E-Rechnung für Steuerberater: Pflichten, DATEV & Mandanten

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für Steuerberater folgt daraus mehr als eine neue Frist: Kanzlei und Mandant müssen gemeinsam festlegen, wo E-Rechnungen eingehen, wer sie prüft, wie die Originaldaten aufbewahrt werden und wie sie in die Buchhaltung gelangen.

Die Kanzlei muss dabei nicht zum technischen Reparaturdienst für fehlerhafte XML-Dateien werden. Entscheidend ist eine eindeutige Aufgabenverteilung. Mandanten benötigen einen funktionierenden Rechnungseingang und eine passende Lösung für ihre Ausgangsrechnungen. Die Kanzlei benötigt vollständige, lesbare und verarbeitbare Belege sowie einen verlässlichen Übergabeprozess.

Dieser Ratgeber zeigt, was Steuerberater 2026 zur E-Rechnung wissen müssen und wie sich die Umstellung für unterschiedliche Mandanten praktisch organisieren lässt.

Die Branchenlösung E-Rechnung für Steuerberater bündelt dazu den konkreten RechneX-Ablauf für Kanzleien, Mandanten und wiederkehrende Prüfprozesse.

Das Wichtigste zur E-Rechnung für Steuerberater

Steuerberater sollten mit jedem betroffenen Mandanten fünf Punkte verbindlich klären:

Empfang: An welche E-Mail-Adresse, Plattform oder Schnittstelle sollen E-Rechnungen gesendet werden?
Prüfung: Wer kontrolliert Format, Pflichtfelder und Inhalt der Rechnung?
Aufbewahrung: Wo wird der strukturierte Originaldatensatz unversehrt gespeichert?
Übergabe: Wie gelangt die E-Rechnung vollständig in DATEV oder das verwendete Buchhaltungssystem?
Ausstellung: Mit welcher Software erstellt der Mandant künftig XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen?

Ein E-Mail-Postfach genügt grundsätzlich, um E-Rechnungen empfangen zu können. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Organisatorisch kann eine zentrale Adresse wie rechnung@unternehmen.de dennoch sinnvoll sein, weil Zuständigkeiten, Vertretung und Weiterleitung dadurch leichter geregelt werden können.

Das Bundesfinanzministerium beantwortet die wichtigsten Fragen zur E-Rechnung. Die Bundessteuerberaterkammer erläutert zusätzlich die Prüfung, Aufbewahrung und Zusammenarbeit zwischen Mandant und Kanzlei.

E-Rechnungen ohne neue lokale Software erstellen und prüfen

Mit RechneX können Mandanten XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen im Browser erstellen, vorhandene PDF-Rechnungen konvertieren und bestehende Dateien vor dem Versand prüfen.

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Welche Fristen und Ausnahmen gelten?

Für die Beratung von Mandanten genügt eine klare zeitliche Einordnung:

Zeitraum	Regelung für inländische B2B-Umsätze	Was die Kanzlei jetzt tun sollte
Seit 1. Januar 2025	Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein gewöhnliches PDF gilt nicht mehr als E-Rechnung.	Empfangsweg, Zuständigkeit und Aufbewahrung festlegen.
Bis 31. Dezember 2026	Rechnungsaussteller dürfen unter den gesetzlichen Voraussetzungen weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Eine elektronische sonstige Rechnung, etwa ein PDF per E-Mail, setzt die Zustimmung des Empfängers voraus.	Ausgangsprozess nicht aufschieben, sondern mit echten Belegen testen.
Ab 1. Januar 2027	Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz können die allgemeine Übergangsregel nicht mehr nutzen.	Größere Mandanten müssen vorher ausgabefähig sein.
Bis 31. Dezember 2027	Rechnungsaussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen die verlängerte Übergangsregel nutzen.	Kleinere Mandanten geordnet umstellen, statt bis Ende 2027 zu warten.
Ab 1. Januar 2028	Für inländische B2B-Umsätze ist die E-Rechnung grundsätzlich verpflichtend, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.	Der Regelprozess sollte für alle betroffenen Mandanten funktionieren.

Dauerhafte Ausnahmen nicht übersehen

Auch nach dem Ende der Übergangsfristen muss nicht jede Rechnung als E-Rechnung ausgestellt werden. Ausnahmen bestehen insbesondere für:

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag,
Fahrausweise, die als Rechnung gelten,
Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG,
viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG,
Rechnungen an private Endverbraucher.

