ZUGFeRD-Anforderungen: PDF/A-3, XML und Pflichtangaben

Eine technisch konforme ZUGFeRD-Rechnung verbindet ein lesbares PDF/A-3 mit eingebetteten CII-Rechnungsdaten. Das gewählte Profil, die Metadaten und die Rechnungsangaben müssen dazu passen. Ein PDF, das sich problemlos öffnen lässt, ist damit noch nicht vollständig geprüft.

Mit RechneX können Sie eine vorhandene PDF-Rechnung für ZUGFeRD aufbereiten oder eine Rechnung direkt als PDF/A-3 mit XML erstellen. Haben Sie bereits eine ZUGFeRD-Datei, deren Rechnungsdaten gültig sind und die ausschließlich an PDF/A-3 scheitert, kann der Validator eine PDF/A-3-Reparatur anbieten.

Welche Anforderungen muss eine ZUGFeRD-Rechnung erfüllen?

Bei ZUGFeRD und Factur-X gehören sichtbare Rechnung und maschinenlesbare Daten in eine Datei. Die Anforderungen betreffen unterschiedliche Teile dieser Datei:

Aktueller Standard ist ZUGFeRD 2.5.2 / Factur-X 1.09.2. Die technischen Vorgaben und Prüfdateien finden Sie im offiziellen FeRD-Releasepaket. Ob eine Rechnung angenommen wird, hängt zusätzlich von ihrem Inhalt und den Empfängervorgaben ab.

PDF/A-3-Anforderungen: Was muss das Rechnungs-PDF mitbringen?

PDF/A-3 ist in ISO 19005-3 beschrieben. Der Standard zielt auf eine langfristig reproduzierbare Darstellung und erlaubt eingebettete Dateien unterschiedlicher Formate. ZUGFeRD nutzt diese Möglichkeit für die Rechnungs-XML. Auch gewöhnliche PDFs können Anhänge enthalten; die PDF/A-Konformität und die ZUGFeRD-Regeln kommen als zusätzliche Anforderungen hinzu. Grundlagen dazu erläutern ISO und die PDF Association.

Schriftarten und Rechnungsdarstellung

Die für die sichtbare Darstellung benötigten Schriftprogramme müssen im Dokument eingebettet sein. Die darin verwendeten Zeichen müssen vorhanden sein und korrekt dargestellt werden. Dass auf Ihrem Rechner dieselbe Schrift installiert ist, genügt für die Weitergabe und spätere Anzeige nicht.

Farben und Metadaten

Farbräume und gegebenenfalls benötigte ICC-Farbprofile müssen den PDF/A-Regeln entsprechen. Eine pauschale Vorgabe wie „jede Rechnung muss sRGB verwenden“ greift zu kurz. Welche Anforderungen gelten, hängt von den im Dokument verwendeten Farben und Ressourcen ab.

Das Dokument braucht außerdem korrekte XMP-Metadaten einschließlich seiner PDF/A-Kennzeichnung. Die bloße Behauptung „PDF/A-3“ in den Metadaten macht eine Datei noch nicht konform. Verschlüsselung und JavaScript-Aktionen sind mit PDF/A-3 nicht vereinbar. Die einzelnen Anforderungen sind im öffentlichen veraPDF-Regelkatalog nachvollziehbar.

Was bedeuten PDF/A-3b, PDF/A-3u und PDF/A-3a?

Die Buchstaben bezeichnen Konformitätsstufen: b konzentriert sich auf die visuelle Wiedergabe, u ergänzt die Unicode-Zuordnung von Text und a Anforderungen an die logische Dokumentstruktur. Ein PDF/A-3b kann beispielsweise ein gescanntes Dokument enthalten; eine zuverlässig durchsuchbare Textebene folgt daraus nicht automatisch. Die PDF Association erläutert die Konformitätsstufen in Anhang A. Eine kurze Einordnung finden Sie im PDF/A-3-Glossar.

XML, Einbettung und ZUGFeRD-Profile

Die Rechnungsdaten liegen bei ZUGFeRD in der Syntax CII vor. Das ist eine festgelegte XML-Struktur für Geschäftsbelege. Eine frei zusammengestellte XML-Datei erfüllt diese Anforderungen ebenso wenig wie eine Datei, die lediglich einen passenden Namen erhält.

