E-Rechnung für Bauunternehmen: Aufmaß, Abschlag und Schlussrechnung sicher abbilden

Bauunternehmen rechnen selten nur eine einfache Leistung ab. In der Praxis gehören Abschlagsrechnungen, Teilrechnungen, Schlussrechnungen, Aufmaßblätter, Stundenzettel, Nachträge, Lieferscheine, Abnahmeprotokolle, Projektaktenzeichen und Zahlpläne zum Alltag.

Gleichzeitig verlangen öffentliche Auftraggeber, Bauämter, Generalunternehmer und größere B2B-Kunden immer häufiger strukturierte E-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD. Genau hier entsteht das Problem: Der vorhandene PDF-Prozess funktioniert intern, aber der Empfänger braucht maschinenlesbare Daten.

RechneX setzt an Ihrem bestehenden Ablauf an. Sie müssen Ihre Rechnungsstellung nicht komplett neu aufbauen. Stattdessen werden Ihre vorhandenen PDF-Rechnungen analysiert und in einen sauberen E-Rechnungs-Workflow überführt.

Ein Standard-Konverter kann Beträge, Rechnungsnummern und Adressen aus einem PDF übernehmen. Bei Bauabrechnungen reicht das oft nicht aus. Entscheidend ist, ob der Betrag ein Abschlag, eine bereits gezahlte Anzahlung, eine Restforderung, ein Nachtrag, ein Sicherheitseinbehalt oder ein positionsbezogener Aufmaßwert ist.

Gerade Schlussrechnungen mit mehreren Abschlägen, Rechnungen mit Aufmaß-Anlagen, Stundenzetteln, Leitweg-ID, Bestellbezug oder mehreren Steuersätzen brauchen klare Regeln. Sonst entsteht zwar eine Datei, aber keine Rechnung, die im Freigabeprozess wirklich überzeugt.

RechneX behandelt Ihre E-Rechnung deshalb nicht als reinen Datei-Export, sondern als prüfbaren Übergabeprozess: Welche Daten müssen strukturiert enthalten sein? Welche Nachweise gehören dazu? Welche Referenzen erwartet der Empfänger? Und welches Format ist für den konkreten Fall sinnvoll?

Sie senden 2 bis 5 anonymisierte Beispielrechnungen an kontakt@rechnex.de. Ideal sind eine typische Abschlagsrechnung, eine Schlussrechnung, ein Beleg mit Aufmaß, ein Stundenzettel- oder Nachweisfall und bei Bedarf eine Rechnung an eine Behörde mit Leitweg-ID.

Wir prüfen Layout, Pflichtfelder, Anlagen, Rechnungstyp, Summenlogik, Empfängeranforderungen und Zielformat. Danach wird festgelegt, welche Daten automatisch übernommen werden, welche Angaben geprüft werden müssen und wie Anlagen, Nachweise und Referenzen sauber mitgeführt werden.

Vor der produktiven Nutzung wird die Ausgabe getestet und validiert. So entsteht ein wiederholbarer Prozess für XRechnung oder ZUGFeRD, der zu Ihren realen Bauabrechnungen passt.