E-Rechnung im Handwerk: Fristen, XRechnung und ZUGFeRD

E-Rechnung im Handwerk: Fristen, XRechnung und ZUGFeRD

Handwerksbetriebe müssen nicht automatisch jede Rechnung als XRechnung versenden. Entscheidend sind der Rechnungsempfänger, der Vorjahresumsatz und mögliche Ausnahmen.

Seit 2025 müssen Betriebe E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027. Rechnungen an Privatkunden sind von der neuen B2B-Pflicht nicht betroffen.

Für projektbezogene Montage-, Abschlags- und Schlussrechnungen finden Solar- und Photovoltaikbetriebe zusätzliche Beispiele unter E-Rechnung für Solarunternehmen.

Das Wichtigste auf einen Blick

Die Fristen gelten nicht speziell für das Handwerk. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks fasst die allgemeinen gesetzlichen Regeln lediglich für Handwerksbetriebe zusammen.

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung enthält strukturierte Rechnungsdaten, die eine Software automatisch auslesen und verarbeiten kann.

Eine gewöhnliche PDF-Rechnung erfüllt diese Voraussetzung nicht. Sie gilt seit 2025 als sogenannte sonstige Rechnung – auch dann, wenn sie per E-Mail verschickt wird.

In Deutschland sind vor allem zwei E-Rechnungsformate verbreitet:

* XRechnung: eine strukturierte XML-Datei ohne eingebettete PDF-Ansicht
* ZUGFeRD: eine lesbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten

Beide können die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Welches Format sinnvoll ist, hängt vor allem vom Empfänger ab.

Seit 2025: E-Rechnungen empfangen

Jeder inländische Handwerksbetrieb muss seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer.

Für den rein technischen Empfang reicht laut Bundesfinanzministerium bereits ein E-Mail-Postfach. Im Betrieb sollte trotzdem geklärt sein:

1. An welche Adresse E-Rechnungen geschickt werden
2. Wer XML-Dateien und ZUGFeRD-PDFs prüft
3. Wie die Rechnung lesbar dargestellt wird
4. Wer Bestellung, Leistung und Rechnungsbetrag kontrolliert
5. Wo die strukturierte Originaldatei aufbewahrt wird

Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss grundsätzlich in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Für umsatzsteuerliche Zwecke beträgt die Aufbewahrungsfrist derzeit acht Jahre.

Mit den RechneX-Werkzeugen können Sie eine empfangene E-Rechnung anzeigen und prüfen.

Wann müssen Handwerker selbst E-Rechnungen versenden?

Bis 31. Dezember 2026

Bis Ende 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller noch sonstige Rechnungen verwenden.

Eine Papierrechnung kann während dieser Übergangszeit weiterhin ausgestellt werden. Eine normale PDF-Rechnung darf elektronisch verschickt werden, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt.

Betriebe dürfen freiwillig bereits vorher auf XRechnung oder ZUGFeRD umstellen.

Ab 1. Januar 2027

Ab 2027 wird die E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze grundsätzlich verpflichtend, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorherigen Kalenderjahr mehr als 800.000 Euro betragen hat.

Beispiel:

Ein Handwerksbetrieb erzielt 2026 einen maßgeblichen Gesamtumsatz von 950.000 Euro. Für betroffene inländische B2B-Umsätze muss er ab dem 1. Januar 2027 grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen.

Entscheidend ist nicht:

* der Umsatz des Kunden
* der Wert der einzelnen Rechnung
* die Anzahl der geschriebenen Rechnungen

Maßgeblich ist der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers.

Ab 1. Januar 2028

Betriebe mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz können die verlängerte Übergangsregel noch bis Ende 2027 nutzen.

Ab dem 1. Januar 2028 endet diese umsatzabhängige Übergangsfrist. Dann müssen grundsätzlich auch kleinere Handwerksbetriebe für betroffene inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen.

Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.

Welche Rechnungen sind ausgenommen?

Nicht jede Handwerkerrechnung muss künftig als XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden.

