Hilfe zu RechneX
Hier steht Schritt für Schritt, wie Sie mit RechneX arbeiten. Wenn Sie nicht weiterkommen, helfen wir Ihnen gern persönlich.
Was für eine Datei haben Sie?
Davon hängt ab, welches Werkzeug Sie brauchen.
Eine normale PDF-Rechnung
Sie kommt aus Word, Excel oder Ihrem Rechnungsprogramm oder ist ein Scan. Für Menschen ist sie eine Rechnung, für Buchhaltungsprogramme nicht. Sie ist noch keine E-Rechnung.
Sie sind nicht sicher? Von außen sieht man einer PDF nicht an, ob eine E-Rechnung darin steckt. Öffnen Sie die Datei im ZUGFeRD-Viewer. Findet er keine Rechnungsdaten, ist es eine normale PDF.
Was möchten Sie tun?
- Aus einer PDF eine E-Rechnung machenSie haben eine PDF-Rechnung und brauchen eine E-Rechnung.
- Eine Rechnung neu erstellenSie haben noch keine PDF und möchten die Angaben direkt eingeben.
- Eine erhaltene E-Rechnung lesenSie haben eine E-Rechnung bekommen und möchten sehen, was darin steht.
- Eine E-Rechnung prüfenSie möchten wissen, ob eine E-Rechnung technisch in Ordnung ist.
- Die fertige E-Rechnung verschickenDie Datei ist fertig und soll nun zu Ihrem Kunden.
- Mehrere Rechnungen auf einmal bearbeitenSie möchten nicht jede Datei einzeln hochladen.
Fragen zum Ergebnis, zum Konto oder zum Bezahlen? Zu Prüfergebnis verstehen, Häufige Fragen oder Konto und Bezahlen.
Aus einer PDF eine E-Rechnung machen
- Öffnen Sie den PDF-Konverter. Mit Konto finden Sie ihn im Dashboard unter „PDF-Konverter“.
- Klicken Sie auf „Datei auswählen“ und wählen Sie Ihre PDF aus.
- Warten Sie einen Moment. RechneX liest die Rechnung mit KI aus.
- Vergleichen Sie die erkannten Angaben mit Ihrer Rechnung, vor allem Rechnungsnummer, Datum, Empfänger, Positionen, Beträge und Bankverbindung. Korrigieren Sie, was nicht stimmt, und ergänzen Sie fehlende Pflichtfelder.
- Wählen Sie unter „Ausgabeformat“ das Format, das Ihr Rechnungsempfänger wünscht: „XRechnung“ oder „ZUGFeRD“.
- Klicken Sie auf „Konvertieren“. RechneX erstellt die E-Rechnung und prüft sie automatisch.
- Ohne Pro bezahlen Sie jetzt die einzelne Rechnung (3,99 €). Danach kommen Sie automatisch zu RechneX zurück.
- Klicken Sie auf „XRechnung herunterladen (.xml)“ oder „ZUGFeRD-Rechnung herunterladen (.pdf)“ und speichern Sie die Datei.
Die KI kann sich verlesen. Prüfen Sie deshalb alle Angaben vor der Konvertierung.
Lassen Sie die Seite geöffnet, bis Sie die Datei gespeichert haben. Ihre Korrekturen werden nicht zwischengespeichert.
Typische Fehler und Grenzen stehen in der Anleitung beim Konverter. Welches Format Sie brauchen, erklärt Kunde verlangt E-Rechnung.
Eine Rechnung neu erstellen
- Öffnen Sie das Formular für die XRechnung oder die ZUGFeRD-Rechnung. Mit Konto finden Sie es im Dashboard unter „E-Rechnung erstellen“.
- Tragen Sie Ihre Angaben, die Angaben Ihres Kunden und die Rechnungspositionen ein. Die Beträge rechnet das Formular aus.
- Klicken Sie auf „E-Rechnung erstellen“. RechneX prüft die Rechnung automatisch.
- Fehlt etwas, zeigt RechneX das im Formular an. Korrigieren Sie die Angaben und klicken Sie erneut.
- Zum Herunterladen melden Sie sich mit einem kostenlosen Konto an oder bezahlen die einzelne Rechnung (2,99 €).
- Laden Sie die fertige Datei herunter und speichern Sie sie.
