E-Rechnung versenden: welche Wege erlaubt sind und worauf es ankommt

Wie darf ich eine E-Rechnung versenden?

Das Umsatzsteuerrecht schreibt keinen bestimmten Übertragungsweg vor. Eine E-Rechnung dürfen Sie per E-Mail, zum Download über ein Internetportal, per EDI, über eine elektronische Schnittstelle oder über einen gemeinsamen Speicherort übermitteln. Entscheidend ist, dass Sie eine strukturierte Datei verschicken (XRechnung oder ZUGFeRD) und Ihr Kunde sie empfangen kann.

Diese Wege zählt der Umsatzsteuer-Anwendungserlass in Abschnitt 14.1 Abs. 4 Satz 6 auf (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Seite 9). Auf Format und Weg einigen sich Sie und Ihr Kunde zivilrechtlich, also im Vertrag oder per Absprache (Satz 7). Ist nichts vereinbart, entscheiden Sie als Rechnungsaussteller, wie Sie die Rechnung übermitteln (Abschnitt 14.1 Abs. 2 Satz 5 UStAE).

Eine PDF-Datei ohne eingebettete Daten, eine Bilddatei oder Rechnungsangaben im E-Mail-Text sind keine E-Rechnung. Sie gelten als sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 UStG, Abschnitt 14.1 Abs. 2 Satz 4 UStAE). Ab wann Sie welchen Kunden E-Rechnungen ausstellen müssen, hängt von Ihrem Vorjahresumsatz und den Übergangsregeln ab. Die Termine stehen in der Übersicht zur E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028, die Fristen für Betriebe im Beitrag E-Rechnung im Handwerk.

Rechtsstand: UStAE in der Fassung der BMF-Schreiben vom 15.10.2025 und 15.10.2026, November 2026.

Welcher Weg für welchen Empfänger?

• Geschäftskunde im Inland: E-Mail mit XRechnung oder ZUGFeRD im Anhang ist der einfachste Weg. Format und Rechnungsadresse stimmen Sie vor der ersten Rechnung ab.
• Bundesbehörde: Einreichung über die OZG-RE nach Registrierung, per Upload, Weberfassung, E-Mail oder Peppol, immer mit der Leitweg-ID des Auftraggebers.
• Land oder Kommune: Kanal und Format gibt der Auftraggeber vor. Einige Länder nutzen die OZG-RE, andere eigene Plattformen.
• Konzern mit Lieferantenportal: Sieht Ihr Vertrag ein Portal oder Peppol vor, nutzen Sie diesen Weg. Die Datei erzeugen und prüfen Sie vorher.
• Privatkunde: Keine E-Rechnungspflicht. Papier geht immer, eine PDF per E-Mail mit Zustimmung des Kunden.
• Kunde im Ausland: Keine Pflicht zur E-Rechnung nach deutschem Recht. Papier oder, mit Zustimmung, eine elektronische Rechnung.

E-Rechnung per E-Mail versenden: so richten Sie es ein

Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ist die E-Mail der einfachste Weg. Sie hängen die XRechnung als XML-Datei oder die ZUGFeRD-Rechnung als PDF an und schicken sie an die Adresse, die Ihr Kunde für Rechnungen nennt. Einiges davon folgt aus dem Gesetz und der Verwaltungsauffassung des BMF (UStAE), anderes hat sich in der Praxis bewährt.

Was aus Gesetz und UStAE folgt

• Der Anhang ist die Rechnung. Bei XRechnung ist das die XML-Datei, bei ZUGFeRD das PDF mit eingebetteter XML-Datei. Was im E-Mail-Text steht, gehört nicht zur E-Rechnung.
• Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben stehen im strukturierten Teil. Ergänzende Unterlagen wie ein Stundennachweis dürfen als Anhang in die E-Rechnung eingebettet werden. Ein Link innerhalb der E-Rechnung auf ein externes Dokument ersetzt die Pflichtangaben im strukturierten Teil nicht (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35). Etwas anderes ist der Download der E-Rechnung selbst über ein Portal.
• Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen gewährleistet sein. Lesbar heißt bei einer E-Rechnung maschinell auswertbar; ein zusätzliches menschenlesbares Dokument ist nicht erforderlich. Bei ZUGFeRD gehen die XML-Daten dem PDF-Bild vor, wenn beide voneinander abweichen (Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE, BMF-Schreiben Seite 16).