Kleinunternehmer müssen zwar grundsätzlich keine E-Rechnungen ausstellen, aber dennoch E-Rechnungen empfangen können.

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten zusätzlich die jeweiligen B2G-Vorgaben. Diese können unabhängig von den umsatzsteuerlichen Übergangsfristen bereits eine XRechnung, eine Leitweg-ID oder die Übermittlung über ein bestimmtes Portal verlangen.

Was ist seit 2025 überhaupt eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung enthält ihre Rechnungsangaben in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell verarbeitet werden kann. Ein per E-Mail versendetes, gewöhnliches PDF erfüllt diese Voraussetzung nicht.

In Deutschland werden vor allem zwei Formate verwendet:

XRechnung: eine strukturierte XML-Datei ohne fest eingebautes Rechnungsbild,
ZUGFeRD: ein PDF mit eingebettetem strukturiertem XML-Datensatz.

Bei ZUGFeRD muss ein geeignetes Profil verwendet werden. Für gewöhnliche B2B-Rechnungen ist insbesondere das Profil EN 16931 relevant. Nicht jedes ältere oder vereinfachte ZUGFeRD-Profil erfüllt automatisch die Anforderungen an eine E-Rechnung.

Wichtig für die Rechnungsprüfung: Bei einer hybriden ZUGFeRD-Rechnung ist der strukturierte Datensatz maßgeblich. Weichen der sichtbare PDF-Inhalt und die eingebetteten XML-Daten voneinander ab, darf sich die Prüfung nicht allein auf das PDF beschränken.

So organisieren Kanzleien die E-Rechnung mit ihren Mandanten

1. Ausgangslage des Mandanten erfassen

Eine kurze Bestandsaufnahme reicht meist aus. Die Kanzlei sollte folgende Fragen stellen:

Schreibt der Mandant Rechnungen an Unternehmen, Privatkunden oder öffentliche Auftraggeber?
Wie viele Ausgangsrechnungen entstehen pro Monat?
Wie hoch war der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr?
Mit welcher Software werden Rechnungen erstellt?
Kann diese Software XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben?
Werden bereits strukturierte Rechnungen empfangen?
Wie werden Eingangsrechnungen an die Kanzlei übergeben?
Wird DATEV Unternehmen online oder eine andere Belegplattform genutzt?
Welche Sonderfälle kommen regelmäßig vor?

Zu den relevanten Sonderfällen gehören etwa Gutschriften, Anzahlungen, Teil- und Schlussrechnungen, Korrekturen, Reverse Charge, mehrere Steuersätze oder Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.

2. Einen festen Empfangsweg bestimmen

Der Mandant sollte Lieferanten eine eindeutige Empfangsadresse oder einen anderen vereinbarten Übermittlungsweg nennen. Möglich sind unter anderem:

ein bestehendes oder gesondertes E-Mail-Postfach,
DATEV Unternehmen online mit Upload Mail oder Upload online,
ein E-Rechnungspostfach,
ein Kundenportal,
Peppol oder eine andere Plattform,
eine direkte Schnittstelle zum Buchhaltungs- oder ERP-System.

Nicht jeder Mandant benötigt sofort eine neue Plattform. Für kleine Unternehmen kann ein E-Mail-Postfach ausreichen, sofern die Rechnung anschließend vollständig geprüft, aufbewahrt und an die Buchhaltung übergeben wird.

3. Zuständigkeit für die Prüfung festlegen

Zwischen Mandant und Kanzlei sollte eindeutig vereinbart werden, wer die technische Prüfung übernimmt. Eine mögliche Aufteilung lautet:

Der Mandant prüft ausgehende E-Rechnungen vor dem Versand.
Eingehende Rechnungen werden beim Mandanten oder automatisiert im Rechnungseingang technisch geprüft.
Die Kanzlei kontrolliert die für Buchführung und Steuer relevanten Inhalte im vereinbarten Umfang.
Fehlerhafte Rechnungen werden vom Rechnungsaussteller berichtigt und nicht in der Kanzlei manuell umgebaut.

Die Bundessteuerberaterkammer empfiehlt, die Verantwortung für Format- und Geschäftsregelprüfung in der Mandatsvereinbarung oder einer ergänzenden Verfahrensbeschreibung festzuhalten.

