E-Rechnung in Österreich: Pflichten, Formate und Umsetzung

Ja, gegenüber dem Bund. Seit 1. Jänner 2014 müssen Vertragspartner von Bundesdienststellen ihre Rechnungen als strukturierte E-Rechnung ausstellen und übermitteln. Grundlage sind § 5 IKT-Konsolidierungsgesetz und die e-Rechnungsverordnung des Finanzministeriums. Für Rechnungen zwischen Unternehmen gibt es in Österreich bisher keine Pflicht. Dort ist eine elektronische Rechnung erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt.

Für 2026 und 2027 ist keine Pflicht für inländische B2B-Rechnungen beschlossen. Das Regierungsprogramm 2025 bis 2029 sieht vor, die elektronische Zustellung zwischen Unternehmen einschließlich XML-Rechnungen auszubauen, eine Pflicht nennt es nicht. Fest steht dagegen der europäische Termin: Ab 1. Juli 2030 werden E-Rechnungen für grenzüberschreitende Umsätze zwischen Unternehmen in der EU Pflicht.

Die Pflicht gilt für alle Vertragspartner von Bundesdienststellen. Das Gesetz sieht laut FAQ des Bundesportals keine Ausnahmen vor, abgesehen vom Barzahlungsverkehr und von ausländischen Unternehmen. Dazu kommen Geschäftsfälle, die das Portal in einer eigenen Liste führt, darunter Mieten und Leasing, Versicherungen, Förderungen, Mitgliedsbeiträge und Kosten, die per Bescheid oder Urteil festgesetzt werden.

Ausländische Vertragspartner ohne Betriebsstätte in Österreich sind nur nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten verpflichtet. Der Bund nimmt von ihnen weiterhin auch Papierrechnungen an, elektronisch steht ihnen vor allem der Weg über Peppol offen. Wer eine Betriebsstätte in Österreich hat, gilt als inländischer Vertragspartner und unterliegt der Pflicht voll.

Wie viele Unternehmen das betrifft, beziffert ein Fachbeitrag der WKO aus 2024: Die E-Rechnung an den Bund betrifft demnach rund 60.000 Unternehmen pro Jahr.

Eingebracht wird über das Bundesportal e-rechnung.gv.at. Es kennt vier Wege: Sie erfassen die Rechnung im Webformular, laden eine fertige Datei hoch, übertragen sie per Webservice oder schicken sie über das Peppol-Netzwerk. Für die ersten drei Wege melden Sie sich mit dem Zugang zum Unternehmensserviceportal (USP) an. Für Peppol brauchen Sie keinen USP-Zugang, dafür einen Peppol Access Point.

Als Formate nimmt das Portal ebInterface in den Versionen 4.3, 5.0, 6.0 und 6.1 sowie UBL 2.1 an. Über Peppol geht nur UBL, also eine Rechnung nach Peppol BIS Billing 3.0. XRechnung und ZUGFeRD stehen nicht auf dieser Liste. Wie eine ebInterface-Datei aufgebaut ist und welche Version Sie wählen sollten, erklärt unsere Seite zu ebInterface.

Zum Login: Das USP ist das zentrale Unternehmensportal der Verwaltung. Ihr Unternehmen registriert sich dort einmal und meldet sich danach für die E-Rechnung an den Bund an, die Nutzung ist laut WKO grundsätzlich kostenlos. Vor der ersten echten Rechnung lohnt ein Probelauf in der Testumgebung des Finanzministeriums, mehr dazu auf der Seite zu ebInterface.

Neben den üblichen Rechnungsmerkmalen verlangt § 4 der e-Rechnungsverordnung für Rechnungen an den Bund weitere Angaben: die Lieferantennummer, die Auftragsreferenz, gegebenenfalls die Positionsnummern aus der Bestellung, IBAN und BIC, die Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse. Lieferantennummer und Auftragsreferenz muss Ihnen die Dienststelle schon bei der Beauftragung mitteilen.

Die Auftragsreferenz ist entweder eine zehnstellige Bestellnummer, die laut Portal-FAQ nur aus Ziffern besteht und mit 47 beginnt, oder die dreistellige Einkäufergruppe der Dienststelle, etwa Z01, auf Wunsch ergänzt um eine eigene Referenz. Bei einer Bestellnummer bezieht sich jede Rechnungsposition auf eine Bestellposition. In ebInterface ist das Feld für Rechnungen an den Bund Pflicht. Fehlt die Auftragsreferenz oder ist sie ungültig, nimmt das Portal die Rechnung nicht an. Wer die Referenz nicht kennt, fragt bei der bestellenden Dienststelle nach.

