ZUGFeRD für bestehende ERP-Ausgaben
Wenn Ihr ERP zuverlässige PDF-Rechnungen erzeugt, aber kein ZUGFeRD liefert, nutzt RechneX den bestehenden Beleg als Grundlage für PDF/A-3 mit eingebetteten CII-Rechnungsdaten. Fehlende oder widersprüchliche Angaben werden vor der Ausgabe sichtbar gemacht.
kontakt@rechnex.deRechnungsbild und Daten zusammenführen
PDF aus Ihrem ERP
Rechnungsbild und bei Bedarf ergänzende Datenexporte als Grundlage nutzen.
Passende CII-Daten erzeugen
Beträge, Positionen und Pflichtangaben mit dem sichtbaren Beleg abgleichen.
Bei Rückfragen: Lücken oder widersprüchliche Angaben werden vor der Ausgabe geklärt.
ZUGFeRD erstellen und technisch prüfen
Die XML einbetten und das vollständige PDF prüfen.
ZUGFeRD
PDF/A-3 mit eingebetteter CII-XML
Prüffehler gehen vor der Übergabe in den Korrekturweg.
Die vollständige ZUGFeRD-Datei
Das geprüfte PDF mit eingebetteter XML für Versand oder Upload bereitstellen.
1. PDF-Beispiele senden
Sie stellen typische ERP-Rechnungen bereit.
2. Daten prüfen
Layout, Rechnungsfelder, Steuergruppen und mögliche Sonderfälle werden analysiert.
3. ZUGFeRD-Ausgabe erstellen
Das Rechnungsbild wird mit strukturierten CII-Daten in PDF/A-3 verbunden.
4. Prozess bereitstellen
Das fertige ZUGFeRD-PDF wird technisch geprüft und kann anschließend wiederholt genutzt werden.
01
Viele Unternehmen verfügen über stabile Rechnungsprozesse, deren Ausgabe jedoch auf PDF beschränkt ist. Ein kompletter Systemwechsel ist häufig nicht notwendig, wenn die benötigten Rechnungsdaten im Beleg oder in einem ergänzenden Export vorliegen.
RechneX verbindet das sichtbare Rechnungsbild mit strukturierten CII-Daten und stellt daraus eine ZUGFeRD-Datei nach PDF/A-3 bereit.
02
ERP-Rechnungen enthalten mehr Informationen als nur sichtbaren Text: Positionen, Steuergruppen, Zahlungsbedingungen, Referenzen und kundenspezifische Angaben.
Ein PDF allein erzeugt keine belastbare XML-Ebene. Die Angaben müssen vollständig erkannt, den Rechnungsfeldern zugeordnet und anschließend gemeinsam mit dem PDF geprüft werden.
03
Sie senden typische PDF-Rechnungen aus Ihrem ERP oder Ihrer Warenwirtschaft und – falls vorhanden – ergänzende Datenexporte. Wir prüfen, welche Felder zuverlässig befüllt werden können und welche Sonderfälle fehlen.
Anschließend wird das fertige ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML technisch geprüft, bevor es in den Versand oder Upload geht.
Nutzen Sie ein vorhandenes geeignetes ERP- oder DMS-Archiv weiterhin als zentrale Ablage. So müssen Sie kein zweites System pflegen. Fehlt ein Archiv, kann RechneX Enterprise ein Archivsystem für die gesetzliche Aufbewahrung Ihrer Rechnungen bereitstellen. Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechte und Datenexport werden individuell vereinbart.
04
Der Ansatz eignet sich besonders für Unternehmen, die ihre bestehende Software weiter nutzen möchten und trotzdem strukturierte E-Rechnungen benötigen.
Je nach Datenlage kann die Verarbeitung als Einzelbeleg, Batch-Verarbeitung oder über eine Schnittstelle umgesetzt werden. Wo Pflichtangaben fehlen, wird nicht stillschweigend geraten.
Worauf es ankommt
Viele Systeme liefern ein gutes Rechnungsbild, aber keine strukturierte XML-Ebene.
Eine neue ERP-Einführung nur wegen E-Rechnung verursacht häufig hohen Aufwand.
Bei vielen Rechnungen werden Einzelkorrekturen schnell zum Engpass.
RechneX Enterprise
RechneX prüft, welche Informationen aus PDF und ergänzenden Datenquellen belastbar übernommen werden können.
Bei ZUGFeRD bleibt das bekannte Rechnungsbild sichtbar, während strukturierte CII-Daten eingebettet werden.
Der Prozess kann je nach Datenquelle als Einzelverarbeitung, Batch oder Schnittstelle genutzt werden.
Ihre Rechnungsdaten werden datenschutzgerecht verarbeitet. Dienstleister und Löschfristen sind dokumentiert. Die fertige XRechnung oder ZUGFeRD-Datei wird vor der Übergabe technisch geprüft.
Auf Ihre Rechnungen abgestimmt
RechneX übernimmt die benötigten Angaben aus Ihren Rechnungen und stellt sie passend für Empfänger oder Zielsystem als strukturierte E-Rechnung bereit.
Bestehender ERP-Beleg
Das vorhandene Rechnungsbild dient als Ausgangspunkt; fehlende Pflichtdaten werden nicht erfunden.
XML
ZUGFeRD-Daten
CII-Daten nach EN 16931 werden ergänzt und auf Vollständigkeit geprüft.
PDF/A-3
ZUGFeRD-Datei
PDF und XML werden als PDF/A-3-Datei gemeinsam bereitgestellt und im fertigen Artefakt geprüft.
Verlässlich im Tagesgeschäft
Geeignet für ERP-, WaWi- und Buchhaltungs-PDFs
Kein sofortiger Systemwechsel erforderlich
PDF/A-3 mit sichtbarem PDF und eingebettetem CII-XML
Fertiges ZUGFeRD-PDF technisch nachvalidieren
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Häufige Fragen
Nein, sofern Ihr ERP die benötigten Rechnungsdaten im PDF oder über einen ergänzenden Export liefert. Fehlende Pflichtangaben müssen vor der Ausgabe ergänzt werden.
Ja, das sichtbare PDF bleibt Bestandteil der ZUGFeRD-Datei. Wie vollständig das Layout übernommen werden kann, hängt vom Ausgangsbeleg und der PDF/A-3-Erzeugung ab.
Ja. Bei wiederkehrenden Layouts und vollständigen Daten kann eine automatisierte Verarbeitung eingerichtet werden.
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