Rechnungseingang für XRechnung und ZUGFeRD

E-Rechnungen empfangen, prüfen und weiterverarbeiten

Sie haben eine XML-Datei oder eine ZUGFeRD-PDF erhalten? Finden Sie den passenden Prüfweg, machen Sie die strukturierten Rechnungsdaten lesbar und übergeben Sie das Original kontrolliert an Buchhaltung oder Archiv.

E-Rechnung anzeigenXRechnung validierenZUGFeRD validieren
XRechnung und ZUGFeRDViewer und ValidatorKostenloser EinstiegKeine dauerhafte Dateispeicherung

E-Rechnung eingegangen

rechnung-2026-1048.xml

XML
Datei erhalten09:42
Format bestimmenXRechnung · UBL
Rechnungsdaten anzeigenViewer
Technisch prüfenValidator
5
Inhaltlich freigebenIhr Prozess
6
An eigenes System übergebenBuchhaltung · Archiv

Nächster Status

Bereit für die inhaltliche Prüfung

Empfohlener Ablauf – kein automatischer E-Mail-Empfang und kein RechneX-Archiv.

Die kurze Antwort

E-Rechnung empfangen heißt mehr als eine Datei öffnen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für den technischen Empfang genügt bereits ein E-Mail-Postfach. Damit eine eingegangene Rechnung jedoch zuverlässig gebucht, freigegeben und aufbewahrt werden kann, sollte der weitere Ablauf ebenfalls festgelegt sein.

Mehr zur E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028

Eine eingehende E-Rechnung sollte deshalb:

  • als XRechnung oder ZUGFeRD erkannt werden
  • für Mitarbeitende lesbar dargestellt werden
  • technisch validiert werden
  • mit Bestellung und Leistung abgeglichen werden
  • intern freigegeben werden
  • im ursprünglichen strukturierten Format aufbewahrt werden

Passenden Prüfweg wählen

Welche Datei haben Sie erhalten?

Wählen Sie nicht einfach irgendeinen Viewer. XRechnung und ZUGFeRD benötigen unterschiedliche Prüfwege.

XRechnung · UBL · CII.xml

Sie haben eine .xml-Datei erhalten

Eine XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten und enthält normalerweise keine klassische PDF-Ansicht. Öffnen Sie die Datei im XRechnung Viewer, um Rechnungsnummer, Parteien, Positionen, Steuern und Zahlungsdaten lesbar darzustellen.

Prüfen Sie die Datei anschließend mit dem XRechnung Validator auf XML-Struktur, Pflichtfelder und relevante Geschäftsregeln.

RechneX Rechnungsansicht einer XRechnung
<Invoice>
  <ID>RE-2026-1001</ID>
  <IssueDate>2026-07-25</IssueDate>
  <AccountingSupplierParty>
    Muster GmbH
  </AccountingSupplierParty>
</Invoice>
XRechnung anzeigenXRechnung validieren
ZUGFeRD · Factur-X · PDF/A-3.pdf + .xml

Sie haben eine .pdf-Datei mit XML erhalten

Eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung verbindet ein sichtbares PDF mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. Der ZUGFeRD Viewer liest die XML aus der PDF aus und stellt PDF, strukturierte Rechnungsansicht und XML gegenüber.

Der ZUGFeRD Validator prüft zusätzlich, ob die PDF tatsächlich eine eingebettete XML enthält und ob Profil, Einbettung und Rechnungsdaten technisch belastbar sind.

Original-PDFRechnungsansichtXML-Quelltext

Rechnung

<rsm:CrossIndustryInvoice>
  <ram:ID>1048</ram:ID>
  <ram:GrandTotalAmount>
    1190.00
  </ram:GrandTotalAmount>
</rsm:CrossIndustryInvoice>
ZUGFeRD anzeigenZUGFeRD validieren

Nur eine normale PDF erhalten?

Ein einfaches PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Eine PDF kann aber eine ZUGFeRD-Rechnung sein, wenn eine passende XML-Datei eingebettet wurde. Der ZUGFeRD Validator zeigt, ob die PDF tatsächlich einen maschinenlesbaren Rechnungsteil enthält.

PDF auf ZUGFeRD prüfen

Vom Eingang bis zur Übergabe

E-Rechnung empfangen: der vollständige Ablauf

Der technische Empfang ist nur der Anfang. Ein sauberer Rechnungseingang verbindet Datei, Prüfung, Freigabe und Aufbewahrung zu einem nachvollziehbaren Prozess.

