E-Rechnungen passend zu Ihren bestehenden Abläufen

E-Rechnung für den Großhandel: lange Positionslisten, Retouren, Gutschriften

Viele Artikel, Rabatte, Lieferbezüge, Retouren, Gutschriften, Stornos und mehrere Steuersätze müssen fachlich korrekt übernommen werden. Unterstützte Einzelbelege verarbeiten Sie kontrolliert mit RechneX Pro; Enterprise automatisiert wiederkehrende ERP- und PDF-Prozesse mit festen Regeln, Freigaben und hoher Verarbeitungssicherheit.

Beispielrechnung prüfen lassen
Beispielrechnungen per E-Mail an kontakt@rechnex.de
Viele Positionen sicher abbildenRetouren, Gutschriften und Stornos korrekt zuordnenMehrere Steuersätze getrennt übernehmenERP-Export und Warenwirtschaft einbinden

Artikel und Lieferung nachvollziehbar halten

Vereinfachtes Rechnungsbeispiel · Beträge und Referenzen sind Musterdaten.

Rechnung RE-42

Muster GmbH

Artikel A · 10 × 80,00 €
800,00 €
Artikel B · 5 × 40,00 €
200,00 €
Netto
1.000,00 €
19 % Umsatzsteuer
190,00 €
Rechnungsbetrag
1.190,00 €
Bestellung
BEST-42
Lieferung
LS-42
Artikelbezug
Artikelnummer, Menge und Einzelpreis je Position
Lieferbezüge helfen bei der Zuordnung. Retouren und Gutschriften werden als eigene Vorgänge mit passendem Belegbezug geprüft.

E-Rechnung im Großhandel muss zum echten Prozess passen

Im Großhandel entstehen Rechnungen meist nicht manuell, sondern aus Warenwirtschaft, ERP, B2B-Shop oder bestehenden PDF-Prozessen. Genau dort liegen die kritischen Daten: Artikelnummern, Mengen, Verpackungseinheiten, Rabatte, Skonto, Lieferbezüge, Steuersätze, Retouren, Gutschriften und Stornobelege.

Für Ihre Kunden zählt am Ende nicht nur ein schönes PDF. Einkaufsabteilungen, DATEV, SAP, Behördenportale und automatisierte Rechnungseingänge erwarten strukturierte Daten, die fachlich stimmen. RechneX setzt auf Ihre vorhandenen Belege und richtet daraus eine belastbare Strecke für XRechnung oder ZUGFeRD ein.

Warum einfache PDF-Konverter im Großhandel schnell an Grenzen kommen

Je mehr Positionen eine Rechnung hat, desto größer ist das Risiko für Fehler. Mengen, Einheiten, Artikeltexte, Rabatte, Steuergruppen und Summen müssen zusammenpassen. Wenn Beträge nur aus dem PDF geraten oder Positionen falsch zugeordnet werden, entstehen Ablehnungen, Rückfragen und unnötige Nacharbeit.

Besonders kritisch sind Retouren, Gutschriften, Stornos und Rechnungskorrekturen. Unterstützte Gutschriften und Korrekturrechnungen können Sie direkt im Generator und Konverter prüfen. Für wiederkehrende Belegketten, individuelle Retourenlogik oder ERP-Automatisierung richtet Enterprise den passenden Prozess ein.

So richtet RechneX Ihren Großhandels-Workflow ein

Sie senden 2 bis 5 anonymisierte Beispielbelege an kontakt@rechnex.de: zum Beispiel eine Standardrechnung mit vielen Positionen, eine Rechnung mit mehreren Steuersätzen, eine Retoure, eine Gutschrift, einen Storno oder einen typischen ERP-Export.

Wir prüfen Layout, Datenqualität, Artikelstruktur, Steuergruppen, Summenlogik, Korrekturbelege und Zielformat. Danach wird festgelegt, welche Daten automatisch übernommen werden, welche Sonderfälle gesondert behandelt werden und wie die Validierung vor dem Versand abgesichert wird.

Worauf es ankommt

Worauf es bei Ihren Rechnungen ankommt

Viele Positionen lassen keinen Spielraum für Schätzungen

Artikelnummern, Mengen, Einheiten, Rabatte, Zuschläge, Lieferbezüge und Steuergruppen müssen exakt aus ERP, Warenwirtschaft oder PDF übernommen werden.