Was sich in der Praxis bewährt

• Fragen Sie nach der Rechnungseingangsadresse. Manche Kunden nennen dafür ein eigenes Postfach, das die Buchhaltung oder ein Eingangssystem ausliest. An der persönlichen Adresse des Ansprechpartners bleibt eine Rechnung leicht liegen.
• Setzen Sie Rechnungsnummer und Firmennamen in Betreff und Dateinamen, zum Beispiel „Rechnung RE-2027-0142, Muster GmbH“ und „RE-2027-0142.xml“. Dann lässt sich die Datei auch nach dem Speichern zuordnen.
• Schicken Sie eine Rechnung pro E-Mail. Das Gesetz verlangt das nicht, die Plattform des Bundes verwirft aber E-Mails mit mehr als einer Rechnung vollständig.
• Verschicken Sie ZIP-Archive oder Download-Links nur nach Absprache. Ein Archiv muss der Empfänger erst entpacken, und bei einem Link liegt die Rechnung nicht in seinem Postfach.
• Achten Sie auf die Dateigröße, wenn Sie Anlagen einbetten. Postfächer und Eingangsplattformen begrenzen die Größe von Anhängen; fragen Sie bei umfangreichen Nachweisen nach dem Limit des Empfängers.
• Ein zusätzliches Ansichts-PDF zur XRechnung ist nicht die Rechnung. Legen Sie es nur bei, wenn der Kunde es möchte, und kennzeichnen Sie es als Ansicht, damit niemand es als zweite Rechnung bucht. An die Plattform des Bundes schicken Sie es nicht mit: Dort wird eine E-Mail mit einem solchen Zusatzanhang verworfen.
• Senden Sie von einer Adresse, die Antworten empfängt. Rückfragen und Ablehnungen sollen Sie erreichen, eine No-Reply-Adresse verhindert das.
• Heben Sie den Versandnachweis auf, etwa die gesendete E-Mail mit Zeitstempel. Er wird wichtig, wenn der Kunde die Rechnung nicht annimmt.

Was darf der Empfänger verlangen?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür, ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig (Abschnitt 14.1 Abs. 5 Satz 1 bis 3 UStAE, BMF-Schreiben Seite 9). Einen bestimmten Kanal kann der Kunde aus dem Steuerrecht nicht ableiten.

• Ihr Kunde darf sich ein Format, ein Portal, Peppol oder eine bestimmte Adresse wünschen. Ob Sie das umsetzen müssen, ergibt sich aus Ihrem Vertrag. Prüfen Sie dazu Lieferantenrichtlinien oder Bestellbedingungen.
• Einer E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen muss der Kunde nicht zustimmen (Abschnitt 14.1 Abs. 4 Satz 4 UStAE). Wer in der Übergangszeit noch eine PDF-Rechnung schickt, braucht dagegen seine Zustimmung (§ 27 Abs. 38 UStG).
• Kann oder will der Kunde keine E-Rechnung annehmen, hat er keinen Anspruch darauf, dass Sie ersatzweise eine Papier- oder PDF-Rechnung ausstellen. Ihre umsatzsteuerlichen Pflichten gelten als erfüllt, wenn Sie eine E-Rechnung ausgestellt und nachweisbar versucht haben, sie ordnungsgemäß zu übermitteln, zum Beispiel belegt durch ein Sendeprotokoll (Abschnitt 14.1 Abs. 5 Satz 4 und 5 UStAE).

Wie Ihr Kunde den Empfang, die Anzeige und die Ablage organisiert, beschreibt der Ratgeber E-Rechnung empfangen.

E-Rechnung an Behörden versenden: Leitweg-ID, Portal und Peppol

Öffentliche Auftraggeber geben Kanal und Format vor. Der Bund nimmt E-Rechnungen seit September 2025 über eine zentrale Plattform an, die OZG-RE. Dafür brauchen Sie ein kostenloses Nutzerkonto, gleich welchen Übertragungsweg Sie wählen, und in der Rechnung die Leitweg-ID des Auftraggebers.

• Die OZG-RE bietet laut e-rechnung-bund.de vier Wege: Weberfassung im Browser, Upload einer fertigen Datei, E-Mail und Peppol. Die Registrierung mit Nutzerkonto schreibt § 4 Abs. 3 der E-Rechnungsverordnung vor. Formal fehlerhafte Rechnungen lehnt die Plattform automatisch ab; lässt sich eine Rechnung keinem Nutzerkonto zuordnen, wird sie abgelehnt, ohne dass Sie davon erfahren (§ 4 Abs. 3 und 4 ERechV).
• Die Leitweg-ID ist nach § 5 Abs. 1 Nr. 1 ERechV Pflichtangabe in Rechnungen an den Bund. In der XRechnung steht sie als Käuferreferenz in BT-10. Den richtigen Wert nennt Ihnen der Auftraggeber; amtlich belegte Beispiele finden Sie im Leitweg-ID-Finder.
• Für den E-Mail-Kanal der OZG-RE gilt: eine Rechnung je E-Mail, nur strukturierte XRechnung-Anhänge und möglichst keine No-Reply-Absender.
• Für Peppol brauchen Sie einen Peppol-Dienstleister oder einen eigenen Zugangspunkt. Die Empfänger-ID besteht aus dem Präfix 0204 und der Leitweg-ID, die zusätzlich in der Rechnung stehen muss. Hintergründe zu Zugangspunkten erklärt der Beitrag Peppol in Deutschland.

Die vollständige Anleitung für den Bund steht im Beitrag OZG-RE: XRechnung an den Bund hochladen. Länder und Kommunen, die nicht über die OZG-RE abrechnen, haben eigene Eingänge und Vorgaben. Neben dem Umsatzsteuerrecht gelten dort die Vorschriften für öffentliche Auftraggeber; wie das BMF beides zueinander einordnet, steht in unserem Beitrag zum BMF-Schreiben vom 15.10.2026. Den Ablauf von der Käuferreferenz bis zur Einreichung beschreibt die Seite B2G-Rechnung an öffentliche Auftraggeber.

