ZUGFeRD verbindet das sichtbare Rechnungs-PDF mit eingebetteten XML-Daten. RechneX erhält geeignete Original-PDFs unverändert oder erstellt ein geprüftes Layout mit Ihrem Logo. Für verbindliche Positionierung, Briefpapier und komplexe Prozesse gibt es Enterprise.
Fristen und Umsetzung
B2B-Pflicht ohne PDF-Bruch angehen
Das sichtbare Rechnungsdokument bleibt Ausgangspunkt. Bei geeigneten PDFs kann Ihr vertrautes Rechnungsdesign erhalten bleiben.
XML
Die Rechnungsdaten werden maschinenlesbar eingebettet, damit Buchhaltungssysteme sie verarbeiten können.
ZUGFeRD
Das Ergebnis verbindet Lesbarkeit und Datenebene und eignet sich besonders für viele B2B-Prozesse.
Viele Kunden wollen weiterhin ein sichtbares PDF, während Buchhaltung oder ERP strukturierte Daten erwarten. ZUGFeRD löst genau diesen Konflikt: Ein Dokument bleibt lesbar, enthält aber zusätzlich maschinenlesbare Rechnungsdaten.
Für Unternehmen mit gewachsenen PDF-Prozessen ist das oft pragmatischer als ein sofortiger Systemwechsel. RechneX nutzt vorhandene Rechnungen als Ausgangspunkt und ergänzt den strukturierten Teil.
Bei einfachen Rechnungen mit klarer Struktur kann der Online-Workflow ausreichen. Die Daten werden geprüft, ergänzt und als ZUGFeRD-Datei bereitgestellt – inklusive automatischer PDF/A-3-Aufbereitung und Design-Übernahme in vielen Fällen.
Wenn RechneX die sichtbare PDF neu erstellt, können Sie ein PNG- oder JPEG-Logo einsetzen und die spätere Ausgabe vorab genau prüfen. Pro speichert Ihr Standardlogo für weitere Rechnungen. Wird das hochgeladene Original-PDF übernommen, bleibt dessen Seiteninhalt unverändert und es wird kein zusätzliches Logo eingesetzt.
Wichtig ist, dass die sichtbare Rechnung und die eingebetteten Daten zusammenpassen. Bei hybriden E-Rechnungen ist der strukturierte Teil maßgeblich, deshalb sollten Beträge, Positionen, Steuern und Zahlungsdaten nicht nur optisch stimmen.
Ein verbindlich identisches Corporate Design, wiederkehrende Datenänderungen, ERP-PDFs, viele Positionen, Schlussrechnungen, Abschläge, Gutschriften, Factoring oder mehrere Steuersätze machen aus PDF zu ZUGFeRD schnell ein individuelles Umsetzungsthema.
Dann prüft RechneX 2 bis 5 anonymisierte Beispielrechnungen und richtet einen wiederholbaren Enterprise-Prozess ein. Ihr Layout wird PDF/A-3-konform umgesetzt oder bei Bedarf originalgetreu nachgebaut, damit Design und Daten konsistent zusammenpassen.
Standardrechnung online in Richtung ZUGFeRD vorbereiten.
Eingebettete Daten und technische Anforderungen vor Versand kontrollieren.
Verbindliche Layouts, wiederkehrende ERP-PDFs oder Design-PDFs individuell einrichten.
RechneX Enterprise
Senden Sie uns 2 bis 5 anonymisierte PDF-Rechnungen. Wir prüfen, ob Ihr Layout, Ihre Pflichtfelder und Ihre Sonderfälle als ZUGFeRD-Workflow belastbar umgesetzt werden können.
kontakt@rechnex.deSichtbares PDF in vielen Fällen erhalten und XML-Daten ergänzen
PDF/A-3, Validierung und ZUGFeRD-Anforderungen berücksichtigen
Verbindliches Corporate Design, ERP-PDFs und Sonderfälle individuell umsetzen
Nächste Schritte
FAQ
Ein einfaches PDF nicht. Ein ZUGFeRD-PDF kann eine E-Rechnung sein, wenn es die strukturierten Rechnungsdaten korrekt eingebettet enthält.
ZUGFeRD bleibt ein lesbares PDF mit eingebettetem XML. XRechnung ist reines XML. Welches Format passt, hängt vom Empfängerprozess ab.
Ja, wenn das Original-PDF technisch übernommen werden kann: Der sichtbare Seiteninhalt bleibt dann unverändert und RechneX fügt kein zusätzliches Logo ein. Alternativ können Sie ein neues RechneX-Layout mit Ihrem Logo erzeugen; Pro speichert das Standardlogo. Verbindliche Positionierung, Briefpapier und Layoutvarianten gehören zu Enterprise.
Grundlage der Fristen und Begriffe: BMF-FAQ zur obligatorischen E-Rechnung, Stand März 2026.