ZUGFeRD 2.5 ist da: Was Unternehmen jetzt wissen sollten
Stand: Juni 2026
ZUGFeRD 2.5 / Factur-X 1.09 wurde am 10. Juni 2026 veröffentlicht. Damit gibt es eine neue Version des hybriden E-Rechnungsformats, das in Deutschland besonders im B2B-Bereich eine wichtige Rolle spielt.
Für Unternehmen stellt sich jetzt eine praktische Frage: Muss sofort auf ZUGFeRD 2.5 umgestellt werden? Oder reicht eine bestehende Lösung mit ZUGFeRD 2.3.3 oder ZUGFeRD 2.4 weiterhin aus?
Die kurze Antwort: Wer heute neue E-Rechnungsprozesse aufbaut, sollte ZUGFeRD 2.5 direkt berücksichtigen. Bestehende Prozesse müssen aber nicht blind umgestellt werden. Entscheidend ist, dass die erzeugten Rechnungen dem passenden Profil entsprechen, gegen aktuelle Regeln validiert werden und vom Empfänger verarbeitet werden können.
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E-Rechnung jetzt erstellen →Was ist ZUGFeRD 2.5?
ZUGFeRD ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen. Hybrid bedeutet: Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer lesbaren PDF-Datei und einem eingebetteten maschinenlesbaren XML-Datensatz.
Das PDF ist für Menschen gut lesbar. Die XML-Datei ist für Buchhaltungssoftware, ERP-Systeme und Rechnungseingangsprozesse gedacht. Dadurch verbindet ZUGFeRD die vertraute PDF-Rechnung mit den Anforderungen an strukturierte E-Rechnungen.
ZUGFeRD 2.5 ist die aktuelle Version dieses Formats und entspricht dem französisch-deutschen Schwesterstandard Factur-X 1.09. Technisch sind ZUGFeRD und Factur-X eng aufeinander abgestimmt. Das ist besonders wichtig, weil elektronische Rechnungen nicht nur in Deutschland, sondern auch in anderen europäischen Ländern stärker standardisiert und automatisiert verarbeitet werden.
Wann wurde ZUGFeRD 2.5 veröffentlicht?
ZUGFeRD 2.5 wurde am 10. Juni 2026 vom Forum elektronische Rechnung Deutschland, kurz FeRD, gemeinsam mit der französischen Organisation FNFE-MPE veröffentlicht.
Der Release enthält vor allem aktualisierte Codelisten, neue Validierungsartefakte und Erweiterungen im Profil EXTENDED. Ein weiterer Release soll später folgen. Deshalb sollte ZUGFeRD 2.5 nicht als einmalige Umstellung verstanden werden, sondern als Teil eines laufenden Wartungsprozesses rund um E-Rechnung, EN 16931, Codelisten und Validierungsregeln.
Was ist neu in ZUGFeRD 2.5?
Die wichtigsten Änderungen betreffen nicht die sichtbare PDF-Optik, sondern vor allem den strukturierten XML-Teil der Rechnung.
1. Aktualisierte Codelisten
ZUGFeRD basiert auf der europäischen Norm EN 16931. In diesem Umfeld werden Codelisten regelmäßig aktualisiert. Dazu gehören zum Beispiel Codes für Steuern, Zahlungsarten, Dokumenttypen oder weitere strukturierte Angaben.
ZUGFeRD 2.5 zieht diese Aktualisierungen nach. Für Unternehmen und Softwareanbieter ist das wichtig, weil veraltete Codes in der Validierung zu Warnungen oder Fehlern führen können.
Gerade bei Sonderfällen wie Steuerbefreiung, Reverse Charge, innergemeinschaftlichen Lieferungen, Gutschriften oder komplexeren Zahlungsinformationen ist es wichtig, dass die verwendeten Codes korrekt und aktuell sind.
2. Neue Validierungsartefakte
Neben den Codelisten wurden auch Validierungsartefakte aktualisiert. Validierungsartefakte sind technische Regeln, mit denen geprüft wird, ob eine E-Rechnung formal und logisch korrekt aufgebaut ist.
