proALPHA-Rechnungen als valide XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben

Ob eine direkte Anbindung möglich ist, hängt von Ihrer proALPHA-Version und den verfügbaren Schnittstellen ab. Zuerst prüfen wir, ob strukturierte Daten über eine vorhandene Schnittstelle oder einen Export bereitstehen. Alternativ kommen Datei-, Queue-, Verzeichnis- oder E-Mail-Prozesse sowie ein stabiler PDF-Output infrage. Der Übergabeweg wird deshalb passend zur tatsächlich betriebenen Umgebung festgelegt.

Beide Betriebsmodelle können grundsätzlich Ausgangspunkt sein. Der konkrete Weg hängt jedoch von Release, Berechtigungen, vorhandenen Schnittstellen, kundenspezifischen Anpassungen und der betriebenen Systemlandschaft ab. Diese Punkte werden vor der Umsetzung aufgenommen.

Ja, wenn der PDF-Output stabil ist und alle benötigten Rechnungsdaten zuverlässig vorliegen oder aus einer verlässlichen Quelle ergänzt werden können. Für ZUGFeRD werden strukturierte XML-Daten in eine PDF/A-3-Datei eingebettet. Kritische Stammdaten, Steuern und Summen sollten dabei nicht allein auf unkontrollierter Texterkennung beruhen.

Ja, sofern die für den Empfänger erforderlichen Kopf-, Positions-, Steuer-, Zahlungs- und Referenzdaten verfügbar und eindeutig zuordenbar sind. Die fertige XML wird anschließend gegen die einschlägigen Format- und Geschäftsregeln geprüft.

XRechnung ist ein reines strukturiertes XML-Format und wird insbesondere von öffentlichen Auftraggebern verlangt. ZUGFeRD verbindet ein Rechnungsbild mit eingebetteten strukturierten Daten und ist häufig für B2B-Prozesse praktisch. Entscheidend sind die Vorgaben des Empfängers, nicht allein die technische Möglichkeit im ERP.

Benötigt werden unter anderem eindeutige Rechnungs- und Geschäftspartnerdaten, Rechnungsdatum, Währung, Positionen mit Mengen, Einheiten und Preisen, Steueraufschlüsselung, Summen, Zahlungsinformationen sowie je nach Empfänger Bestellreferenz, Käuferkennung oder Leitweg-ID. Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil enthalten sein.

Nicht zwingend. Wenn strukturierte ERP-Felder vollständig bereitstehen, kann die E-Rechnung unabhängig vom sichtbaren Report erzeugt werden. Wird der bestehende PDF-Output als Datenquelle oder ZUGFeRD-Sichtteil genutzt, müssen Stabilität, Lesbarkeit und Layoutvarianten geprüft werden. Anpassungen sind erst nach dieser Analyse sinnvoll.

Sie werden als Teil der vorhandenen Rechnungslandschaft aufgenommen. Relevant ist, welches System den Beleg erzeugt, welche Daten es verändert, wo die finale Ausgabe liegt und welcher Prozess sie versendet oder archiviert. Dadurch wird vermieden, dass die Anbindung an einem Zwischenstand statt am freigegebenen Rechnungsbeleg ansetzt.

Solche Varianten können abgebildet werden, müssen aber mit echten Beispielen getestet werden. Dazu gehören unter anderem Gutschriften, Korrekturen, Fracht- und Bearbeitungspositionen, Rabatte, mehrere Steuersätze, abweichende Lieferdaten und zusätzliche Bestell- oder Lieferscheinreferenzen.

Für regelmäßige oder hohe Volumen wird die Verarbeitung nicht als Folge manueller Einzelschritte geplant. Eine belastbare Strecke benötigt eindeutige IDs, Queueing oder eine vergleichbare Übergabesteuerung, Dublettenschutz, Wiederholungen, Statusmeldungen, Monitoring und einen definierten Klärungsprozess für abgelehnte Belege.

Bei XRechnung werden XML-Struktur und geltende Geschäftsregeln geprüft. Bei ZUGFeRD kommen die Prüfung des eingebetteten XML und die technische Kontrolle der PDF/A-3-Datei zusammen. Zusätzlich gleicht RechneX vereinbarte Pflichtfelder und Rechnungssummen mit der Quelle ab.

Nein. proALPHA kann das führende System für Auftrag und Faktura bleiben. RechneX ergänzt die E-Rechnungserzeugung, Validierung und vereinbarte Übergabe. Ob anschließend der bestehende Versand, eine API, ein Verzeichnis oder ein anderer Kanal genutzt wird, wird pro Prozess festgelegt.