XRechnung 4.0: Neue Pflichtfelder, Änderungen und Release-Termin

XRechnung 4.0: Neue Pflichtfelder, Änderungen und Release-Termin

Kurzantwort: XRechnung 4.0 ist am 15. September 2026 als Vorversion erschienen, aber noch nicht für den produktiven Einsatz vorgesehen. Aktuell bleibt XRechnung 3.0 die maßgebliche Version; das aktuelle 3.0.2-Bundle stammt aus dem Sommer 2026. Das vollständige produktive Bundle für XRechnung 4.0 erwartet KoSIT voraussichtlich im Frühjahr 2027. Einen verbindlichen Veröffentlichungstag gibt es noch nicht.

Der Wechsel ist trotzdem schon jetzt relevant. Das semantische Rechnungsmodell wächst um mehr als 50 Business Terms. Einige Informationen, die in vielen PDF-Rechnungen, älteren ERP-Exporten oder individuellen Schnittstellen fehlen, werden in der Vorversion verbindlich: etwa der Geschäftskontext, elektronische Adressen von Verkäufer und Käufer sowie Leistungs- und Lieferdaten.

XRechnung 4.0: Was ist bisher bestätigt?

Die Vorversion der Spezifikation XRechnung 4.0 wurde am 15. September 2026 veröffentlicht. Sie zeigt, welche Funktionen sich gegenüber XRechnung 3.0 ändern oder neu hinzukommen. Die Veröffentlichung ist ausdrücklich eine Vorabinformation und kein produktives Release.

Parallel wurde die DIN EN 16931-1:2026-10 bei DIN Media vorab bereitgestellt. Sie beschreibt das europäische semantische Datenmodell für elektronische Rechnungen, auf dem XRechnung 4.0 aufbaut. Die Vorversion enthält deshalb überwiegend englische Bezeichnungen; die vollständigen deutschen Übersetzungen sollen erst in der finalen Fassung enthalten sein.

Für die Praxis sind drei Aussagen entscheidend:

1. XRechnung 4.0 ist noch kein produktiver Standard. Die Vorversion soll frühzeitig zeigen, welche Daten und Strukturen künftig gebraucht werden.
2. XRechnung 3.0 bleibt vorerst in Kraft. XStandards Einkauf nennt für die aktuelle Version mindestens den 31. Juli 2027 als Ende des bisherigen Gültigkeitszeitraums.
3. Der technische Teil ist noch nicht vollständig. Die Syntaxbindungs-Dokumente sind veröffentlicht. Die CEN-Validierungsartefakte fehlen jedoch noch. Erst danach kann das technische XRechnung-4.0-Bundle fertiggestellt werden.

Den jeweils maßgeblichen Versionsstand finden Sie in der offiziellen Übersicht Versionen und Bundles der XRechnung. Für steuerliche Fragen zur E-Rechnung, Übergangsfristen und Ausnahmen bleibt dagegen das BMF-FAQ zur E-Rechnung die richtige Referenz. Ein neues XRechnung-Bundle ist nicht automatisch eine neue gesetzliche Frist.

Wann kommt XRechnung 4.0?

Nach dem derzeitigen Stand soll das vollständige produktive XRechnung-4.0-Bundle im Frühjahr 2027 veröffentlicht werden. Diese Angabe ist eine Prognose von KoSIT, kein fest zugesagter Release-Termin. Der Grund für die offene Zeitplanung sind die noch ausstehenden CEN-Validierungsartefakte.

Eine HTML-Vergleichsansicht der Änderungen gegenüber XRechnung 3.0 soll voraussichtlich im Oktober 2026 erscheinen. Sie wird die Unterschiede leichter durchsuchbar machen als die Vorabversion im PDF. Für die finale technische Umsetzung müssen danach weiterhin die Validierungsregeln, Syntaxbindungen, Testsuite und weitere Komponenten zusammengeführt werden.

Der Zeitplan in kompakter Form

Wenn Sie heute eine Rechnung an eine Behörde senden, sollten Sie daher nicht nach einer vermeintlich neuen 4.0-Kennung suchen. Entscheidend sind der vom Empfänger akzeptierte Standard, die aktuelle produktive Version und eine bestandene Prüfung mit den passenden technischen Komponenten.

Was ändert sich in XRechnung 4.0?

