freigabe und Prüfung bereitstellen möchten.

Das PDF ist dabei nicht nur eine beliebige Anlage. Die eingebetteten XML-Daten bilden den maschinell verarbeitbaren Teil der E-Rechnung.

Mehr zu den Unterschieden finden Sie im Vergleich XRechnung oder ZUGFeRD.

XRechnung für Behörden und festgelegte XML-Prozesse

Die XRechnung ist eine strukturierte XML-Rechnung. Sie wird besonders häufig von Behörden, Kommunen und anderen öffentlichen Auftraggebern verlangt.

Je nach Empfänger können zusätzliche Angaben erforderlich sein, beispielsweise:

Leitweg-ID,
Bestellnummer,
Vertrags- oder Projektreferenz,
Ansprechpartner beim Auftraggeber,
Leistungszeitraum,
Lieferanten- oder Kreditorennummer,
vorgegebenes Übermittlungsportal.

Fragen Sie diese Angaben möglichst vor der ersten Rechnung ab. Eine technisch gültige XRechnung kann im Rechnungseingang trotzdem zurückgewiesen werden, wenn eine vom Kunden verlangte Referenz fehlt.

Warum eine normale PDF-Rechnung nicht ausreicht

Seit dem 1. Januar 2025 wird steuerrechtlich zwischen einer E-Rechnung und einer sonstigen Rechnung unterschieden. Die Umstellung auf die verpflichtende Ausstellung erfolgt schrittweise und unterliegt Übergangsregelungen.

Eine reine PDF-Datei gilt dabei nicht als E-Rechnung. Sie enthält zwar sichtbare Rechnungsinformationen, stellt diese aber nicht automatisch in einem strukturierten elektronischen Format bereit.

Das Bundesfinanzministerium beschreibt eine E-Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Quelle: BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung

Für Berater betrifft das nicht nur Rechnungsnummer, Datum und Gesamtbetrag. Auch die einzelnen Leistungen, Mengen, Preise, Steuersätze, Zeiträume und Referenzen müssen nachvollziehbar abgebildet werden.

Tagessätze, Stunden und Pauschalen als Rechnungspositionen erfassen

Beratungsleistungen sollten so beschrieben werden, dass sowohl der Kunde als auch sein Buchhaltungssystem erkennen kann, was abgerechnet wird.

Zu einer vollständigen Position gehören insbesondere:

eine klare Leistungsbeschreibung,
die abgerechnete Menge,
die passende Einheit,
der Einzelpreis,
der Steuersatz,
der daraus resultierende Positionsbetrag.

Beispiel für einen Tagessatz

Eine Position könnte folgendermaßen aufgebaut sein:

Leistung: Strategieberatung im Projekt Alpha
Menge: 5
Einheit: Tage
Einzelpreis netto: 1.200,00 Euro
Steuersatz: 19 Prozent
Leistungszeitraum: 1. Juni 2026 bis 30. Juni 2026

Die Beschreibung sollte konkret genug sein, um die Leistung einem Projekt oder Zeitraum zuordnen zu können. Allgemeine Angaben wie „Beratung laut Absprache“ führen bei größeren Kunden häufig zu Rückfragen.

Beispiel für eine Stundenabrechnung

Bei einer Abrechnung nach Stunden sollten Stundenanzahl und Stundensatz getrennt erkennbar sein:

Leistung: Technische Beratung und Systemanalyse
Menge: 24
Einheit: Stunden
Einzelpreis netto: 150,00 Euro
Leistungszeitraum: 15. Juni 2026 bis 28. Juni 2026

Ein Tätigkeitsnachweis kann zusätzlich als Anlage übermittelt werden. Die eigentliche Rechnungsposition sollte trotzdem verständlich und vollständig sein.

