Aufmaß, Lieferschein und PDF-Anlagen sauber zur E-Rechnung mitgeben

Viele Enterprise-Rechnungen bestehen nicht nur aus Positionen und Summen. Bauunternehmen, Handwerker, Maschinenbauer, Großhandel und Dienstleister brauchen Aufmaß, Lieferscheine, Abnahmeprotokolle, Stundenzettel, Leistungsnachweise oder Projektdokumente. Ohne diese Nachweise wird die Rechnung beim Kunden nicht freigegeben.

RechneX richtet einen Workflow ein, in dem xrechnung anlagen pdf, Supporting Documents und ZUGFeRD-Anlagen nicht zufällig angehängt, sondern fachlich zu Rechnung, Positionen und Empfängerprozess passend bereitgestellt werden.

Ein einfacher Konverter konzentriert sich auf Rechnungsdaten. Anlagen bleiben oft außen vor, werden als loses PDF separat verschickt oder passen nicht zur maschinenlesbaren Rechnung. Dadurch fehlen dem Empfänger Nachweise im Freigabeprozess, obwohl die Rechnung formal erzeugt wurde.

Kritisch wird es, wenn Aufmaß, Lieferschein oder Stundenzettel positionsbezogen sind oder wenn ein Portal bestimmte Dokumente erwartet. Dann muss klar sein, welche Anlage zur Rechnung gehört, wie sie benannt wird und ob XRechnung oder ZUGFeRD der bessere Übergabeweg ist.

Sie senden Beispielrechnungen mit Anlagen an kontakt@rechnex.de: Aufmaß, Lieferschein, Stundenzettel, Abnahme oder Projektanhang. Wir prüfen, welche Dokumente wiederkehrend vorkommen, ob sie im PDF enthalten sind oder separat bereitstehen und wie der Empfänger sie verarbeitet.

Danach wird die Anlagenlogik definiert: Benennung, Zuordnung, Format, Einbettung, ZUGFeRD-Variante, XRechnung Supporting Documents, Validierung und Bereitstellung.

Anpassbar sind Anlagenarten, Dateinamen, Zuordnung zu Rechnung oder Position, Aufmaß-Logik, Lieferscheinreferenzen, Stundenzettel, Abnahmeprotokolle, PDF/A-3-Anforderungen, ZUGFeRD-Anlagen, Validierung und Fehlerberichte.

Der Workflow ist besonders relevant für Bau, HOAI, Maschinenbau, Anlagenbau, Serviceeinsätze, Großhandel und alle Prozesse, in denen Rechnungen ohne Nachweise nicht bezahlt werden.

Sie erhalten eine XRechnung oder ZUGFeRD-Ausgabe, bei der Anlagen nicht vergessen werden. Je nach Empfängerprozess können Nachweise als Supporting Documents, eingebettete PDF-Anlagen oder kontrollierter separater Übergabeteil bereitgestellt werden.

Damit wird die E-Rechnung nicht nur valide, sondern auch freigabefähig.