Für reguläre aktuelle Factur-X-Profile nennt FeRD die Rechnungsdatei factur-x.xml, für das Referenzprofil XRECHNUNG xrechnung.xml. Die konkreten Vorgaben richten sich nach Version und Profil. Pro Hybriddatei ist ein Rechnungsdatendokument vorgesehen; rechnungsbegründende Anlagen sind davon zu unterscheiden. Quelle: FeRD-FAQ zum PDF- und XML-Aufbau.

Zur Einbettung gehören der Bezug zwischen XML und PDF sowie passende XMP-Angaben. Dateiname, Profilkennung und die übrigen vorgeschriebenen Angaben müssen mit dem tatsächlich eingebetteten Datensatz übereinstimmen. Bei einer technischen Umsetzung sollten diese Werte aus dem jeweiligen Releasepaket übernommen werden.

Welches Profil passt zur Rechnung?

Ein Profil legt den vorgesehenen Datenumfang fest. Es entscheidet nicht allein darüber, ob eine einzelne Rechnung richtig ist.

Das BMF nennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit Ausnahme von MINIMUM und BASIC-WL als grundsätzlich geeignetes E-Rechnungsformat. Das ersetzt die Prüfung der konkreten Rechnungsdaten nicht. Quellen: BMF-FAQ und FeRD-Profile. Einzelheiten finden Sie im Glossar zu ZUGFeRD-Profilen und im Ratgeber zu EXTENDED.

Welche Pflichtangaben müssen in den Rechnungsdaten stehen?

Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben ergeben sich insbesondere aus § 14 UStG. Bei einer gewöhnlichen inländischen Rechnung gehören dazu unter anderem die vollständigen Namen und Anschriften, die Steuerkennung des Ausstellers, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, die abgerechnete Leistung, der Leistungszeitpunkt sowie Entgelt- und Steuerangaben. Für besondere Steuerfälle gelten zusätzliche oder abweichende Angaben.

Diese Angaben müssen den richtigen Stellen im strukturierten Datensatz zugeordnet sein. Eine Steuernummer, die nur im Briefpapier steht, wird von der Rechnungssoftware des Empfängers nicht automatisch als Steuerkennung übernommen. Die gemeinsame Zuordnungstabelle von KoSIT und FeRD zeigt beispielsweise:

Daneben enthalten Format und Profil weitere Regeln, etwa zu Währung, Belegart, zulässigen Codes, Steueraufschlüsselung und Berechnungen. Ein optionales Feld in einer technischen Beschreibung kann im konkreten Steuerfall erforderlich sein. Umgekehrt ist eine technisch geforderte Angabe nicht automatisch eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe.

Für die Leistungsbeschreibung kommt es darauf an, dass Art und Umfang der Leistung aus den strukturierten Angaben hinreichend erkennbar sind. Zusätzliche Einzelheiten können unter den jeweiligen Voraussetzungen in einen eingebetteten Anhang gehören. Für Bauleistungen und bestimmte andere Fälle beschreibt das BMF besondere Handhabungen. Quellen: BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 8–14 und unsere Einordnung des BMF-Schreibens.

PDF/A-3 erstellen, vorhandene PDF aufbereiten oder ZUGFeRD reparieren?

Der passende Weg hängt davon ab, welche Datei Sie bereits haben. RechneX unterstützt die folgenden Fälle:

Bestehendes PDF im Konverter übernehmen

RechneX bereitet das vorhandene Rechnungs-PDF PDF/A-3-konform auf, damit es als sichtbarer Teil der ZUGFeRD-Datei übernommen werden kann. Die strukturierten Rechnungsdaten werden eingebettet. Prüfen Sie die erkannten Angaben und das Ergebnis vor dem Versand. Ob das vorhandene Layout übernommen werden kann, hängt auch von der technischen Beschaffenheit der Quelldatei ab.

Die einzelnen Schritte zeigt die Anleitung zur PDF-zu-ZUGFeRD-Konvertierung. Wenn Sie ein verbindlich abgestimmtes Rechnungsdesign benötigen, finden Sie die Möglichkeiten auf der Seite ZUGFeRD mit eigenem Design.

PDF/A-3 direkt im Generator erstellen

Im Generator brauchen Sie keine fertige PDF als Ausgangspunkt. Sie erfassen Ihre Rechnung, kontrollieren die Vorschau und erhalten ein PDF/A-3-konformes ZUGFeRD-Dokument mit eingebetteten Rechnungsdaten. Das ist der direkte Weg, wenn Sie eine neue Rechnung erstellen möchten.

