E-Rechnung für Großhandel: Positionen, Retouren und Gutschriften sicher mappen

Im Großhandel entscheidet der Prozess über Tempo. Rechnungen entstehen aus Warenwirtschaft, ERP oder Shop-/B2B-Systemen und enthalten oft sehr viele Positionen, unterschiedliche Einheiten, Lieferbezüge, Rabatte, Skonto, mehrere Steuersätze, Retouren, Gutschriften und Stornobelege.

Das sichtbare PDF kann für den Kunden gut lesbar sein, reicht aber nicht mehr, wenn Einkaufsabteilungen, DATEV, SAP oder Empfängerportale maschinenlesbare E-Rechnungen erwarten. RechneX nutzt Ihre vorhandenen ERP-Export- oder PDF-Prozesse und richtet daraus eine belastbare XRechnung- oder ZUGFeRD-Strecke ein.

Viele Positionen bedeuten viele Stellen für Fehler: Mengen, Einheiten, Artikeltexte, Rabatte, Steuergruppen und Summen müssen zusammenpassen. Wenn ein Konverter Steuerbeträge aus dem Summenblock rät oder Positionen nicht sauber zuordnet, entstehen Ablehnungen und manuelle Nacharbeit.

Noch kritischer sind Retouren, Gutschriften und Rechnungskorrekturen. Ein Großhandelsprozess braucht eine klare Logik, ob ein Beleg als Gutschrift, Storno, Retoure oder normale Rechnung ausgegeben wird. Diese Entscheidung gehört in ein individuelles Mapping, nicht in eine spontane OCR-Interpretation.

Sie senden 2 bis 5 anonymisierte Beispielrechnungen an kontakt@rechnex.de: Standardrechnung mit vielen Positionen, Rechnung mit gemischten Steuersätzen, Retoure, Gutschrift, Storno oder einen typischen ERP-Export. Wir prüfen Layout, Datenqualität, Artikelstruktur, Steuergruppen, Korrekturlogik und Zielformat.

Anschließend wird festgelegt, welche Daten automatisch übernommen werden, welche Korrekturbelege als Sonderfälle laufen und wie die Validierung vor Versand aussieht. Der Workflow kann als betreuter Enterprise-Prozess, Batch oder später per API vorbereitet werden.