Die folgenden Punkte sind in der Vorversion und der aktuellen KoSIT-Mitteilung beschrieben. Die endgültige Fassung kann sich im Detail noch ändern. Für die Vorbereitung reichen die Änderungen aber aus, um Datenquellen und Rechnungsprozesse gezielt zu prüfen.

1. Mehrere Buyer References in BT-10

BT-10 Buyer reference kann künftig mehrfach vorkommen. Damit lassen sich mehrere interne Zuordnungen des Rechnungsempfängers abbilden, zum Beispiel eine organisatorische Referenz und eine zusätzliche Vorgabe aus dem Auftrag.

Bei mehreren Werten darf höchstens einer davon eine Leitweg-ID sein. Die Vorversion führt dafür die neue nationale Geschäftsregel BR-DE-32. Eine Leitweg-ID wird dadurch nicht beliebig mit weiteren Kennungen vermischt; die Werte müssen fachlich unterscheidbar und vom Empfänger vorgegeben sein.

Der neue Spielraum ist besonders für öffentliche Auftraggeber interessant. Gleichzeitig steigt die Verantwortung für die Datenzuordnung: Eine Bestellnummer, Projektnummer oder Kostenstelle gehört nicht automatisch in dieselbe Referenz wie eine Leitweg-ID. Stimmen Sie die Bedeutung der einzelnen Werte mit dem Rechnungsempfänger ab.

2. Leistungs- und Lieferdatum werden grundsätzlich erforderlich

Eine Rechnung muss nach der Vorversion eine Angabe zum Leistungs- oder Lieferzeitpunkt beziehungsweise zum Leistungs- oder Lieferzeitraum enthalten. Das kann auf Dokumentebene oder auf Positionsebene erfolgen:

• tatsächliches Lieferdatum BT-72,
• Rechnungs- beziehungsweise Leistungszeitraum BG-14,
• Zeitraum einer einzelnen Rechnungsposition BG-26.

Die nationale Regel BR-DE-35 nennt Ausnahmen für die Rechnungstypen Pro-forma-Rechnung (325), Berichtigungsrechnung (384) und Vorauszahlungsrechnung (386). Die konkrete Belegart muss deshalb sauber im Rechnungsprozess geführt werden. Ein Datum, das nur im sichtbaren PDF-Text vorkommt, ist für die XML-Prüfung nicht automatisch ein befülltes strukturiertes Feld.

Für Dienstleistungen mit wiederkehrenden Zeiträumen und für Rechnungen mit unterschiedlichen Leistungsdaten je Position ist das eine wichtige Änderung. Systeme sollten den Zeitraum dort erfassen, wo er fachlich entsteht, statt pauschal ein Rechnungsdatum zu kopieren.

3. Der Business Process Type BT-23 wird Pflicht

BT-23 Business process type beschreibt den Geschäftskontext, in dem die Rechnung verarbeitet wird. Die Vorversion verlangt dieses Feld mit BR-DE-36.

Für viele bestehende Rechnungsabläufe bedeutet das: Es genügt künftig nicht mehr, nur Verkäufer, Käufer, Betrag und Steuer zu übertragen. Der Prozess, zu dem die Rechnung gehört, muss ebenfalls bekannt sein. Bei einer PDF-Konvertierung lässt sich dieser Wert nicht zuverlässig aus jedem Layout ableiten. Er sollte deshalb als strukturierte Eingabe, Kundenstammdatum oder Prozesskonfiguration vorliegen.

4. Elektronische Adressen für Verkäufer und Käufer

Die elektronische Adresse des Verkäufers BT-34 und des Käufers BT-49 muss in der Vorversion übermittelt werden. Für beide Felder ist außerdem eine Scheme Identifier vorgesehen beziehungsweise erforderlich. Bei BT-34 und BT-49 verweist die Spezifikation auf die Electronic Address Scheme List, kurz EAS.

Eine elektronische Adresse ist dabei nicht einfach nur eine sichtbare E-Mail-Adresse. Sie identifiziert den elektronischen Empfänger oder die elektronische Antwortadresse innerhalb des vorgesehenen Rechnungsaustauschs. Der Wert und die zugehörige Scheme-ID müssen zusammenpassen.

Das ist ein häufiger Vorbereitungspunkt für ältere ERP-Systeme und PDF-Workflows. Ein Empfängername oder eine E-Mail-Adresse im Briefkopf ersetzt nicht automatisch BT-49 mit gültiger Scheme-ID. Umgekehrt sollte eine Konvertierung keine elektronische Adresse erfinden, wenn sie aus den Quelldaten nicht belastbar hervorgeht.