Daneben gelten die Rechnungsmerkmale aus § 11 UStG 1994: Name und Anschrift beider Seiten, Menge und Art der Leistung, Tag oder Zeitraum der Leistung, Entgelt und Steuersatz, Steuerbetrag, Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer. Bei Rechnungen über 400 Euro gehört die UID-Nummer des Rechnungsstellers dazu, ab einem Gesamtbetrag über 10.000 Euro auch die des Empfängers. Beilagen sind auf 200 Stück und zusammen 15 MB begrenzt. Ist eine Beilage ungültig, wird die ganze Rechnung zurückgewiesen.

Eine Rechnung gilt nach § 5 Abs. 5 IKT-Konsolidierungsgesetz erst als eingebracht, wenn sie die formale Prüfung bestanden hat. Eine technisch gültige Datei kann also trotzdem zurückkommen, wenn eine dieser Angaben fehlt. RechneX prüft deshalb beides getrennt: zuerst das Format, danach ob die Pflichtangaben des Bundes vorhanden und formal richtig sind. Ob eine Auftragsreferenz zu Ihrer Bestellung gehört, stellt allerdings erst das Bundesportal fest.

Die gesetzliche Pflicht gilt nur gegenüber dem Bund. Für Vertragspartner von Ländern, Städten und Gemeinden besteht derzeit keine Pflicht. Viele dieser Stellen nehmen E-Rechnungen aber über dasselbe Portal an, darunter alle neun Bundesländer, die Städte Graz, Innsbruck und Linz sowie ÖBB, ASFINAG und das AMS. Jede Stelle legt eigene Regeln für die Auftragsreferenz fest, bei den Ländern mit einem Präfix von L1/ für das Burgenland bis L9/ für Wien.

Die Länder handhaben das unterschiedlich. Oberösterreich und Vorarlberg bieten die E-Rechnung zusätzlich zur Papierrechnung an. Wien nimmt neben E-Rechnungen über das Bundesportal auch PDF-Rechnungen per E-Mail an, nach einer einmaligen Zustimmungserklärung. Die Steiermark wertet ein PDF per E-Mail dagegen nicht als E-Rechnung. Was im Einzelfall gilt, steht in den Ausschreibungsunterlagen oder auf der Website der jeweiligen Stelle.

Für größere Aufträge gibt es eine Annahmepflicht. Seit der Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU müssen öffentliche Auftraggeber nach § 368 Bundesvergabegesetz 2018 bei Vergaben im Oberschwellenbereich elektronische Rechnungen nach der Norm EN 16931 entgegennehmen und verarbeiten, je nach Auftraggeber seit April 2019 oder April 2020.

Im B2B-Bereich ist die elektronische Rechnung in Österreich freiwillig. § 11 Abs. 2 UStG 1994 erlaubt sie, sofern der Empfänger dieser Art der Rechnungsausstellung zustimmt. Als elektronisch gilt eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Steuerrechtlich zählt in Österreich deshalb auch ein PDF per E-Mail als elektronische Rechnung. Darin unterscheidet sich Österreich von Deutschland, wo ein einfaches PDF seit 2025 keine E-Rechnung mehr ist.

Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen sieben Jahre lang gewährleistet sein. Wie Sie das sicherstellen, ist frei wählbar: über ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren mit verlässlichem Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung, über die Übermittlung per USP oder Peppol, über EDI oder über eine qualifizierte elektronische Signatur. Eine Signatur ist also nicht vorgeschrieben. Wer dieselbe Rechnung in mehreren Formaten verschickt, etwa als PDF und als XML, muss laut USP auf der Rechnung darauf hinweisen, damit keine Steuerschuld aus doppelter Rechnungslegung entsteht.

Aufzubewahren sind Rechnungen nach § 132 BAO sieben Jahre. Für Rechnungen über Grundstücke gilt nach § 18 Abs. 10 UStG 1994 eine längere Frist.

In der Praxis dominiert das PDF. Bei einer Umfrage von WKÖ und AUSTRIAPRO im März 2025 nannten 58,3 Prozent der Unternehmen das PDF als bevorzugte Rechnungsform und 28,9 Prozent Papier, 80,1 Prozent verschicken elektronische Rechnungen per E-Mail (WKO, Stand März 2026). Strukturierte XML-Rechnungen kamen im B2B-Bereich laut Umfragen aus 2023 auf rund 4 bis 5 Prozent.

