E-Rechnung für Maschinenbau: ERP-PDFs und Projektabrechnung individuell mappen

Im Maschinenbau und Anlagenbau entstehen Rechnungen häufig aus ERP-, Warenwirtschafts- oder Fachsystemen. Das PDF sieht sauber aus und enthält Auftrag, Bestellung, Lieferpositionen, Projektnummer, Serien- oder Chargenhinweise, Abschläge, Anzahlungen, Schlussbetrag und technische Anlagen. Genau dieses PDF ist oft der etablierte Prozess, den Vertrieb, Projektleitung und Buchhaltung kennen.

Der Druck entsteht, wenn Kunden, Konzerne oder Portale nicht mehr nur ein PDF akzeptieren. Sie verlangen XRechnung, ZUGFeRD, strukturierte Referenzen, Bestellbezug, Anlagen und eine Datei, die im ERP-Eingang automatisch verarbeitet werden kann. RechneX setzt hier auf Ihren bestehenden ERP-PDF-Export und macht daraus einen individuell eingerichteten Enterprise-Workflow.

Maschinenbau-Rechnungen sind selten schlanke Einzelbelege. Eine Rechnung kann Teil eines Projekts sein, eine Anzahlung verrechnen, sich auf mehrere Lieferungen beziehen, Anlagen enthalten oder bestimmte Kundenportal-Felder verlangen. Wenn ein Standard-Konverter nur Positionen und Summe erkennt, fehlen genau die Daten, die über Freigabe oder Ablehnung entscheiden.

Kritisch sind Bestellnummern, Projektnummern, Liefer- und Leistungszeiträume, Anlagen, Seriennummern, Schlussrechnungslogik, mehrere Steuersätze, Rundungen, kundenspezifische Referenzen und die Frage, ob XRechnung oder ZUGFeRD der bessere Übergabeweg ist. Diese Punkte müssen im Mapping festgelegt werden, nicht im Nachhinein manuell repariert.

Sie senden 2 bis 5 anonymisierte Beispielrechnungen an kontakt@rechnex.de: Standardrechnung, Teilrechnung, Anzahlungsfall, Schlussrechnung, Rechnung mit Anlagen oder einen Beleg, der im Kundenportal besonders kritisch ist. Wir prüfen PDF-Layout, ERP-Herkunft, Pflichtfelder, Referenzen, Anlagenlogik und Zielformat.

Danach wird definiert, welche Felder aus dem ERP-PDF übernommen werden, welche Referenzen fest gemappt werden, welche Anlagen mitgeführt werden und wie die technische Validierung vor Versand aussieht. Bei ZUGFeRD bleibt das sichtbare PDF erhalten; bei XRechnung steht die strukturierte XML-Verarbeitung im Vordergrund.