5. Skonto wird als strukturierte Gruppe abgebildet

Die bisherige deutsche Skonto-Konvention wird in der Vorversion durch die strukturierte Gruppe BG-35 Early Payment Discount ersetzt. Dazu gehören unter anderem das Ende des Skontozeitraums BT-170 und – wenn relevant – der Skontosatz BT-171.

Für Menschen ist ein Satz wie „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen“ leicht verständlich. Eine Software muss die Frist und den Prozentsatz jedoch getrennt verarbeiten können. Freitext kann weiterhin ergänzend sinnvoll sein, sollte aber nicht die einzige strukturierte Quelle für die Zahlungsbedingung sein.

6. Mehrere Bestellungen, Lieferungen und Referenzen

XRechnung 4.0 löst die bisher enge Beziehung „eine Bestellung, eine Lieferung, eine Rechnung“ weiter auf. Mehrere Bestellungen und Lieferungen können in einer Rechnung referenziert werden. Zusätzliche Bestell-, Liefer- und Rechnungsreferenzen lassen sich stärker auf Positionsebene abbilden.

Das ist für Sammelrechnungen, Lieferungen an mehrere Standorte und komplexe Beschaffungsvorgänge relevant. Ein System muss künftig nicht nur wissen, welche Referenz zur Rechnung gehört, sondern gegebenenfalls auch, welche Referenz zu welcher Position gehört. Die Zuordnung darf nicht verloren gehen, wenn aus einem ERP-Export oder einer PDF mehrere Positionen entstehen.

7. XML-Dateien als eingebettete Anhänge

XML-Dateien sind im Kernrechnungsmodell als Anhänge zugelassen. Das erweitert die Möglichkeiten für ergänzende strukturierte Informationen und für Szenarien, in denen zusätzliche Daten gemeinsam mit der Rechnung übertragen werden.

Anhänge brauchen weiterhin eine saubere technische Beschreibung. Die Vorversion verlangt bei angehängten Dokumenten unter anderem einen eindeutigen Dateinamen in BT-125; außerdem werden Dateityp und Inhalt als strukturierte Eigenschaften geführt. Die Zulässigkeit eines Anhangs bedeutet nicht automatisch, dass jeder Empfänger jeden Dateityp oder jede Dateigröße akzeptiert. Prüfen Sie deshalb zusätzlich die Vorgaben des Zielportals oder Geschäftspartners.

8. Neue Möglichkeiten für spezielle Abrechnungsfälle

Die Vorversion enthält außerdem neue beziehungsweise erweiterte Gruppen, etwa BG-34 Charges on Behalf of a Third Party für Fremdforderungen. Solche Gruppen sind vor allem dann relevant, wenn der Zahlungsempfänger, der Rechnungsteller und der wirtschaftlich betroffene Dritte nicht identisch sind.

Für Standardrechnungen müssen Sie diese Erweiterungen nicht pauschal befüllen. Sie zeigen aber, dass XRechnung 4.0 nicht nur einzelne Pflichtfelder ergänzt, sondern die Abbildung komplexerer Geschäftsprozesse vorbereitet.

Was bedeutet das für PDF-Konvertierung und ältere ERP-Systeme?

Die größte praktische Änderung liegt nicht in der neuen Versionsnummer, sondern in der Qualität der Ausgangsdaten. Ein PDF kann Informationen sichtbar enthalten, ohne sie eindeutig einem Business Term zuzuordnen. Ein ERP kann ein Feld intern führen, es aber beim Export nicht in das richtige XML-Feld schreiben. Beides führt bei strengeren Regeln zu Rückfragen oder Ablehnungen.

Prüfen Sie bei Ihren bestehenden Quellen insbesondere diese Fragen:

• Woher kommt BT-23 für den jeweiligen Geschäftsprozess?
• Sind BT-34 und BT-49 mit passender Scheme-ID vorhanden?
• Wird das Leistungsdatum als BT-72, BG-14 oder BG-26 geführt?
• Können mehrere Buyer References unterschieden werden, ohne die Leitweg-ID falsch zuzuordnen?
• Werden Bestell- und Lieferreferenzen auf Positionsebene erhalten?
• Ist Skonto strukturiert gespeichert oder nur als Text im PDF enthalten?
• Werden Anhänge mit eindeutigen Dateinamen und nachvollziehbarer Zuordnung übertragen?

