E-Rechnung für Bauunternehmen: Aufmaß, Abschlag und Schlussrechnung sauber abbilden

Bauunternehmen rechnen nicht nur eine Leistung und eine Summe ab. Typisch sind Abschlagsrechnungen, Teilrechnungen, Schlussrechnungen, Aufmaßblätter, Stundenzettel, Nachträge, Lieferscheine, Abnahmeprotokolle, Projektaktenzeichen und Zahlpläne. Dazu kommen öffentliche Auftraggeber, Bauämter oder größere Generalunternehmer mit klaren Vorgaben an XRechnung oder ZUGFeRD.

Viele Betriebe haben dafür gewachsene Prozesse: Handwerkersoftware, ERP, Excel, Word, PDF-Export oder individuelle Vorlagen. Diese Abläufe sollen nicht über Nacht ersetzt werden. RechneX nutzt Ihre vorhandenen PDF-Rechnungen als Grundlage und richtet den Schritt zur validen E-Rechnung individuell ein.

Ein einfacher PDF-Konverter kann eine Summe auslesen. Er versteht aber nicht automatisch, ob ein Betrag ein Abschlag, eine bereits gezahlte Anzahlung, eine Restforderung, ein Nachtrag, ein Sicherheitseinbehalt oder ein positionsbezogenes Aufmaß ist. Genau diese Unterscheidung entscheidet, ob eine Bau-E-Rechnung beim Empfänger freigegeben wird.

Besonders kritisch sind Schlussrechnungen mit mehreren Abschlägen, Aufmaß-Anlagen, Stundenzettel, Leitweg-ID, Bestellbezug, mehrere Steuersätze und Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Wenn Anlagen fehlen oder Referenzen nicht maschinenlesbar sind, bleibt die Rechnung trotz korrektem PDF in der Freigabe hängen.

Sie senden 2 bis 5 anonymisierte Beispielrechnungen an kontakt@rechnex.de: eine typische Abschlagsrechnung, eine Schlussrechnung, einen Beleg mit Aufmaß, einen Stundenzettel- oder Nachweisfall und bei Bedarf eine Rechnung an eine Behörde mit Leitweg-ID. Wir prüfen Layout, Pflichtfelder, Anlagen, Rechnungstyp, Summenlogik und Zielformat.

Danach wird festgelegt, welche Daten automatisch aus dem PDF übernommen werden, welche Nachweise mitgeführt werden, welche Referenzen Pflicht sind und ob XRechnung oder ZUGFeRD für Ihre Empfänger am besten passt. Die Ausgabe wird vor produktiver Nutzung validiert.