Eine ZUGFeRD-Rechnung mit PDF/A-3-Fehler reparieren

Ist der eingebettete Rechnungsdatensatz gültig und scheitert die Datei ausschließlich an PDF/A-3, kann RechneX die PDF/A-3-Konformität herstellen. Der Validator zeigt bei geeigneten Dateien das Reparaturangebot an. Das eingebettete Rechnungs-XML bleibt unverändert. Die reparierte ZUGFeRD-Datei wird vor der Ausgabe erneut geprüft.

Die Reparatur berichtigt keine falschen Rechnungsbeträge, Steuerangaben oder Empfängerdaten. Solche Angaben müssen in der Rechnung selbst korrigiert werden. Auch nicht jede technisch beschädigte oder geschützte PDF lässt sich automatisch aufbereiten. Ob Ihre Datei geeignet ist, sehen Sie nach der Prüfung.

So prüfen Sie die vollständige ZUGFeRD-Datei

Prüfen Sie die fertige Hybriddatei, die Sie tatsächlich versenden möchten. Eine vorab geprüfte XML allein sagt noch nichts darüber aus, ob sie später korrekt in das PDF eingebettet wurde.

1. PDF/A-3 prüfen: Stimmen Dokumentstruktur, Schriften, Farben und PDF/A-Metadaten? Ein spezialisierter Prüfer wie veraPDF kontrolliert die Regeln des gewählten PDF/A-Profils.
2. Einbettung kontrollieren: Lässt sich die richtige Rechnungs-XML auslesen? Passen Dateiname, Metadaten und Profil zusammen?
3. XML und Regeln validieren: Die Struktur wird gegen das passende Schema geprüft, weitere Rechnungsregeln gegen die zugehörigen Validierungsartefakte. Bei ZUGFeRD hängen diese vom Profil und Regelstand ab.
4. Rechnungsinhalt abgleichen: Stimmen Rechnungsempfänger, Leistung, Steuer und Zahlbetrag mit dem tatsächlichen Geschäft und den gemeinsamen Angaben im sichtbaren PDF überein?
5. Empfängerbedingungen abgleichen: Kontrollieren Sie vereinbartes Format, erforderliche Referenzen und Versandweg.

Mit dem RechneX ZUGFeRD-Validator prüfen Sie das fertige PDF einschließlich eingebettetem XML. Der ZUGFeRD-Viewer hilft beim Anzeigen und Auslesen der Rechnungsdaten. Wie Sie die Ergebnisse einordnen und Fehler beheben, erklärt der Artikel ZUGFeRD validieren: Fehler und Lösungen.

Was bedeutet ein roter Prüfstatus steuerlich?

Technische Konformität und steuerliche Ordnungsmäßigkeit müssen getrennt beurteilt werden. Das BMF unterscheidet Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Fehler bei steuerlichen Pflichtangaben. Ein Geschäftsregelfehler ohne Formatfehler macht eine Datei umsatzsteuerlich nicht automatisch zu einer sonstigen Rechnung; richtige und vollständige steuerliche Pflichtangaben bleiben erforderlich. Ein Empfänger kann technische Fehler dennoch zum Anlass für eine Ablehnung nehmen. Maßgeblich ist die konkrete Meldung, nicht allein die Farbe des Prüfstatus. Quelle: BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 22–25.

Welche zusätzlichen Anforderungen gelten bei Behörden?

Für Rechnungen an die Bundesverwaltung müssen neben den steuerlichen Angaben die Vorgaben der E-Rechnungsverordnung und des jeweiligen Eingangswegs erfüllt sein. Dazu gehören grundsätzlich eine Leitweg-ID, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und eine elektronische Kontaktadresse; weitere Angaben können hinzukommen. Diese Anforderungen lassen sich nicht pauschal auf sämtliche B2B-Rechnungen übertragen. Quelle: § 5 ERechV.

Die Bundes-FAQ nennt ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG auch als rein strukturierte XML-Datei. Prüfen Sie deshalb vor dem Versand, ob der Empfänger eine Hybriddatei oder die strukturierte XML erwartet. Eine gültige ZUGFeRD-Datei ist keine Zusage für die Annahme durch jedes Portal. Quelle: offizielle FAQ der Bundesverwaltung. Weitere Auswahlhilfen bietet der Vergleich von XRechnung und ZUGFeRD.

Was ist bei der Aufbewahrung wichtig?

