Selbstfakturierung mit XRechnung: 389 und Korrektur 261

Der Käufer rechnet ab, der Verkäufer bleibt Verkäufer

Im Beispiel hat die Muster GmbH am 7. September 2026 zehn Stunden Beratung zu je 100,00 € netto geleistet. Die Beispiel AG erstellt darüber die Abrechnung: 1.000,00 € netto plus 190,00 € Umsatzsteuer, zahlbar bis 7. Oktober 2026. Beide Unternehmen haben das Selbstabrechnungsverfahren vorher vereinbart.

Entscheidend ist die Leistung, nicht die Person am Rechnungsprogramm. Die Muster GmbH steht weiterhin in der Verkäufergruppe BG-4, die Beispiel AG in der Käufergruppe BG-7. Auch Steuerkennung und Zahlungskonto werden ihrem tatsächlichen Inhaber zugeordnet.

Umsatzsteuerlich heißt diese Abrechnung Gutschrift. Sie setzt eine vorherige Vereinbarung voraus; der Beleg muss die Angabe „Gutschrift“ enthalten. Widerspricht der leistende Unternehmer dem übermittelten Dokument, verliert es die Wirkung einer Rechnung. Das regelt § 14 Abs. 2 und Abs. 4 Nr. 10 UStG.

389 ist keine Stornorechnung

Die Überschrift „Gutschrift“ allein bestimmt den Code nicht. Im Muster 389 werden positive Beträge verwendet: Die Beispiel AG schuldet der Muster GmbH 1.190,00 €. Ein pauschales Minuszeichen würde diesen normalen Selbstabrechnungsfall falsch darstellen. Die vollständige Codereferenz finden Sie unter BT-3: Rechnungstyp-Code.

Selbstabrechnung mit Code 261 korrigieren

Code 261 bezeichnet eine Gutschrift im Selbstabrechnungsverfahren, international „Self-billed credit note“. Der Käufer erstellt den Korrekturbeleg zur früheren Selbstabrechnung. Verkäufer bleibt der leistende Unternehmer; Käufer bleibt der Leistungsempfänger.

Im RechneX-Generator wählen Sie „Korrektur einer Selbstabrechnung“. Geben Sie die Nummer des Originalbelegs an, bestätigen Sie die Selbstabrechnungsvereinbarung und prüfen Sie die Vorzeichen. Bei einem vorhandenen PDF kontrollieren Sie dieselben Angaben nach der Erkennung im Konverter. Beide Wege sind in Pro enthalten, für XRechnung und ZUGFeRD.

In UBL wird Code 261 als CreditNote ausgegeben. Ein positiver Korrekturbetrag mindert dabei die ursprüngliche Forderung; kehren Sie das Vorzeichen nicht allein wegen des Wortes „Gutschrift“ um. Maßgeblich ist, wie der Betrag auf dem Beleg gemeint ist.

Die geprüften XRechnung-Ausgaben werden von KoSIT akzeptiert. Für Code 261 kann der Hinweis BR-DE-17 erscheinen. Klären Sie bei besonderen Empfangsprozessen, ob der Empfänger diesen Rechnungstyp annimmt.

Codebezeichnung: UNCL1001-Auszug für Self-billed Credit Notes. Die Beispieldateien auf dieser Seite zeigen Code 389.

Diese Felder machen die Abrechnung nachvollziehbar

BT-1 · Belegnummer

SB-2026-0907: eigene Nummer der vom Käufer erstellten Abrechnung.

BT-3 · Rechnungstyp

389: Selbstfakturierung; in UBL eine Invoice, keine CreditNote mit Code 381.

BT-27 · Verkäufername

Muster GmbH: der leistende Unternehmer. Seine Anschrift, Steuerdaten und Kontaktdaten gehören in die Verkäufergruppe.

BT-44 · Käufername

Beispiel AG: Leistungsempfänger und hier auch Dokumentersteller.

BT-10 · Käuferreferenz

EINKAUF-2026-42: interne Zuordnung des Käufers. Keine allgemeingültige Leitweg-ID.

BT-12 · Vertragsreferenz

SV-2026-01: Bezug zur Selbstabrechnungsvereinbarung. Die Referenz ersetzt die Vereinbarung nicht.

BT-13 · Bestellreferenz

BEST-2026-42: die zugehörige Bestellung des Käufers.

BT-84 · Zahlungskonto

Im Muster das Konto der Muster GmbH, an die der Käufer zahlt.

BT-115 · Fälliger Betrag

1.190,00 €: positiver Zahlungsbetrag, da keine Vorauszahlung oder Minderung vorliegt.

Wann brauche ich eine Vorgängerrechnung?

Die erstmalige Selbstfakturierung braucht keine erfundene Ursprungsrechnung. Unser Muster enthält deshalb keine BG-3. Nur wenn tatsächlich eine frühere Rechnung referenziert wird, gehören deren Nummer und gegebenenfalls Datum in BT-25 und BT-26. Eine Bestellung gehört in BT-13, ein Vertrag in BT-12.