4. Technische und inhaltliche Prüfung trennen

Eine Validierung kann unter anderem erkennen:

ein unzulässiges oder beschädigtes Format,
fehlende Pflichtfelder,
rechnerisch widersprüchliche Summen,
unzulässige Steuercodes,
fehlende Käuferreferenzen in einem entsprechenden Rechnungsprofil,
Verstöße gegen technische Geschäftsregeln.

Sie kann jedoch nicht zuverlässig beurteilen, ob die abgerechnete Leistung tatsächlich erbracht wurde, der Steuersatz fachlich richtig gewählt ist oder eine Leistungsbeschreibung inhaltlich zutrifft.

Deshalb sollten zwei Prüfungen vorgesehen werden:

Technische Prüfung: Ist die Datei formal verarbeitbar und mit den Regeln des Formats vereinbar?
Inhaltliche Prüfung: Stimmen Leistung, Empfänger, Rechnungsangaben, Steuerbehandlung und Beträge mit dem tatsächlichen Geschäftsvorgang überein?

Eine erfolgreiche Validierung ersetzt die inhaltliche Rechnungsprüfung nicht. Sie senkt aber das Risiko, dass Dateien wegen technischer Fehler nicht verarbeitet werden können.

5. Originaldaten vollständig aufbewahren

Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Umsatzsteuerlich gilt derzeit eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.

Für die Praxis bedeutet das:

XRechnungen nicht nur als Bildschirmansicht oder erzeugtes PDF ablegen,
bei ZUGFeRD die vollständige Hybriddatei mit eingebettetem XML erhalten,
Anlagen gemeinsam mit der Rechnung nachvollziehbar zuordnen,
Korrekturen nicht durch Überschreiben der ursprünglichen Rechnung vornehmen,
Zugriffe, Freigaben und Änderungen im verwendeten System nachvollziehbar dokumentieren,
bei Bedarf auch den Validierungsbericht aufbewahren.

Ein Ausdruck oder Scan ist kein Ersatz für den strukturierten Originaldatensatz.

6. Übergabe an DATEV oder die Buchhaltungssoftware testen

Die Datei sollte nicht erst am Ende des Monats erstmals in den Buchhaltungsprozess gelangen. Testen Sie mit dem Mandanten frühzeitig:

Eingang der Originaldatei,
technische Prüfung und lesbare Darstellung,
Freigabe beim Mandanten,
Übergabe an DATEV Unternehmen online oder das eingesetzte System,
Verarbeitung in der Finanzbuchhaltung,
Aufbewahrung einschließlich Anlagen und Prüfstatus.

DATEV beschreibt für Kanzleien unter anderem die Verarbeitung per Upload Mail oder Upload online, die Ablage in Belege online und die Übergabe an DATEV Kanzlei-Rechnungswesen. Welche Lösung passt, hängt vom vorhandenen DATEV-Aufbau und dem gewünschten Automatisierungsgrad ab. Weitere Hinweise bietet DATEV unter E-Rechnungen gemeinsam mit Mandanten umsetzen.

Welche Lösung passt zu welchem Mandanten?

Nicht jeder Mandant benötigt dieselbe Software. Entscheidend sind der bisherige Rechnungsprozess, die Anzahl der Belege und die vorkommenden Rechnungsarten.

Ausgangslage des Mandanten	Sinnvoller Weg	Passende RechneX-Funktion
Wenige Rechnungen, bisher Word oder Excel	Rechnung direkt in einem geführten Formular erfassen	XRechnung Generator oder ZUGFeRD Generator
Bestehende PDF-Rechnung soll weiterverwendet werden	PDF-Daten übernehmen, kontrollieren und als E-Rechnung ausgeben	PDF in XRechnung oder ZUGFeRD konvertieren
Vorhandene Software erzeugt bereits XML oder ZUGFeRD	Datei vor dem Versand technisch prüfen und lesbar kontrollieren	XRechnung Validator, ZUGFeRD Validator, XRechnung Viewer
Rechnungen an Behörden	Empfängervorgaben, Käuferreferenz, Leitweg-ID und Übermittlungsweg prüfen	Leitweg-ID Finder und XRechnung Generator
Viele Rechnungen oder Anbindung an ERP, Shop oder Warenwirtschaft	Wiederkehrende Verarbeitung automatisieren und Sonderfälle vorab testen	Enterprise-Lösung

Mandanten mit einer älteren Faktura müssen nicht zwangsläufig sofort ihr gesamtes System austauschen. Je nach Belegmenge kann ein vorgeschalteter Generator oder Konverter ausreichen. Mehr dazu zeigt der Ratgeber Alte Software E-Rechnung-fähig machen.

