XRechnung Gutschrift erstellen

Nicht jede Korrektur ist automatisch eine einfache Gutschrift. In der E-Rechnung kommt es darauf an, ob eine neue Gutschrift erstellt, eine bestehende Rechnung korrigiert oder ein Beleg vollständig storniert wird.

Eine XRechnung-Gutschrift wird über die passende Belegart gekennzeichnet. Bei Rechnungskorrekturen oder Stornos ist zusätzlich der Bezug zur ursprünglichen Rechnung wichtig, damit Empfänger, Plattform oder Buchhaltung den Vorgang korrekt zuordnen können.

Mit Pro erstellen Sie Gutschriften im Generator oder konvertieren vorhandene PDF-Belege. Enterprise stimmt die Erkennung auf Ihre Vorlagen ab und kann den Korrekturablauf mit ERP, DATEV, Shop oder Warenwirtschaft verbinden.

Bei einer XRechnung-Gutschrift entscheidet die Belegart über die fachliche Einordnung. Deshalb ist es riskant, eine normale Rechnung nur mit negativem Betrag oder anderem Titel auszugeben.

Der Generator ist für kontrollierte manuelle Fälle geeignet: Sie wählen die passende Belegart, erfassen positive Positionen, geben einen Grund an und können eine Bezugsrechnung ergänzen.

Sobald Gutschriften automatisch aus PDF, ERP, DATEV, Warenwirtschaft oder Retourenprozessen kommen, ist die Beleglogik meistens nicht mehr trivial. Dann müssen Ursprungsrechnung, Stornoart, Betragslogik, Steuerfall und Empfängerprozess wiederholbar zugeordnet werden.

Mit Enterprise vereinbaren Sie Regeln für diese Zuordnung und die anschließende Freigabe. Das lohnt sich besonders, wenn Sie bei denselben Vorlagen regelmäßig nacharbeiten müssen.

Typische Fehler sind eine falsche Belegart, negative Rechnungspositionen oder ein fehlender Bezug zur ursprünglichen Rechnung, wenn die Gutschrift eine bestimmte Rechnung berichtigt.

Prüfen Sie vor dem Versand außerdem, ob Steuerangaben, Summen und Empfängerdaten zur Gutschrift passen. So kann die Datei in Buchhaltung, ERP-System oder Rechnungseingangsplattform korrekt zugeordnet werden.

Die Belegart steht in BT-3 und lautet bei der kaufmännischen Gutschrift 381. In der UBL-Syntax ist die Gutschrift ein eigenes CreditNote-Dokument. Der Generator erzeugt dieses Dokument, sobald Sie die Gutschrift als Belegart wählen.

Bezieht sich die Gutschrift auf eine bestimmte Rechnung, stehen deren Nummer (BT-25) und Datum (BT-26) in der Gruppe BG-3. Positionen, Steuerbeträge und Summen geben Sie positiv an. Steuerkategorie und Steuersatz sollten zur ursprünglichen Rechnung passen.

Bei einer ZUGFeRD-Gutschrift steckt dieselbe Information im eingebetteten XML: Typcode 381 und der Bezug auf die ursprüngliche Rechnung. Das PDF dient als lesbare Ansicht.