E-Rechnung für Solarunternehmen: PV-Rechnungen individuell als XRechnung oder ZUGFeRD

Viele Solarunternehmen arbeiten mit bestehenden Angebots-, ERP- oder PDF-Prozessen, die im Vertrieb und auf der Baustelle gut funktionieren. Das sichtbare Rechnungs-PDF enthält Projektadresse, Anlagenkomponenten, Montageleistungen, Speicher, Wechselrichter, Abschlagszahlungen, Schlussrechnung, Zahlungsziel und oft auch Hinweise zu Garantie, Abtretung oder Finanzierung.

Genau dieses Layout soll häufig erhalten bleiben. Der Kunde soll weiterhin ein verständliches PDF bekommen, während Buchhaltung, öffentlicher Auftraggeber oder größerer B2B-Kunde strukturierte Daten nach EN 16931 erwartet. RechneX setzt hier nicht auf einen anonymen Standard-Upload, sondern auf ein individuell eingerichtetes Mapping für Ihren PV-Rechnungsprozess.

PV-Projekte sind selten einfache Einmalrechnungen. Eine Abschlagsrechnung kann später in einer Schlussrechnung verrechnet werden. Eine Schlussrechnung kann bereits geleistete Anzahlungen zeigen. Eine Gutschrift kann eine Projektkorrektur, Retoure oder Preisanpassung betreffen. Dazu kommt die Steuerlogik: 0 % Umsatzsteuer für bestimmte PV-Lieferungen ist nicht dasselbe wie 19 % für Wartung, Garantiearbeiten oder nicht begünstigte Leistungen.

Wenn ein Konverter nur Beträge ausliest und daraus eine normale Rechnung erzeugt, entstehen Ablehnungen, Rückfragen oder falsche Buchungen. Besonders kritisch sind gemischte Belege mit 0 % und 19 %, Factoring-Fälle, Abtretungshinweise, Schlussrechnungen mit Abschlägen und ZUGFeRD-Dateien, deren sichtbares PDF nicht zur eingebetteten XML-Ebene passt.

Für die Einrichtung senden Sie uns 2 bis 5 anonymisierte Beispielrechnungen an kontakt@rechnex.de: typische PV-Rechnung, Abschlagsrechnung, Schlussrechnung, Wartungs- oder Reparaturfall und falls vorhanden eine Gutschrift oder ein Factoring-Beleg. Wir prüfen Layout, Rechnungstyp, Pflichtfelder, Steuerlogik, Zahlungsdaten, Anlagen und Empfängeranforderungen.

Danach wird festgelegt, welche Felder aus Ihrem PDF belastbar übernommen werden, welche Fälle ein Review brauchen und ob die Ausgabe als XRechnung, ZUGFeRD oder beides erfolgen soll. Bei ZUGFeRD kann das sichtbare PDF nah an Ihrem bestehenden Unternehmensdesign bleiben, während die XML-Daten maschinenlesbar eingebettet werden.