Häufige Fragen zu RECY und E-Rechnung
PDF, XRechnung, ZUGFeRD und Übergabe verständlich erklärt
Was ist RECY ERP?
RECY ist laut Hersteller ein ERP-System für die Recycling- und Entsorgungsbranche. Zum Angebot gehören unter anderem Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Archiv, CRM und weitere branchenspezifische Module. Diese Seite bezieht sich auf Rechnungs-PDFs aus der RECY-Warenwirtschaft; der konkrete Programmstand und die eingesetzten Module werden vor einer Umsetzung geprüft.
Kann RECY selbst XRechnungen oder ZUGFeRD-Dateien erstellen?
Ob und in welchem Umfang eine konkrete RECY-Installation native E-Rechnungsfunktionen bereitstellt, hängt von Version, Modulen, Konfiguration und Herstellerangebot ab. RechneX ersetzt eine vorhandene, passende Funktion nicht unnötig. Die Übergangslösung ist für Situationen gedacht, in denen der bestehende RECY-PDF-Ausgang kontrolliert ergänzt werden soll oder ein größerer Umbau nicht zum geplanten Zeitraum passt.
Kann RechneX ein RECY-PDF in ZUGFeRD umwandeln?
Ja, wenn das digital erzeugte PDF technisch geeignet ist und alle benötigten Rechnungsdaten zuverlässig erkannt oder aus einer abgestimmten Quelle ergänzt werden können. Für ZUGFeRD wird ein strukturierter XML-Datensatz in eine PDF/A-3-Datei eingebettet. Sichtbild und strukturierter Teil müssen dieselbe Rechnung wiedergeben und werden vor der Ausgabe geprüft.
Kann aus einem RECY-PDF auch eine XRechnung entstehen?
Ja, sofern Rechnungs-, Partner-, Positions-, Steuer-, Summen- und Zahlungsdaten vollständig und eindeutig zugeordnet werden können. Empfängerspezifische Angaben wie Buyer Reference, Leitweg-ID, Bestellnummer oder elektronische Adresse müssen ebenfalls verlässlich vorliegen. Die fertige XML-Datei wird anschließend validiert.
Reicht ein normales Rechnungs-PDF als E-Rechnung aus?
Nein. Ein gewöhnliches PDF ist kein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat. Eine XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten; ZUGFeRD verbindet ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Das bestehende PDF kann eine wertvolle Ausgangs- oder Sichtkomponente sein, ersetzt den strukturierten Datensatz aber nicht.
Welche RECY-Belege sollten im Pilot enthalten sein?
Mindestens eine typische Standardrechnung und jede tatsächlich genutzte Belegfamilie sollten vertreten sein. Je nach Betrieb können dazu Gutschrift, Storno oder Korrektur, Reverse Charge, EU- oder Drittlandsgeschäft, Fremdwährung, Fracht, Verrechnung, Anlage und unterschiedliche Sprach- oder Formularvarianten gehören. Nur getestete Fälle werden für den Regelbetrieb freigegeben.
Wie geht RechneX mit Gewichten, Sorten und Frachtkosten um?
Diese Angaben werden auf Positionsebene oder als vereinbarte Zu- und Abschläge strukturiert abgebildet, sofern Bedeutung, Einheit und Betrag aus dem Beleg eindeutig hervorgehen. Gewichts- oder Materialangaben werden nicht eigenständig fachlich umgedeutet. Summen und Steuerwirkung werden anhand der vereinbarten Regeln geprüft.
Können Reverse Charge und grenzüberschreitende Rechnungen verarbeitet werden?
Solche Fälle können technisch abgebildet werden, benötigen aber eine eindeutige steuerliche Vorgabe. Steuerkategorie, Steuersatz, Befreiungsgrund, Umsatzsteuer-IDs und mögliche zusätzliche Referenzen müssen zum Geschäftsvorfall passen. RechneX setzt freigegebene Regeln um, ersetzt jedoch keine steuerliche Einzelfallberatung.
Was passiert, wenn Pflichtfelder nicht im RECY-PDF stehen?
Dann wird zuerst geklärt, ob die Angabe aus einem Unternehmensprofil, aus Empfängerstammdaten oder über einen kontrollierten Eingabeschritt ergänzt werden kann. Kritische Werte wie Rechnungsnummer, Betrag, Steuermerkmal oder Bestellreferenz werden nicht erfunden. Ohne belastbare Quelle bleibt der Vorgang zur Prüfung stehen.
Gibt es einen direkten Connector zwischen RechneX und RECY?
Ein universeller nativer RECY-Connector wird auf dieser Seite nicht zugesagt. Der Einstieg kann über freigegebene PDF-Dateien erfolgen. Ob zusätzlich ein Export, ein überwachter Ordner, eine E-Mail-Übergabe oder eine Schnittstelle verfügbar und sinnvoll ist, wird mit dem Betreiber und gegebenenfalls dem Hersteller der konkreten Installation geprüft.
Bucht RechneX die E-Rechnung automatisch in DATEV?
Nein, eine automatische DATEV-Verbuchung ist nicht Bestandteil der allgemeinen Zusage. RechneX stellt die validierte E-Rechnung für den vereinbarten Folgeprozess bereit. Welcher DATEV-Import, welche Ablage und welche fachliche Buchungsfreigabe genutzt werden, muss mit Buchhaltung und Steuerberatung abgestimmt werden.
Kann RechneX die fertige E-Rechnung direkt versenden?
Ein Versandprozess kann geprüft und separat vereinbart werden. Voraussetzung sind eine zuverlässige Empfängeradresse, eine eindeutige Freigabe, das richtige Zielformat sowie Regeln für interne Kopie, Protokollierung und Fehlerfälle. Ohne diese Prozessprüfung bleibt der Download oder die Dateiübergabe der kontrolliertere Weg.
Eignet sich RechneX als zeitlich begrenzte Übergangslösung bis zu einem neuen ERP?
Ja, genau dafür kann ein PDF-basierter Ansatz sinnvoll sein: Der bestehende RECY-Fakturaablauf bleibt erhalten, während RechneX die E-Rechnungserzeugung und Validierung ergänzt. Umfang und Laufzeit werden anhand der vorhandenen Belege, des Volumens und des gewünschten Übergabewegs festgelegt, ohne eine spätere ERP-Migration vorwegzunehmen.