Die ViDA-Richtlinie (EU) 2025/516 wurde am 11. März 2025 beschlossen. Ab 1. Juli 2030 müssen Rechnungen für innergemeinschaftliche Umsätze zwischen Unternehmen als strukturierte E-Rechnung nach EN 16931 ausgestellt werden, und zwar innerhalb von zehn Tagen. Die Daten gehen zusätzlich digital an die Finanzverwaltung. Ein PDF ohne strukturierte Daten fällt nach Einschätzung der WKO nicht unter die neue EU-Definition der elektronischen Rechnung.

Seit 14. April 2025 dürfen Mitgliedstaaten außerdem nationale E-Rechnungspflichten einführen, ohne dafür wie bisher eine Ausnahmegenehmigung der EU zu brauchen. Die Zustimmung des Empfängers kann dann entfallen. Österreich hat davon bisher keinen Gebrauch gemacht.

Für österreichische Unternehmen mit Kunden in anderen EU-Staaten heißt das: Bis 2030 brauchen sie einen Weg, Rechnungen nach EN 16931 auszugeben. ebInterface 6.1 berücksichtigt die Norm inhaltlich, gehört aber nicht zu ihren beiden Syntaxen UBL und CII. AUSTRIAPRO hat für ebInterface 7.0 ein Syntax-Binding zur EN 16931 angekündigt. Peppol BIS, XRechnung und ZUGFeRD in den passenden Profilen erfüllen die Norm schon heute.

Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt nur, wenn Rechnungssteller und Empfänger beide in Deutschland ansässig sind. So regelt es § 14 Abs. 2 UStG. Ein österreichisches Unternehmen ohne Sitz oder beteiligte Betriebsstätte in Deutschland muss seinen deutschen Geschäftskunden also keine E-Rechnung schicken. Viele deutsche Kunden bitten trotzdem darum, weil ihr Rechnungseingang auf XRechnung und ZUGFeRD eingestellt ist.

Anders ist es, wenn Ihr Unternehmen eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland hat. Dann gilt es dort als ansässig, und es gelten die deutschen Fristen: Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle. Die Einzelheiten stehen auf unserer Seite zur E-Rechnungspflicht in Deutschland.

Deutsche Bundesbehörden verlangen von ihren Lieferanten nach der E-Rechnungsverordnung elektronische Rechnungen, mit Ausnahmen etwa für Direktaufträge bis 1.000 Euro. Ob das auch für Ihren Auftrag gilt, klären Sie am besten mit der bestellenden Behörde. Üblich ist die XRechnung mit einer Leitweg-ID als Käuferreferenz. Für einzelne Rechnungen können Sie eine XRechnung im Generator erstellen oder ein bestehendes PDF mit dem Konverter umwandeln. Für wiederkehrende Rechnungen in beide Länder richten wir einen gemeinsamen Ablauf ein.

Für einzelne Rechnungen an den Bund reichen oft das Webformular im Bundesportal oder die kostenlosen ebInterface-Werkzeuge der Wirtschaftskammer. RechneX ist für Unternehmen gedacht, die regelmäßig fakturieren, deren Rechnungen aus einem ERP-System kommen oder die Empfänger in Österreich und Deutschland gleichzeitig beliefern.

Im Enterprise-Plan übernimmt RechneX Ihre Rechnungsdaten aus einem Export, einer Schnittstelle oder dem Rechnungs-PDF. Daraus entsteht je Empfänger das passende Format: ebInterface oder Peppol BIS für den österreichischen Bund, XRechnung für deutsche Behörden, ZUGFeRD für Geschäftskunden, die ein lesbares PDF mit Daten wollen. Jede Datei wird vor dem Versand gegen das Format und die Vorgaben des Empfängers geprüft, beim Bund also auch auf Auftragsreferenz und Lieferantennummer.

Wie die Datei zum Empfänger kommt, legen wir gemeinsam fest: als Upload im Bundesportal, per Webservice, über Peppol oder als Rückgabe an Ihr eigenes System über unsere API. Ihr ERP bleibt das führende System. Unklare Angaben gehen an Ihr Team zur Prüfung, bevor eine Rechnung das Haus verlässt.