Mit einem kostenlosen Konto ist 1 erstellte Rechnung pro Tag enthalten. Jede weitere kostet 2,99 €, mit Pro ist sie im Tarif enthalten.
Eine erhaltene E-Rechnung lesen
- Öffnen Sie den Viewer: XRechnung anzeigen für XML-Dateien, ZUGFeRD anzeigen für PDF-Dateien. Mit Konto finden Sie beides im Dashboard unter „E-Rechnung anzeigen“.
- Wählen Sie die Datei aus oder ziehen Sie sie in das Feld.
- RechneX zeigt die Rechnung lesbar an.
- Mit „Drucken“ oder „Als PDF speichern“ sichern Sie die lesbare Ansicht.
Die lesbare Ansicht ersetzt nicht die Originaldatei. Bewahren Sie die E-Rechnung selbst auf.
Eine E-Rechnung prüfen
- Öffnen Sie die Prüfung: XRechnung prüfen für XML-Dateien, ZUGFeRD prüfen für PDF-Dateien. Mit Konto finden Sie beides im Dashboard unter „E-Rechnung prüfen“.
- Wählen Sie die Datei aus.
- Warten Sie kurz auf das Ergebnis. Was es bedeutet, steht unter Prüfergebnis verstehen.
Dateien, die Sie mit RechneX erstellt haben, sind bereits geprüft. Eine zweite Prüfung ist nicht nötig.
Die fertige E-Rechnung verschicken
RechneX erstellt die Datei. Verschicken können Sie sie selbst, so wie bisher Ihre PDF-Rechnungen.
- Speichern Sie die heruntergeladene Datei auf Ihrem Computer.
- Fragen Sie Ihren Kunden, wie er die Rechnung bekommen möchte, falls Sie das noch nicht wissen.
- Soll sie per E-Mail kommen, hängen Sie die Datei wie gewohnt an Ihre E-Mail an.
- Soll sie in ein Portal, laden Sie die Datei dort hoch. Das gilt oft für Rechnungen an Behörden. Dafür brauchen Sie meist auch eine Leitweg-ID.
Speichern Sie eine ZUGFeRD-PDF nicht in einem anderen Programm neu und drucken Sie sie nicht erneut als PDF. Dabei können die eingebetteten Rechnungsdaten verloren gehen.
Alle Wege stehen unter E-Rechnung versenden. Den direkten Versand aus RechneX gibt es als Zusatz für Enterprise-Kunden.
Mehrere Rechnungen auf einmal bearbeiten
- Öffnen Sie im Dashboard die „Stapelkonvertierung“. Sie gehört zum Pro-Tarif.
- Wählen Sie das Ausgabeformat, klicken Sie auf „PDFs auswählen“ und wählen Sie bis zu 10 PDFs aus.
- Klicken Sie auf „Erste Rechnung bearbeiten“. Prüfen Sie jede Rechnung einzeln, so wie bei einer einzelnen Umwandlung.
- Laden Sie die fertigen Dateien einzeln oder gesammelt als ZIP herunter. Lassen Sie den Tab bis dahin geöffnet, sonst gehen die Warteschlange und Ihre Änderungen verloren.
Mehrere Dateien prüfen: Im Dashboard nimmt „E-Rechnung prüfen“ bis zu 10 Dateien auf einmal an. Dafür genügt ein kostenloses Konto.
Prüfergebnis verstehen
Nach jeder Prüfung zeigt RechneX eines dieser Ergebnisse:
Validierung bestanden
Die Datei erfüllt die technischen Regeln. Ob der Inhalt stimmt, kann eine Prüfung nicht wissen. Kontrollieren Sie Beträge, Empfänger und Zahlungsdaten deshalb selbst.
Validierung fehlgeschlagen
Die Datei verstößt gegen mindestens eine Regel. Zu den meisten Meldungen steht dort auf Deutsch, was sie bedeuten und was zu tun ist.
Haben Sie die Rechnung selbst erstellt, korrigieren Sie die Angaben und erstellen Sie die Datei neu.
Haben Sie die Rechnung erhalten, geben Sie die Meldungen an den Absender weiter. Korrigieren kann sie nur, wer die Rechnung erstellt hat.
Warnung
Eine Warnung lässt die Prüfung nicht scheitern. Lesen Sie sie trotzdem, denn sie weist auf etwas hin, das beim Empfänger auffallen kann.
Nicht geprüft
Für diese Datei gibt es kein passendes Regelwerk. Das sagt nichts über den Inhalt der Rechnung aus. Den Grund nennt die Meldung.
Meldet die Prüfung, dass keine Rechnungsdaten gefunden wurden? Dann ist die Datei vermutlich eine normale PDF.
Sind die Rechnungsdaten gültig und nur die PDF selbst fehlerhaft, bietet RechneX beim Ergebnis „Reparatur prüfen“ an. Die Prüfung ist kostenlos, der Download kostet 2,99 €, mit Pro ist er enthalten.
Mehr zu einzelnen Meldungen: Fehlercodes erklärt und Anleitung zum KoSIT-Validator.
Häufige Fragen
Geht das auch mit Gutschriften, Korrekturen oder Abschlagsrechnungen?
Ja. RechneX unterstützt unter anderem Gutschriften, Stornos, Korrekturrechnungen, Abschlags- und Schlussrechnungen sowie Reverse Charge. Was jeweils zu beachten ist, steht unter Sonderfälle bei E-Rechnungen.
Muss ich meine Firmendaten jedes Mal neu eingeben?
Nein. Wenn Sie angemeldet sind, klicken Sie im Formular bei Ihren Angaben auf „Daten speichern“. Beim nächsten Mal genügt „Gespeicherte Daten übernehmen“.
Welche Angaben müssen auf meiner PDF stehen?
Alles, was auch auf einer normalen Rechnung stehen muss. Fehlt eine Pflichtangabe, zeigt RechneX Ihnen das vor der Konvertierung, und Sie können sie dort ergänzen. Die Felder im Überblick stehen unter XRechnung erklärt.
Bleibt mein Rechnungsdesign erhalten?
Bei ZUGFeRD prüft RechneX Ihre PDF und übernimmt das sichtbare Design in vielen Fällen. Geht das nicht, entsteht die Rechnung im „RechneX-Layout“. Das sehen Sie vor dem Erstellen.
Eine XRechnung hat kein eigenes Design, weil sie eine reine Datendatei ist. Mehr dazu: ZUGFeRD im eigenen Design.
Kann ich eine E-Rechnung als lesbare PDF speichern?
Ja. Öffnen Sie die Rechnung im Viewer und klicken Sie auf „Als PDF speichern“ oder „Drucken“.
Wo finde ich den PDF-Anhang in meiner XRechnung?
Der Anhang steckt in der XML-Datei und ist dort nicht direkt zu sehen. Öffnen Sie die Datei im Viewer. Unter „Weitere Dokumente“ finden Sie den Anhang. Mehr dazu: PDF-Anlagen in der XRechnung.
Sehen Empfänger die Anlagen in meiner ZUGFeRD-Rechnung?
PDFs und Bilder ja, wenn bei der Anlage im Formular „Zusätzlich sichtbar im PDF anhängen“ ausgewählt ist. Sie stehen dann als Seiten hinter der Rechnung.
Tabellen wie CSV oder XLSX stecken nur in den Rechnungsdaten. Im Viewer finden Sie sie unter „Weitere Dokumente“.
Kann ich eine XRechnung in eine ZUGFeRD-Rechnung umwandeln?
Ja. Laden Sie die XML-Datei im PDF-Konverter hoch und klicken Sie auf „Daten aus der E-Rechnung übernehmen“. Wählen Sie danach unter „Ausgabeformat“ das Format „ZUGFeRD“.
Konto und Bezahlen
Brauche ich ein Konto?
Zum Lesen, zum Prüfen und für einen Einzelkauf nicht. Ein kostenloses Konto bringt Ihnen mehr Prüfungen und eine kostenlose Rechnung pro Tag im Formular. Außerdem sehen Sie Ihre letzten Dateien im Dashboard und können Ihre Firmendaten speichern.
Was kostet RechneX?
Lesen und Prüfen sind im Rahmen der Tageslimits kostenlos. Eine umgewandelte PDF kostet 3,99 €, eine im Formular erstellte Rechnung 2,99 €. Mit Pro ist beides enthalten, für 19,00 € im Monat oder 149,00 € im Jahr. Alle Einzelheiten stehen unter Preise.