Retouren und Gutschriften brauchen klare Beleglogik

Eine Retoure ist keine normale Rechnung. Gutschrift, Storno und Rechnungskorrektur müssen fachlich richtig erkannt, zugeordnet und validiert werden.

Mehrere Steuersätze müssen positionsgenau stimmen

Gemischte Warenkörbe, Lebensmittel, Zubehör, steuerfreie Positionen oder Sonderfälle brauchen saubere Steuerlogik – nicht nur einen korrekt wirkenden Gesamtbetrag.

Diese Angaben verbinden Rechnung, Bestellung und Lieferung

Klären Sie mit dem Kunden, welche Kennungen und Referenzen sein Rechnungseingang benötigt. Eine im Standard optionale Angabe kann für einen vereinbarten Kundenablauf erforderlich sein.

Kennungen und Referenzen im Großhandel
AngabeZuordnungVor dem Versand klären
GLNBT-29 / BT-46 für Geschäftspartner; BT-71 für den LieferortWelche Rolle und welcher Standort sind gemeint? Schema 0088 nur für eine GLN verwenden.
GTINBT-157Standardisierte Artikelkennung mit Schema 0160; interne SKU separat in BT-155/156.
BestellungBT-13Vom Käufer bestätigte Bestellnummer, nicht automatisch mit BT-10 identisch.
LieferscheinBT-16Referenz auf die Versandanzeige beziehungsweise den vereinbarten Lieferschein.
Lieferempfänger und LieferortBT-70 Name / BT-71 KennungAbweichendes Lager und Lieferadresse getrennt vom Käufer dokumentieren.
ArtikeleigenschaftenBT-160 Name / BT-161 WertBeispielsweise Farbe und Größe; zusätzliche Pfandmerkmale nur mit abgestimmter Bedeutung.

GS1 beschreibt auch vereinbarte Pfandmerkmale. Das Erweiterungsfeld BT-X-11 aus dem EXTENDED-Kontext ist jedoch kein reguläres XRechnung-Kernfeld. Pfandbetrag, Rückgabe und Steuerbehandlung sind zusätzlich zu prüfen. Ob RechneX diese Angaben aus Ihren Rechnungen übernimmt, prüfen wir gern an einer Beispielrechnung.

Handelsrechnung mit geprüften XML-DateienAnforderungsliste für Ihre KundenRabatte und Zuschläge durchrechnen

RechneX Enterprise

Einmal auf Ihre Rechnungen eingerichtet

Senden Sie uns zwei anonymisierte Beispielrechnungen. Wir prüfen Layout, Rechnungsart, Pflichtangaben und technische Anforderungen. Anschließend erhalten Sie einen konkreten Vorschlag für die Umsetzung.

Geeignet für Warenwirtschaft, ERP-Export, B2B-Shop und PDF-Ausgang

Viele Positionen, Rabatte, Einheiten und Artikelstrukturen abbildbar

Retouren, Gutschriften, Stornos und Rechnungskorrekturen als Sonderfälle prüfbar

Mehrere Steuersätze und gemischte Warenkörbe positionsgenau umsetzbar

Ausgabe als XRechnung oder ZUGFeRD je nach Empfängeranforderung

Batch- oder API-Workflow für wiederkehrende Großhandelsprozesse möglich

Individuelle Einrichtung

Wir richten die Erkennung auf Ihre Rechnungen ein

Wir richten die Konvertierung auf Ihre bestehenden Abläufe, PDF-Layouts, Pflichtangaben und die Anforderungen Ihrer Empfänger aus.

Positionen

Artikelstruktur

Viele Artikel, Mengen, Einheiten, Rabatte und Lieferbezüge werden strukturiert aus PDF oder ERP-Export übernommen.

381/384

Korrekturbelege

Gutschrift, Storno und Rechnungskorrektur werden fachlich geprüft und nicht pauschal als normale Rechnung ausgegeben.

BG-23

Steuergruppen

Mehrere Steuersätze bleiben positions- und summenseitig sauber getrennt.

Ablauf

Von der Beispielrechnung zur einsatzbereiten Konvertierung

1

Beispiele senden

Sie senden typische Großhandelsbelege: Standardrechnung, Retoure, Gutschrift, Storno und gemischte Steuerfälle.

2

Logik prüfen

Wir analysieren Positionen, Steuergruppen, Rabatte, ERP-Felder, Summen und Korrekturmarker.