01

Rechnungseingang bündeln

Legen Sie fest, wo Lieferanten ihre E-Rechnungen einreichen sollen. Für kleine Unternehmen kann eine zentrale E-Mail-Adresse genügen. Bei höheren Volumen kommen Portale, Schnittstellen, Peppol oder automatisierte Übergaben infrage.

Wichtig ist, dass eingehende Dateien nicht in persönlichen Postfächern verloren gehen und Vertretungen eindeutig geregelt sind.

02

Dateiformat bestimmen

Eine XML-Datei ist häufig eine XRechnung auf Basis von UBL oder CII.

Eine PDF-Datei kann eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung sein. Das sichtbare PDF allein zeigt jedoch nicht, ob tatsächlich strukturierte Rechnungsdaten eingebettet wurden.

Verlassen Sie sich deshalb nicht ausschließlich auf Dateiname, E-Mail-Text oder sichtbares Layout.

03

Strukturierte Rechnungsdaten sichtbar machen

Öffnen Sie eine XRechnung nicht als unübersichtlichen XML-Quelltext. Ein Viewer ordnet die technischen Felder einer verständlichen Rechnungsansicht zu.

Bei ZUGFeRD sollten Sie nicht nur das sichtbare PDF betrachten. Machen Sie auch die eingebetteten XML-Daten sichtbar und vergleichen Sie beide Ansichten miteinander.

Bei hybriden E-Rechnungen ist der strukturierte Rechnungsteil führend. Unterscheiden sich PDF und XML, sind grundsätzlich die strukturierten Rechnungsdaten maßgebend.

04

Technische Validierung durchführen

Der Viewer zeigt, was in der Rechnung steht. Der Validator prüft, ob die Datei technisch zum erwarteten Format passt.

Ein bestandenes Ergebnis bedeutet nicht automatisch, dass die Rechnung sachlich richtig ist. Es zeigt zunächst, dass die strukturierten Daten die geprüften technischen Regeln erfüllen.

XML-Struktur und Syntax
erforderliche Rechnungsfelder
Summen und Steuerberechnungen
EN-16931-Geschäftsregeln
XRechnung-Anforderungen
ZUGFeRD- oder Factur-X-Profil
XML-Einbettung in der PDF
05

Rechnung inhaltlich prüfen und freigeben

Gleichen Sie die Rechnung mit Bestellung, Vertrag, Lieferschein oder tatsächlich erbrachter Leistung ab.

Erst nach der technischen und fachlichen Prüfung sollte die Rechnung zur Buchung oder Zahlung freigegeben werden.

Ist der Lieferant bekannt?
Ist Ihr Unternehmen der richtige Rechnungsempfänger?
Wurde die Leistung tatsächlich erbracht?
Stimmen Positionen, Mengen und Preise?
Sind Steuersätze und Steuerbeträge plausibel?
Stimmen Bestellnummer, Vertragsnummer oder Projektbezug?
Ist die angegebene Bankverbindung bekannt?
Wurde die Rechnung möglicherweise bereits eingereicht oder bezahlt?
06

Originaldatei kontrolliert übergeben

Übergeben Sie die empfangene Originaldatei an Ihr Buchhaltungs-, ERP-, DMS- oder Archivsystem.

Eine aus dem Viewer gedruckte Darstellung ist eine Arbeitshilfe. Sie ersetzt nicht die ursprüngliche XML-Datei oder die empfangene ZUGFeRD-PDF.

Umsatzsteuerlich ist zumindest der strukturierte Teil einer E-Rechnung acht Jahre so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.

RechneX dient an dieser Stelle als Viewer und technische Prüfschicht. Die führende Buchung, Freigabedokumentation und dauerhafte Aufbewahrung bleiben in Ihrem eigenen System.

Vier getrennte Aufgaben

Viewer, Validator und fachliche Prüfung beantworten unterschiedliche Fragen

Viewer

Was steht in der Rechnung?

Der Viewer macht strukturierte Rechnungsdaten für Menschen lesbar. Er zeigt beispielsweise Rechnungsnummer, Lieferant, Empfänger, Positionen, Steuern, Summen und Zahlungsinformationen.

E-Rechnung anzeigen

Validator

Ist die Datei technisch korrekt aufgebaut?

Der Validator prüft Format, XML-Struktur, Pflichtfelder und Geschäftsregeln. Bei ZUGFeRD werden zusätzlich PDF-Einbettung und Profil untersucht.

XRechnung validierenZUGFeRD validieren

Fachliche Prüfung

Ist die Rechnung inhaltlich berechtigt?