Projektpauschalen und Retainer

Eine Pauschale kann beispielsweise mit der Menge 1 und einer eindeutigen Beschreibung erfasst werden:

Monatlicher Beratungsretainer für Juli 2026
Workshop-Konzeption und Durchführung
Analyse- und Strategiepaket für Projekt Beta
Projektpauschale für die Implementierungsbegleitung

Bei laufenden Retainern sollte der abgerechnete Zeitraum klar angegeben werden. Bei Projektpauschalen ist eine Projekt-, Vertrags- oder Angebotsreferenz hilfreich.

Reisekosten, Auslagen und Spesen getrennt ausweisen

Reisekosten sollten nicht zusammen mit dem Beratungshonorar in einer einzigen undifferenzierten Position stehen.

Eine klar gegliederte Rechnung könnte beispielsweise diese Positionen enthalten:

Beratungsleistung
Bahnfahrt zum Kundentermin
Hotelkosten
Kilometerkosten
Sonstige vereinbarte Auslagen

Die getrennte Darstellung verbessert die Nachvollziehbarkeit und erleichtert die interne Zuordnung beim Kunden. Das ist besonders wichtig, wenn für Reisekosten eigene Freigaberegeln, Nachweise oder Kostenstellen gelten.

Auch die steuerliche Behandlung kann sich je nach Art der Kosten und konkreter Vereinbarung unterscheiden. Die E-Rechnung bildet die festgelegte steuerliche Behandlung ab, entscheidet sie aber nicht selbst. Bei Unsicherheit sollte die Rechnung vor dem Versand steuerlich geprüft werden.

Belege können bei Bedarf als Anlagen mitgeliefert werden. Die abgerechneten Kosten sollten trotzdem als verständliche Rechnungspositionen enthalten sein.

Bestellnummer, Kostenstelle und Projektreferenz richtig zuordnen

Viele Beratungsrechnungen werden nicht wegen eines falschen Rechnungsbetrags zurückgewiesen, sondern wegen einer fehlenden Referenz.

Besonders größere Unternehmen erwarten häufig Angaben wie:

Bestellnummer oder Purchase-Order-Nummer,
Kostenstelle,
Projektnummer,
Vertragsnummer,
Lieferanten- oder Kreditorennummer,
Ansprechpartner oder Abteilung,
interner Freigabecode,
Leistungszeitraum.

Diese Angaben sollten nicht ausschließlich in einem allgemeinen Hinweistext oder im sichtbaren PDF stehen. Wenn das Rechnungsformat ein passendes strukturiertes Feld vorsieht, sollte die Information dort eingetragen werden.

Dadurch kann das Rechnungseingangssystem die Rechnung automatisch einer Bestellung, einem Projekt oder einer zuständigen Abteilung zuordnen.

Vor der ersten Rechnung beim Kunden klären

Fragen Sie möglichst früh:

Welches Rechnungsformat wird akzeptiert?
Wird eine Bestellnummer benötigt?
Gibt es eine Kostenstelle oder Projektnummer?
Soll die Rechnung an eine bestimmte E-Mail-Adresse oder über ein Portal gesendet werden?
Wird eine Lieferantennummer erwartet?
Gibt es Vorgaben für Positionsbeschreibungen oder Anlagen?
Ist bei einem öffentlichen Auftraggeber eine Leitweg-ID erforderlich?

Diese kurze Abstimmung verhindert viele spätere Korrekturen.

Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber

Bei Beratungsleistungen für Behörden gelten häufig genauere Vorgaben als bei einer gewöhnlichen B2B-Rechnung.

Neben den allgemeinen Rechnungsdaten können erforderlich sein:

Leitweg-ID,
Bestell- oder Auftragsnummer,
Vertragsreferenz,
zuständige Organisationseinheit,
korrekter Übermittlungsweg,
festgelegte Dateigröße und zulässige Anlagen,
eindeutiger Leistungszeitraum.

Die Leitweg-ID dient der elektronischen Adressierung innerhalb der öffentlichen Verwaltung. Sie wird vom Rechnungsempfänger mitgeteilt und ist nicht bei jeder öffentlichen Rechnung identisch.

