E-Rechnung für Agenturen: Design-PDF als XRechnung oder ZUGFeRD

E-Rechnung für Agenturen: Design-PDF als XRechnung oder ZUGFeRD nutzen

Agenturen möchten keine beliebige Standardrechnung verschicken. Logo, Typografie, Farben und Aufbau gehören zum eigenen Markenauftritt. Gleichzeitig benötigen Kunden zunehmend strukturierte Rechnungsdaten, die sich ohne manuelle Übertragung in Buchhaltungs- und ERP-Systemen verarbeiten lassen.

Eine aus InDesign, Illustrator, Acrobat, Word oder einer Agentursoftware exportierte PDF-Datei erfüllt diese technische Anforderung allein nicht. Ein einfaches PDF gilt nach der seit dem 1. Januar 2025 geltenden Definition nicht als E-Rechnung, weil ihm die maschinenlesbare Datenstruktur fehlt. Quelle: BMF FAQ zur E-Rechnung

Agenturen benötigen deshalb je nach Empfänger eines von zwei Formaten:

• ZUGFeRD, wenn eine lesbare PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten gewünscht ist.
• XRechnung, wenn der Kunde eine strukturierte XML-Datei verlangt, etwa bei öffentlichen Aufträgen.

Mit RechneX können Sie vorhandene PDF-Rechnungen umwandeln, E-Rechnungen direkt erstellen und die fertigen Dateien vor dem Versand prüfen.

PDF-Rechnung in eine E-Rechnung umwandeln
Originaldesign als ZUGFeRD umsetzen

Welches E-Rechnungsformat passt zu Ihrer Agentur?

Die Entscheidung richtet sich nicht nach dem verwendeten Designprogramm, sondern nach den Anforderungen des Rechnungsempfängers.

Für viele Agenturen ist ZUGFeRD bei B2B-Rechnungen die praktischere Lösung. Der Kunde erhält weiterhin ein vertrautes PDF, während die Buchhaltung auf die eingebetteten XML-Daten zugreifen kann.

XRechnung ist vor allem relevant, wenn ein Auftraggeber ausdrücklich eine XML-Rechnung verlangt. Das betrifft häufig Behörden, Kommunen, Hochschulen, Kammern und andere öffentliche Einrichtungen.

Einen ausführlichen Vergleich finden Sie im Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD.

Warum ein normales Rechnungs-PDF keine E-Rechnung ist

Eine PDF-Datei bildet den sichtbaren Inhalt einer Rechnung ab. Für eine E-Rechnung müssen die Angaben zusätzlich in einer fest definierten Datenstruktur vorliegen.

Dazu gehören unter anderem:

• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
• vollständige Angaben zu Verkäufer und Käufer
• einzelne Rechnungspositionen
• Mengen, Einheiten und Einzelpreise
• Steuerkategorien, Steuersätze und Steuerbeträge
• Netto-, Steuer- und Bruttosummen
• Zahlungsbedingungen und Bankverbindung
• Bestellnummern, Vertragsreferenzen oder Buyer References
• weitere Pflichtfelder des verwendeten E-Rechnungsformats

Ein PDF kann diese Angaben sichtbar enthalten, ohne dass eine Buchhaltungssoftware sie zuverlässig auslesen kann. Deshalb wird aus einer InDesign- oder Acrobat-Rechnung nicht allein durch den PDF-Export eine E-Rechnung.

Auch das nachträgliche Anhängen einer beliebigen XML-Datei reicht nicht aus. Die XML-Daten müssen fachlich korrekt aufgebaut sein und mit dem sichtbaren Rechnungsinhalt übereinstimmen.

ZUGFeRD für Agenturen: Rechnungsdesign und XML in einer Datei

ZUGFeRD verbindet zwei Ebenen in einem Dokument:

Das sichtbare Dokument basiert auf PDF/A-3. Die XML-Datei wird in das PDF eingebettet und enthält die strukturierten Rechnungsdaten.