XRechnung oder ZUGFeRD: Was sollten Steuerberater empfehlen?

Die Entscheidung sollte nicht nach persönlicher Vorliebe getroffen werden. Maßgeblich sind die Anforderungen des Empfängers und die Systeme auf beiden Seiten.

XRechnung

XRechnung eignet sich besonders für strukturierte Prozesse und Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Die Datei besteht aus XML und benötigt für die menschliche Prüfung eine geeignete Darstellung.

Typische Einsatzfälle:

Rechnungen an Behörden,
Übermittlung über Verwaltungsportale,
Empfänger mit festem XML-Import,
Peppol- oder Schnittstellenprozesse,
vollständig digitale Rechnungsverarbeitung.

Hilfreiche Werkzeuge:

ZUGFeRD

ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit strukturierten XML-Daten. Das kann für Unternehmen mit bestehenden PDF-Abläufen den Umstieg erleichtern. Voraussetzung ist, dass ein geeignetes ZUGFeRD-Profil verwendet wird und der Empfänger das Format verarbeiten kann.

Typische Einsatzfälle:

B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen,
kleine und mittlere Betriebe mit etabliertem PDF-Prozess,
Mandanten, die zusätzlich eine unmittelbar lesbare Rechnungsansicht benötigen,
Empfänger, die ZUGFeRD ausdrücklich akzeptieren oder verarbeiten.

Hilfreiche Werkzeuge:

Eine ausführliche Gegenüberstellung bietet der Artikel XRechnung oder ZUGFeRD: Unterschiede und Einsatzbereiche.

Welche Rechnungen sollten Mandanten vor dem Echtbetrieb testen?

Eine einfache Standardrechnung allein reicht für einen belastbaren Test nicht aus. Mindestens die regelmäßig vorkommenden Fälle sollten einmal vollständig erstellt, geprüft, übermittelt und in der Buchhaltung verarbeitet werden.

Sinnvolle Testfälle sind:

Standardrechnung mit einer und mit mehreren Positionen,
Rechnung mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen,
Gutschrift oder Korrekturrechnung,
Anzahlungs-, Teil- oder Schlussrechnung,
Reverse-Charge-Rechnung,
Rechnung eines Kleinunternehmers,
Rechnung mit steuerfreien Positionen oder 0 Prozent Umsatzsteuer,
Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber,
Rechnung mit Anlagen, Bestellnummer oder zusätzlicher Käuferreferenz.

Der wichtigste Test ist meist nicht die einfachste Rechnung, sondern der Beleg, bei dem Buchhaltung oder Kanzlei heute bereits regelmäßig nachfragen müssen.

Vorlage: Fragen an Mandanten zur E-Rechnung

Die folgenden Fragen können in einem kurzen Formular oder Mandantengespräch verwendet werden:

An welche Kundengruppen stellen Sie Rechnungen aus?
Wie viele Ausgangsrechnungen erstellen Sie durchschnittlich pro Monat?
Wie hoch war Ihr Gesamtumsatz im vergangenen Kalenderjahr?
Welche Rechnungssoftware nutzen Sie aktuell?
Kann diese Software XRechnung oder ZUGFeRD erstellen?
Über welche Adresse oder Plattform empfangen Sie E-Rechnungen?
Wie geben Sie Eingangsrechnungen derzeit an unsere Kanzlei weiter?
Nutzen Sie DATEV Unternehmen online oder eine andere Belegplattform?
Welche besonderen Rechnungsarten kommen bei Ihnen vor?
Haben Kunden feste Vorgaben zu Format, Käuferreferenz, Leitweg-ID oder Übermittlungsweg?
Wer ist in Ihrem Unternehmen für die Prüfung und Freigabe von Rechnungen verantwortlich?
Wo werden die strukturierten Originaldateien und zugehörigen Anlagen aufbewahrt?

Aus den Antworten lässt sich meist direkt ableiten, ob ein Generator, ein PDF-Konverter, die bestehende Rechnungssoftware oder eine automatisierte Anbindung benötigt wird.