Mit dem Leitweg-ID Finder können Sie nach veröffentlichten Angaben suchen. Maßgeblich bleiben jedoch die Informationen, die Sie direkt von Ihrem Auftraggeber erhalten.

Vor dem Versand sollte eine XRechnung technisch validiert werden:

XRechnung kostenlos validieren

Häufige Fehler bei E-Rechnungen von Beratern

1. Es wird nur die bisherige PDF-Datei verschickt

Eine optisch vollständige PDF-Rechnung ist nicht automatisch eine strukturierte E-Rechnung.

Besser: Die PDF in ZUGFeRD oder XRechnung umwandeln beziehungsweise die Rechnung direkt in einem E-Rechnungs-Generator erstellen.

PDF-Rechnung konvertieren

2. Das Format wird ohne Rücksprache gewählt

Nicht jeder Rechnungsempfänger kann jedes E-Rechnungsformat gleich gut verarbeiten. Eine Behörde kann beispielsweise eine XRechnung verlangen, während ein Unternehmenskunde ZUGFeRD bevorzugt.

Besser: Format und Übermittlungsweg vor der ersten Rechnung mit dem Kunden klären.

3. Die Bestellnummer steht nur im sichtbaren Hinweistext

Für einen Menschen ist die Bestellnummer sichtbar. Das Buchhaltungssystem kann sie dort jedoch möglicherweise nicht automatisch erkennen.

Besser: Bestellnummer und weitere Referenzen in den dafür vorgesehenen Rechnungsfeldern erfassen.

4. Honorar und Reisekosten werden zusammengefasst

Eine Position wie „Beratung inklusive Reisekosten“ ist für Buchhaltung und Kostenstellenzuordnung oft zu ungenau.

Besser: Beratungsleistung, Fahrtkosten, Hotelkosten und weitere Auslagen getrennt aufführen.

5. Bei Tagessätzen fehlen Menge oder Einheit

Ein Gesamtbetrag allein zeigt nicht, wie er zustande gekommen ist.

Besser: Anzahl der Tage oder Stunden, Einheit und Einzelpreis vollständig eintragen.

6. Der Leistungszeitraum bleibt unklar

Gerade bei monatlichen Retainern, längeren Projekten oder rückwirkenden Abrechnungen muss erkennbar sein, wann die Leistung erbracht wurde.

Besser: Leistungsdatum oder Leistungszeitraum eindeutig angeben.

7. Die Rechnung wird ungeprüft versendet

Eine E-Rechnung kann auf den ersten Blick plausibel sein und trotzdem formale Fehler enthalten.

Besser: XRechnung oder ZUGFeRD vor dem Versand validieren.

Eine erfolgreiche technische Validierung bestätigt die formale Struktur. Sie ersetzt nicht die Prüfung, ob Leistungen, Beträge und steuerliche Angaben inhaltlich richtig sind.

So erstellen Sie eine E-Rechnung mit RechneX

Vorhandene PDF-Rechnung weiterverwenden

Wenn Sie Ihre Rechnungen bisher in Word, Excel, DATEV, einer Projektsoftware oder einem eigenen Rechnungstemplate erstellen, können Sie den bisherigen Ablauf grundsätzlich beibehalten.

Der Ablauf:

PDF-Rechnung hochladen.
Erkannte Rechnungsdaten kontrollieren.
Fehlende oder falsch zugeordnete Angaben korrigieren.
XRechnung oder ZUGFeRD als Ausgabeformat wählen.
Datei prüfen, validieren und herunterladen.

PDF in XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln

Rechnung direkt im Browser erstellen

Liegt noch keine fertige PDF vor, können Sie die E-Rechnung neu erstellen.

Dabei erfassen Sie:

Absender und Rechnungsempfänger,
Rechnungsnummer und Rechnungsdatum,
Tagessätze, Stunden oder Pauschalen,
Reisekosten und weitere Positionen,
Leistungszeitraum,
Bestell- und Projektreferenzen,
Zahlungsdaten und Steuerangaben.

