sevDesk E-Rechnung 2026: XRechnung, ZUGFeRD und RechneX im Vergleich

sevDesk E-Rechnung 2026: XRechnung, ZUGFeRD und RechneX im Vergleich

sevDesk ist für viele Selbstständige, Freiberufler und KMU ein zentraler Bestandteil der Rechnungsstellung. Seit der Einführung der E-Rechnungspflicht stellt sich jedoch eine sehr praktische Frage: Reicht sevDesk für XRechnung und ZUGFeRD aus oder braucht es zusätzlich ein spezialisiertes Tool wie RechneX?

Die kurze Antwort: Wenn Sie Ihre Rechnungen vollständig in sevDesk erstellen, sauber pflegen und direkt aus sevDesk versenden, ist sevDesk für viele Standardfälle eine gute Lösung. Wenn Sie jedoch bestehende PDF-Rechnungen, Word- oder Excel-Rechnungen, ältere ERP-Ausgaben, DATEV-nahe Prozesse, Shop-Systeme, Sonderfälle, Batch-Verarbeitung, API-Anbindung oder eine unabhängige KoSIT-Prüfung benötigen, ist RechneX die passende Ergänzung.

RechneX ist keine klassische Buchhaltungssoftware. RechneX ist eine spezialisierte Plattform, um E-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD zu erstellen, zu konvertieren, zu validieren und lesbar zu machen. Besonders stark ist RechneX dort, wo bestehende Rechnungsprozesse weiterlaufen sollen, aber am Ende eine prüfbare E-Rechnung nach EN 16931 benötigt wird.

Direktantwort: sevDesk oder RechneX?

sevDesk ist besonders sinnvoll, wenn Sie Ihre komplette Rechnungserstellung, Buchhaltung, Belegverwaltung und Archivierung in einer Software bündeln möchten. Laut sevDesk unterstützt die Software E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD, inklusive Erstellung, Versand, Verarbeitung und Archivierung. Quelle: sevDesk E-Rechnung Software

RechneX ist besonders sinnvoll, wenn Sie keine vollständige Buchhaltungssoftware suchen, sondern ein spezialisiertes Werkzeug für E-Rechnungen brauchen:

• PDF zu XRechnung konvertieren
• PDF zu ZUGFeRD konvertieren
• XRechnung XML validieren
• ZUGFeRD und Factur-X prüfen
• XML-Dateien lesbar anzeigen
• E-Rechnungen manuell im Generator erstellen
• Sonderfälle gezielt abbilden
• Batch-Verarbeitung nutzen
• ERP-, CRM-, Shop- oder API-Prozesse über Enterprise anbinden

Der wichtigste Unterschied ist also nicht „welches Tool ist besser“, sondern: Wo entsteht Ihre Rechnung heute?

Wenn Ihre Rechnung in sevDesk entsteht, nutzen Sie sevDesk. Wenn Ihre Rechnung aus PDF, Word, Excel, DATEV, ERP, Shopware, einem alten Faktura-System oder einem individuellen Prozess kommt, ist RechneX häufig der schnellere Weg zur validen E-Rechnung.

Warum das Thema 2026 so wichtig ist

Seit dem 1. Januar 2025 gilt für inländische B2B-Umsätze grundsätzlich die neue E-Rechnungslogik. Eine echte E-Rechnung ist seitdem nur noch eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF gilt nach der neuen Definition nicht mehr als E-Rechnung. Quelle: BMF FAQ zur E-Rechnung

Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen. Nach den BMF-FAQ können Rechnungsaussteller im Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit unter bestimmten Voraussetzungen bis Ende 2027. Spätestens danach wird die strukturierte E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich praktisch zum Standard. Quelle: BMF FAQ zu Übergangsregelungen

Wichtig ist außerdem: Der Empfang von E-Rechnungen muss seit dem 1. Januar 2025 sichergestellt sein. Nach BMF reicht dafür grundsätzlich ein E-Mail-Postfach, die weitere Verarbeitung muss aber organisatorisch sauber gelöst werden. Quelle: BMF FAQ zum Empfang von E-Rechnungen

Für Unternehmen bedeutet das: 2026 ist kein theoretisches Übergangsjahr mehr. Wer weiterhin PDF-Rechnungen, Word-Vorlagen, Excel-Rechnungen oder alte ERP-Ausgaben nutzt, sollte jetzt klären, wie daraus valide XRechnung oder ZUGFeRD entsteht.