Fehlende Werte sollten sichtbar als fehlend behandelt werden. Ein Konverter oder eine Schnittstelle sollte keine Leitweg-ID, Scheme-ID oder Leistungsdaten aus ungeeigneten Textstellen erraten. Für eine belastbare Umstellung ist es besser, die fehlende Angabe gezielt beim Anwender oder im Kundenstamm abzufragen.

Wenn Sie mit älterer Software arbeiten, finden Sie weitere Hinweise im Beitrag Alte Software für die E-Rechnung fit machen. Für wiederkehrende Schnittstellen, individuelle Regeln und automatisierte Prüfungen ist außerdem der Überblick zur E-Rechnung-API für XRechnung und ZUGFeRD hilfreich.

Was sollten Unternehmen jetzt vorbereiten?

Sie müssen heute nicht auf eine produktive 4.0-Ausgabe umstellen. Sie können aber bereits prüfen, ob Ihre Datenquellen die neuen Anforderungen grundsätzlich abbilden können.

Die folgende Reihenfolge hilft, einen Versionswechsel vorzubereiten, während die bisherige Rechnungsausgabe weiterläuft. Erst die Prüfung mit dem vollständigen Regelpaket und die Vorgaben des Empfängers entscheiden über den produktiven Wechsel.

Praktische Checkliste

1. Quellen inventarisieren: Listen Sie Rechnungen aus ERP, Buchhaltung, PDF-Vorlagen, Excel-Importen und individuellen Schnittstellen getrennt auf.
2. Neue Felder ergänzen: Planen Sie Eingaben oder Stammdaten für BT-23, BT-34, BT-49 und die jeweiligen Scheme-IDs ein.
3. Leistungsdaten sichern: Speichern Sie Datum und Zeitraum auf Dokument- oder Positionsebene, statt sie nur im Layout auszugeben.
4. Referenzen differenzieren: Trennen Sie Leitweg-ID, Bestellnummer, Projekt- und Kostenstellenreferenz fachlich voneinander.
5. Positionen prüfen: Testen Sie Sammelrechnungen, mehrere Lieferungen und Rechnungen mit unterschiedlichen Leistungszeiträumen.
6. Zahlungsbedingungen strukturieren: Überprüfen Sie Skonto, Zahlungsziel und Fälligkeit getrennt voneinander.
7. Testdaten sammeln: Legen Sie echte, anonymisierte Fälle für Standardrechnung, Gutschrift, Vorauszahlung, Berichtigung, Sammelrechnung und wiederkehrende Leistung an.
8. Versionen trennen: Halten Sie produktive 3.0-Prozesse und vorbereitende 4.0-Tests getrennt. Aktivieren Sie 4.0 nicht automatisch in einem laufenden Export.
9. Quellen beobachten: Prüfen Sie die offiziellen Veröffentlichungen von XStandards Einkauf, die HTML-Vergleichsansicht und das finale Bundle, sobald sie erscheinen.

Die aktuelle produktive Datei können Sie mit dem XRechnung-Validator prüfen. Wenn Sie eine Rechnung erst erstellen oder eine vorhandene PDF übernehmen möchten, helfen der XRechnung-Generator und der PDF-zu-XRechnung-Konverter. Eine bestandene 3.0-Prüfung ersetzt dabei noch keine 4.0-Prüfung; sie ist aber die richtige Kontrolle für einen heutigen 3.0-Prozess.

XRechnung 3.0 oder 4.0: Was gilt jetzt?

Häufige Fragen zu XRechnung 4.0

Ist XRechnung 4.0 bereits verpflichtend?

Nein. Die am 15. September 2026 veröffentlichte Fassung ist eine Vorversion und nicht für den produktiven Einsatz vorgesehen. Für eine produktive Rechnung zählt der aktuelle, vom Empfänger akzeptierte Standard. Der Wechsel auf XRechnung 4.0 sollte erst auf Basis des finalen Bundles und der dazugehörigen technischen Komponenten erfolgen.

Kommt XRechnung 4.0 im Januar 2027?

Das ist derzeit nicht bestätigt. KoSIT nennt das Frühjahr 2027 als voraussichtlichen Zeitraum für das vollständige Bundle. Ein konkreter Monat oder Tag wurde nicht veröffentlicht. Die gesetzlichen Fristen der E-Rechnung sind davon getrennt zu betrachten.