Für Agenturen bietet dieser Aufbau einen entscheidenden Vorteil: Die Rechnung kann weiterhin professionell gestaltet sein, ohne auf maschinenlesbare Daten zu verzichten.

ZUGFeRD eignet sich beispielsweise für:

• Rechnungen mit eigenem Corporate Design
• aus InDesign oder einer Agentursoftware erzeugte PDFs
• detaillierte Projekt- und Leistungsbeschreibungen
• Rechnungen an B2B-Kunden
• Kunden, die ein PDF lesen oder intern weiterleiten möchten
• Buchhaltungen, die strukturierte XML-Daten verarbeiten können

Ein ZUGFeRD-Dokument gilt jedoch nicht allein wegen der eingebetteten XML-Datei automatisch als korrekte E-Rechnung. Das verwendete Profil, die enthaltenen Pflichtangaben und die Rechnungslogik müssen zu den gesetzlichen und technischen Anforderungen passen. Quelle: FeRD zu ZUGFeRD und Factur-X

PDF und XML müssen denselben Inhalt wiedergeben

Bei ZUGFeRD existieren die Rechnungsangaben sichtbar im PDF und strukturiert in der XML-Datei. Beide Ebenen müssen übereinstimmen.

Problematisch wären beispielsweise:

• 19 Prozent Umsatzsteuer im PDF, aber 7 Prozent in der XML-Datei
• ein anderes Zahlungsziel in beiden Darstellungen
• abweichende Rechnungs- oder Bestellnummern
• fehlende Positionen in der XML-Datei
• unterschiedliche Netto- oder Bruttosummen
• eine Gutschrift im PDF, die technisch als normale Rechnung codiert wurde

Eine reine Formatprüfung erkennt nicht jede inhaltliche Abweichung. Die Rechnungsdaten sollten deshalb vor dem Versand auch fachlich kontrolliert werden.

Bestehendes InDesign- oder PDF-Design weiterverwenden

Bei geeigneten PDF-Rechnungen kann RechneX das vorhandene Dokument als sichtbare Ebene der ZUGFeRD-Rechnung verwenden und PDF/A-3-konform aufbereiten.

Wie verbindlich das Design erhalten werden muss, bestimmt den passenden Weg.

Vorhandenes Standard-PDF konvertieren

Wenn Ihre Rechnung bereits alle Angaben klar enthält und keine besonderen Layoutregeln benötigt, können Sie die Datei über den PDF-zu-E-Rechnung-Konverter hochladen.

Die erkannten Rechnungsdaten lassen sich vor dem Export prüfen und bei Bedarf korrigieren. Anschließend kann die Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD ausgegeben und validiert werden.

Dieser Weg eignet sich für einzelne oder regelmäßig wiederkehrende Standardrechnungen, bei denen geringfügige technische Anpassungen am PDF akzeptabel sind.

Originaldesign verbindlich erhalten oder nachbauen

Wenn Abstände, Typografie, Seitenaufbau, Briefpapier oder andere Gestaltungselemente verbindlich gleich bleiben müssen, reicht eine allgemeine PDF-Konvertierung nicht immer aus.

RechneX kann bestehende Rechnungsdesigns für einen kontrollierten ZUGFeRD-Prozess technisch umsetzen oder originalgetreu nachbauen. Dabei werden sichtbares Dokument, XML-Daten und PDF/A-3-Anforderungen gemeinsam berücksichtigt.

Das ist sinnvoll, wenn:

• das Rechnungsdesign Teil des Markenauftritts ist
• ein InDesign-Layout dauerhaft weiterverwendet werden soll
• mehrere Belegarten im gleichen Design benötigt werden
• sich Positionen und Seitenlängen regelmäßig ändern
• die erzeugten PDFs immer nach denselben Layoutregeln aufgebaut sein müssen
• ein verbindlicher Prozess statt einer bestmöglichen automatischen Übernahme benötigt wird

XRechnung für Agenturen: Wenn der Empfänger eine XML-Datei verlangt

Eine XRechnung ist keine gestaltete PDF-Rechnung, sondern eine strukturierte XML-Datei. Im Mittelpunkt stehen die maschinelle Verarbeitung und die Einhaltung der vorgeschriebenen Geschäftsregeln.