Vorlage für eine Mandanteninformation

Betreff: Vorbereitung auf die E-Rechnung

Sehr geehrte Damen und Herren,

seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen. Abhängig vom Vorjahresumsatz und den gesetzlichen Ausnahmen kann die Pflicht zur Ausstellung ab 2027 oder spätestens ab 2028 greifen.

Bitte teilen Sie uns mit, über welche Adresse oder Plattform Sie E-Rechnungen empfangen, mit welcher Software Sie Ausgangsrechnungen erstellen und wie die Belege künftig an unsere Kanzlei übergeben werden sollen.

Eine gewöhnliche PDF-Datei gilt nicht als E-Rechnung. Geeignete Formate sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD mit einem passenden Profil. Strukturierte Rechnungsdateien sollten vollständig aufbewahrt und nicht durch Ausdrucke oder Scans ersetzt werden.

Vor dem ersten regulären Versand empfehlen wir einen Test mit den bei Ihnen tatsächlich vorkommenden Rechnungsarten. Dazu gehören gegebenenfalls Gutschriften, Anzahlungen, Schlussrechnungen, Reverse Charge oder Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.

Bitte sprechen Sie uns an, wenn Sie bei Format, Übergabe oder steuerlicher Einordnung unsicher sind.

Häufige Fehler bei der Umstellung

Eine PDF-Datei wird weiterhin als E-Rechnung bezeichnet

Ein gewöhnliches PDF ist seit 2025 eine sonstige Rechnung und keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Bei ZUGFeRD befindet sich zusätzlich ein strukturierter XML-Datensatz in der PDF-Datei.

Niemand ist für die technische Prüfung zuständig

Ohne feste Zuständigkeit landen fehlerhafte Dateien häufig erst in der Kanzlei. Besser ist eine schriftlich festgehaltene Regel, wer ausgehende und eingehende Dateien validiert und wie bei Fehlern vorgegangen wird.

Bei ZUGFeRD wird nur das sichtbare PDF geprüft

Der strukturierte Teil ist maßgeblich. Eine abweichende XML-Datei kann deshalb nicht durch eine plausibel aussehende PDF-Ansicht geheilt werden.

Die XML-Datei wird ausgedruckt oder in ein einfaches PDF umgewandelt

Dadurch gehen die maschinenlesbaren Rechnungsdaten verloren. Die Originaldatei muss für Verarbeitung und Aufbewahrung erhalten bleiben.

Die erste Prüfung erfolgt kurz vor Ablauf der Übergangsfrist

Fehler zeigen sich häufig erst bei realen Sonderfällen, Empfängeranforderungen oder der Übergabe in die Buchhaltung. Ein früher Test lässt Zeit für Korrekturen.

Jeder Mandant erhält dieselbe Empfehlung

Ein Freiberufler mit fünf Rechnungen im Monat benötigt eine andere Lösung als ein Handelsunternehmen mit ERP, mehreren Gesellschaften und tausenden Belegen. Die Empfehlung sollte zum tatsächlichen Ablauf passen.

Wie RechneX Steuerberater und Mandanten unterstützt

RechneX stellt Werkzeuge für die Erstellung, Konvertierung, Darstellung und technische Prüfung von E-Rechnungen bereit:

XRechnung Generator für strukturierte XML-Rechnungen,
ZUGFeRD Generator für PDF/A-3 mit eingebettetem XML,
PDF-Konverter für bestehende PDF-Rechnungen,
XRechnung Validator und ZUGFeRD Validator für technische Prüfungen,
XRechnung Viewer für die lesbare Darstellung von XML-Dateien,
Enterprise für wiederkehrende Verarbeitung, ERP-Anbindung, Schnittstellen und individuelle Rechnungsfälle.

Kanzleien können Mandanten auf das passende Werkzeug verweisen, ohne selbst Dateien manuell umzubauen. Bei größeren oder technisch anspruchsvollen Mandanten können vor der Einrichtung Beispielrechnungen und Empfängeranforderungen geprüft werden.

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Einzelne Rechnungen im Browser erstellen, vorhandene PDF-Rechnungen konvertieren oder wiederkehrende Abläufe automatisieren: RechneX unterstützt unterschiedliche Rechnungsprozesse ohne unnötige Systemumstellung.