Die fachliche Prüfung vergleicht die Rechnung mit Bestellung, Vertrag, Lieferung oder Leistung. Diese Entscheidung kann ein technischer Validator nicht vollständig übernehmen.

Buchhaltung und Archiv

Was passiert nach der Freigabe?

Nach der Prüfung wird die Originaldatei im eigenen Buchhaltungs-, ERP-, DMS- oder Archivsystem abgelegt und entsprechend dem internen Prozess gebucht, bezahlt und aufbewahrt.

Prüfung der Rechnungsinhalte

Diese Angaben sollten Sie vor der Freigabe kontrollieren

Rechnung und Geschäftspartner

  • Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
  • Name und Anschrift des Lieferanten
  • richtiger Rechnungsempfänger
  • Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer
  • Rechnungstyp, beispielsweise Rechnung, Gutschrift oder Korrektur

Leistung und Bestellung

  • Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
  • Bestellnummer, Vertragsnummer oder Projektreferenz
  • gelieferte Produkte oder ausgeführte Leistungen
  • Mengen, Einheiten und Einzelpreise
  • vereinbarte Rabatte oder Zuschläge

Beträge und Steuern

  • Nettobeträge
  • verwendete Steuersätze
  • Steuerbeträge
  • Gesamtbetrag
  • mögliche Rundungsdifferenzen
  • Reverse-Charge- oder Steuerbefreiungshinweise

Zahlung

  • Zahlungsziel
  • Skonto
  • IBAN und Kontoinhaber
  • Verwendungszweck
  • bereits geleistete Abschlagszahlungen

Auffälligkeiten

unbekannte oder geänderte Bankverbindung
doppelte Rechnungsnummer
ungewöhnlich hoher Rechnungsbetrag
fehlende Bestellung oder Leistung
abweichende Daten zwischen PDF und XML

XRechnung empfangen und öffnen

Eine XRechnung ist für die maschinelle Verarbeitung gedacht. Wird sie direkt im Browser oder Texteditor geöffnet, sehen Mitarbeitende häufig nur verschachtelte XML-Tags.

Der XRechnung Viewer von RechneX ordnet die strukturierten Daten einer verständlichen Rechnungsansicht zu. Rechnungsnummer, Verkäufer, Käufer, Positionen, Steuern, Summen, IBAN und Zahlungsziel werden dadurch ohne manuelle XML-Suche sichtbar.

Anschließend kann die Datei im XRechnung Validator technisch geprüft werden. Der Validator verwendet den für XRechnung vorgesehenen Prüfweg und zeigt Fehler mit den jeweiligen Regeln und Fundstellen an.

XRechnung jetzt anzeigenXRechnung technisch prüfen

ZUGFeRD empfangen und PDF mit XML prüfen

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht zunächst wie eine normale PDF aus. Zusätzlich enthält sie jedoch eine eingebettete XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten.

Mit dem ZUGFeRD Viewer können Sie das Original-PDF ansehen, die eingebettete XML extrahieren, die strukturierte Rechnungsansicht öffnen, den XML-Quelltext prüfen und PDF und XML miteinander vergleichen.

Der Viewer führt keinen automatischen inhaltlichen Gleichheitsvergleich durch. Er stellt beide Rechnungsbestandteile für die manuelle Kontrolle bereit.

Der ZUGFeRD Validator prüft anschließend unter anderem XML-Einbettung, Profil, EN-16931-Regeln, Summen und Pflichtfelder.

ZUGFeRD-PDF anzeigenZUGFeRD technisch prüfen

Produktpositionierung

RechneX ergänzt Ihren bestehenden Rechnungseingang

Sie benötigen nicht für jede eingehende XML-Datei ein neues Buchhaltungssystem.

Mit den RechneX-Tools können Sie einzelne XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien direkt im Browser lesbar anzeigen, eingebettete XML-Daten sichtbar machen, technisch validieren und für die weitere interne Prüfung vorbereiten. Ihre Buchhaltung, Ihr ERP oder Ihr Archiv bleibt dabei das führende System.

Für einzelne Rechnungen

Viewer und Validator direkt nutzen

Nutzen Sie Viewer und Validator direkt im Browser.

Kostenlose Tools nutzen

Für wiederkehrende Prüfungen

Validierung in Abläufe einbinden

Bei höheren Volumen können Validierung, Statusmeldungen und definierte Übergaben in bestehende Abläufe eingebunden werden.

Validator API ansehen

Für individuelle Prozesse

Systemnahe Abläufe abstimmen

Wenn Rechnungseingang, fachliche Freigaben, ERP-Anbindung oder Sonderfälle gemeinsam abgebildet werden sollen, kann ein passender Enterprise-Prozess geprüft werden.

