E-Rechnung: Vorgaben des Empfängers klären

Standardpflicht, bedingte Regel und Kundenvereinbarung

Die Kardinalität beschreibt das Vorkommen an einer bestimmten Stelle: 0..1 bedeutet höchstens einmal, 0..n erlaubt mehrere Vorkommen. 1..1 innerhalb einer optionalen Gruppe verlangt das Feld erst, wenn die Gruppe verwendet wird. Bedingte Geschäftsregeln können weitere technische Anforderungen auslösen.

Ein Kunde kann zusätzliche Angaben für die Bearbeitung vereinbaren. Solche Vorgaben ändern die Standardkardinalität nicht. Auch das technische Prüfergebnis sagt nicht, ob die angegebene Nummer tatsächlich zu Ihrem Kunden gehört. Die Vorlage ergänzt die Prüfung der Rechnung; sie ersetzt weder den gewählten Standard noch die steuerliche Prüfung.

Vorlage: Angaben, Bedingungen und Bestätigung festhalten

Tragen Sie je Empfänger zunächst dessen Namen, Ihren eigenen Unternehmensnamen, den betroffenen Auftrag und die Version der Vereinbarung ein. Halten Sie anschließend für jede Angabe den Wert, die Bedingung, die Datenquelle, die bestätigende Stelle und das Bestätigungsdatum fest. Offene Punkte bleiben ausdrücklich offen.

Die PDF-Datei enthält eine druckbare Leervorlage und ein fiktiv ausgefülltes Beispiel. Die Excel-Datei enthält dieselben Inhalte auf zwei getrennten Blättern. Ergänzen Sie Unternehmens- und Empfängerdaten ausschließlich in Ihrer heruntergeladenen Kopie. Diese Seite hat kein Eingabeformular und übermittelt keine ausgefüllten Anforderungen.

Die von Rechnex erstellte Vorlage dürfen Sie kostenlos kopieren, ausfüllen, anpassen und an Geschäftspartner weitergeben. Ein Verweis auf diese Erläuterung ist willkommen. Die Vorlage enthält keine Vorgaben oder Freigabe eines bestimmten Rechnungsempfängers.

Fiktives Beispiel: Muster GmbH liefert an Beispiel AG

Die folgende Vereinbarung dient nur der Erläuterung. Sie ist keine allgemeine Empfängervorgabe. Die Testrechnung ist noch nicht vom fiktiven Kunden angenommen; vollständige Angaben in der Liste sind deshalb keine Abnahmebestätigung.

Die geprüfte Handelsrechnung zeigt die zugehörigen Rollen und Referenzen. Sie enthält zur Erläuterung zusätzlich synthetische GLN-/GTIN-Testwerte; diese werden durch die hier gezeigte Vereinbarung nicht vorgeschrieben.

Technisch gültig – eine vereinbarte Referenz fehlt trotzdem

Angenommen, ein Kunde verlangt für Warenlieferungen den Lieferschein in BT-16. Die vorhandene synthetische UBL-Referenzrechnung enthält keine solche Referenz. Sie ist für ihren dokumentierten Standardprüfstand dennoch technisch gültig; der Originalprüfbericht und das Prüfprotokoll stammen vom 7. September 2026 (KoSIT 1.6.2, Konfiguration v2026-01-31).

Der fehlende Lieferschein ist in diesem Gedankenbeispiel eine Abweichung von der zusätzlichen Vereinbarung, kein nachgewiesener Standardfehler. Die tatsächliche Versandanzeige muss aus der richtigen Datenquelle ergänzt werden. Eine beliebige Nummer oder eine als Freitext angehängte Vermutung löst das Problem nicht.

1. Format und Profil mit dem Empfänger bestätigen.
2. Pflichtangaben und Geschäftsregeln mit dem passenden Validator prüfen.
3. Vereinbarte Werte mit Bestellung, Stamm- und Lieferdaten abgleichen.
4. Eine Testrechnung über den abgestimmten Weg senden und die Rückmeldung dokumentieren.

Für die Fehlersuche hilft die bestehende Checkliste für abgelehnte XRechnungen. Eine erfolgreiche Standardprüfung ist keine Zusage, dass jeder Empfänger die Rechnung annimmt.