Kann ich RechneX ausprobieren, bevor ich bezahle?
Ja. Im Konverter sehen und prüfen Sie die erkannten Angaben, ohne zu bezahlen. Bezahlt wird erst, wenn die fertige Datei bereitsteht.
Warum geht es nicht weiter? (Tageslimit)
Ohne Konto sind in 24 Stunden 3 Prüfungen und 3 Ansichten möglich. Mit einem kostenlosen Konto sind es 50 Prüfungen, 3 Ansichten und 1 erstellte Rechnung. Mit Pro gibt es kein Tageslimit.
Jede Nutzung wird 24 Stunden später wieder frei.
Ich kann mich nicht anmelden. Was kann ich tun?
Haben Sie sich gerade erst registriert? Dann klicken Sie zuerst auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail. Schauen Sie auch im Spam-Ordner nach.
Passwort vergessen? Fordern Sie unter Passwort vergessen einen neuen Link an. Nehmen Sie immer den Link aus der neuesten E-Mail.
Klappt es trotzdem nicht, schreiben Sie uns die Fehlermeldung.
Wo finde ich meine Datei nach dem Bezahlen?
Nach der Zahlung kommen Sie automatisch zum Konverter zurück. Dort steht „Ihr Download steht bereit.“ Laden Sie die Datei gleich herunter und speichern Sie sie.
Mit Konto finden Sie die Datei auch im Dashboard unter „Letzte Aktivitäten“. Dort steht, wie lange sie noch verfügbar ist.
Sehen Sie nach der Zahlung keine Datei, schreiben Sie uns. Wir helfen Ihnen dann weiter.
Wo finde ich meine Rechnung von RechneX?
Nach dem Kauf erhalten Sie einen Zahlungsbeleg per E-Mail. Mit Konto finden Sie Ihre Rechnungen im Dashboard unter „Einstellungen“, Schaltfläche „Rechnungen & Zahlungsmethoden“.
Ohne Konto schreiben Sie uns kurz, dann senden wir Ihnen die Rechnung zu.
Was ist das Guthaben?
Ohne Abo können Sie im Dashboard unter „Einstellungen“ Credits im Voraus kaufen. Ein Credit gilt für eine umgewandelte PDF oder eine im Formular erstellte Rechnung, je nach gewählter Art. Der Preis entspricht dem Einzelkauf.
Kann ich auf Rechnung per Überweisung bezahlen?
Beim Pro-Tarif mit jährlicher Zahlung (149,00 €) ist das möglich. Schreiben Sie uns dazu kurz. Alle anderen Käufe bezahlen Sie online über unseren Zahlungsdienstleister Stripe.
Können mehrere Personen ein Konto nutzen?
Nein. Zugangsdaten dürfen nicht geteilt werden, und jeder Anwender braucht ein eigenes Abonnement. Für mehrere Nutzer mit gemeinsamer Verwaltung gibt es RechneX Enterprise.
Kann ich meine E-Mail-Adresse ändern?
In den Einstellungen geht das nicht. Brauchen Sie eine andere Adresse, schreiben Sie uns kurz.
Wie kündige ich Pro?
Öffnen Sie im Dashboard die „Einstellungen“ und klicken Sie auf „Abo kündigen“. Pro läuft bis zum Ende des bezahlten Zeitraums weiter.
Sie nutzen RechneX Enterprise?
Für die Umwandlung Ihrer Rechnungen gilt Ihre persönliche Kurzanleitung, denn RechneX ist auf Ihre Rechnungen eingerichtet.
Lesen und Prüfen funktionieren wie auf dieser Seite beschrieben. Preise, Tageslimits und Bezahlschritte gelten für Sie nicht.
Bei Fragen schreiben Sie wie gewohnt an Ihren Ansprechpartner bei RechneX.
Keine passende Antwort gefunden?
Schreiben Sie uns über das Kontaktformular oder an kontakt@rechnex.de. Wir melden uns in der Regel innerhalb eines Werktags.
Das hilft uns bei der Antwort: Was wollten Sie tun, und welche Meldung erscheint? Bitte senden Sie keine sensiblen Rechnungsdaten.
Diese Seite erklärt die Bedienung von RechneX. Sie ersetzt keine Steuerberatung. Wie wir mit Ihren Daten umgehen, steht in der Datenschutzerklärung.