PDF/A-3 unterstützt die langfristige Darstellung des Dokuments. Ein ordnungsmäßiges Archiv braucht zusätzlich ein geeignetes Aufbewahrungsverfahren. Nach den GoBD kann bei E-Rechnungen die Aufbewahrung des strukturierten Teils ausreichen; enthält der menschenlesbare Teil zusätzliche oder abweichende steuerlich relevante Informationen, sind diese ebenfalls zu berücksichtigen. Ein Ausdruck bewahrt die eingebetteten Daten nicht auf. Quelle: BMF: GoBD, Rz. 131. Den Ablauf erläutert unser Ratgeber zur E-Rechnungsarchivierung.

Checkliste: ZUGFeRD-Anforderungen vor dem Versand

• Die fertige PDF/A-3-Datei wurde geprüft.
• Die richtige Rechnungs-XML ist eingebettet und lässt sich auslesen.
• Profil, Dateiname und Metadaten passen zum Datensatz.
• Gesetzliche Pflichtangaben und zusätzliche Formatregeln sind berücksichtigt.
• Rechnungsnummer, Empfänger, Steuer und Zahlbetrag stimmen in den gemeinsamen Angaben von PDF und XML überein.
• Die Prüfung verwendet die zum Profil und zur Version passenden Regeln.
• Nach einer Korrektur oder PDF/A-3-Reparatur wurde die fertige Datei erneut validiert.
• Format, Referenzen und Übertragungsweg entsprechen den Empfängervorgaben.

Für einen Blick auf eine fertige Datei können Sie unser ZUGFeRD-Beispiel mit PDF und XML verwenden.

Häufige Fragen zu ZUGFeRD und PDF/A-3

Ist ein PDF/A-3 automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung?

Nein. PDF/A-3 erlaubt eingebettete Dateien, schreibt aber für sich genommen keine Rechnung vor. Für ZUGFeRD braucht es zusätzlich den passenden Rechnungsdatensatz, seine korrekte Einbettung, Metadaten und die Einhaltung der Profilregeln.

Kann ich eine Rechnung aus Word, Excel oder meiner Buchhaltungssoftware verwenden?

Eine exportierte PDF-Rechnung kann der Ausgangspunkt für die Konvertierung sein. RechneX bereitet das bestehende PDF für die PDF/A-3-konforme Übernahme auf und bettet die strukturierten Rechnungsdaten ein. Sie kontrollieren die erkannten Angaben vor der Ausgabe.

Muss ich bereits ein PDF/A-3 hochladen?

Für den Konverter brauchen Sie kein vorab als PDF/A-3 exportiertes Dokument. Die PDF/A-3-Aufbereitung gehört zur ZUGFeRD-Konvertierung. Ohne vorhandene PDF erstellen Sie die Rechnung direkt im Generator. Die technische Eignung einer Quelldatei wird dabei berücksichtigt.

Kann RechneX PDF/A-3-Fehler einer bestehenden ZUGFeRD-Datei reparieren?

Ja, bei geeigneten Dateien. Wenn die eingebetteten Rechnungsdaten gültig sind und die Datei ausschließlich an der PDF/A-Konformität scheitert, kann der Validator das PDF aufbereiten. Die XML bleibt unverändert und die reparierte Datei wird erneut geprüft.

Ersetzt die PDF/A-3-Reparatur eine Rechnungskorrektur?

Falsche Leistungen, Beträge oder Steuerangaben müssen in den Rechnungsdaten berichtigt werden. Die PDF/A-3-Reparatur betrifft den technischen PDF-Aufbau und übernimmt die vorhandene Rechnungs-XML unverändert.

Genügt es, die XML separat per E-Mail mitzuschicken?

Für eine ZUGFeRD-Hybriddatei müssen Sichtdarstellung und Rechnungsdatensatz in der vorgesehenen Weise zusammengehören. Eine separat mitgeschickte Datei macht ein gewöhnliches PDF nicht ZUGFeRD-konform. Ob eine eigenständige XML-Rechnung das vereinbarte Rechnungsformat erfüllt, ist gesondert zu prüfen.

Welche ZUGFeRD-Version brauche ich?

Version und Profil sind unterschiedliche Angaben. Die Version bezeichnet einen Stand des Standards, das Profil seinen vorgesehenen Datenumfang. Wählen Sie einen zum Geschäft und zum Empfänger passenden, unterstützten Stand und prüfen Sie die konkrete Rechnung gegen die zugehörigen Regeln.