Welche Pflichtfelder sind in XRechnung 4.0 neu oder strenger?

Besonders wichtig sind BT-23 Business process type, BT-34 Seller electronic address und BT-49 Buyer electronic address. Außerdem verlangt die Vorversion grundsätzlich Leistungs- oder Lieferangaben über BT-72, BG-14 oder BG-26. BT-10 Buyer reference kann mehrfach vorkommen, und bei den elektronischen Adressen ist die Scheme-ID relevant.

Muss eine Leitweg-ID künftig mehrfach eingetragen werden?

Nein. BT-10 kann zwar mehrere Buyer References enthalten, aber laut BR-DE-32 darf höchstens eine davon eine Leitweg-ID sein. Weitere Referenzen müssen getrennt und fachlich korrekt zugeordnet werden.

Reicht eine E-Mail-Adresse als elektronische Adresse?

Nicht automatisch. BT-34 und BT-49 sind strukturierte Identifier mit Scheme Identifier. Ob eine konkrete E-Mail-Adresse als Wert geeignet ist, hängt vom verwendeten elektronischen Adressschema und vom Zielprozess ab. Übernehmen Sie nicht einfach eine sichtbare Kontaktadresse aus dem PDF, ohne ihre Bedeutung und Scheme-ID zu prüfen.

Was passiert mit XRechnung 3.0, wenn 4.0 erscheint?

Die Umstellung erfolgt nicht allein durch die Veröffentlichung einer Vorversion. Nach dem derzeitigen Stand bleibt XRechnung 3.0 mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft. Für die tatsächliche Ablösung sind das finale 4.0-Bundle, die Regeln des Empfängers und die Zeitplanung der jeweiligen Portale oder Netzwerke maßgeblich.

Muss ich wegen XRechnung 4.0 meine PDF-Rechnungen sofort umwandeln?

Nein. XRechnung 4.0 ist kein eigener Auslöser für eine sofortige Konvertierung. Ob Sie eine strukturierte E-Rechnung ausstellen müssen, hängt von Umsatz, Umsatzart, Empfänger und Übergangsregel ab. Das BMF-FAQ zur E-Rechnung erläutert die steuerlichen Grundlagen. Wenn Sie bereits heute eine XRechnung brauchen, können Sie Ihre Datei mit dem kostenlosen Validator prüfen oder eine vorhandene PDF im Konverter übernehmen.

Wird eine XRechnung-4.0-Datei automatisch gültig, wenn sie XML ist?

Nein. XML ist nur die technische Hülle. Die Datei muss zur vorgesehenen Syntax, zum semantischen Modell, zu den Geschäftsregeln und zum akzeptierten Profil passen. Bis das finale 4.0-Bundle mit den vollständigen Validierungsartefakten veröffentlicht ist, lässt sich eine produktive 4.0-Konformität nicht allein aus der Vorversion ableiten.

Fazit: Jetzt Daten vorbereiten, später kontrolliert umstellen

XRechnung 4.0 wird voraussichtlich mehr als ein kleines Versionsupdate. Mehrere Referenzen, verpflichtende Prozess- und Adressdaten, strukturierte Skontoinformationen, detailliertere Lieferdaten und XML-Anhänge erweitern die Möglichkeiten – sie stellen aber auch höhere Anforderungen an ERP-Systeme, PDF-Konvertierung und Schnittstellen.

Für den Moment ist die Lage klar: XRechnung 3.0 bleibt produktiv, XRechnung 4.0 ist eine Vorversion, und das finale Bundle wird voraussichtlich im Frühjahr 2027 erwartet. Unternehmen gewinnen Zeit, wenn sie ihre Datenquellen jetzt auf die neuen Business Terms prüfen, ohne eine noch nicht finale Spezifikation in die laufende Rechnungsausgabe einzubauen.

Wenn eine XRechnung bereits heute abgelehnt wird, hilft die Fehlercode-Übersicht zu BR-DE, BR-CO und KoSIT-Fehlern. Für die technische Prüfung und lesbare Kontrolle stehen Validator und Viewer bereit.

Fachliche Quellen

• KoSIT/XStandards Einkauf: Vorversion XRechnung 4.0
• KoSIT: Spezifikation Vorversion XRechnung 4.0.0 als PDF
• XStandards Einkauf: Versionen und Bundles
• DIN Media: DIN EN 16931-1:2026-10
• Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung