Kunde verlangt E-Rechnung: So liefern Sie die passende Datei
Aus Ihrer bisherigen PDF-Rechnung oder einem Formular erstellen Sie eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung, die Ihr Kunde verarbeiten kann. Eine neue Buchhaltungssoftware brauchen Sie dafür nicht.
Für Betriebe, die ihre Rechnungen bisher mit Word, Excel oder als PDF schreiben und jetzt von einem Geschäftskunden eine E-Rechnung verlangt bekommen.
Ablauf
Vorgaben klären → Datei erzeugen → prüfen → senden
Einstieg
PDF umwandeln für 3,99 € je Rechnung, ohne Abo
Aus Ihrer PDF-Rechnung
PDF hochladen, erkannte Daten prüfen und als XRechnung oder ZUGFeRD herunterladen. 3,99 € je Rechnung, ohne Konto und ohne Abo.
Ohne PDF im Formular
Mit einem kostenlosen Konto erstellen Sie täglich eine Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Generator. Jede weitere kostet als Einzelkauf 2,99 €.
Vor dem Download geprüft
RechneX prüft XRechnungen mit dem KoSIT-Validator und ZUGFeRD-Dateien mit dem Mustang-Validator. Technische Fehler sehen Sie, bevor die Datei beim Kunden ankommt.
Woran die erste E-Rechnung für einen Kunden oft scheitert
Meist fehlen Informationen, bevor die erste Datei entsteht: ob Sie schon müssen, welches Format der Kunde meint und welche Nummern er in der Rechnung erwartet.
Typische Hürde
Unklar, ob Sie überhaupt schon müssen
Ob das Gesetz Sie 2027 verpflichtet, hängt von Ihrem Vorjahresumsatz ab. Was Ihr Kunde verlangen kann, steht dagegen in Ihrer Vereinbarung oder seinen Bestellbedingungen. Beides wird oft vermischt.
Typische Hürde
Der Kunde schreibt nur „E-Rechnung“
Gemeint sein kann eine XRechnung als reine XML-Datei, eine ZUGFeRD-Rechnung mit PDF-Ansicht oder ein Upload in sein Lieferantenportal. Wer rät, schickt leicht das falsche Format.
Typische Hürde
Die Rechnung kommt zurück
Fehlt die Bestellnummer oder die vorgegebene Käuferreferenz, kann der Rechnungseingang des Kunden die Rechnung keinem Vorgang zuordnen. Die Zahlung verzögert sich, obwohl die Datei technisch gültig ist.
In drei Schritten zur ersten E-Rechnung für Ihren Kunden
Der Ablauf ist für Freiberufler, Handwerksbetriebe und kleine Büros derselbe. Unterschiedlich ist nur, womit Sie starten: mit einem fertigen PDF oder mit einem leeren Formular.
Vorgaben beim Kunden erfragen
Fragen Sie nach Format, Bestellnummer, Käuferreferenz und der Adresse für den Rechnungseingang. Bei Behörden gehört die Leitweg-ID dazu.
Rechnung erzeugen und prüfen
Eine vorhandene PDF-Rechnung wandeln Sie im Konverter um, ohne PDF nutzen Sie den Generator. Kontrollieren Sie die übernommenen Daten, bevor Sie die Datei herunterladen.
Auf dem vereinbarten Weg senden
Senden Sie die Datei per E-Mail, laden Sie sie im Portal des Kunden hoch oder nutzen Sie den Weg, den er nennt. Bewahren Sie die gesendete Originaldatei auf.
Formatwahl
Welches Format verlangt Ihr Kunde?
XRechnung und ZUGFeRD sind beide E-Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Welches Format Sie schicken, entscheidet in der Praxis Ihr Kunde, weil sein System die Datei verarbeiten muss. Schreibt er nur „E-Rechnung“, fragen Sie nach.
- Nennt Ihr Kunde XML, ein Lieferantenportal oder eine Leitweg-ID, deutet das auf XRechnung hin.
- Möchte er die Rechnung weiter als PDF lesen und ablegen, passt ZUGFeRD: Das PDF enthält die Rechnungsdaten zusätzlich als eingebettete XML-Datei.
- Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL gelten steuerlich nicht als E-Rechnung. RechneX gibt ZUGFeRD im Profil EN 16931 aus, EXTENDED nur auf ausdrückliche Anforderung des Empfängers.
- Bei Bundesbehörden wählen Sie in RechneX XRechnung. Die ZUGFeRD-Ausgabe von RechneX erfüllt die Bundesvorgabe nicht.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Was Ihr Kunde erhält | Eine XML-Datei ohne eigene Sichtansicht | Ein PDF mit eingebetteter XML-Datei |
| Typische Anforderer | Behörden, Lieferantenportale, Unternehmen mit automatisiertem Rechnungseingang | Geschäftskunden, die Rechnungen weiter als PDF lesen und ablegen |
| Woran Sie die Forderung erkennen | „XRechnung“, „XML“, „Leitweg-ID“, Upload in ein Portal | „ZUGFeRD“, „Factur-X“, „PDF mit XML“ |
| Rechnung an eine Bundesbehörde | In RechneX dieses Format wählen | Bund verlangt das Profil XRECHNUNG als reine XML; RechneX-ZUGFeRD (EN 16931, EXTENDED) erfüllt das nicht |
| Mit RechneX erstellen | Konverter oder XRechnung-Generator | Konverter oder ZUGFeRD-Generator |
| Vor dem Versand prüfen | XRechnung-Validator (KoSIT) | ZUGFeRD-Validator (Mustang) |
Was tun, wenn ein Kunde eine E-Rechnung verlangt?
Fragen Sie Ihren Kunden zuerst, ob er XRechnung oder ZUGFeRD erwartet und welche Bestellnummer und Käuferreferenz in der Rechnung stehen sollen. Erzeugen Sie dann aus Ihrer gewohnten Rechnung die passende Datei, lassen Sie sie technisch prüfen und senden Sie sie an die Adresse oder in das Portal, das Ihr Kunde nennt. Bewahren Sie die gesendete Originaldatei auf.
Muss ich überhaupt schon E-Rechnungen schreiben?
Ob das Gesetz Sie schon verpflichtet, hängt von drei Fragen ab. Der Pflicht-Check ordnet Ihr Unternehmen danach ein (Inlandsgeschäft mit Unternehmen, Kleinunternehmer, Umsatz 2026); Ausnahmen für einzelne Rechnungen nennt er als Hinweis.
- Sind Sie und Ihr Kunde im Inland ansässig, und kauft er für sein Unternehmen? Nur dann greift die Pflicht. Für Privatkunden und Kunden im Ausland gilt sie nicht.
- Sind Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG? Dann dürfen Sie Ihre Rechnungen weiter auf Papier oder mit Zustimmung des Kunden als PDF schicken.
- Wie hoch war Ihr Gesamtumsatz 2026? Lag er über 800.000 Euro, müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Lag er bei höchstens 800.000 Euro, dürfen Sie 2027 noch Papierrechnungen oder mit Zustimmung des Kunden PDF-Rechnungen schicken. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Aussteller, vorbehaltlich der Ausnahmen. Steht Ihr Umsatz 2026 noch nicht fest, planen Sie vorsorglich mit dem 1. Januar 2027.
Einzelne Rechnungen sind unabhängig davon ausgenommen: Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag, Fahrausweise und viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Rechnen Sie steuerfreie und steuerpflichtige Leistungen gemeinsam ab, muss die gesamte Rechnung eine E-Rechnung sein.
Für Leistungen der Jahre 2025 und 2026 gilt für alle noch die Übergangsregel: Papier ist erlaubt, PDF mit Zustimmung des Kunden. Maßgeblich ist, wann Sie die Leistung erbracht haben, nicht das Rechnungsdatum. Einzelheiten stehen in den Beiträgen zur E-Rechnungspflicht für Freiberufler und Kleinunternehmer und zu den Fristen im Handwerk.