Eine Rechnung kann optisch gut aussehen und trotzdem im XML-Teil fehlerhaft sein. Genau deshalb ist Validierung wichtig. Sie prüft zum Beispiel, ob Pflichtfelder vorhanden sind, Beträge zusammenpassen, Steuercodes korrekt gesetzt sind und das gewählte Profil eingehalten wird.
Für Unternehmen bedeutet das: Bei ZUGFeRD 2.5 sollte nicht nur die Datei erzeugt werden. Sie sollte auch gegen die passenden Regeln validiert werden.
3. Erweiterungen im Profil EXTENDED
ZUGFeRD kennt mehrere Profile. Das Profil EXTENDED ist für komplexere Geschäftsprozesse gedacht. Dazu gehören zum Beispiel zusätzliche Angaben auf Positionsebene, strukturierte Zahlungsbedingungen oder komplexere B2B-Prozesse.
Mit ZUGFeRD 2.5 wurden neue Elemente im Profil EXTENDED eingeführt. Diese orientieren sich am überarbeiteten Datenmodell der EN 16931-1 und an Anforderungen, die im europäischen und besonders im französisch-deutschen Kontext relevant werden.
Für normale Standardrechnungen ist das nicht immer entscheidend. Für ERP-nahe Prozesse, individuelle B2B-Rechnungen, besondere Zahlungsinformationen oder Sonderfälle kann EXTENDED jedoch wichtig sein.
Muss ich jetzt sofort auf ZUGFeRD 2.5 umstellen?
Nicht zwingend. Eine bestehende Lösung muss nicht sofort ausgetauscht werden, nur weil ZUGFeRD 2.5 veröffentlicht wurde.
Wenn Ihre aktuelle Lösung valide E-Rechnungen erzeugt, die von Ihren Kunden angenommen werden, besteht meist kein akuter Grund zur Panik. Trotzdem sollten Unternehmen prüfen, ob ihre Software aktuelle Codelisten und Validierungsregeln unterstützt.
Wenn Sie gerade eine neue E-Rechnungssoftware auswählen oder einen neuen Prozess einführen, sollte ZUGFeRD 2.5 direkt berücksichtigt werden. Wer heute neu startet, sollte nicht auf einem alten Stand beginnen.
Besonders relevant ist ZUGFeRD 2.5 für:
- Unternehmen, die viele B2B-Rechnungen versenden
- ERP-Systeme mit automatischer Rechnungserstellung
- Softwareanbieter und SaaS-Anbieter
- Unternehmen mit internationalen Kunden oder Lieferanten
- Betriebe mit Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen, Gutschriften oder besonderen Steuerkonstellationen
- Unternehmen, die sich auf die E-Rechnungspflicht 2027 und 2028 vorbereiten
ZUGFeRD 2.5 und E-Rechnungspflicht: Warum das Thema jetzt wichtig ist
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen. Viele Unternehmen dürfen in den Jahren 2025 und 2026 noch sonstige Rechnungen verwenden, zum Beispiel klassische PDF-Rechnungen, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind.
Ab 2027 und 2028 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich deutlich verbindlicher. Deshalb reicht es nicht mehr, Rechnungen nur als normale PDF-Datei zu erstellen. Eine einfache PDF ohne strukturierte XML-Daten ist keine echte E-Rechnung im Sinne der neuen Anforderungen.
ZUGFeRD ist für viele Unternehmen attraktiv, weil es den Übergang erleichtert. Die Rechnung sieht weiterhin wie eine normale PDF-Rechnung aus, enthält aber zusätzlich die strukturierten Daten für die automatische Verarbeitung.
Das macht ZUGFeRD besonders interessant für kleine und mittlere Unternehmen, Handwerksbetriebe, Agenturen, Händler, Dienstleister und Firmen, die ihren Rechnungsausgang schrittweise modernisieren möchten.
Welches ZUGFeRD-Profil sollte verwendet werden?
ZUGFeRD ist nicht gleich ZUGFeRD. Es gibt verschiedene Profile mit unterschiedlichem Datenumfang.