Was sevDesk bei E-Rechnungen gut abdeckt

sevDesk ist eine Buchhaltungs- und Rechnungssoftware. Der große Vorteil liegt darin, dass Rechnungsdaten direkt im System entstehen. Kundendaten, Positionen, Steuersätze, Zahlungsbedingungen und Belege werden in einer Oberfläche gepflegt. Daraus kann sevDesk laut eigener Produktseite E-Rechnungen in XRechnung oder ZUGFeRD erstellen und versenden. Quelle: sevDesk E-Rechnung Software

Das ist besonders praktisch für:

• Selbstständige, die ihre Rechnungen direkt in sevDesk schreiben
• kleine Unternehmen mit klaren Standardrechnungen
• Nutzer, die Buchhaltung, Belege und Rechnungsstellung in einem System möchten
• Unternehmen, die ZUGFeRD oder XRechnung direkt aus ihrer Rechnungsmaske erzeugen wollen
• Teams, die Eingangsrechnungen in sevDesk verarbeiten und archivieren möchten

Für diese Fälle ist der direkte Weg meist sinnvoll: Stammdaten in sevDesk pflegen, Rechnung erstellen, Format wählen, versenden oder herunterladen.

Wo sevDesk nicht automatisch die beste Lösung ist

Viele Unternehmen erstellen Rechnungen nicht vollständig in sevDesk. Genau dort entstehen in der Praxis die meisten E-Rechnungsprobleme.

Typische Fälle:

• Die Rechnung kommt aus einem älteren ERP-System.
• Es gibt nur eine fertige PDF-Rechnung.
• Rechnungen werden weiterhin in Word oder Excel erstellt.
• Ein Branchenprogramm erzeugt nur PDF-Dateien.
• Rechnungen kommen aus einem Shop-System.
• Eine DATEV-nahe Prozesskette soll nicht ersetzt, sondern ergänzt werden.
• Mehrere Standorte, Nummernkreise oder Rechnungslayouts müssen berücksichtigt werden.
• Es gibt wiederkehrende Sonderfälle wie Abschlagsrechnung, Schlussrechnung, Gutschrift, Storno, Reverse Charge, Bauabschlag oder Factoring.
• Ein Empfänger verlangt eine besonders strenge XRechnung mit Leitweg-ID, Projektreferenz oder bestimmten Pflichtfeldern.
• Vor dem Versand soll unabhängig geprüft werden, ob die Datei validierbar ist.

In diesen Fällen ist RechneX als spezialisierte E-Rechnungsplattform sinnvoll. Sie müssen nicht zwingend das komplette Rechnungssystem wechseln, sondern können den letzten Schritt gezielt lösen: aus vorhandenen Daten eine valide E-Rechnung erstellen.

RechneX vs. sevDesk: der praktische Vergleich

Wann sevDesk reicht

sevDesk reicht in vielen Fällen aus, wenn alle relevanten Daten bereits sauber in sevDesk gepflegt sind.

Das gilt besonders bei einfachen Ausgangsrechnungen:

1. Der Kunde ist vollständig angelegt.
2. Adresse, USt-IdNr., E-Mail-Adresse und Zahlungsdaten sind korrekt.
3. Leistungsdatum oder Leistungszeitraum sind sauber erfasst.
4. Die Positionen enthalten korrekte Netto- oder Bruttowerte.
5. Der Umsatzsteuersatz ist eindeutig.
6. Bei Behördenrechnungen ist die Leitweg-ID vorhanden.
7. Die Rechnung wird direkt aus sevDesk im passenden Format erstellt und versendet.

Für Nutzer, die ohnehin vollständig mit sevDesk arbeiten, ist das ein klarer Vorteil. Die E-Rechnung entsteht dort, wo auch die Rechnung geschrieben wird.

Wann RechneX die bessere Ergänzung ist

RechneX ist dann sinnvoll, wenn die E-Rechnung nicht direkt aus einer vollständigen Buchhaltungssoftware entstehen soll.

Typische Einsatzbereiche:

1. PDF zu XRechnung

Viele Unternehmen haben bereits eine fertige PDF-Rechnung. Für die E-Rechnungspflicht reicht ein einfaches PDF jedoch nicht dauerhaft aus. Mit RechneX können Sie eine Standard-PDF-Rechnung hochladen, Rechnungsdaten prüfen und daraus eine XRechnung XML erzeugen.