Zu den wichtigsten Ausnahmen gehören:

* Rechnungen an private Endkunden
* Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro brutto
* Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG
* Fahrausweise, die als Rechnung gelten
* viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG
* bestimmte Leistungen an nichtunternehmerische juristische Personen

Eine Rechnung über 240 Euro brutto darf daher auch nach 2028 als normale Kleinbetragsrechnung ausgestellt werden. Die 800.000-Euro-Grenze spielt für diese Ausnahme keine Rolle.

XRechnung oder ZUGFeRD: Was passt zum Handwerk?

XRechnung

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie enthält strukturierte Rechnungsdaten, aber kein gewohntes PDF-Layout.

Sie eignet sich besonders für:

* Behörden und öffentliche Auftraggeber
* Rechnungseingangsportale
* Kunden mit fest definierten XML-Prozessen
* automatisierte Verarbeitung in ERP- oder Buchhaltungssystemen

Zum Lesen der Datei wird ein XRechnung Viewer benötigt.

ZUGFeRD

Eine ZUGFeRD-Rechnung verbindet eine sichtbare PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten.

Sie eignet sich häufig für:

* Geschäftskunden, die weiterhin ein PDF sehen möchten
* Versand per E-Mail
* bestehende Rechnungsabläufe mit Word, Excel oder Handwerkersoftware
* Unternehmen, die schrittweise auf strukturierte Verarbeitung umstellen

Für gewöhnliche B2B-Rechnungen sollte ein geeignetes Profil wie EN 16931 verwendet werden. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen nach der Einordnung des Bundesfinanzministeriums nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung.

Bei Abweichungen zwischen dem sichtbaren PDF und den eingebetteten XML-Daten ist der strukturierte Teil maßgeblich. Deshalb müssen nicht nur das Layout, sondern vor allem die XML-Daten korrekt sein.

Eine ausführliche Gegenüberstellung finden Sie im Vergleich XRechnung oder ZUGFeRD.

Was gilt bei Rechnungen an Behörden?

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber müssen getrennt von der allgemeinen B2B-Pflicht betrachtet werden.

Für Rechnungen an Bundesstellen gelten bereits seit mehreren Jahren eigene Vorschriften. Die Vorgaben der Bundesländer und Kommunen unterscheiden sich jedoch. Nicht jede Rechnung an eine Schule, Stadt oder Gemeinde muss automatisch über denselben Weg eingereicht werden.

Prüfen Sie deshalb immer die Angaben im Auftrag:

* Welches Rechnungsformat wird verlangt?
* Ist eine Leitweg-ID angegeben?
* Wird eine Bestellnummer oder Projektreferenz benötigt?
* Soll die Rechnung per E-Mail, Peppol oder über ein Portal eingereicht werden?
* Welche Anlagen sind erlaubt?
* Gibt es eine Betragsgrenze oder Ausnahme?

Eine Leitweg-ID wird vom öffentlichen Auftraggeber mitgeteilt. Sie sollte nicht selbst erzeugt oder erraten werden.

Für Bundesrechnungen finden Sie den praktischen Ablauf im Guide XRechnung über die OZG-RE einreichen.

Besonderheiten bei Handwerker- und Bauleistungen

Handwerkerrechnungen bestehen häufig nicht nur aus einigen Positionen. Hinzu kommen beispielsweise:

* Aufmaß
* Leistungsverzeichnis
* Stundenzettel
* Materialnachweise
* Lieferscheine
* Abschlagsrechnungen
* bereits geleistete Zahlungen
* Schlussrechnungen
* Fotos oder weitere Anlagen

Diese Informationen dürfen nicht einfach im sichtbaren PDF stehen, während die strukturierte Rechnung nur einen Gesamtbetrag enthält.

Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis

Die strukturierten Daten müssen eine eindeutige und überprüfbare Leistungsbeschreibung enthalten.

Bei Bauleistungen kann es nach der Verwaltungsauffassung ausreichen, im strukturierten Teil die einzelnen Gewerke mit ihren Summen anzugeben. Das detaillierte Leistungsverzeichnis kann als lesbare Anlage beigefügt werden, wenn die E-Rechnung eindeutig darauf verweist.

