Wenn Ihr ERP zuverlässige PDF-Rechnungen erzeugt, aber kein ZUGFeRD liefert, nutzt RechneX den bestehenden Beleg als Grundlage für PDF/A-3 mit eingebetteten CII-Rechnungsdaten. Fehlende oder widersprüchliche Angaben werden vor der Ausgabe sichtbar gemacht.
kontakt@rechnex.deSo wird der Beleg verarbeitet
ERP-Rechnungen als ZUGFeRD bereitstellen
Geprüfte Ausgabe für Ihren Empfänger
Die fertige Ausgabe wird vor der Übergabe technisch geprüft: XRechnung mit KoSIT, ZUGFeRD mit Mustang sowie PDF/A-3- und veraPDF-Prüfungen für das fertige PDF.
Viele Unternehmen verfügen über stabile Rechnungsprozesse, deren Ausgabe jedoch auf PDF beschränkt ist. Ein kompletter Systemwechsel ist häufig nicht notwendig, wenn die benötigten Rechnungsdaten im Beleg oder in einem ergänzenden Export vorliegen.
RechneX verbindet das sichtbare Rechnungsbild mit strukturierten CII-Daten und stellt daraus eine ZUGFeRD-Datei nach PDF/A-3 bereit.
ERP-Rechnungen enthalten mehr Informationen als nur sichtbaren Text: Positionen, Steuergruppen, Zahlungsbedingungen, Referenzen und kundenspezifische Angaben.
Ein PDF allein erzeugt keine belastbare XML-Ebene. Die Angaben müssen vollständig erkannt, den Rechnungsfeldern zugeordnet und anschließend gemeinsam mit dem PDF geprüft werden.
Sie senden typische PDF-Rechnungen aus Ihrem ERP oder Ihrer Warenwirtschaft und – falls vorhanden – ergänzende Datenexporte. Wir prüfen, welche Felder zuverlässig befüllt werden können und welche Sonderfälle fehlen.
Anschließend wird das fertige ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML technisch geprüft, bevor es in den Versand oder Upload geht.
Der Ansatz eignet sich besonders für Unternehmen, die ihre bestehende Software weiter nutzen möchten und trotzdem strukturierte E-Rechnungen benötigen.
Je nach Datenlage kann die Verarbeitung als Einzelbeleg, Batch-Verarbeitung oder über eine Schnittstelle umgesetzt werden. Wo Pflichtangaben fehlen, wird nicht stillschweigend geraten.
Worauf es ankommt
Viele Systeme liefern ein gutes Rechnungsbild, aber keine strukturierte XML-Ebene.
Eine neue ERP-Einführung nur wegen E-Rechnung verursacht häufig hohen Aufwand.
Bei vielen Rechnungen werden Einzelkorrekturen schnell zum Engpass.
RechneX Enterprise
Ihre Rechnungsdaten werden datenschutzgerecht verarbeitet. Dienstleister und Löschfristen sind dokumentiert. Die fertige XRechnung oder ZUGFeRD-Datei wird vor der Übergabe technisch geprüft.
RechneX prüft, welche Informationen aus PDF und ergänzenden Datenquellen belastbar übernommen werden können.
Bei ZUGFeRD bleibt das bekannte Rechnungsbild sichtbar, während strukturierte CII-Daten eingebettet werden.
Der Prozess kann je nach Datenquelle als Einzelverarbeitung, Batch oder Schnittstelle genutzt werden.
Auf Ihre Rechnungen abgestimmt
RechneX übernimmt die benötigten Angaben aus Ihren Rechnungen und stellt sie passend für Empfänger oder Zielsystem als strukturierte E-Rechnung bereit.
Bestehender ERP-Beleg
Das vorhandene Rechnungsbild dient als Ausgangspunkt; fehlende Pflichtdaten werden nicht erfunden.
XML
ZUGFeRD-Daten
CII-Daten nach EN 16931 werden ergänzt und auf Vollständigkeit geprüft.
PDF/A-3
ZUGFeRD-Datei
PDF und XML werden als PDF/A-3-Datei gemeinsam bereitgestellt und im fertigen Artefakt geprüft.
Von Ihrer Rechnung zur passenden Ausgabe
Sie stellen typische ERP-Rechnungen bereit.
Layout, Rechnungsfelder, Steuergruppen und mögliche Sonderfälle werden analysiert.
Das Rechnungsbild wird mit strukturierten CII-Daten in PDF/A-3 verbunden.
Das fertige ZUGFeRD-PDF wird technisch geprüft und kann anschließend wiederholt genutzt werden.
Verlässlich im Tagesgeschäft
Geeignet für ERP-, WaWi- und Buchhaltungs-PDFs
Kein sofortiger Systemwechsel erforderlich
PDF/A-3 mit sichtbarem PDF und eingebettetem CII-XML
Fertiges ZUGFeRD-PDF technisch nachvalidieren
Zeigen Sie uns typische ERP-PDFs und vorhandene Datenexporte. Wir prüfen Datenqualität, PDF/A-3, eingebettetes XML und die fertige ZUGFeRD-Ausgabe.
kontakt@rechnex.deHäufige Fragen
Nein, sofern Ihr ERP die benötigten Rechnungsdaten im PDF oder über einen ergänzenden Export liefert. Fehlende Pflichtangaben müssen vor der Ausgabe ergänzt werden.
Ja, das sichtbare PDF bleibt Bestandteil der ZUGFeRD-Datei. Wie vollständig das Layout übernommen werden kann, hängt vom Ausgangsbeleg und der PDF/A-3-Erzeugung ab.
Ja. Bei wiederkehrenden Layouts und vollständigen Daten kann eine automatisierte Verarbeitung eingerichtet werden.