XRechnung wird besonders häufig bei Rechnungen an folgende Empfänger verlangt:

• Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden
• öffentliche Einrichtungen
• Hochschulen und Universitäten
• Kammern
• Projektträger
• öffentliche Unternehmen
• Auftraggeber mit eigenen Rechnungsportalen

Je nach Empfänger können zusätzliche Angaben erforderlich sein, beispielsweise:

• Leitweg-ID
• Buyer Reference
• Bestellnummer
• Vertragsnummer
• Lieferantennummer
• Kostenstelle
• Projektreferenz
• vorgegebener Übertragungsweg

Diese Anforderungen sollten vor der ersten Rechnung direkt mit dem Kunden geklärt werden. Eine technisch valide XML-Datei kann trotzdem abgelehnt werden, wenn eine vom Empfänger verlangte Referenz fehlt.

Mit RechneX können Sie eine XRechnung erstellen, im XRechnung Viewer lesbar anzeigen und mit dem XRechnung Validator prüfen.

Typische Rechnungsfälle in Agenturen

Agenturrechnungen enthalten häufig mehr als eine einfache Position mit Menge eins. Projektphasen, Fremdkosten, Leistungszeiträume und verschiedene Abrechnungsmodelle müssen auch in den strukturierten Daten korrekt abgebildet werden.

Unklare Sammelpositionen wie „Agenturleistung gemäß Absprache“ können zwar auf einem PDF verständlich wirken, liefern der Buchhaltung aber wenig verwertbare Struktur. Besser sind nachvollziehbare Positionen mit klarer Leistung, Menge, Einheit, Preis und Leistungszeitraum.

Empfohlener E-Rechnungs-Workflow für Agenturen

1. Format beim Kunden klären

Fragen Sie bei neuen Kunden frühzeitig:

• Wird XRechnung oder ZUGFeRD akzeptiert?
• Ist ein bestimmtes ZUGFeRD-Profil vorgeschrieben?
• Gibt es ein Rechnungsportal?
• Wird eine Leitweg-ID oder Buyer Reference benötigt?
• Müssen Bestell-, Projekt- oder Vertragsnummern angegeben werden?
• Darf die Rechnung per E-Mail versendet werden?

Verlassen Sie sich nicht allein darauf, dass der Begriff „E-Rechnung“ eindeutig sei. Kunden können damit eine XRechnung, eine ZUGFeRD-Datei oder einen eigenen Portalprozess meinen.

2. Ausgangsrechnung sauber aufbauen

Je klarer die Rechnung aufgebaut ist, desto zuverlässiger kann sie konvertiert werden.

Achten Sie insbesondere auf:

• eindeutige Rechnungsnummern
• vollständige Absender- und Empfängerdaten
• klare Leistungszeiträume
• getrennte Rechnungspositionen
• korrekte Mengen und Einheiten
• nachvollziehbare Einzelpreise
• richtige Steuersätze
• vollständige Zahlungsinformationen
• deutlich bezeichnete Sonderfälle

3. PDF konvertieren oder E-Rechnung direkt erstellen

Eine vorhandene PDF-Rechnung können Sie über den E-Rechnungs-Konverter in XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln.

Ohne fertiges PDF können Sie die Rechnung direkt im Browser erstellen:

• XRechnung erstellen
• ZUGFeRD erstellen

Das passende Vorgehen hängt davon ab, ob das bestehende Design weiterverwendet werden soll oder die strukturierte Rechnung direkt aus den eingegebenen Daten entstehen kann.

4. Daten fachlich kontrollieren

Prüfen Sie vor dem Export insbesondere:

• Rechnungs- und Kundennummer
• Empfängeranschrift
• Leistungszeitraum
• Positionen und Mengen
• Netto-, Steuer- und Bruttobeträge
• Steuerkategorien
• Zahlungsziel
• Bankverbindung
• Bestell- und Projektreferenzen
• Belegart bei Gutschriften oder Korrekturen

Eine automatische Erkennung reduziert den Aufwand, ersetzt aber nicht die abschließende Kontrolle durch den Rechnungsaussteller.