Abschläge und Schlussrechnungen

Bei einer Endrechnung müssen bereits vereinnahmte Teilbeträge korrekt berücksichtigt werden.

Die detaillierte Absetzung kann unter bestimmten Voraussetzungen in einer beigefügten Anlage stehen. Der strukturierte Teil muss dann ausdrücklich auf diese Anlage verweisen.

Einfache Standardrechnungen und unterstützte Abschlagsfälle lassen sich häufig direkt verarbeiten. Kumulative Bauabschläge, komplexe Teil- und Schlussrechnungen oder ungewöhnliche Abrechnungslogiken sollten dagegen anhand echter Beispielrechnungen geprüft werden.

E-Rechnung ohne Wechsel der Handwerkersoftware

Eine neue Handwerkersoftware ist nicht zwingend erforderlich, wenn Ihr bestehendes Programm zuverlässige PDF-Rechnungen erzeugt.

Ein möglicher Ablauf:

1. Rechnung wie bisher in der Handwerkersoftware, Word oder Excel erstellen
2. Rechnung als PDF exportieren
3. Empfängervorgaben für XRechnung oder ZUGFeRD prüfen
4. PDF in eine strukturierte E-Rechnung umwandeln
5. Erkannte Rechnungsdaten und Anlagen kontrollieren
6. E-Rechnung technisch validieren
7. Datei über den vereinbarten Weg versenden
8. Strukturierte Originaldatei aufbewahren

Für gewöhnliche Rechnungen können Sie den PDF-zu-XRechnung-und-ZUGFeRD-Konverter verwenden.

Liegt noch keine Rechnung vor, können Sie stattdessen eine E-Rechnung direkt im Browser erstellen.

Vor dem Versand empfiehlt sich eine technische Validierung der E-Rechnung. Sie erkennt unter anderem fehlende Pflichtfelder, unzulässige Werte und fehlerhafte Summenlogik.

Häufige Fragen

Müssen Handwerker seit 2025 E-Rechnungen versenden?

Nein. Seit 2025 müssen inländische Betriebe E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise für Rechnungsaussteller bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027.

Reicht eine normale PDF-Rechnung aus?

Eine einfache PDF ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Während einer anwendbaren Übergangsregel darf sie mit Zustimmung des Empfängers jedoch weiterhin elektronisch versendet werden.

Muss ein Handwerker XRechnung und ZUGFeRD unterstützen?

Nicht zwingend beide Formate. Entscheidend ist, welches zulässige Format der jeweilige Empfänger benötigt. Für Behörden ist häufig XRechnung gefragt, während ZUGFeRD bei Geschäftskunden oft praktischer ist.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die neue umsatzsteuerliche E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an private Endverbraucher fallen nicht darunter.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen erstellen?

Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG sind von der Ausstellung als E-Rechnung ausgenommen. Kleinunternehmer müssen seit 2025 trotzdem E-Rechnungen empfangen können.

Muss jede Rechnung über 250 Euro als E-Rechnung ausgestellt werden?

Nicht automatisch. Die Kleinbetragsausnahme endet zwar oberhalb von 250 Euro brutto, zusätzlich müssen aber der betroffene Umsatz, die geltende Übergangsfrist und weitere Ausnahmen geprüft werden.

Fazit

Für Handwerksbetriebe sind drei Punkte entscheidend:

1. E-Rechnungen müssen bereits empfangen werden können.
2. Die eigene Ausstellungspflicht beginnt abhängig vom Vorjahresumsatz grundsätzlich 2027 oder 2028.
3. XRechnung und ZUGFeRD sind keine konkurrierenden Pflichten, sondern unterschiedliche Formate für verschiedene Empfängerprozesse.

Kleine Betriebe müssen deshalb nicht vorschnell ihre gesamte Handwerkersoftware austauschen. Häufig reicht ein klarer Ablauf, der vorhandene PDF-Rechnungen zuverlässig in XRechnung oder ZUGFeRD überführt, die strukturierten Daten prüft und das Ergebnis vor dem Versand validiert.