EN 16931 / COMFORT
Das Profil EN 16931, früher oft COMFORT genannt, bildet die europäische Norm vollständig ab und ist für viele Standardrechnungen eine konservative Wahl. Es enthält die Kernelemente einer elektronischen Rechnung und eignet sich gut für klassische B2B-Rechnungen.
EXTENDED
EXTENDED erweitert EN 16931 um zusätzliche Daten für komplexere Geschäftsprozesse. Dieses Profil ist besonders interessant, wenn Rechnungen mehr Informationen benötigen als einfache Standardfälle.
Beispiele können sein:
- komplexere Zahlungsbedingungen
- mehrere Lieferungen oder Lieferorte
- zusätzliche Angaben auf Positionsebene
- ERP-nahe Rechnungsdaten
- Sonderfälle im B2B-Rechnungsausgang
XRECHNUNG-Profil
Das XRECHNUNG-Profil ist vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber relevant. Im B2G-Bereich gelten besondere Anforderungen. Dort ist häufig XRechnung maßgeblich. Je nach Plattform und Empfänger kann auch das ZUGFeRD-XRECHNUNG-Profil eine Rolle spielen, allerdings nicht als normales hybrides PDF, sondern in der Regel als strukturierte XML-Datei.
BASIC, BASIC WL und MINIMUM
Diese Profile haben einen geringeren Datenumfang. Für die praktische Umsetzung der E-Rechnungspflicht sollten Unternehmen hier besonders vorsichtig sein. BASIC WL und MINIMUM sind nicht für vollständige Rechnungen nach deutschem Umsatzsteuerrecht gedacht.
ZUGFeRD 2.5 für B2B: Gute Wahl für Unternehmen?
Für B2B-Rechnungen ist ZUGFeRD grundsätzlich sehr interessant. Der größte Vorteil liegt im hybriden Aufbau: Der Empfänger kann die Rechnung wie gewohnt als PDF öffnen, während Buchhaltung oder ERP-Systeme den XML-Teil automatisiert auslesen können.
Das reduziert manuelle Arbeit und senkt das Risiko von Erfassungsfehlern. Rechnungsnummer, Betrag, Steuer, Zahlungsdaten und Positionen müssen nicht mehr händisch abgetippt werden, sondern können direkt verarbeitet werden.
Für viele Unternehmen ist ZUGFeRD deshalb der pragmatischste Einstieg in die E-Rechnung. Es ist weniger erklärungsbedürftig als eine reine XML-Datei und passt gut zu bestehenden E-Mail- und PDF-Prozessen.
Wichtig bleibt aber: Maßgeblich ist der strukturierte XML-Teil. Wenn PDF und XML voneinander abweichen, sind für die E-Rechnung die strukturierten Daten entscheidend. Unternehmen sollten deshalb nicht nur auf das Layout schauen, sondern besonders auf die korrekten XML-Daten.
ZUGFeRD 2.5 für Behörden: Was gilt im B2G-Bereich?
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber sollten Unternehmen besonders genau prüfen, welches Format der jeweilige Empfänger verlangt.
Im B2G-Bereich ist XRechnung in Deutschland der zentrale Standard. Das bedeutet: Für Behördenrechnungen ist nicht automatisch eine normale ZUGFeRD-PDF die beste Wahl. Je nach Rechnungseingangsplattform kann eine strukturierte XML-Datei erforderlich sein.
Wer Rechnungen an Behörden stellt, sollte daher immer prüfen:
- Wird eine Leitweg-ID benötigt?
- Welche Plattform wird verwendet?
- Wird XRechnung verlangt?
- Ist ZUGFeRD im XRECHNUNG-Profil erlaubt?
- Muss die Datei als reine XML eingereicht werden?
- Welche Version und welche Geschäftsregeln gelten?
ZUGFeRD 2.5 validieren: Darauf sollten Unternehmen achten
Eine E-Rechnung sollte vor dem Versand validiert werden. Das gilt besonders bei neuen Versionen wie ZUGFeRD 2.5.