Weiterführend: PDF zu XRechnung umwandeln

2. PDF zu ZUGFeRD

ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF-Rechnung mit strukturierten XML-Daten. Das ist besonders hilfreich, wenn Geschäftspartner weiterhin eine visuelle Rechnung erwarten, aber gleichzeitig maschinenlesbare Daten brauchen.

Mit RechneX können Standard-PDF-Rechnungen in ZUGFeRD beziehungsweise PDF/A-3B-Hybrid-PDF umgewandelt werden. Der ZUGFeRD-Generator unterstützt zusätzlich die manuelle Erstellung direkt im Browser.

Weiterführend: ZUGFeRD Rechnung erstellen

3. XRechnung validieren

Gerade bei Behörden, Konzernen und automatisierten Rechnungseingängen entscheidet nicht die Optik, sondern die Validierbarkeit der XML-Datei. Eine fehlerhafte XRechnung kann abgelehnt werden, obwohl die sichtbaren Rechnungsdaten korrekt wirken.

Mit dem RechneX Validator können XML-Dateien auf Konformität mit EN 16931, XRechnung-Regeln und relevanten Prüfregeln geprüft werden.

Weiterführend: KoSIT Validator Anleitung

4. XRechnung lesbar machen

Eine XRechnung ist technisch eine XML-Datei. Für Menschen ist sie schwer lesbar. Wer Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer, Käufer, Positionen, Steuern, Zahlungsdaten und Gesamtbetrag prüfen möchte, braucht einen Viewer.

RechneX bietet dafür einen XRechnung Viewer, mit dem technische XML-Daten verständlich dargestellt werden können.

5. Sonderfälle sauber abbilden

Viele Fehler entstehen nicht bei normalen Rechnungen, sondern bei Sonderfällen. Dazu gehören:

• Gutschrift
• Korrekturrechnung
• Storno
• Reverse Charge
• Kleinunternehmerrechnung
• Teilrechnung
• Bauabschlag
• Schlussrechnung
• Selbstfakturierung
• Factoring und Abtretung
• besondere Zahlungsbedingungen
• Projektreferenzen
• abweichende Empfängeranforderungen

Ein Teil dieser Sonderfälle kann in RechneX manuell im Generator erstellt werden. Wiederkehrende oder automatische Sonderfall-Konvertierungen aus PDF, ERP-Daten oder Belegketten gehören in den Enterprise-Prozess.

Weiterführend: XRechnung Fehlercodes erklärt

Pro-Tarif: wenn regelmäßig Standardrechnungen verarbeitet werden

Der RechneX Pro-Tarif ist für Unternehmen gedacht, die regelmäßig Standardrechnungen erstellen, konvertieren, prüfen oder ansehen möchten.

Laut RechneX Preisübersicht enthält Pro unter anderem:

• unbegrenzte Standard-PDF-Konvertierungen
• unbegrenzten XRechnung- und ZUGFeRD-Generator
• PDF zu XRechnung
• PDF zu ZUGFeRD
• unbegrenzte XRechnung-Ansichten
• unbegrenzte KoSIT-Validierungen
• KoSIT-Validierung vor dem Download
• KI-Datenextraktion und Data Editor
• Batch-Upload bis 10 PDFs pro Lauf
• Prioritäts-Support per E-Mail

Der Pro-Tarif ist damit besonders passend, wenn Sie keine vollständige ERP-Integration brauchen, aber regelmäßig valide E-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen möchten.

Enterprise: wenn fast alles möglich sein muss

RechneX Enterprise ist für Unternehmen gedacht, bei denen E-Rechnung nicht nur ein einzelner Download ist, sondern ein Prozess.

Enterprise passt, wenn Sie beispielsweise:

• Rechnungen direkt aus ERP, CRM oder Shop-Systemen erzeugen möchten
• eine API-Anbindung benötigen
• bestehende PDF-Rechnungen automatisch verarbeiten wollen
• E-Mail-Weiterleitung für Eingangs- oder Ausgangsprozesse nutzen möchten
• E-Rechnungen automatisiert versenden möchten
• eigene Nummernkreise, Layouts oder Pflichtfeldregeln haben
• Freigabeprozesse im Dashboard brauchen
• Fehlerlisten und strukturierte Reports benötigen
• hohe Volumen verarbeiten möchten
• Sonderfälle automatisch erkennen und abbilden müssen
• Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen oder Belegketten verarbeiten
• Factoring, Abtretung oder abweichende Zahlungsempfänger korrekt abbilden müssen
• SLA, SSO, White-Label oder persönliche Einrichtung benötigen

Der entscheidende Punkt: Enterprise ist kein starres Standardpaket. Der Prozess wird anhand Ihrer Beispielbelege und Zielsysteme eingerichtet. Dadurch können auch komplexe Sonderfälle, individuelle XML-Mappings und Empfängeranforderungen berücksichtigt werden.

