PDF-Rechnung ab 2027: Wer noch PDF senden darf und wer nicht

Viele Unternehmen haben jahrelang PDF-Rechnungen per E-Mail verschickt. Das war bequem und für Menschen gut lesbar. Die E-Rechnungspflicht verschiebt den Maßstab: Entscheidend ist, ob die Rechnung strukturierte Daten enthält und elektronisch verarbeitet werden kann.

Ein einfaches PDF ohne XML-Daten ist seit 2025 keine E-Rechnung im neuen Sinn. Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch PDF-Rechnungen senden, sofern der Empfänger zustimmt. 2027 gilt das nur noch bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 nur noch in den gesetzlichen Ausnahmefällen.

Wenn der Empfänger reines XML erwartet, ist XRechnung meist die passende Ausgabe. Wenn das sichtbare PDF erhalten bleiben soll, ist ZUGFeRD oft der bessere Weg: Das Rechnungsbild bleibt sichtbar, die Datenebene wird eingebettet.

RechneX unterstützt beide Wege direkt im Browser, auch für Gutschriften, mehrere Steuersätze und kumulative Bauabrechnungen. Für regelmäßig nötige Korrekturen an Ihren Vorlagen oder eine automatische Systemanbindung bietet Enterprise eine individuelle Einrichtung.

Eine PDF-Rechnung sieht oft eindeutig aus, ist technisch aber nicht eindeutig. Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Käuferreferenz, Steuergruppen und Zahlungsdaten müssen im strukturierten Teil korrekt landen. Eine falsche Zuordnung kann beim Kunden zu Ablehnung oder manueller Nacharbeit führen.

Im Konverter kontrollieren Sie die erkannten Angaben vor der Ausgabe. Wenn dieselben Vorlagen regelmäßig Nacharbeit verursachen, kann Enterprise die Erkennung gezielt darauf abstimmen.