Eine gute Validierung prüft unter anderem:
- Ist das XML technisch korrekt aufgebaut?
- Passt das gewählte Profil zur Rechnung?
- Sind alle Pflichtangaben vorhanden?
- Stimmen Nettobeträge, Steuerbeträge und Bruttobeträge?
- Sind Steuercodes und Steuerbefreiungsgründe korrekt?
- Sind Zahlungsdaten vollständig?
- Gibt es Rundungsfehler?
- Sind Anhänge und Referenzen korrekt eingebunden?
- Entspricht die Rechnung EN 16931 und den jeweiligen Geschäftsregeln?
Typische Fehler sind falsche Steuerkategorien, fehlende Käuferreferenzen, unpassende VATEX-Codes, Rundungsdifferenzen oder Pflichtfelder, die im PDF vorhanden sind, aber im XML fehlen.
Unterschied zwischen ZUGFeRD 2.4 und ZUGFeRD 2.5
ZUGFeRD 2.5 ist kein kompletter Neustart des Formats. Es ist eine Weiterentwicklung.
Die wichtigsten Unterschiede liegen in der Aktualisierung der Codelisten, neuen Validierungsartefakten und Erweiterungen im EXTENDED-Profil. Für Unternehmen bedeutet das: Die Grundidee bleibt gleich, aber die technische Umsetzung wird auf einen neueren Stand gebracht.
Wer ZUGFeRD bereits nutzt, sollte vor allem prüfen, ob die eigene Software:
- ZUGFeRD 2.5 erzeugen kann
- aktuelle Codelisten verwendet
- gegen passende Validierungsartefakte prüft
- die benötigten Profile unterstützt
- bei B2G-Rechnungen korrekt zwischen XRechnung und ZUGFeRD unterscheidet
Empfehlung: Sollte man ZUGFeRD 2.5 jetzt nutzen?
Ja, ZUGFeRD 2.5 sollte bei neuen E-Rechnungsprozessen berücksichtigt werden.
Für Unternehmen, die gerade mit der E-Rechnung starten, ist es sinnvoll, direkt auf aktuelle Standards zu setzen. Das betrifft insbesondere Software, Validierung, Codelisten und Profile.
Für bestehende Prozesse gilt: Nicht hektisch wechseln, sondern sauber testen. Entscheidend ist nicht die Versionsnummer allein, sondern ob die Rechnung beim Empfänger ankommt, korrekt validiert und automatisiert verarbeitet werden kann.
Eine pragmatische Empfehlung lautet:
- B2B-Standardrechnungen: ZUGFeRD mit passendem Profil verwenden
- komplexere B2B-Prozesse: EXTENDED prüfen
- Behördenrechnungen: XRechnung beziehungsweise die Vorgaben des Empfängers beachten
- jede erzeugte E-Rechnung validieren
- Sonderfälle nicht raten, sondern gezielt testen
PDF in ZUGFeRD 2.5 umwandeln: Warum reine PDF-Rechnungen nicht mehr reichen
Viele Unternehmen erstellen Rechnungen weiterhin als PDF. Das ist verständlich, denn PDF-Rechnungen sind einfach zu erzeugen, gut lesbar und seit Jahren etabliert.
Für die E-Rechnungspflicht reicht eine einfache PDF-Datei jedoch nicht aus. Eine E-Rechnung benötigt strukturierte Daten, die elektronisch verarbeitet werden können. Genau hier setzt ZUGFeRD an: Das PDF bleibt lesbar, aber zusätzlich wird ein strukturierter XML-Datensatz eingebettet.
Für Unternehmen ist das besonders praktisch, wenn bestehende Rechnungsprozesse nicht sofort vollständig ersetzt werden sollen. Statt komplett neue ERP-Prozesse aufzubauen, können Rechnungen schrittweise in valide E-Rechnungen überführt werden.
PDF-Rechnung in E-Rechnung umwandeln
Mit RechneX können Sie Rechnungen in strukturierte E-Rechnungen umwandeln und für den Versand als ZUGFeRD oder XRechnung vorbereiten.