5. Datei validieren und lesbar prüfen

Vor dem Versand sollte die Datei technisch validiert werden.

Dafür stehen unter anderem folgende Werkzeuge bereit:

• XRechnung Validator
• ZUGFeRD Validator
• XRechnung Viewer

Die Validierung prüft das Format und die hinterlegten Geschäftsregeln. Zusätzlich sollte kontrolliert werden, ob die erfassten Inhalte tatsächlich der ursprünglichen Rechnung entsprechen.

6. Wiederkehrende Abläufe automatisieren

Wenn Rechnungen regelmäßig aus einem CRM, ERP, Projektmanagementsystem oder einer eigenen Agentursoftware entstehen, sollte die E-Rechnung nicht dauerhaft über manuelle Einzelschritte erzeugt werden.

Ein Enterprise-Prozess kann beispielsweise abbilden:

• Datenübernahme aus bestehenden Systemen
• API-basierte Rechnungserstellung
• individuelle Zuordnung von Rechnungsfeldern
• mehrere Absender oder Gesellschaften
• verschiedene Rechnungs- und Sonderfälle
• empfängerabhängige Pflichtfelder
• automatische Auswahl von XRechnung oder ZUGFeRD
• Freigabe vor dem Versand
• Validierungs- und Fehlerberichte
• E-Mail-Weiterleitung oder automatisierten Versand
• hohe oder schwankende Rechnungsvolumen

Enterprise-Workflow für E-Rechnungen ansehen

Standard-Konvertierung oder Enterprise?

Nicht jede Agentur benötigt ein Einrichtungsprojekt. Für einzelne Rechnungen und überschaubare Standardprozesse reicht häufig der normale RechneX-Workflow.

Enterprise ist besonders dann sinnvoll, wenn Fehler nicht erst bei jeder einzelnen Rechnung korrigiert werden sollen, sondern der gesamte Ablauf dauerhaft festgelegt werden muss.

E-Rechnungspflicht: Diese Termine sind für Agenturen wichtig

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen:

• Bis 31. Dezember 2026: Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können weiterhin sonstige Rechnungen verwendet werden.
• Bis 31. Dezember 2027: Für Rechnungsaussteller mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr gilt eine verlängerte Übergangsfrist.
• Ab 1. Januar 2028: Die umsatzabhängigen Übergangsregeln enden. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.

Maßgeblich ist grundsätzlich der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr. Die Grenze bezieht sich nicht auf den Wert einer einzelnen Rechnung. Quelle: BMF FAQ zur E-Rechnung

Für Agenturen bedeutet das:

• Ein normales PDF ist nicht automatisch eine E-Rechnung.
• Der Empfang strukturierter E-Rechnungen sollte bereits möglich sein.
• ZUGFeRD kann Design und strukturierte Daten verbinden.
• XRechnung bleibt für viele öffentliche Auftraggeber wichtig.
• Kundenanforderungen sollten vor der ersten Rechnung geklärt werden.
• Individuelle Layouts und Systemanbindungen sollten nicht erst kurz vor Ablauf der Übergangsfristen geplant werden.

Häufige Fragen zu E-Rechnungen für Agenturen

Ist eine normale PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Ein einfaches PDF enthält keine standardisierte Struktur für die automatische elektronische Verarbeitung und gilt nach der neuen Definition als sonstige Rechnung. Quelle: BMF FAQ zur E-Rechnung

Kann ich eine InDesign-Rechnung direkt als E-Rechnung exportieren?

InDesign erzeugt ein gestaltetes Dokument, aber normalerweise keine vollständige und validierte Rechnungs-XML. Das exportierte PDF muss deshalb entweder in ein E-Rechnungsformat umgewandelt oder als sichtbare Ebene einer korrekt aufgebauten ZUGFeRD-Rechnung verwendet werden.