Gesetz und Vertrag sind zwei verschiedene Fragen
Auch wenn das Gesetz Sie noch nicht verpflichtet, kann Ihr Kunde die E-Rechnung zur Bedingung machen, etwa in einem Rahmenvertrag, in seinen Einkaufsbedingungen oder in der Bestellung. Auf welches Format und welchen Übermittlungsweg sich die Vertragsparteien einigen, ist nach Auffassung der Finanzverwaltung zivilrechtlich zwischen ihnen zu klären. Ob eine solche Klausel Sie bindet, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuer- oder Rechtsberatung.
Eine E-Rechnung dürfen Sie an Unternehmenskunden im Inland für deren Unternehmen ohne Zustimmung schicken, auch als Kleinunternehmer und bei Kleinbetragsrechnungen. Bei Kunden im Ausland, bei Privatkunden und bei Umsätzen ohne E-Rechnungspflicht, etwa steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, braucht auch die E-Rechnung die Zustimmung des Kunden. Für eine PDF-Rechnung brauchen Sie sie immer. Da die Pflicht für die meisten Betriebe spätestens ab 2028 gilt (Kleinunternehmer und Kleinbeträge ausgenommen), lohnt es sich selten, für ein Jahr auf Papier auszuweichen.
Was muss mein Kunde in der Rechnung sehen?
Damit der Rechnungseingang Ihres Kunden die Rechnung zuordnen kann, braucht er neben dem richtigen Format die Angaben, die er selbst vorgegeben hat. Klären Sie diese vier Punkte vor der ersten Datei:
- Format: XRechnung oder ZUGFeRD. Nennt Ihr Kunde eine bestimmte Version oder ein ZUGFeRD-Profil, übernehmen Sie diese Vorgabe.
- Bestellnummer: Sie gehört in die Bestellreferenz BT-13. Das Feld ist im Standard optional. Hat Ihr Kunde eine Bestellnummer vergeben, gehört sie trotzdem hinein, denn darüber ordnet er die Rechnung seiner Bestellung zu.
- Käuferreferenz: Die Käuferreferenz BT-10 ist in der XRechnung ein Pflichtfeld. Den Inhalt gibt Ihr Kunde vor, zum Beispiel eine Kostenstelle, nicht die Kundennummer, die Sie ihm selbst vergeben haben. Nennt er keine, fragen Sie nach. Leer bleiben darf das Feld nicht; laut Verwendungshinweis zu BT-10 sind im B2B-Geschäft eigene Käuferreferenzen zulässig, eine Leitweg-ID ist dort nicht nötig. Bei Behörden steht hier die Leitweg-ID.
- Rechnungseingang: An welche E-Mail-Adresse oder in welches Portal soll die Rechnung gehen? In der XRechnung steht die elektronische Adresse Ihres Kunden zusätzlich im Pflichtfeld BT-49.
Eine kurze Rückfrage an Ihren Kunden kann so aussehen:
Sie haben um eine E-Rechnung gebeten. Damit Ihr Rechnungseingang sie verarbeiten kann, bitten wir um folgende Angaben: Benötigen Sie XRechnung oder ZUGFeRD? Welche Käuferreferenz sollen wir angeben? Brauchen Sie auf jeder Rechnung eine Bestellnummer? An welche Adresse oder in welches Portal sollen wir die Rechnungen senden?
Halten Sie die Antworten schriftlich fest. Die kostenlose Vorlage für Empfängeranforderungen enthält diese und weitere Punkte als PDF- und Excel-Datei.
Welcher Weg ist für mich am schnellsten?
Die Rechnung liegt schon als PDF vor
Laden Sie das PDF in den Konverter für PDF-Rechnungen. Word- und Excel-Rechnungen speichern Sie vorher als PDF. RechneX erkennt die Rechnungsdaten automatisch, auch mit KI-Unterstützung. Sie prüfen und ergänzen sie, etwa um Bestellnummer und Käuferreferenz, und laden XRechnung oder ZUGFeRD herunter. Eine Konvertierung kostet 3,99 €, ohne Konto und ohne Abo.
Sie haben keine Rechnungssoftware
Im XRechnung-Generator oder im ZUGFeRD-Generator füllen Sie ein Formular aus. Mit einem kostenlosen Konto ist eine Rechnung pro Tag enthalten, jede weitere kostet als Einzelkauf 2,99 €.
Sie schreiben regelmäßig Rechnungen an solche Kunden
Dann vergleichen Sie die Einzelpreise mit Pro auf der Preisseite: 19,00 € im Monat oder 149,00 € im Jahr. Konvertierung, Generator, technische Prüfung und Batch-Uploads bis 10 PDFs pro Lauf sind enthalten und werden nicht einzeln abgerechnet.
Die Rechnungen kommen aus ERP oder Warenwirtschaft
Bei vielen Rechnungen aus einem System lohnt sich Einzelarbeit im Browser nicht. Mit Enterprise bindet RechneX ERP, Warenwirtschaft oder Shop an, stimmt die Erkennung auf Ihre Rechnungsvorlagen ab und kann fertige E-Rechnungen per E-Mail direkt an den Empfänger senden. Der Preis richtet sich nach Volumen und Prozess.
Warum schickt mein Kunde die E-Rechnung zurück?
Häufige Ursachen sind:
- Die Käuferreferenz fehlt. In einer XRechnung meldet der Validator dann die Regel BR-DE-15.
- Die elektronische Adresse des Kunden (BT-49) fehlt. Auch das ist in der XRechnung ein Pflichtfeld.
- Die Bestellnummer fehlt oder steht nur im Freitext. Ein Validator bemerkt das nicht, weil BT-13 optional ist. Gleichen Sie die Nummer deshalb selbst mit der Bestellung ab.
- Das Format passt nicht, etwa ZUGFeRD statt der verlangten XRechnung. Bei Bundesbehörden wählen Sie in RechneX XRechnung; die ZUGFeRD-Ausgabe von RechneX erfüllt die Bundesvorgabe nicht.
- Das ZUGFeRD-Profil reicht nicht. MINIMUM und BASIC-WL gelten steuerlich nicht als E-Rechnung.
- Beträge und Steuer passen nicht zusammen, oft durch Rundungen in der bisherigen Vorlage.
- Bei Kleinunternehmern fehlt der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG, oder es ist versehentlich Umsatzsteuer ausgewiesen.
- Die Datei geht an die allgemeine Firmenadresse statt an den Rechnungseingang, oder sie wird nicht im verlangten Portal hochgeladen.
Den technischen Teil prüfen Sie vor dem Versand im XRechnung-Validator oder im ZUGFeRD-Validator. Ob Bestellnummer und Referenz zu Ihrem Kunden passen, erkennt kein Validator; das kontrollieren Sie anhand seiner Vorgaben. Wurde eine XRechnung schon abgelehnt, hilft die Checkliste für abgelehnte XRechnungen.
Was gilt, wenn mein Kunde eine Behörde ist?
Für öffentliche Auftraggeber gelten zusätzlich eigene Vorschriften. Bundesbehörden verlangen nach der E-Rechnungsverordnung seit dem 27. November 2020 elektronische Rechnungen. Ausgenommen sind Rechnungen nach Direktaufträgen mit einem Auftragswert bis 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer. Neben den steuerlichen Angaben verlangt die Verordnung die Leitweg-ID, Ihre Bankverbindung, die Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse von Ihnen, außerdem Lieferantennummer und Bestellnummer, wenn Sie diese bei der Beauftragung erhalten haben (§ 5 Abs. 2 ERechV).
Bei Bundesbehörden wählen Sie in RechneX XRechnung. Der Bund nimmt ZUGFeRD nur im Profil XRECHNUNG und als reine XML-Datei an; die ZUGFeRD-Ausgabe von RechneX erfüllt diese Vorgabe nicht. Die unmittelbare Bundesverwaltung nimmt Rechnungen ausschließlich über die Plattform OZG-RE an. Länder und Kommunen regeln die E-Rechnung eigenständig; fragen Sie dort nach Eingangsweg und Format.
Umsatzsteuergesetz und E-Rechnungsverordnung gelten nebeneinander. Weichen sie voneinander ab, etwa bei Grenzbeträgen oder Übermittlungswegen, ist die strengere Vorschrift maßgeblich. Den Ablauf beschreibt die Seite zu Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
Wie sende und archiviere ich die E-Rechnung?
Einen bestimmten Übermittlungsweg schreibt das Umsatzsteuerrecht nicht vor. Möglich sind zum Beispiel E-Mail, Download über ein Portal, EDI oder eine Schnittstelle. Per E-Mail hängen Sie die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF an. Die Rechnungsdaten gehören in die Datei, nicht in den Text der E-Mail. Versandwege, Nachweis und den Umgang mit Zurückweisungen beschreibt die Seite E-Rechnung versenden.
Bewahren Sie die E-Rechnung so auf, dass zumindest der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Ein Ausdruck oder ein reines PDF-Abbild erhält den strukturierten Teil nicht. Einzelheiten zu Fristen und Ablage stehen im Beitrag zur Aufbewahrungspflicht für E-Rechnungen.
Rechtsgrundlagen
Rechtsstand: 2. November 2026. Diese Seite beschreibt die praktische Umsetzung und ersetzt keine Steuerberatung.
- § 14 UStG: E-Rechnung, sonstige Rechnung und Zustimmung des Empfängers (Abs. 1), Pflicht im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen (Abs. 2)
- § 27 Abs. 38 UStG: Übergangsregeln für 2025 und 2026 sowie für 2027 bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz
- § 33, § 34 und § 34a UStDV: Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025: Rn. 6a, 6b, 22, 35a und 60 sowie Abschnitt 14.1 Abs. 4 bis 7 und 14 UStAE; die Übergangsregeln stehen im BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 62 bis 65
- BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 22 bis 25: Geschäftsregelfehler und Verhältnis zur E-Rechnungsverordnung; Einordnung im Beitrag zum BMF-Schreiben vom 15.10.2026
- § 3 ERechV und § 5 ERechV sowie die FAQ des Bundes zur E-Rechnung: Rechnungen an Bundesbehörden
Passende Tools
PDF zu E-Rechnung
Vorhandene PDF-Rechnung in XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln, Daten prüfen und herunterladen.
XRechnung-Generator
XRechnung im Formular erstellen, mit Käuferreferenz und Bestellnummer.
ZUGFeRD-Generator
PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten erstellen, wenn Ihr Kunde ein lesbares PDF möchte.
XRechnung-Validator
Fertige XRechnung vor dem Versand technisch prüfen.
Weitere Ratgeber
Pflicht-Check zur E-Rechnung
Prüfen, ab wann das Gesetz Sie zur E-Rechnung verpflichtet.
E-Rechnung versenden
Versandwege, Nachweis und was tun, wenn der Kunde die Rechnung zurückweist.
Rechnungen an Behörden
XRechnung mit Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber.
E-Rechnung für Kleinunternehmer
Rechnungen nach § 19 UStG als ZUGFeRD oder XRechnung erstellen.
Häufige Fragen, wenn ein Kunde eine E-Rechnung verlangt
Antworten auf Fragen, die kleine Betriebe beim Umstieg von PDF auf XRechnung oder ZUGFeRD stellen. Rechtsstand: 2. November 2026.
Ich schreibe meine Rechnungen bisher als PDF. Welches Programm brauche ich für den Umstieg auf XRechnung?
Sie können bei Word, Excel oder Ihrem bisherigen Rechnungsprogramm bleiben und das fertige PDF in eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung umwandeln. Am Ende muss eine strukturierte Datei stehen, die alle Pflichtangaben im XML enthält und die technische Prüfung besteht. Erzeugen Sie viele Rechnungen aus einer Warenwirtschaft, prüfen Sie zuerst, ob das System XRechnung selbst exportiert; sonst kommt eine Anbindung per Schnittstelle in Frage.
Welche E-Rechnungslösung eignet sich auch für Kleinunternehmer und Freiberufler?
Für wenige Rechnungen reicht ein Werkzeug ohne Einrichtung und ohne Grundgebühr. Es sollte XRechnung und ZUGFeRD ausgeben, die Datei vor dem Download prüfen und Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit dem Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG abbilden können. Bei RechneX bezahlen Sie einzelne Rechnungen einzeln; wer regelmäßig Rechnungen schreibt, nutzt Pro zum Festpreis.
Mein Kunde verlangt die E-Rechnung schon jetzt. Muss ich das mitmachen?
Gesetzlich erst, wenn Ihre eigene Pflicht beginnt; das zeigt der Pflicht-Check auf der Seite zur E-Rechnungspflicht. Ob Sie Ihrem Kunden trotzdem schon jetzt E-Rechnungen liefern müssen, regelt Ihr Vertrag mit ihm, etwa ein Rahmenvertrag oder seine Einkaufsbedingungen. Steuerlich dürfen Sie eine E-Rechnung jederzeit schicken, an Unternehmenskunden im Inland ohne deren Zustimmung.
Mein Kunde akzeptiert kein PDF mehr. Was nun?
Eine PDF-Rechnung dürfen Sie nur mit Zustimmung des Kunden schicken. Lehnt er PDF ab, bleiben Ihnen während Ihrer Übergangszeit die Papierrechnung, die keine Zustimmung braucht, oder die E-Rechnung. Ab 2028 müssen die meisten Betriebe ohnehin E-Rechnungen ausstellen; ausgenommen sind unter anderem Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen. Wer jetzt umstellt, muss das also nicht ein Jahr später noch einmal tun.
Darf mein Kunde eine E-Rechnung ablehnen und stattdessen Papier verlangen?
Steuerlich nicht, wenn Sie beide im Inland ansässige Unternehmen sind. Seit 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Verweigert der Kunde die Annahme, hat er nach Auffassung der Finanzverwaltung keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung. Ihre umsatzsteuerlichen Pflichten gelten als erfüllt, wenn Sie die Übermittlung nachweisen können, etwa mit einem Sendeprotokoll. Wie Sie den Versand belegen, beschreibt die Seite „E-Rechnung versenden“.
Gilt meine PDF-Rechnung als akzeptiert, wenn der Kunde bisher nicht widersprochen hat?
In der Regel ja. Die Zustimmung zu einer PDF-Rechnung braucht keine bestimmte Form. Es genügt, dass Ihr Kunde Ihre PDF-Rechnungen bisher widerspruchslos angenommen hat, und sie kann auch in seinen Geschäftsbedingungen stehen. Verlangt er jetzt ausdrücklich eine E-Rechnung, sollten Sie sich darauf nicht mehr verlassen.
Mein Kunde schreibt ein Portal oder Peppol vor. Geht das mit RechneX?
RechneX erstellt und prüft die Datei. Einen Versand über das Peppol-Netzwerk bietet RechneX nicht an. Bei einem Lieferantenportal laden Sie die heruntergeladene XRechnung oder ZUGFeRD-Datei dort hoch. Nimmt Ihr Kunde ausschließlich Peppol an, brauchen Sie zusätzlich einen Peppol-Zugangsdienst; fragen Sie vorher, ob auch E-Mail oder Upload möglich sind. Die Versandwege im Vergleich zeigt die Seite „E-Rechnung versenden“.
Was passiert, wenn meine E-Rechnung einen Fehler hat?
Das BMF unterscheidet zwei Fälle. Bei einem Formatfehler entspricht die Datei nicht der vorgeschriebenen Syntax und gilt steuerlich als sonstige Rechnung. Ein Geschäftsregelfehler wie eine fehlende Käuferreferenz macht die Datei technisch zwar nicht mehr normgerecht, umsatzsteuerlich bleibt sie aber grundsätzlich eine E-Rechnung. Ihr Kunde kann sie trotzdem zurückweisen, weil sein System sie nicht verarbeitet. Falsche Pflichtangaben, etwa ein falscher Steuersatz, machen die Rechnung nicht ordnungsgemäß, auch wenn der Validator sie nicht bemerkt. Bewahren Sie den Prüfbericht auf; laut BMF dürfen Sie sich bei ordentlicher Sorgfalt auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierung verlassen.