PDF in E-Rechnung umwandeln →Häufige Fragen zu ZUGFeRD 2.5
Wann wurde ZUGFeRD 2.5 veröffentlicht?
ZUGFeRD 2.5 / Factur-X 1.09 wurde am 10. Juni 2026 veröffentlicht.
Was ist neu in ZUGFeRD 2.5?
Die neue Version enthält aktualisierte Codelisten, neue Validierungsartefakte und Erweiterungen im Profil EXTENDED. Damit wird ZUGFeRD an aktuelle Anforderungen rund um EN 16931 und europäische E-Rechnungsprozesse angepasst.
Ist ZUGFeRD 2.5 Pflicht?
Nicht ausdrücklich als einzelne Version. Entscheidend ist, dass eine E-Rechnung die gesetzlichen und technischen Anforderungen erfüllt. Für neue Implementierungen ist ZUGFeRD 2.5 aber der sinnvollste aktuelle Stand.
Ist eine normale PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF-Datei ohne strukturierte XML-Daten ist keine E-Rechnung im Sinne der neuen Anforderungen. Sie gilt als sonstige Rechnung.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD ist ein hybrides Format aus PDF und XML. XRechnung ist ein reines strukturiertes XML-Format. ZUGFeRD ist besonders im B2B-Bereich beliebt, während XRechnung vor allem bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber wichtig ist. Eine ausführliche Gegenüberstellung finden Sie im Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD.
Was ist Factur-X 1.09?
Factur-X 1.09 ist die französisch-deutsche Schwesterbezeichnung zu ZUGFeRD 2.5. Beide Standards sind technisch eng abgestimmt.
Welches ZUGFeRD-Profil sollte ich nutzen?
Für Standardrechnungen ist EN 16931 eine konservative Wahl. Für komplexere B2B-Prozesse kann EXTENDED sinnvoll sein. Für Behördenrechnungen sollten Unternehmen XRechnung beziehungsweise das XRECHNUNG-Profil und die Vorgaben der jeweiligen Plattform beachten.
Muss ich alte ZUGFeRD-Versionen sofort ersetzen?
Nicht zwingend. Bestehende Prozesse sollten geprüft und getestet werden. Wer neu startet, sollte jedoch direkt aktuelle Versionen, Codelisten und Validierungsregeln berücksichtigen.
Kann ich ZUGFeRD 2.5 validieren?
Ja. Eine Validierung ist dringend zu empfehlen, um formale Fehler, fehlende Pflichtfelder, falsche Codes oder Rundungsdifferenzen frühzeitig zu erkennen.
Kann RechneX bei ZUGFeRD und XRechnung helfen?
Ja. RechneX unterstützt Unternehmen dabei, E-Rechnungen zu erstellen oder bestehende Rechnungen in strukturierte E-Rechnungen umzuwandeln. So können Rechnungsprozesse schneller auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet werden.
Fazit: ZUGFeRD 2.5 ist ein wichtiges Update, aber kein Grund für Panik
ZUGFeRD 2.5 ist ein relevantes Update für Unternehmen, Softwareanbieter und Buchhaltungsprozesse. Die neue Version bringt aktualisierte Codelisten, neue Validierungsartefakte und Erweiterungen im EXTENDED-Profil.
Für Unternehmen bedeutet das: Wer jetzt neue E-Rechnungsprozesse aufbaut, sollte ZUGFeRD 2.5 berücksichtigen. Wer bereits funktionierende Prozesse nutzt, sollte diese nicht überstürzt ändern, sondern kontrolliert testen und validieren.
Die wichtigste Erkenntnis bleibt: Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein schönes PDF. Entscheidend ist der strukturierte XML-Teil. Nur wenn dieser vollständig, korrekt und maschinenlesbar ist, kann die Rechnung automatisiert verarbeitet werden.
RechneX hilft Ihnen dabei, Rechnungen als valide E-Rechnung zu erstellen oder bestehende PDF-Rechnungen in ZUGFeRD und XRechnung umzuwandeln.
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