Business Central E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD je nach Version

Microsoft hat die deutsche Lokalisierung des E-Belege-Frameworks in zwei Schritten ausgeliefert. Peppol BIS 3 und XRechnung kamen mit der 2024 release wave 2 (Version-25-Reihe) und sind laut Releaseplan seit dem 1. Januar 2025 allgemein verfügbar. ZUGFeRD ist laut Releaseplan seit dem 1. August 2025 allgemein verfügbar; die aktuelle Microsoft-Dokumentation nennt Version 26.3 als Stand, ab dem alle drei Formate unterstützt werden.

XRechnung erzeugt Business Central dabei nur in der UBL-Syntax. Für ZUGFeRD erstellt Business Central beim Buchen mit dem gewählten Berichtslayout ein PDF und hängt die XML-Datei automatisch an. Details stehen bei Microsoft Learn zur elektronischen Fakturierung in Deutschland.

Für On-Premises-Installationen zählt der eingespielte Versionsstand. Laut Microsoft Lifecycle werden im November 2026 die On-Premises-Versionen 27, 28 und 29 unterstützt; alle enthalten die drei Formate. Eingerichtet ist die E-Rechnung damit noch nicht: E-Belegdienste, Workflows und Belegsendeprofile müssen konfiguriert sein.

Jedes Belegsendeprofil unterstützt laut Microsoft nur ein Dateiformat. Ein Debitor erhält also XRechnung, Peppol oder ZUGFeRD, aber nicht mehrere Formate gleichzeitig. Als Belege für E-Dokumente nennt Microsoft Verkaufsrechnungen, Verkaufsaufträge, Verkaufsgutschriften, Servicerechnungen und Servicegutschriften sowie ausgestellte Zinsrechnungen und Mahnungen mit Betrag.

Abschlags- und Schlussrechnungen führt Microsoft in dieser Liste nicht gesondert auf. Ob bereits gezahlte Abschläge, der Restbetrag und der Bezug zur Vorrechnung im XML richtig ankommen, zeigt erst ein Testbeleg aus Ihrer Umgebung. Dasselbe gilt für Gutschriften mit Bezug auf eine Ursprungsrechnung.

Bei ZUGFeRD hängt das Rechnungsbild am ausgewählten Berichtslayout. Ein stark angepasster Bericht, ein Druck-Add-on oder ein externes Formularwerkzeug kann beeinflussen, ob PDF und XML dieselbe Rechnung zeigen. Prüfen Sie die ersten Dateien deshalb unabhängig, etwa mit dem ZUGFeRD Validator oder dem XRechnung Validator.

Für den Empfang richten Sie je Format einen eigenen E-Belegdienst ein, also getrennt für XRechnung, Peppol und ZUGFeRD. Bei ZUGFeRD-Rechnungen extrahiert Business Central die eingebettete XML-Datei automatisch aus dem PDF und verarbeitet sie wie jedes andere E-Dokument. Eingehende Rechnungen und Gutschriften zeigt Business Central zur Kontrolle in einem eigenen Inforegister mit Kopf- und Zeilendaten an.

Ein automatisch erstellter E-Beleg ist noch keine Einkaufsrechnung. Dafür braucht es laut Microsoft eine passende Konfiguration, bei Bestellungen die Bestellzuordnung. Beim Import lassen sich unter anderem Einheiten, Artikelreferenzen, GTIN und Rechnungssummen prüfen.

Wer eingehende XRechnungen oder ZUGFeRD-Dateien außerhalb von Business Central lesen will, etwa vor der Freigabe, kann sie im Viewer anzeigen. Mehr zum Eingangsprozess steht unter E-Rechnung empfangen.

Die deutsche Lokalisierung kam erst mit den Versionen 25 und 26 in den Microsoft-Standard. Installationen auf älterem Stand, vor allem BC 13 und BC 14, haben sie dort nicht. Version 14 (Spring 2019) ist die letzte Version mit C/AL: Mit Version 15 hat Microsoft die Entwicklungsumgebung C/SIDE abgekündigt und auf AL umgestellt.

Ein Peppol-Format kennt Business Central schon länger: Die ältere Funktion zum Senden elektronischer Belege verschickt Rechnungen und Gutschriften im generischen Peppol-Format. Ob das für Ihren Empfänger genügt, zeigt ein Testbeleg.

Der erste Weg zum Standard ist ein Upgrade. Von BC 14 bis Version 24 geht es laut Microsoft zuerst auf Version 25 und von dort auf die Zielversion; aus BC 13 oder NAV 2015 bis 2018 zusätzlich über BC 14, mit Umstellung von C/AL nach AL. Für Dynamics NAV zeigt die Seite Navision E-Rechnung Supportstand und Upgrade-Weg je Version.

Der zweite Weg ist eine Brücke am vorhandenen Rechnungsausgang, wie sie RechneX baut. Sie hilft auch auf einer aktuellen Version, wenn der Rechnungsdruck über eigene Berichte, Branchenlösungen oder Partner-Add-ons läuft und deren Angaben im Standard-XML fehlen.

Eine dritte Möglichkeit sind Erweiterungen von Microsoft-Partnern. Prüfen Sie dort Versionsstand, Syntax (UBL/CII), Profil und Empfangsweg und testen Sie die erste Datei unabhängig.

RechneX setzt am Rechnungsausgang an, den Sie schon haben. Ausgangspunkt ist das PDF, das Business Central beim Buchen oder Drucken erzeugt, oder ein Export der Rechnungsdaten. RechneX liest die Angaben aus, gleicht Pflichtfelder, Steuern, Summen und Referenzen ab und erzeugt daraus eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei. Beim ZUGFeRD-Weg bleibt Ihr Rechnungsbild Teil der Datei, soweit der Ausgangsbeleg das technisch zulässt.

Vor der Übergabe wird jede Datei technisch validiert. Danach geht sie über den vereinbarten Rückgabeweg an Sie zurück, etwa als Download oder über die E-Rechnung API. Alternativ versendet RechneX sie mit dem optionalen Enterprise-Direktversand an den Empfänger, auf Wunsch mit Blindkopie an das Steuerbüro.

RechneX arbeitet dabei außerhalb von Business Central. Für den PDF-Weg wird in Business Central nichts installiert; Exporte oder eine Anbindung per API kommen hinzu, wenn Menge und Datenlage das rechtfertigen.

Bei einem RechneX-Kunden werden bereits Rechnungen aus Microsoft Dynamics 365 Business Central umgewandelt. Der Rechnungsbericht wird über einen PDF-Drucker als PDF ausgegeben und einzeln oder als Stapel in RechneX hochgeladen. Dort werden die Daten ausgelesen, im Prüfformular kontrolliert und als ZUGFeRD oder XRechnung ausgegeben. Auf Wunsch geht die Rechnung direkt aus RechneX an den Empfänger.

In diesen Fällen läuft keine API und keine direkte Anbindung an das ERP. Die Prüfung der Belegarten bleibt trotzdem Pflicht, denn Gutschriften, Abschlags- und Schlussrechnungen folgen eigenen Regeln.

Diese Seite behandelt Dynamics 365 Business Central ab Version 13, online wie on-premises. Für Dynamics NAV und Navision bis NAV 2018 gibt es eine eigene Seite mit Versionsübersicht: Navision E-Rechnung.

Dynamics 365 Finance ist ein anderes Produkt mit eigenem Electronic-Invoicing-Ansatz. Den Unterschied zu Business Central und die Einrichtung des E-Belege-Frameworks Schritt für Schritt erklärt der Ratgeber Dynamics 365 und E-Rechnung.