Anschließend laden Sie die Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD herunter.

Wiederkehrende Rechnungsprozesse automatisieren

Für einzelne Berater und kleinere Beratungsunternehmen reicht häufig ein manueller oder teilautomatisierter Ablauf.

Eine individuelle Anbindung wird interessant, wenn:

regelmäßig größere Rechnungsmengen entstehen,
Rechnungsdaten bereits in einem ERP-, CRM- oder Projektsystem vorliegen,
kundenabhängige Pflichtfelder geprüft werden müssen,
E-Rechnungen automatisch erzeugt oder versendet werden sollen,
Freigaben oder feste Empfängerregeln benötigt werden,
mehrere Gesellschaften oder Rechnungslayouts verwendet werden.

Über eine API oder individuelle Enterprise-Anbindung können vorhandene Systeme mit dem E-Rechnungsprozess verbunden werden.

Mehr dazu: E-Rechnung API

Pro oder Enterprise: Was benötigen Berater?

Der Pro-Tarif eignet sich für Berater und kleinere Unternehmen, die ihre Rechnungen selbst hochladen, kontrollieren und ausgeben möchten.

Das passt insbesondere, wenn Sie:

PDF-Rechnungen regelmäßig konvertieren,
Rechnungen im Browser erstellen,
Dateien selbst prüfen und herunterladen,
keine individuelle Systemanbindung benötigen.

Enterprise ist für Abläufe gedacht, bei denen individuelle Regeln, Automatisierung oder Systemanbindungen erforderlich sind.

Das kann sinnvoll sein bei:

hohem oder schwankendem Rechnungsvolumen,
API-, ERP- oder CRM-Anbindung,
mehreren Absendergesellschaften,
kundenspezifischen Pflichtfeldern,
automatischem Versand,
internen Freigabeprozessen,
komplexen Rechnungsarten.

Tarife und Enterprise-Optionen ansehen

Besondere Rechnungsfälle in der Beratung

Gutschrift, Storno und Korrekturrechnung

Wird eine bereits ausgestellte Rechnung korrigiert oder aufgehoben, sollten Belegart und Bezug zur ursprünglichen Rechnung eindeutig sein.

Ein allgemeiner Hinweis wie „Korrektur zur letzten Rechnung“ reicht für einen sauberen maschinellen Prozess häufig nicht aus. Rechnungsnummer, Referenz und Korrekturgrund sollten nachvollziehbar erfasst werden.

Mehr dazu: XRechnung als Gutschrift erstellen

Reverse Charge bei grenzüberschreitender Beratung

Berater und IT-Freelancer arbeiten häufig für Kunden im EU-Ausland oder für internationale Unternehmen. Abhängig von Leistungsort, Unternehmereigenschaft und konkreter Konstellation kann das Reverse-Charge-Verfahren anzuwenden sein.

In diesem Fall müssen Steuerkategorie, Steuerbefreiungsgrund und Rechnungshinweis zueinander passen.

Mehr dazu: XRechnung mit Reverse Charge erstellen

Abschläge, Teilrechnungen und Schlussrechnungen

Bei längeren Beratungs- und Transformationsprojekten werden Leistungen teilweise nach Meilensteinen abgerechnet.

Dabei können entstehen:

Abschlagsrechnungen,
Teilrechnungen,
Schlussrechnungen,
Korrekturen bereits abgerechneter Beträge.

Bei einer Schlussrechnung müssen bereits gestellte Abschläge und der noch offene Betrag nachvollziehbar zusammengeführt werden. Solche Rechnungen sollten besonders sorgfältig geprüft werden.