Weiterführend: Massenkonvertierung und Batch-Workflow für KMU

Schritt-für-Schritt: XRechnung mit sevDesk vorbereiten

Die genaue Oberfläche kann sich ändern. Fachlich bleiben die wichtigsten Schritte jedoch gleich.

Schritt 1: Stammdaten prüfen

Eine E-Rechnung ist nur so gut wie ihre Stammdaten. Prüfen Sie deshalb:

• vollständiger Unternehmensname
• vollständige Anschrift
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Kundendaten
• E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand
• Zahlungsdaten
• IBAN
• Zahlungsziel
• Ansprechpartner
• bei B2G-Rechnungen: Leitweg-ID

Gerade die Leitweg-ID ist bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zentral. Fehlt sie oder ist sie falsch, kann die Rechnung im B2G-Prozess abgelehnt werden.

Weiterführend: Leitweg-ID Verzeichnis richtig nutzen

Schritt 2: Rechnung sauber erfassen

Erstellen Sie die Rechnung mit vollständigen Positionen. Achten Sie besonders auf:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
• eindeutige Positionsbeschreibungen
• Menge und Einheit
• Netto- oder Bruttopreise
• korrekter Umsatzsteuersatz
• Steuerbefreiungen oder Sonderhinweise
• Zahlungsbedingungen

Viele XRechnung-Fehler entstehen durch fehlende Pflichtfelder, Rundungsdifferenzen oder unklare Steuerlogik.

Schritt 3: Format wählen und exportieren

Wenn Ihre Rechnung in sevDesk erstellt wird, wählen Sie das passende E-Rechnungsformat. Für viele B2B-Fälle ist ZUGFeRD praktisch, weil es eine lesbare PDF-Ansicht mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Für Behörden und stark automatisierte Prozesse ist XRechnung häufig die passendere Wahl.

Weiterführend: XRechnung vs. ZUGFeRD

Schritt 4: Vor dem Versand prüfen

Auch wenn eine Software beim Erstellen unterstützt, lohnt sich eine Prüfung vor dem Versand. Besonders bei neuen Kunden, Behörden, Konzernen oder Sonderfällen kann eine zusätzliche Validierung spätere Rückläufer vermeiden.

Wenn Sie eine XML-Datei prüfen möchten, können Sie den RechneX Validator nutzen. Wenn Sie eine XML-Datei nur lesen möchten, nutzen Sie den Viewer.

Weiterführend: XRechnung abgelehnt? 12-Punkte-Checkliste

Typische Stolpersteine bei sevDesk, XRechnung und ZUGFeRD

Warum eine normale PDF-Rechnung nicht dauerhaft reicht

Viele Unternehmen denken bei E-Rechnung zunächst an „Rechnung per E-Mail“. Das ist jedoch nicht dasselbe.

Eine PDF-Datei kann zwar digital versendet werden, sie ist aber in der Regel kein strukturiertes maschinenlesbares Rechnungsformat. Seit 2025 gilt eine Rechnung nur dann als E-Rechnung im neuen Sinne, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und elektronisch verarbeitet werden kann. Quelle: BMF FAQ zur Definition der E-Rechnung

Das ist der Grund, warum Formate wie XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, UBL und CII so wichtig geworden sind.

Weiterführend: E-Rechnungspflicht 2025

Was ist besser: XRechnung oder ZUGFeRD?

Es gibt keine pauschale Antwort. Beide Formate haben unterschiedliche Stärken.

XRechnung

XRechnung ist eine reine XML-Rechnung. Sie ist besonders relevant für Behörden, Portale, automatisierte Rechnungseingänge und technische Prüfprozesse. Der Nachteil: Für Menschen ist sie ohne Viewer schwer lesbar.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Es kombiniert eine PDF-Ansicht mit eingebetteten XML-Daten. Dadurch bleibt die Rechnung für Menschen gut lesbar und ist gleichzeitig maschinenverarbeitbar.

Für viele B2B-Prozesse ist ZUGFeRD sehr angenehm. Für bestimmte Behörden- oder Empfängerprozesse kann XRechnung erforderlich sein.

