ERP-PDFs automatisch zu ZUGFeRD konvertieren

Viele Unternehmen haben kein inhaltliches Rechnungsproblem, sondern ein Ausgabeproblem: Das ERP, die Warenwirtschaft oder die alte Buchhaltungssoftware erzeugt seit Jahren stabile PDF-Rechnungen, liefert aber kein valides ZUGFeRD, keine saubere XRechnung und keine zuverlässig geprüfte PDF/A-3-Datei. Genau für diesen Fall ist ERP PDF zu ZUGFeRD ein starker Enterprise-Ansatz.

RechneX nutzt Ihre bestehenden PDF-Exporte als Grundlage und richtet daraus ein kundenspezifisches Mapping ein. Das ist besonders interessant für Mittelstand, Industrieunternehmen, Großhandel, Maschinenbau, Solarunternehmen, Fachverfahren und Legacy-ERP-Systeme, bei denen ein kompletter ERP-Wechsel unverhältnismäßig wäre.

Ein allgemeiner PDF-Konverter kann einzelne Standardrechnungen gut abfangen, aber ERP-Exporte enthalten oft wiederkehrende Besonderheiten: lange Positionslisten, mehrere Steuersätze, interne Kundennummern, abweichende Zahlungsblöcke, Skonto, Rabatte, Lieferscheine, Projektfelder, Kostenstellen oder Textbausteine. Wenn diese Informationen falsch oder nur teilweise übernommen werden, entsteht keine belastbare ZUGFeRD-Rechnung.

Bei ZUGFeRD kommt zusätzlich die PDF/A-3-Hülle hinzu. Es reicht nicht, nur XML irgendwo einzubetten. Das sichtbare PDF, das eingebettete XML, die ZUGFeRD-Metadaten und die Validierung müssen zusammenpassen, damit ERP-Eingang, DATEV-Import oder Kundenprüfung den Beleg akzeptieren.

Sie senden mehrere typische PDF-Rechnungen aus Ihrem ERP, Ihrer WaWi oder Ihrem Fachverfahren an kontakt@rechnex.de. Wir prüfen, ob das Layout maschinenlesbar und wiederkehrend genug ist, welche Felder sicher erkannt werden können und wo Sonderlogik nötig ist. Dazu gehören Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Käuferdaten, Positionen, Steuergruppen, Zahlungsbedingungen, IBAN und Summenblock.

Danach wird ein Mapping definiert, das Ihre PDF-Ausgabe in eine ZUGFeRD-Datei mit strukturiertem XML überführt. Je nach Bedarf kann daraus ein Browser-Workflow, ein Batch-Prozess für viele Rechnungen, eine API-Anbindung oder ein betreuter Enterprise-Prozess mit Review-Schritt entstehen.

Anpassbar sind Feldanker im PDF, Empfänger- und Verkäuferdaten, Steuersätze, Positionserkennung, Summenprüfung, Zahlungsbedingungen, Skonto, Rabatte, Referenzen, Dateinamen, ZUGFeRD-Profil, PDF/A-3-Prüfung und die Frage, ob zusätzlich eine XRechnung ausgegeben werden soll.

Welche Ausgabe Sie erhalten, hängt vom Zielprozess ab: ZUGFeRD für B2B-Kunden mit sichtbarem PDF, XRechnung für Behörden oder automatisierte XML-Eingänge, Validator-Gate für interne Qualitätssicherung oder API für ERP- und Shop-Prozesse. RechneX ersetzt nicht zwingend Ihr ERP, sondern macht Ihren bestehenden PDF-Export E-Rechnungs-fähig.