Navision E-Rechnung: Dynamics NAV zu XRechnung oder ZUGFeRD

Microsoft Dynamics NAV ist in vielen Unternehmen tief in Auftragsabwicklung, Warenwirtschaft und Finanzprozesse eingebunden. Individuelle Reports, Branchenlösungen und Add-ons machen einen kurzfristigen Systemwechsel oft deutlich aufwendiger als die eigentliche E-Rechnungsanforderung.

RechneX setzt deshalb am bestehenden Rechnungsausgang an. Ein vorhandener NAV-PDF-Report kann als pragmatische Brücke dienen. Für wiederkehrende oder größere Mengen prüfen wir zusätzlich, ob ein strukturierter Export oder eine bereits verfügbare Datenquelle die Rechnungsinformationen zuverlässiger bereitstellt. Ihre NAV-Installation bleibt dabei das führende System.

Ein PDF bildet die Rechnung für Menschen gut lesbar ab, enthält aber nicht automatisch den strukturierten Datensatz einer E-Rechnung. Nach der Definition des Bundesfinanzministeriums müssen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil enthalten sein und elektronisch weiterverarbeitet werden können.

Für die Umwandlung werden deshalb nicht nur sichtbare Texte übernommen. RechneX prüft Rechnungskopf, Absender und Empfänger, Positionen, Mengen, Preise, Steuern, Zahlungsdaten und Referenzen. Angaben, die im Report fehlen oder nur durch ein Add-on ergänzt werden, müssen aus einer belastbaren Quelle kommen oder kontrolliert ergänzt werden – sie werden nicht aus dem Layout geraten.

XRechnung ist ein strukturierter XML-Standard und wird besonders im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern eingesetzt. Die Leitweg-ID wird dabei als Buyer Reference verwendet, sofern der öffentliche Empfänger sie vorgibt. Für gewöhnliche B2B-Rechnungen ist eine Leitweg-ID nicht generell erforderlich; hier kann der Empfänger eine andere Käuferreferenz verlangen.

ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten. Das eignet sich für Empfänger, die ein gewohntes Rechnungsbild und zugleich maschinenlesbare Daten benötigen. Welches Format passt, entscheidet daher nicht allein die NAV-Version, sondern der tatsächliche Empfangs- und Prüfprozess Ihres Kunden.

NAV-Installationen unterscheiden sich durch Version, lokale Anpassungen, Reporttechnologie, Branchenlösung und eingesetzte Erweiterungen. Eine Aussage wie „NAV wird unterstützt“ wäre deshalb zu pauschal. Entscheidend ist, welche Daten Ihre konkrete Installation bei Rechnung, Gutschrift, Abschlag oder Schlussrechnung tatsächlich ausgibt.

Für den Pilot werden repräsentative Belege geprüft: einfache Rechnungen ebenso wie abweichende Steuersätze, Rabatte, Gutschriften, Bestellbezüge, Leistungszeiträume und – falls relevant – Anzahlungs- oder Schlussrechnungen. Erst danach wird festgelegt, welche Werte aus dem PDF, aus Stammdaten, aus einem Export oder aus einer geprüften Schnittstelle stammen.

Dynamics NAV beziehungsweise der frühere Name Navision bezeichnet die bestehende NAV-Produktlinie. Dynamics 365 Business Central ist die heutige Nachfolgelösung, aber eine vorhandene, oft angepasste NAV-Installation wird nicht durch eine bloße Umbenennung zu Business Central. Microsoft dokumentiert für NAV-Versionen und Anpassungen konkrete, teils mehrstufige Upgrade- und Migrationspfade.

Dynamics AX ist wiederum eine andere ERP-Produktlinie und benötigt eine eigene technische Betrachtung. Diese Seite richtet sich gezielt an Unternehmen, die Rechnungen aktuell aus Dynamics NAV oder Navision erzeugen und dafür eine E-Rechnungslösung benötigen – unabhängig davon, ob eine spätere Business-Central-Migration bereits geplant ist.