Kostenlos starten → Automatisierung und Schnittstellen

FAQ: E-Rechnung für Steuerberater

Müssen seit 2025 alle Mandanten E-Rechnungen versenden?

Nein. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen. Zudem bestehen dauerhafte Ausnahmen, unter anderem für Rechnungen von Kleinunternehmern und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Kleinunternehmer sind grundsätzlich von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen technisch aber E-Rechnungen empfangen können. Dafür kann bereits ein E-Mail-Postfach genügen.

Ist jede PDF-Rechnung seit 2025 ungültig?

Nein. Ein gewöhnliches PDF ist keine E-Rechnung, kann während der Übergangsfristen oder bei einer gesetzlichen Ausnahme aber weiterhin als sonstige Rechnung zulässig sein. Bei elektronischer Übermittlung kann die Zustimmung des Empfängers erforderlich sein.

Muss jede E-Rechnung validiert werden?

Eine technische Validierung ist keine eigenständige Voraussetzung dafür, dass eine Rechnung steuerlich anerkannt wird. Das Bundesfinanzministerium empfiehlt sie jedoch bereits bei Erstellung und Versand, weil sie Formatfehler und Verstöße gegen Geschäftsregeln erkennen kann. Sie ersetzt nicht die inhaltliche Prüfung der Rechnung.

Wer sollte eingehende E-Rechnungen prüfen?

Mandant und Kanzlei sollten die Zuständigkeit ausdrücklich vereinbaren. Die technische Prüfung kann beim Mandanten, in einer Rechnungseingangslösung oder in der Kanzlei erfolgen. Inhaltliche und steuerliche Prüfungen richten sich nach dem vereinbarten Leistungsumfang.

Wie können XRechnungen gelesen werden?

XRechnungen bestehen aus strukturierten XML-Daten. Für die lesbare Darstellung wird ein Viewer benötigt. Mit dem XRechnung Viewer lässt sich die Datei im Browser anzeigen, ohne den Originaldatensatz zu verändern.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Umsatzsteuerlich sind ein- und ausgehende Rechnungen derzeit acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.

Was ist für Mandanten besser: XRechnung oder ZUGFeRD?

Das hängt vom Empfänger und dem vorhandenen System ab. XRechnung ist besonders bei Behörden und fest angebundenen XML-Prozessen verbreitet. ZUGFeRD kann für bestehende PDF-Abläufe praktisch sein, sofern ein geeignetes Profil verwendet und vom Empfänger verarbeitet wird.

Können E-Rechnungen in DATEV Unternehmen online verarbeitet werden?

DATEV Unternehmen online unterstützt die Weiterverarbeitung und Aufbewahrung von E-Rechnungen. Je nach Einrichtung können Dateien unter anderem über Upload Mail, Upload online oder die DATEV E-Rechnungsplattform bereitgestellt werden. Der konkrete Ablauf sollte mit dem vorhandenen DATEV-Bestand getestet werden.

Was passiert bei einer fehlerhaften XML-Datei?

Der Rechnungsaussteller sollte die Ursache korrigieren und eine berichtigte Datei bereitstellen. Die Kanzlei sollte eine fehlerhafte E-Rechnung nicht eigenmächtig im XML-Code verändern, weil dadurch Verantwortlichkeit und Nachvollziehbarkeit unklar werden können. Für eine erste technische Prüfung kann der Validator verwendet werden.

Fazit: Entscheidend ist ein verlässlicher Ablauf zwischen Mandant und Kanzlei

Die E-Rechnung wird für Steuerberater vor allem dann aufwendig, wenn Zuständigkeiten und Übergabewege ungeklärt bleiben. Ein funktionierender Prozess benötigt keine komplizierten Begriffe, sondern konkrete Antworten:

Wo geht die Rechnung ein?
Wer prüft Technik und Inhalt?
Wie bleibt der strukturierte Originaldatensatz erhalten?
Wie gelangt die Rechnung vollständig in die Buchhaltung?
Mit welcher Lösung erstellt der Mandant seine Ausgangsrechnungen?

Wer diese Punkte früh mit seinen Mandanten festlegt und die tatsächlich vorkommenden Rechnungsarten testet, reduziert Rückfragen, verhindert Medienbrüche und bereitet die Kanzlei rechtzeitig auf 2027 und 2028 vor.