ebInterface-Rechnungen automatisch erstellen, prüfen und umwandeln

ebInterface ist der österreichische Standard für elektronische Rechnungen im XML-Format. Entwickelt und gepflegt wird er im Arbeitskreis E-Billing von AUSTRIAPRO, unterstützt von der Wirtschaftskammer Österreich. Eine ebInterface-Datei enthält alle Rechnungsangaben als strukturierte Daten: Rechnungsnummer und Datum, Rechnungssteller und Empfänger mit UID-Nummer, Positionen, Umsatzsteuer, Summen und Zahlungsangaben. Die empfangende Software übernimmt diese Daten, ohne dass jemand sie abtippt.

Das Wurzelelement heißt Invoice, auch wenn das Dokument eine Gutschrift oder eine Endabrechnung ist. Welche Art von Beleg vorliegt, steht im Attribut DocumentType. Die Spezifikation von ebInterface 6.1 kennt neben der normalen Rechnung die Gutschrift, die Endabrechnung, die Vorauszahlungsrechnung, die Rechnung für eine Teillieferung, das Gutschriftsverfahren sowie Nachbelastung und Nachentlastung.

Am häufigsten begegnet ebInterface bei Rechnungen an den österreichischen Bund. Seit 1. Jänner 2014 müssen dessen Vertragspartner strukturierte E-Rechnungen einbringen, und ebInterface ist dort neben UBL 2.1 eines der beiden zugelassenen Formate. Laut einem Fachbeitrag der WKO ist ebInterface das in Österreich am weitesten verbreitete Format für XML-Rechnungen. Wie Rechnungen an den Bund insgesamt ablaufen, beschreibt unsere Seite zur E-Rechnung in Österreich.

Aktuell ist ebInterface 6.1, verfügbar seit 25. August 2022. Das Bundesportal e-rechnung.gv.at nimmt die Versionen 6.1, 6.0, 5.0 und 4.3 an und empfiehlt 6.1. Die Versionen 4.0 bis 4.2 verarbeitet es seit 6. April 2022 nicht mehr, für 4.3 gibt es derzeit keine Pläne zur Abkündigung.

Welche Version eine Datei hat, verrät der Namespace des Wurzelelements. Bei Version 6.1 lautet er http://www.ebinterface.at/schema/6p1/, bei 6.0 endet er auf 6p0, bei 5.0 auf 5p0 und bei 4.3 auf 4p3. Der Namespace ist nur eine Kennung und keine abrufbare Seite.

Mit Version 6.0 kam ein Erweiterungsmechanismus für eigene Zusatzdaten hinzu. Version 6.1 hat unter anderem die Below-the-Line-Positionen zurückgebracht, mit denen sich nicht steuerbare Beträge wie Verzugszinsen oder durchlaufende Posten neben der eigentlichen Rechnungssumme angeben lassen. Für neue Anbindungen ist 6.1 deshalb die richtige Wahl.

Für das vierte Quartal 2026 hat AUSTRIAPRO ebInterface 7.0 mit einem Syntax-Binding zur EN 16931 angekündigt. Das Bundesportal führt die Version noch nicht. RechneX richtet sie ein, sobald das Portal oder Ihr Empfänger sie annimmt.

XRechnung ist das deutsche Gegenstück. Beide sind XML-Rechnungen, die Behörden von ihren Lieferanten verlangen, technisch haben sie aber wenig gemeinsam. Die XRechnung setzt die europäische Norm EN 16931 in den Syntaxen UBL oder CII um. ebInterface hat ein eigenes Schema mit eigenen Elementnamen und eigener Struktur. Eine XRechnung lässt sich deshalb nicht umbenennen und beim österreichischen Bund einreichen, und eine ebInterface-Datei passt nicht in einen deutschen XRechnung-Eingang.

Peppol BIS Billing 3.0 ist die europäische Variante auf Basis von UBL. Der österreichische Bund nimmt UBL 2.1 an, über das Peppol-Netzwerk sogar ausschließlich in diesem Format. Alle Bundesdienststellen sind dort unter einer gemeinsamen Peppol-ID erreichbar, die zuständige Stelle ermittelt das Portal aus der Auftragsreferenz. Für Unternehmen, die in mehrere Länder fakturieren, ist Peppol oft der einfachere gemeinsame Nenner. Wer überwiegend an österreichische Empfänger fakturiert und eine Software mit ebInterface-Export nutzt, bleibt meist bei ebInterface.

Zwischen den Formaten lässt sich umwandeln, solange jede Pflichtangabe auf beiden Seiten einen Platz hat. AUSTRIAPRO stellt dafür Mapping-Bibliotheken als Open Source bereit. Schwierig wird es bei Details: bei der Auftragsreferenz, bei Steuerkategorien, bei Rabatten und Zuschlägen auf Belegebene oder bei der Leitweg-ID, die eine deutsche Behörde erwartet und die eine österreichische Rechnung gar nicht kennt. Jede umgewandelte Datei gehört deshalb noch einmal gegen das Zielformat geprüft.

Eine ebInterface-Prüfung hat zwei Stufen. Die erste prüft die Datei gegen das XML-Schema der jeweiligen Version: Stimmen Elemente, Reihenfolge, Datentypen und Pflichtfelder? Für einzelne Dateien bieten die ebInterface-Labs der WKO diese Schemaprüfung kostenlos an, für die Versionen 3.0 bis 6.1. Die zweite Stufe prüft die Regeln des Empfängers. Der österreichische Bund verlangt zum Beispiel eine gültige Auftragsreferenz der bestellenden Dienststelle. Fehlt sie oder ist sie ungültig, nimmt das Portal die Rechnung nicht an, auch wenn die XML-Datei technisch einwandfrei ist.