Enterprise-Prozess besprechen
AVV verfügbar·dokumentierte Dienstleister·technische Validierung·bestehende Systeme bleiben erhalten

Kompakter Rechtsblock

Was beim Empfang gesetzlich wichtig ist

Empfang ermöglichen

Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt technisch. Auch Kleinunternehmer sind grundsätzlich vom Empfangserfordernis erfasst.

Strukturierte Daten beachten

Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist nicht nur das sichtbare PDF relevant, sondern vor allem der eingebettete strukturierte Rechnungsteil.

Original erhalten

Bewahren Sie zumindest den strukturierten Teil der empfangenen E-Rechnung unversehrt in seiner ursprünglichen Form auf.

Hinweis: Diese Übersicht dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.

Alle Fristen und Ausnahmen ansehen

FAQ

Häufige Fragen zum Empfang von E-Rechnungen

Wie kann ich eine E-Rechnung empfangen?

Das Gesetz schreibt keinen einzelnen Übertragungsweg vor. E-Rechnungen können beispielsweise per E-Mail, Schnittstelle, Internetportal oder über einen vereinbarten Datenaustausch empfangen werden. Für die grundsätzliche Empfangsbereitschaft genügt bereits ein E-Mail-Postfach.

Ist eine PDF per E-Mail bereits eine E-Rechnung?

Nein. Ein einfaches PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn, da es keine strukturierten Rechnungsdaten enthält. Eine ZUGFeRD-PDF kann dagegen eine E-Rechnung sein, weil eine maschinenlesbare XML-Datei eingebettet ist.

Wie öffne ich eine XRechnung?

Laden Sie die XML-Datei in einen XRechnung Viewer. Der Viewer übersetzt die technischen XML-Felder in eine lesbare Rechnungsansicht. Anschließend können Sie die Datei zusätzlich im XRechnung Validator technisch prüfen.

Wie erkenne ich eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Rechnung. Von außen ist nicht immer zuverlässig erkennbar, ob eine PDF tatsächlich eine gültige XML-Einbettung enthält. Der ZUGFeRD Viewer und Validator können den strukturierten Teil auslesen und prüfen.

Was ist der Unterschied zwischen Viewer und Validator?

Der Viewer zeigt den Inhalt der Rechnung verständlich an. Der Validator prüft die technische Struktur und die relevanten Formatregeln. Eine Rechnung kann lesbar, aber technisch fehlerhaft sein. Umgekehrt kann eine technisch valide Rechnung trotzdem fachlich falsche Angaben enthalten.

Muss jede eingehende E-Rechnung validiert werden?

Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Validator und keine bestimmte zusätzliche Verarbeitung vor. Eine technische Validierung ist dennoch ein sinnvoller Kontrollschritt, insbesondere bei unbekannten Lieferanten, neuen Systemen, größeren Beträgen oder automatisierter Weiterverarbeitung.

Kann ich eine XRechnung einfach als PDF speichern?

Eine aus dem Viewer erzeugte oder gedruckte PDF kann als Arbeitshilfe dienen. Sie ersetzt jedoch nicht die ursprüngliche strukturierte XML-Rechnung, die für die weitere Verarbeitung und Aufbewahrung erhalten bleiben sollte.

Welcher Teil einer ZUGFeRD-Rechnung ist maßgebend?

Bei einer hybriden E-Rechnung ist grundsätzlich der strukturierte Rechnungsteil führend. Wenn das sichtbare PDF und die eingebetteten XML-Daten voneinander abweichen, sind grundsätzlich die strukturierten Daten maßgebend.

Wie lange muss eine empfangene E-Rechnung aufbewahrt werden?

Umsatzsteuerlich sind ein- und ausgehende Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Weitere handels- oder steuerrechtliche Anforderungen des konkreten Unternehmens sind zusätzlich zu berücksichtigen.

Speichert RechneX meine eingehende Rechnung dauerhaft?

Nein. Die hochgeladene Datei wird nur für die aktuelle Anzeige oder technische Prüfung verarbeitet und anschließend verworfen. Die dauerhafte Aufbewahrung erfolgt in Ihrem eigenen Buchhaltungs- oder Archivsystem.

E-Rechnung erhalten? Wählen Sie den passenden Prüfweg.

Machen Sie die strukturierten Rechnungsdaten zuerst sichtbar und prüfen Sie anschließend, ob die Datei technisch zum erwarteten Format passt.

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