Mit RechneX können Sie beide Wege nutzen: XRechnung als XML oder ZUGFeRD als PDF/A-3B-Hybrid-PDF.

Für wen ist RechneX besonders geeignet?

Selbstständige und Freiberufler

Wenn Sie nur gelegentlich E-Rechnungen erstellen oder prüfen müssen, können Sie mit RechneX ohne große Softwareumstellung starten.

Weiterführend: E-Rechnungspflicht für Freiberufler und Kleinunternehmer

Handwerk und Dienstleister

Viele Handwerksbetriebe und Dienstleister arbeiten mit branchenspezifischen Programmen oder PDF-Vorlagen. RechneX hilft, daraus strukturierte E-Rechnungen zu erzeugen, ohne den gesamten Prozess sofort neu aufzubauen.

KMU und Mittelstand

Für wiederkehrende Standardrechnungen bietet der Pro-Tarif eine klare Lösung. Für individuelle Prozesse, hohe Volumen und Sonderfälle ist Enterprise sinnvoll.

Unternehmen mit ERP oder Shop-System

Wenn Rechnungen aus ERP, CRM oder Shop-Systemen kommen, kann RechneX Enterprise die E-Rechnungslogik per API, Mapping oder individuellem Workflow anbinden.

Öffentliche Auftraggeber und B2G-Lieferanten

Wer an Behörden schreibt, muss besonders sorgfältig prüfen. XRechnung, Leitweg-ID, Empfängeranforderungen und Portalregeln können über Annahme oder Ablehnung entscheiden.

Praxisbeispiel: bestehende PDF-Rechnung in E-Rechnung umwandeln

Ein Unternehmen erstellt Rechnungen weiterhin in einem bestehenden System. Das System kann aber nur PDF-Dateien exportieren. Der Kunde verlangt ab 2026 eine E-Rechnung.

Mit RechneX läuft der Prozess so:

1. PDF-Rechnung exportieren.
2. PDF in RechneX hochladen.
3. Rechnungsdaten automatisch erkennen lassen.
4. Daten im Editor prüfen.
5. XRechnung oder ZUGFeRD wählen.
6. Datei validieren.
7. E-Rechnung herunterladen und versenden.

Für Standardrechnungen ist das ein schneller Weg, ohne sofort ein neues ERP- oder Buchhaltungssystem einzuführen.

Zum Tool: PDF-Konverter öffnen

Praxisbeispiel: sevDesk plus RechneX

Ein Unternehmen nutzt sevDesk für normale Rechnungen. Zusätzlich gibt es aber Sonderfälle aus einem anderen System, zum Beispiel:

• Projektabrechnungen
• Abschlagsrechnungen
• Schlussrechnungen
• Gutschriften
• abweichende Zahlungsempfänger
• Rechnungen aus einem Shop
• ältere PDF-Belege
• individuelle Kundenanforderungen

In diesem Fall muss sevDesk nicht ersetzt werden. RechneX kann gezielt für die Fälle genutzt werden, die außerhalb des Standardprozesses entstehen.

Das ist oft die wirtschaftlichere Lösung als ein kompletter Systemwechsel.

Wann Pro und wann Enterprise?

Pro passt, wenn Sie

• regelmäßig Standard-PDF-Rechnungen konvertieren möchten
• E-Rechnungen manuell erstellen möchten
• XRechnung und ZUGFeRD nutzen möchten
• Dateien vor dem Versand validieren möchten
• Viewer und Validator regelmäßig brauchen
• Batch-Läufe bis 10 PDFs pro Lauf nutzen möchten
• keine individuelle API- oder ERP-Anbindung benötigen

Enterprise passt, wenn Sie

• Sonderfälle automatisch aus PDFs oder ERP-Daten erkennen möchten
• hohe Rechnungsvolumen verarbeiten
• Freigabeprozesse im Dashboard benötigen
• eine REST-API, ERP-, CRM- oder Shop-Anbindung brauchen
• E-Mail-Weiterleitung oder automatisierten E-Rechnungsversand einrichten möchten
• individuelle Regeln pro Kunde, Empfänger oder Rechnungstyp benötigen
• Schlussrechnungen, Abschläge, Storno oder Gutschriften als Prozess abbilden müssen
• SLA, SSO, White-Label oder persönliches Onboarding benötigen

Häufige Fragen zu sevDesk, XRechnung und RechneX

Kann sevDesk XRechnung erstellen?