Einen Probelauf mit den Prüfungen des Bundesportals erlaubt die Testumgebung des Finanzministeriums. Dort laden Sie eine Testrechnung hoch und sehen Prüfergebnis und Vorschau, ohne dass die Rechnung an eine Dienststelle geht. Welche Rechnungsmerkmale und Zusatzangaben der Bund verlangt, steht auf unserer Seite zur E-Rechnung in Österreich. Hat ein Unternehmen keine UID-Nummer, sieht ebInterface den Platzhalter ATU00000000 vor.

Ein Schema prüft nur, ob ein Feld formal passt. Ob der Steuerbetrag zum Steuersatz passt oder die Positionen die Gesamtsumme ergeben, klärt erst eine rechnerische Prüfung. RechneX führt Schema-, Regel- und Rechenprüfung im Enterprise-Plan getrennt aus und weist die Ergebnisse getrennt aus. Ob eine Auftragsreferenz zu Ihrer Bestellung gehört, stellt allerdings erst das Bundesportal fest. Der kostenlose Validator auf rechnex.de prüft XRechnung und ZUGFeRD, ebInterface-Dateien verarbeitet er nicht.

Für einzelne Rechnungen gibt es kostenlose Werkzeuge. Im ebInterface-Formular der WKO erstellen Sie eine Rechnung im Browser. Für Rechnungen an den Bund verweist die WKO allerdings auf das Webformular im Bundesportal, das nach der Anmeldung über das Unternehmensserviceportal bereitsteht. Der ebInterface-Service prüft eine fertige Datei und erzeugt daraus ein PDF mit Zahlungs-QR-Code.

Eine Reihe von Buchhaltungs- und ERP-Programmen kann ebInterface direkt exportieren. AUSTRIAPRO führt eine Liste von Anbietern, die ebInterface nach eigenen Angaben umgesetzt haben, mit den jeweils unterstützten Versionen.

Anders sieht es aus, wenn Rechnungen regelmäßig aus einem System ohne passenden Export kommen. Jede Rechnung, die jemand von Hand in ein Formular überträgt, ist eine Fehlerquelle, und eine Umwandlung per Knopfdruck im Browser lässt sich nicht in einen automatischen Ablauf einbauen. Die Labs erzeugen in der Richtung ebInterface nach XRechnung außerdem die Version 2.2, während deutsche Empfänger heute XRechnung 3.0 erwarten. Die zugrunde liegende Mapping-Bibliothek kann inzwischen auch XRechnung 3.0 ausgeben, die Weboberfläche bietet das aber nicht an.

RechneX setzt dort an, wo diese Werkzeuge aufhören: bei wiederkehrenden Rechnungen, bei Schnittstellen und bei Prüfregeln für bestimmte Empfänger.

Die beste Grundlage sind strukturierte Daten aus Ihrem System, etwa ein Export, eine Schnittstelle oder eine Datei, die Ihr ERP ohnehin für den Versand erzeugt. Auch CSV-Exporte oder Excel-Listen mit festem Aufbau eignen sich. RechneX ordnet diese Daten den ebInterface-Elementen zu, ergänzt fehlende Angaben aus abgestimmten Quellen wie dem Kundenstamm und erzeugt die Datei in der Version, die Ihr Empfänger braucht.

Gibt es nur das Rechnungs-PDF, liest RechneX die Angaben aus dem Beleg aus. Bei wiederkehrenden Layouts wird die Erkennung im Enterprise-Plan auf Ihre Vorlagen abgestimmt, wie bei unseren ERP-Anbindungen für deutsche Formate. Werte, die nicht eindeutig im Beleg stehen, legt RechneX Ihrem Team zur Prüfung vor, bevor eine Datei entsteht.

Für die Übergabe an den Bund gibt es mehrere Wege: Sie laden die Datei nach der Anmeldung über das Unternehmensserviceportal im Bundesportal hoch, oder Sie übertragen sie per Webservice. Über das Peppol-Netzwerk nimmt der Bund nur UBL an. Für diesen Weg erzeugt RechneX aus denselben Daten eine Peppol-BIS-Rechnung. Welcher Weg passt, hängt von Ihrem Volumen und Ihrer vorhandenen Technik ab. Bei Bedarf übergibt RechneX die fertige Datei auch über eine API an Ihr eigenes System zurück.

Auch deutsche Unternehmen bekommen ebInterface-Rechnungen, meist von Lieferanten aus Österreich. Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt nur, wenn Rechnungssteller und Empfänger beide in Deutschland ansässig sind, so steht es in § 14 Abs. 2 UStG. Eine Rechnung eines österreichischen Lieferanten ohne deutsche Betriebsstätte muss deshalb keine XRechnung sein. Welches Format Sie annehmen, vereinbaren Sie mit dem Lieferanten.

Ein Programm, das XRechnung und ZUGFeRD einliest, kann mit einer ebInterface-Datei nur dann etwas anfangen, wenn es dieses Format ausdrücklich unterstützt. RechneX prüft eingehende ebInterface-Dateien im Enterprise-Plan, stellt sie als lesbare Rechnung dar und wandelt sie in XRechnung um, damit sie in Ihren gewohnten Rechnungseingang passen. Die Originaldatei bleibt erhalten, denn sie ist der eigentliche Beleg.