Relevante UBL-Stellen

<!-- Ausschnitte der UBL-Invoice, keine vollständige Rechnung -->
<cbc:ID>SB-2026-0907</cbc:ID>
<cbc:InvoiceTypeCode>389</cbc:InvoiceTypeCode>
<cbc:BuyerReference>EINKAUF-2026-42</cbc:BuyerReference>
<cac:OrderReference>
  <cbc:ID>BEST-2026-42</cbc:ID>
</cac:OrderReference>
<cac:ContractDocumentReference>
  <cbc:ID>SV-2026-01</cbc:ID>
</cac:ContractDocumentReference>
<!-- AccountingSupplierParty: Muster GmbH (leistet)
     AccountingCustomerParty: Beispiel AG (erstellt und zahlt) -->

Derselbe Fall als CII

<!-- Ausschnitte aus verschiedenen Bereichen der CII-Datei -->
<ram:TypeCode>389</ram:TypeCode>
<!-- ApplicableHeaderTradeAgreement -->
<ram:BuyerReference>EINKAUF-2026-42</ram:BuyerReference>
<!-- SellerTradeParty: Muster GmbH (leistet)
     BuyerTradeParty: Beispiel AG (erstellt und zahlt) -->
<ram:BuyerOrderReferencedDocument>
  <ram:IssuerAssignedID>BEST-2026-42</ram:IssuerAssignedID>
</ram:BuyerOrderReferencedDocument>
<ram:ContractReferencedDocument>
  <ram:IssuerAssignedID>SV-2026-01</ram:IssuerAssignedID>
</ram:ContractReferencedDocument>

Die gekürzten Ausschnitte zeigen nur ausgewählte Felder. Vollständige Parteien, Hinweise, Leistungsdaten, Steuergruppen und Summen sind in den Downloads enthalten.

389-Muster mit tatsächlicher KoSIT-Prüfung

Beide vollständigen Dateien wurden mit KoSIT Validator 1.6.3 und der offiziellen Konfiguration 2026-08-31 für XRechnung 3.0.2 geprüft: Schema und Schematron bestanden, Ergebnis ACCEPTABLE, keine Fehler.

Technisch gültig heißt nicht automatisch zustellbar

Die Muster verwenden die XRechnung-Kennung in BT-24 und den vom Generator ausgegebenen Geschäftsprozess in BT-23. Diese Prüfung ist kein Nachweis für den Versand über Peppol BIS Self-Billing. Dort gelten eigene Prozess-, Dokument- und Adressierungsregeln. Stimmen Sie Übertragungsprofil, Absender, Empfänger und Annahmeverfahren mit dem Empfänger beziehungsweise Access Point ab.

Einzelne Selbstfakturierung im Generator erstellen

Im RechneX-Generator können Sie Selbstabrechnungen und deren Korrekturen erstellen. Wählen Sie im Rechnungsfall die Selbstfakturierung mit Typ 389, bestätigen Sie die vorherige Selbstabrechnungsvereinbarung und tragen Sie die Vertragsreferenz ein. Erfassen Sie den Leistenden als Verkäufer und den Dokumentersteller als Käufer.

Kontrollieren Sie danach Belegnummer, Leistungsdatum, Steuerdaten, Zahlungsempfänger und Zahlungsbetrag. Geben Sie den Hinweis „Gutschrift im Selbstabrechnungsverfahren“ an. Die Vereinbarung müssen Sie unabhängig von der Bestätigung im Formular nachweisen können.

Wo die manuelle Erstellung an ihre Grenzen kommt

Ein Formular organisiert keine Freigaben zwischen Unternehmen, erkennt keine doppelt abgerechneten Leistungen und ersetzt keine Prüfung der Vereinbarungen. Für Sammelabrechnungen, viele Lieferanten, variable Vergütungen, ERP-Daten oder automatische Zustellung braucht es einen abgestimmten Ablauf mit eigenen Prüfregeln.

Auch Zahlungsbedingungen müssen zum Fall passen. Wenn Skonto vereinbart wurde, hilft das Skonto-Beispiel mit BT-20 und Zahlungsberechnung.

Selbstabrechnungen mit Enterprise automatisieren

Regelmäßige Selbstabrechnungen und Korrekturen können Sie mit Pro selbst bearbeiten. Wenn Sie eine auf Ihre Vorlagen abgestimmte Erkennung, feste Freigaben oder eine Systemanbindung benötigen, richten wir mit Enterprise den passenden Ablauf ein.

1. Vorgang klären: Wer leistet, wer erstellt, wer zahlt? Vereinbarung, Steuerfall und gewünschtes Ausgabeformat festlegen.
2. Daten zuordnen: Lieferantenstammdaten, Leistungen, Bestellungen und Vertragsreferenzen anhand eines anonymisierten Originalfalls abgleichen.
3. Ausgabe testen und freigeben: UBL oder CII erzeugen, offiziell validieren, fachlich freigeben und den Import beim Empfänger testen.
4. Betrieb absichern: Freigaben, Dublettenprüfung, Fehlerbehandlung und den Umgang mit Widersprüchen vereinbaren.

Häufige Fragen und offizielle Quellen

Ist der Käufer jetzt steuerlich der Leistende?

Nein. Das Erstellen des Dokuments ändert nicht, wer die Leistung erbracht hat. Im Muster bleibt die Muster GmbH der Verkäufer. Prüfen Sie Steuerkategorie und Steuerausweis anhand der tatsächlichen Leistung.

Muss ich für 389 auf ein anderes XML-Format wechseln?

Für die hier geprüfte XRechnung sind UBL und CII möglich. Ein Wechsel des Rechnungstyps allein rechtfertigt keinen beliebigen Wechsel von BT-23 oder BT-24. Ein anderes Übertragungsverfahren kann zusätzliche Anforderungen stellen.

• KoSIT: XRechnung 3.0.2 – Rechnungstypen, Parteirollen und Feldreferenzen.
• KoSIT: Versionen und Bundles – Stand der technischen Prüfung.
• OpenPeppol: BIS Self-Billing – eigenständige Vorgaben für Selbstabrechnung im Peppol-Netz.
• Weitere geprüfte Rechnungsbeispiele und Grundaufbau von UBL und CII.