Ja. Laut sevDesk unterstützt die Software E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. sevDesk eignet sich besonders, wenn die Rechnung direkt in sevDesk erstellt wird. Quelle: sevDesk E-Rechnung Software

Kann sevDesk ZUGFeRD erstellen?

Ja. sevDesk beschreibt die Erstellung und den Versand von ZUGFeRD-Rechnungen über die eigene Rechnungsmaske. Quelle: sevDesk ZUGFeRD Software

Brauche ich RechneX, wenn ich sevDesk nutze?

Nicht zwingend. Wenn Sie alle Rechnungen vollständig in sevDesk erstellen und keine zusätzlichen Prüf-, Konvertierungs- oder Sonderprozesse brauchen, reicht sevDesk häufig aus. RechneX wird interessant, wenn Rechnungen außerhalb von sevDesk entstehen oder zusätzlich validiert, konvertiert, visualisiert oder automatisiert verarbeitet werden sollen.

Kann RechneX sevDesk ersetzen?

RechneX ist keine vollständige Buchhaltungssoftware und soll sevDesk nicht in jedem Fall ersetzen. RechneX ergänzt bestehende Prozesse dort, wo E-Rechnungen erstellt, konvertiert, geprüft oder automatisiert verarbeitet werden müssen.

Kann ich mit RechneX eine PDF-Rechnung in XRechnung umwandeln?

Ja. RechneX ist genau für diesen Fall positioniert: PDF hochladen, Daten prüfen und als XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben. Zum Einstieg: PDF zu XRechnung konvertieren

Kann ich mit RechneX E-Rechnungen ohne PDF erstellen?

Ja. Über die Generatoren können XRechnung und ZUGFeRD auch direkt im Browser erstellt werden. Das ist sinnvoll, wenn keine bestehende PDF-Rechnung vorhanden ist.

Was ist bei Gutschriften, Korrekturen oder Reverse Charge?

Solche Fälle sollten nicht wie normale Standardrechnungen behandelt werden. RechneX unterstützt ausgewählte Sonderfälle im Generator. Wiederkehrende automatische Sonderfälle aus PDF, ERP oder Belegketten gehören in den Enterprise-Prozess.

Was gilt für die Aufbewahrung?

E-Rechnungen müssen wie andere steuerlich relevante Rechnungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Wichtig ist, dass nicht nur eine visuelle PDF-Ansicht gespeichert wird, sondern die strukturierte E-Rechnung selbst erhalten bleibt.

Weiterführend: E-Rechnung Aufbewahrungspflicht und GoBD

Fazit: sevDesk für Buchhaltung, RechneX für Konvertierung, Validierung und Enterprise-Prozesse

sevDesk ist eine starke Lösung, wenn Rechnungen direkt im Buchhaltungssystem entstehen und der gesamte Prozess dort abgebildet werden soll. Für viele Selbstständige und KMU ist das ein einfacher Weg, XRechnung und ZUGFeRD in den Alltag zu integrieren.

RechneX ist die richtige Ergänzung, wenn bestehende Rechnungsprozesse nicht ersetzt werden sollen oder wenn zusätzliche Anforderungen entstehen: PDF zu XRechnung, PDF zu ZUGFeRD, Validierung, Viewer, Batch-Verarbeitung, Sonderfälle, API, ERP-Anbindung, Shop-Anbindung, E-Mail-Weiterleitung, E-Rechnungsversand und individuelle Enterprise-Regeln.

Die beste Lösung hängt also vom Ausgangspunkt ab:

• Rechnung entsteht vollständig in sevDesk: sevDesk nutzen.
• Rechnung liegt als PDF vor: RechneX Konverter nutzen.
• XML soll geprüft werden: RechneX Validator nutzen.
• XML soll lesbar werden: RechneX Viewer nutzen.
• Standardfälle wiederholen sich regelmäßig: RechneX Pro prüfen.
• Sonderfälle, API, ERP, Shop oder hohe Volumen: RechneX Enterprise anfragen.

Quellen und weiterführende Informationen

• BMF: Fragen und Antworten zur verpflichtenden E-Rechnung ab 2025
• sevDesk: E-Rechnung Software für XRechnung und ZUGFeRD
• sevDesk: ZUGFeRD-Rechnungen erstellen und versenden
• RechneX: PDF zu XRechnung und ZUGFeRD konvertieren
• RechneX: Preise, Pro und Enterprise
• RechneX: E-Rechnung Sonderfälle