Kann mein bisheriges Rechnungsdesign erhalten bleiben?

Bei ZUGFeRD kann das sichtbare PDF grundsätzlich erhalten bleiben. Bei geeigneten Standard-PDFs ist eine direkte Aufbereitung möglich. Wenn das Ergebnis verbindlich dem bisherigen Layout entsprechen oder dauerhaft nach festen Gestaltungsregeln erzeugt werden soll, empfiehlt sich die Umsetzung über ZUGFeRD mit Originaldesign oder einen Enterprise-Workflow.

Was ist für Agenturen besser: XRechnung oder ZUGFeRD?

Für viele B2B-Kunden ist ZUGFeRD praktischer, weil ein lesbares PDF und strukturierte XML-Daten in einer Datei verbunden werden. Verlangt der Empfänger eine reine XML-Datei, etwa im öffentlichen Bereich, wird meist XRechnung benötigt.

Agenturen sollten deshalb nicht nur ein Format unterstützen, sondern die Rechnung nach der jeweiligen Empfängeranforderung ausgeben können.

Braucht eine XRechnung zusätzlich ein PDF?

Die XRechnung selbst ist eine XML-Datei. Ein zusätzliches PDF ist für die technische Verarbeitung grundsätzlich nicht erforderlich und ersetzt die XML-Datei nicht. Zum menschlichen Prüfen kann der Inhalt mit einem XRechnung Viewer lesbar dargestellt werden.

Reicht es, eine XML-Datei an mein Rechnungs-PDF anzuhängen?

Nein. Eine ZUGFeRD-Rechnung benötigt einen technisch korrekten PDF/A-3-Aufbau, ein geeignetes XML-Format und übereinstimmende Inhalte. Das bloße Anhängen einer beliebigen XML-Datei erzeugt keine verlässliche E-Rechnung.

Welche Angaben sollte ich vorab beim Kunden erfragen?

Klären Sie mindestens:

• gewünschtes Rechnungsformat
• Übertragungsweg oder Portal
• Leitweg-ID oder Buyer Reference
• Bestell- oder Vertragsnummer
• Lieferantennummer
• zuständige Rechnungsadresse
• besondere Anforderungen an Positionen oder Referenzen

Diese Angaben verhindern, dass eine technisch korrekte Rechnung wegen einer fehlenden Empfängerreferenz abgelehnt wird.

Kann RechneX auch Gutschriften und andere Sonderfälle verarbeiten?

RechneX unterstützt neben Standardrechnungen verschiedene Belegarten und steuerliche Sonderfälle. Dazu gehören unter anderem Gutschriften, Korrekturrechnungen, Reverse Charge, Kleinunternehmerrechnungen sowie Teil-, Anzahlungs- und Endrechnungen.

Für wiederkehrende Sonderfälle, individuelle Regeln, Systemanbindungen und automatisierte Entscheidungen ist ein Enterprise-Workflow vorgesehen.

Fazit: Professionelles Rechnungsdesign und E-Rechnung lassen sich verbinden

Agenturen müssen ihr Rechnungsdesign nicht grundsätzlich aufgeben. Entscheidend ist die Wahl des passenden Formats.

Mit ZUGFeRD kann eine sichtbar gestaltete PDF-Rechnung mit strukturierten XML-Daten verbunden werden. Das eignet sich für viele B2B-Kunden und ermöglicht es, die eigene Gestaltung weiterzuverwenden.

XRechnung ist die passende Ausgabe, wenn ein Kunde eine strukturierte XML-Datei verlangt. Das betrifft besonders öffentliche Auftraggeber und Empfänger mit fest definierten Rechnungsprozessen.

Für Standardrechnungen können Agenturen ihre Dateien direkt mit RechneX erstellen, konvertieren und validieren. Wenn das bisherige InDesign- oder PDF-Layout verbindlich erhalten, originalgetreu nachgebaut oder automatisch aus bestehenden Systemen erzeugt werden soll, bietet RechneX eine individuelle Design- und Enterprise-Umsetzung.