3

Ausgabe validieren

Die XRechnung- oder ZUGFeRD-Ausgabe wird mit Ihren echten Beispielen geprüft und abgestimmt.

4

Workflow nutzen

Nach Abnahme steht eine wiederholbare Konvertierung für Ihre Großhandelsbelege bereit.

Passend zu Ihrem Unternehmen

Ihre bestehenden Rechnungsabläufe bleiben erhalten

RechneX kann Artikelnummern, Artikeltexte, Mengen, Einheiten, Rabatte, Zuschläge, Lieferreferenzen, Bestellbezüge, mehrere Steuersätze, Retourenmarker, Gutschriften, Stornos, Zahlungsdaten, ERP-Feldnamen, PDF-Layouts, ZUGFeRD-PDFs und XRechnung-Ausgaben an Ihren Prozess anpassen.

Auch unterschiedliche Empfängergruppen können berücksichtigt werden: Konzernkunden, öffentliche Auftraggeber, B2B-Shop-Kunden, DATEV-nahe Prozesse oder Empfänger mit eigener Portalprüfung. So entsteht ein Ablauf, der zu Ihren tatsächlichen Belegen passt.

Sie erhalten einen wiederholbaren Prozess, der Großhandelsrechnungen nicht auf eine einfache Summe reduziert. Positionen, Steuern, Rabatte, Retouren und Gutschriften werden so strukturiert, dass die Ausgabe technisch valide und fachlich nachvollziehbar ist.

Unterstützte Rechnungen mit vielen Positionen, gemischten Steuersätzen oder Korrekturbelegen können im Pro-Workflow kontrolliert verarbeitet werden. Enterprise ist der passende Weg, wenn ERP-Exporte automatisch, in hohen Volumen oder nach individuellen Empfänger-, Freigabe- und Fehlerregeln laufen sollen.

Individuelle Lösung für Großhandel

Müssen Sie bei denselben Vorlagen regelmäßig nacharbeiten oder möchten Sie Ihre Verarbeitung automatisieren? Senden Sie uns anonymisierte Beispielrechnungen. Wir prüfen, wie sich Erkennung und Ablauf auf Ihren Betrieb abstimmen lassen.

Beispielrechnung prüfen lassen
Beispielrechnungen per E-Mail an kontakt@rechnex.de

Häufige Fragen

Passt RechneX zu Ihren Rechnungen?

Kann RechneX Großhandelsrechnungen mit vielen Positionen verarbeiten?

Ja. Im Enterprise-Workflow prüfen wir, wie Artikelnummern, Mengen, Einheiten, Rabatte, Lieferbezüge und Steuergruppen aus Ihrem ERP-Export oder PDF übernommen werden.

Können Retouren, Gutschriften und Stornos abgebildet werden?

Ja. Wir prüfen Ihre Korrekturbelege und legen fest, ob sie als Gutschrift, Storno, Retoure oder Rechnungskorrektur ausgegeben werden müssen.

Sind mehrere Steuersätze in einer Rechnung möglich?

Ja. Mehrere Steuersätze werden positions- und summenseitig getrennt geprüft, damit gemischte Warenkörbe korrekt als E-Rechnung ausgegeben werden.

Funktioniert das mit unserer Warenwirtschaft oder unserem ERP?

In vielen Fällen ja. Entscheidend ist, welche Daten Ihr System als PDF, Exportdatei oder API bereitstellt. RechneX prüft Ihre Beispielbelege und bewertet, welcher Workflow sinnvoll ist.

Wie starten wir am einfachsten?

Senden Sie 2 bis 5 anonymisierte Beispielrechnungen oder ERP-Exporte an kontakt@rechnex.de. Wir prüfen die Datenzuordnung, die Validierung, Sonderfälle und das passende Ausgabeformat.

Beispielrechnungen senden und passende Umsetzung prüfen lassen

Senden Sie uns zwei anonymisierte Beispielrechnungen. RechneX prüft Layout, Rechnungsarten, Pflichtangaben und das passende Ausgabeformat: XRechnung oder ZUGFeRD.

Beispielrechnung prüfen lassen

Datenschutz-Einstellungen

Wir verwenden notwendige Cookies für den Betrieb von RechneX. Mit Ihrer Einwilligung messen wir Kampagnen über Google Ads und Microsoft Advertising. Marketing-Dienste werden erst mit Ihrer Einwilligung geladen. Sie können die Auswahl jederzeit ändern.

Datenschutzerklärung