Vor dem Versand prüfen: typische Ablehnungsgründe

Prüfen Sie jede E-Rechnung vor dem Versand mit einem Validator. Eine XRechnung prüfen Sie im XRechnung-Validator gegen die Regeln der KoSIT, eine ZUGFeRD-Datei im ZUGFeRD-Validator mit Mustang. So finden Sie Fehler, bevor das Eingangssystem des Kunden oder ein Behördenportal die Rechnung ablehnt.

Häufige Gründe für eine Ablehnung:

• Die Käuferreferenz in BT-10 fehlt oder ist falsch, bei Behörden also die Leitweg-ID.
• Summen, Steuerbeträge und Positionen ergeben rechnerisch nicht dasselbe Ergebnis.
• Die Datei entspricht nicht der Syntax des Formats oder deren technischen Vorgaben.
• Statt ZUGFeRD wurde eine gewöhnliche PDF ohne eingebettete Daten verschickt.

Umsatzsteuerlich unterscheidet das BMF zwei Fehlerarten. Ein Formatfehler, also eine Datei, die nicht der zulässigen Syntax entspricht, macht sie zur sonstigen Rechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6a). Ein Geschäftsregelfehler, etwa eine fehlende Käuferreferenz in BT-10, lässt die Datei umsatzsteuerlich eine E-Rechnung bleiben; ein Inhaltsfehler liegt nur vor, wenn eine Pflichtangabe nach §§ 14, 14a UStG betroffen ist (Rn. 6b und 35a). Das BMF-Schreiben vom 15.10.2026 bestätigt das in Rn. 22 und 23 und stellt klar, dass die strengere technische Sichtweise für den Vorsteuerabzug nicht maßgebend ist; die Einordnung steht im Beitrag zum BMF-Schreiben vom 15.10.2026. Ein automatischer Rechnungseingang oder ein Behördenportal kann eine Datei mit Geschäftsregelfehler trotzdem zurückweisen.

Laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35a dürfen Sie sich bei kaufmännischer Sorgfalt auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierung verlassen. Das BMF hält es für sinnvoll, den Prüfbericht als Nachweis aufzubewahren. Inhaltliche Fehler wie einen falschen Steuersatz erkennt ein Validator aber nicht in jedem Fall.

Was Sie nach dem Versand aufbewahren

Ausgestellte Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 60).

• Archivieren Sie genau die Datei, die Sie verschickt haben: die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF. Ein Ausdruck, ein Ansichts-PDF oder eine später umgewandelte Fassung ersetzt sie nicht.
• Legen Sie Prüfbericht und Versandnachweis dazu.
• Allein weil Sie E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Systems speichern, verstoßen Sie umsatzsteuerlich nicht gegen die Aufbewahrungspflicht (Rn. 60). Für andere als umsatzsteuerliche Zwecke gelten aber die Abgabenordnung und die GoBD weiter (Rn. 61).
• Nach § 147 Abs. 3 AO gelten für Buchungsbelege ebenfalls acht Jahre. Die Frist läuft dort nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Versand automatisieren: eigene Software, API oder Enterprise

Bei wenigen Rechnungen im Monat reicht der Weg über Datei und E-Mail-Programm. Wer viele Rechnungen verschickt, verbindet Erstellung, Prüfung und Versand besser in einem Ablauf, damit niemand Anhänge von Hand zusammensucht.

• Wenn Ihr Rechnungsprogramm oder ERP E-Rechnungen erzeugen und verschicken kann, ist das der kürzeste Weg. Prüfen Sie trotzdem zu Beginn einige Dateien im Validator.
• Über die E-Rechnung-API erzeugt RechneX XRechnung und ZUGFeRD aus den Daten Ihres ERP, Shops oder Ihrer eigenen Software und prüft sie mit KoSIT und Mustang. Den Versand übernimmt dabei Ihr System.
• Mit RechneX Enterprise kann der Versand per E-Mail direkt aus RechneX laufen. Der optionale Direktversand wird zu Ihrem Prozess eingerichtet, auf Wunsch mit Ihrer eigenen Absenderadresse und Domain: Sie wählen den Empfänger frei, Antworten gehen an eine feste Antwortadresse, Ihr Steuerbüro kann automatisch eine Blindkopie erhalten, und RechneX schützt vor versehentlichem Doppelversand.
• RechneX ist kein Peppol-Zugangspunkt und reicht keine Rechnungen in Behördenportale ein. Für diese Wege laden Sie die geprüfte Datei herunter und übergeben sie Ihrem Peppol-Dienstleister oder laden sie im Portal hoch.

Für einzelne Rechnungen wandeln Sie eine vorhandene PDF-Rechnung in XRechnung oder ZUGFeRD um oder erfassen die Rechnung ohne Vorlage im XRechnung-Generator.