Checkliste für die fertige Beraterrechnung

Prüfen Sie vor dem Versand:

Ist das vom Kunden verlangte Format gewählt?
Sind Name und Anschrift beider Parteien vollständig?
Stimmen Rechnungsnummer und Rechnungsdatum?
Ist der Leistungszeitraum angegeben?
Sind Tage, Stunden oder Pauschalen als nachvollziehbare Positionen erfasst?
Stimmen Menge, Einheit und Einzelpreis?
Sind Reisekosten und Auslagen verständlich getrennt?
Stimmen Netto-, Steuer- und Bruttobeträge?
Ist die steuerliche Behandlung jeder Position korrekt abgebildet?
Sind Bestellnummer, Kostenstelle und Projektreferenz eingetragen?
Ist bei einer Behördenrechnung die verlangte Leitweg-ID vorhanden?
Sind Zahlungsziel und Bankverbindung korrekt?
Sind erforderliche Anlagen beigefügt?
Wurde die Datei technisch validiert?
Entspricht der Versandweg den Vorgaben des Kunden?

Mit dem XRechnung Viewer können Sie XML-Rechnungen lesbar anzeigen. Für die technische Prüfung stehen der XRechnung Validator und der ZUGFeRD Validator zur Verfügung.

Häufige Fragen

Reicht eine PDF-Rechnung für Unternehmensberater weiterhin aus?

Eine reine PDF-Datei gilt nicht als strukturierte E-Rechnung. Während der gesetzlichen Übergangsphasen kann ihr Versand in bestimmten Fällen weiterhin zulässig sein. Für einen dauerhaften E-Rechnungsprozess benötigen Sie jedoch ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ein geeignetes ZUGFeRD-Profil.

Können Tagessätze in einer XRechnung abgebildet werden?

Ja. Der Tagessatz wird als Rechnungsposition mit Leistungsbeschreibung, Anzahl der Tage, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz erfasst. Zusätzlich sollte der Leistungszeitraum angegeben werden.

Können Reisekosten in einer E-Rechnung enthalten sein?

Ja. Reisekosten, Hotelkosten, Fahrtkosten und sonstige Auslagen können als eigene Positionen abgerechnet werden. Sie sollten klar von der eigentlichen Beratungsleistung getrennt und steuerlich korrekt behandelt werden.

Ist ZUGFeRD für Berater besser als XRechnung?

Das hängt vom Empfänger ab. ZUGFeRD ist häufig praktisch, wenn der Kunde eine sichtbare PDF-Rechnung und gleichzeitig strukturierte Daten erhalten möchte. XRechnung wird besonders häufig von Behörden oder Kunden mit einer festen XML-Vorgabe verlangt.

Benötigt jede XRechnung eine Leitweg-ID?

Nein. Eine Leitweg-ID wird vor allem bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet. Ob sie erforderlich ist, teilt Ihnen der jeweilige Rechnungsempfänger mit.

Muss eine E-Rechnung vor dem Versand validiert werden?

Eine technische Validierung ist dringend zu empfehlen. Sie erkennt unter anderem fehlerhafte Pflichtfelder, unzulässige Werte und Abweichungen von den Formatregeln. Inhaltliche oder steuerliche Fehler können dadurch jedoch nicht vollständig ausgeschlossen werden.

E-Rechnungen für Beratungsleistungen sauber erstellen

Bei einer Beraterrechnung kommt es nicht nur auf das richtige Dateiformat an. Tagessätze, Stunden, Pauschalen, Reisekosten und Kundenreferenzen müssen so erfasst sein, dass der Rechnungsempfänger sie eindeutig zuordnen und verarbeiten kann.

ZUGFeRD eignet sich häufig für B2B-Rechnungen, bei denen eine sichtbare PDF erhalten bleiben soll. XRechnung ist besonders relevant, wenn Behörden, Portale oder andere Empfänger eine reine XML-Rechnung verlangen.

Mit RechneX können Sie bestehende PDF-Rechnungen umwandeln, neue E-Rechnungen im Browser erstellen und die fertigen Dateien vor dem Versand prüfen.

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